Tijdschrijven

Tijdschrijven en tijdlijsten

Introductie

Urios is als softwarepakket speciaal ontwikkeld om u op een eenvoudige manier uw tijd te kunnen laten registreren waarna u deze geschreven tijdregels simpel kunt declareren.  In deze korte handleiding kunt u tips vinden om uw tijdregels zo gemakkelijk mogelijk in te kunnen voeren.

Terminologie: activiteiten / tijdregels

Tot en met versie 2019.3 werden de tijdregels in Urios “activiteiten” genoemd. Met ingang van versie 2020.1 wordt de term “tijdregels” gebruikt. Deze terminologie is nog niet in alle documentatie, afbeeldingen en communicatie doorgevoerd. Dus mocht u ergens de term activiteiten lezen, weet dan dat hiermee tijdregels bedoeld worden.

Invoeren middels invoerscherm, stopwatch of web-app

Er zijn drie manieren om tijdregels in te voeren in Urios:

  • Het invoerscherm, beschikbaar onder de knop “Tijdregels invoeren”.
  • De stopwatch.
  • De web-app.

Standaard medewerker

Als u voornamelijk uw eigen tijd invoert of tijd voor één medewerker dan is het erg handig om uzelf of die persoon als standaard medewerker in te stellen in Urios. Voor het gebruik van de stopwatch is het noodzakelijk om een standaard medewerker in te stellen.

  1. Klik in het hoofdmenu op Instellingen wijzigen
  2. Ga naar pagina Kantoor > Medewerkers
  3. Boven de tabel ziet u een uitschijflijstje genaamd “Standaard medewerker”.

Deze instelling wordt per computer / werkplek opgeslagen. Zo kan er per computer een andere standaard medewerker worden ingesteld.

Invoerscherm

In Urios vindt u in het hoofdmenu links een knop “Tijdregels invoeren” (tot en met versie 2019.3 knop “Activiteiten invoeren”). Deze knop opent het invoerscherm.

Sneller invoeren met Tab en Enter

Datum invoeren

Standaard wordt in het veld Datum de datum van vandaag ingevuld, maar deze kunt u altijd aanpassen door op het icoontje van de kalender te klikken en de datum aan te klikken. Het is ook mogelijk om met terugwerkende kracht uren in te voeren. Bij het invoeren van de datum hoeft u alleen de dag en de maand op te geven. Het jaartal wordt door Urios ingevuld. De invoervolgorde is altijd dag-maand-jaar. U kunt spaties, streepjes of schuine strepen als scheider invoeren. Als u geen scheidingsteken gebruikt, is het wel noodzakelijk om de verloopnullen en het jaartal in te vullen. De invoer 01112018 leidt tot datum 1 november 2018. In alle datumvelden in Urios kunt u eveneens gebruik maken van de sneltoetsen Ctrl+; voor de datum van vandaag en Ctrl+Shift+; voor de datum van gister.

Dossier kiezen

Hier voert u het dossier in. Zodra u dit veld aanklikt verschijnt uw dossierlijst aan de zijkant van het scherm. Zodra u begint met typen wijzigt deze lijst naar de dossiers die starten met uw invoer. Typt u “Ja” in, ziet u alle dossiers opkomen die met deze lettercombinatie beginnen. Alle dossiers staan tweemaal weergegeven in de dossierlijst; op volgorde van naam en op volgorde van nummer. U kunt op beide manieren zoeken, net wat u handig vindt. U selecteert het dossier gemakkelijk met uw muis of door op enter of de tabtoets te drukken wanneer het dossier blauw gekleurd is. Met de pijl-omlaag toets (↓) kunt u eenvoudig door de lijst met dossiers heen bladeren.

Medewerker kiezen of standaard medewerker

Indien in Urios een standaard medewerker is ingesteld dan wordt na het klikken op “Tijdregels invoeren” direct het invoerscherm getoond, met deze standaard medewerker ingevuld. Als er geen standaard medewerker is kiest u direct na het klikken op “Tijdregels invoeren” voor welke medewerker u tijd gaat schrijven.

De medewerker die is ingevuld kunt u in het veld Medewerker uiteraard wijzigen. Zo kunt u ook tijdregels invoeren voor anderen.

De standaard medewerker stelt u op het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers in. Zie ook paragraaf Standaard medewerker.

Omschrijving en afkortingen

Voert u hier uw werkzaamheden in, zoals u deze ook op de specificatie wilt tonen. Wanneer u in het dossier in een andere taal declareert, kunt u zelf de omschrijving van uw werkzaamheden vertalen. Naast het scherm is een lijst met afkortingen van veel voorkomende werkzaamheden verschenen waaruit u een keuze kunt maken. Deze standaard lijst kunt u ook zelf bewerken of afkortingen aan toevoegen. Dit doet u via Instellingen wijzigen, pagina Tijdregels > Afkortingen (tot en met versie 2019.3 Activiteiten > Afkortingen. Meer informatie hierover leest u verderop in deze handleiding. U kunt afkortingen combineren met elkaar door puntkomma (;) als scheidingsteken te gebruiken. Zo wordt bc;td weergegeven als “bespreking cliënt; telefoon derde”. Tevens kunt u afkortingen aanvullen met een eigen omschrijving of zelf een omschrijving opgeven zonder gebruik te maken van deze lijst.

Bij het invoeren van de omschrijving kunt u een keuze maken uit de lijst met veelvoorkomende werkzaamheden. U kunt de standaard lijst van Urios gebruiken, of zelf deze lijst aanvullen of opmaken. Volgt u hiervoor onderstaande stappen.

  1. Klik op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Activiteiten > Afkorting. U komt nu bij de lijst met reeds bestaande afkortingen uit.
  3. Met de knop Invoeren kunt u zelf nieuwe afkortingen toevoegen. Naast lettercombinaties kunt u ook cijfers gebruiken. Tevens vult u hier de afwijkende factor in, indien van toepassing. Met de knop Verwijderen kunt u afkortingen die u niet gebruikt verwijderen uit de lijst. Een bestaande omschrijving aanpassen doet u met de knop Bewerken.

Tijdschrijfgroep

Als in het veld Dossier een insolventiedossier is gekozen verschijnt onder het veld Omschrijving een extra veld Tijdschrijfgroep. Als u met de cursor in dit veld staat verschijnt er een lijst met tijdschrijfgroepen waaruit u een keuze kunt maken.

Tijdsduur en tijdseenheden

Hier voert u in hoeveel tijd u voor deze activiteit wilt schrijven. Afhankelijk van de tijdsinstelling, kunt u uw tijd schrijven in minuten, tikken van 5 of 6 minuten of in decimale uren. De eenheid waarin u uw tijd wilt registreren kunt u instellen via Instellingen wijzigen > Activiteiten > Tijdseenheden.

Factor

Dit is een factor op het uurtarief wat in het gekozen dossier geldt. Standaard staat de factor op 1, dus 1 maal de tijdsduur x het geldende uurtarief. Indien u de factor op 0 zet, wordt de tijd wel geschreven, komt deze ook op de specificatie te staan, maar niet feitelijk gedeclareerd. U kunt de factor ook gebruiken om kleine administratieve werkzaamheden, kopieerwerk bijvoorbeeld, tegen een andere factor te schrijven. Per tijdsregel is het mogelijk deze factor aan te passen.

Bij het invoeren van uw tijdregels staat altijd een standaard factor weergegeven. Normaliter staat deze voor de meeste werkzaamheden op 1, wat wil zeggen 1 maal het aantal minuten maal het uurtarief. Het is mogelijk om de factor voor veel voorkomende werkzaamheden aan te passen naar een nieuwe standaard. U zou er bijvoorbeeld voor kunnen kiezen om simpel administratief werk tegen een lagere factor te schrijven, bijvoorbeeld tegen 0,5 of 0,75. Afspraken op zondagavond zou u in theorie tegen een factor van 2 kunnen schrijven. Door op deze manier te werken met de factor kunt u eenvoudig enkele tijdregels eenmalig laten afwijken van de standaard.

De factor kunt u ook eenvoudig gebruiken om tijdregels die u niet wilt rekenen aan uw cliënt, maar die u wel geschreven heeft en die u ook wilt laten zien, aan te passen. Door de factor in zo’n geval op 0 te zetten, wordt de gespendeerde tijd wel genoteerd, maar dus niet doorbelast aan de cliënt. Bovendien ziet de cliënt wel dat u deze werkzaamheden heeft verricht op de specificatie, maar ziet hij dus ook dat het niet in rekening is gebracht.

Tijdregels kunt u snel in één keer aanpassen door deze regels te selecteren (blauw te maken) door de linkermuisknop vast te houden. Daarna kiest u rechts bovenin in Urios voor Bewerken van de tijdregels. Er verschijnen meerdere opties, waaronder aanpassen van de factor. Op deze manier hoeft u maar één keer de geschreven factor te wijzigen en wordt dit direct doorgevoerd in alle geselecteerde tijdregels. Dit scheelt weer extra handelingen.

Reiskilometers

Indien u voor het uitvoeren van een activiteit heeft moeten reizen en u uw reiskosten declareert, kunt u hier de bestemming en het aantal kilometers opgeven. Deze worden dan ook op de specificatie getoond. De kilometerprijs die u in rekening brengt kunt u instellen via Instellingen wijzigen, pagina Kantoor > Tariefbeleid, kader Kilometervergoeding (helemaal onderin).

Opslaan & Doorgaan

Na het invoeren van de activiteit kunt u kiezen voor Opslaan & Sluiten of Opslaan & Doorgaan. Bij de eerste keuze wordt de tijdregel opgeslagen en het scherm afgesloten. Bij Opslaan & Doorgaan wordt de activiteit ook opgeslagen, maar krijgt u het invoerscherm weer leeg te zien.

Handig: Met de sneltoets pijl-omhoog (↑) of met Ctrl+Tab herhaalt u de eerdere invoer voor de velden Datum, Dossier, Medewerker en omschrijving. Dit maakt het mogelijk om eenvoudig meerdere activiteiten achter elkaar in te voeren voor eenzelfde dossier of met een afwijkende datum.

Inzicht recent ingevoerde tijdregels

Onder het Activiteiten invoerscherm ziet u een kleine tabel staan. Dit is het hulpscherm voor recente invoer. Hierin worden de laatst ingevoerde tijdregels kort weergegeven zodat u snel kan zien wat u als laatste activiteit heeft ingevoerd. Ziet u een foute invoer, dan kunt u vanuit deze lijst direct op de activiteiten dubbelklikken om deze te bewerken.

Tijdregels bewerken

Regels in één keer bewerken

In Urios kunt is eenvoudig meerdere tijdregels in één keer gezamenlijk bewerken, waardoor u aanpassingen snel kunt doorvoeren. Tijdregels annuleren? Op naam van een andere medewerker zetten of misschien de factor aanpassen? Geen probleem. Volgt u de onderstaande stappen om dit snel te kunnen doen.

1. Op het tabblad Activiteiten zoekt u de regels op die u wilt bewerken. Dit kunt u doen met behulp van het Datafilter aan de rechterzijde van het scherm. Door te selecteren op dossiernaam, datum, gedeclareerd ja/nee etc. kunt u snel de regels die aangepast moeten worden oproepen.

2. Selecteer de te bewerken regels door op de bovenste regel te gaan staan, met de linkermuisknop op de regel te klikken en deze vervolgens vast te houden terwijl u de muis naar beneden beweegt. De regels die blauw worden zijn geselecteerd. Klikt u daarna rechts bovenin op Tijdregels bewerken en maak een keuze voor hetgeen u wilt aanpassen.

Stopwatch

Gebruik van de stopwatch

Door de stopwatch te gebruiken kunt u snel en eenvoudig uw tijd op een bepaald dossier boeken. Door middel van de kleine plus (+) en min () icoontjes boven de cijfers kunt u de tijd in de stopwatch makkelijk corrigeren. U kunt direct het betreffende dossier kiezen en een omschrijving van de activiteit selecteren uit de lijst of invoeren. Als in het veld Dossier een insolventie dossier is gekozen verschijnt onder het veld Omschrijving een extra veld Tijdschrijfgroep. Als u met de cursor in dit veld staat verschijnt er een lijst met tijdschrijfgroepen waaruit u een keuze kunt maken. Wanneer u klikt op Opslaan, wordt de tijd op het gekozen dossier geschreven.

Het is mogelijk om meerdere stopwatches naast elkaar open te hebben. Om te voorkomen dat u uw stopwatch uit het oog verliest, kunt u onderaan Altijd zichtbaar aanvinken. Op deze manier blijft het klokje altijd in beeld staan. U kunt deze makkelijk verplaatsen met uw muis.

Stopwatch aan de Windows Taakbalk vastmaken

Bij het installeren van Urios op uw computer is tegelijkertijd de Urios Stopwatch geïnstalleerd. Deze wordt echter niet automatisch aan uw bureaublad toegevoegd. U kunt deze zelf opzoeken via uw Windows Start-knop en eventueel vastmaken aan uw taakbalk.

  1. Klik in Windows op de Start-knop of gebruik de Win-toets op uw toetsenbord.
  2. Type “stopwatch” op uw toetsenbord.
  3. Klik met de rechtermuisknop op “Urios Stopwatch” (dat is verschenen in het Start-menu).
  4. Klik op Aan de taakbalk vastmaken

Automatisch starten van stopwatch

U kunt handmatig bij iedere handeling die u begint de stopwatch aanzetten door deze op te starten vanaf uw bureaublad of vanaf uw taakbalk, maar deze kan ook automatisch opgestart worden wanneer u bijvoorbeeld vanuit Urios een opdracht kiest als Maak document of Stuur e-mail

Automatisch opstarten zet u als volgt aan:

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Tijdregels > Stopwatch.
  3. In het vak Automatisch starten ziet u vier opties:
    • bij schrijven van e-mail De stopwatch wordt gestart als u vanuit Urios een e-mail maakt middels de opdracht Stuur e-mail.
    • bij schrijven van brief / document De stopwatch wordt gestart als u vanuit Urios een Word-document maakt middels de opdracht Maak document.
    • bij openen van bestand / document (sinds versie 2021.1.11) De stopwatch wordt gestart als u vanuit het Documenten tab in het Dossier bewerken scherm bestand opent met bijvoorbeeld een dubbelklik.
    • bij bellen De stopwatch wordt gestart als u vanuit Urios de opdracht Bellen met VoIP of bij een inkomend gesprek bij gebruik van de Urios Phone Helper.

Na afronden van uw brief of mail, klikt u in de stopwatch op Opslaan en de geregistreerde tijd wordt als tijdregel toegevoegd aan het dossier. De dossiernaam en de omschrijving zijn al voor u ingevuld. Indien gewenst kunt u dit natuurlijk nog aanpassen.

Afronden van stopwatch tijd

Veel kantoren schrijven tijd in eenheden van 5 of 6 minuten. U kunt de stopwatch zo instellen dat de tijd altijd netjes wordt afgerond op de tijdseenheden die binnen uw kantoor gebruikelijk zijn.

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Tijdregels > Stopwatch.
  3. In het vak Afronden ziet u vijf opties:
    • afronden op minuten Voor als u precies op de minuut wilt schrijven.
    • afronden op eenheden van 3 minuten Handig als u op pagina Tijdregels > Tijdseenheden heeft gekozen voor “per uur in 2 decimalen”.
    • afronden op eenheden van 5 minuten Voor als uw kantoor in eenheden van 5 minuten schrijft of als u op pagina Tijdregels > Tijdseenheden heeft gekozen voor “per tik van 5 minuten”.
    • afronden op eenheden van 6 minuten Voor als uw kantoor in eenheden van 6 minuten schrijft of als u op pagina Tijdregels > Tijdseenheden heeft gekozen voor “per tik van 6 minuten” of “per uur in 1 decimaal”.
    • altijd omhoog afronden De eerste eenheid wordt altijd omhoog afgerond, dit omdat 0 minuten niet opgeslagen kan worden. Daarboven is de keuze aan u. Uitgaande van bijvoorbeeld afronding per 5 minuten. Wordt 5 minuten en 10 seconden dan 10 minuten (als altijd omhoog afronden aan staat) of 5 minuten (als altijd omhoog afronden uit staat).

Koppeling met TIQ Time

Met ingang van versie 2021.3 heeft Urios een koppeling met TIQ Time.

Wat is TIQ Time

TIQ Time registreert uw handelingen op uw pc en doet op basis van uw handelingen suggesties voor tijdregels. Het registreert bijvoorbeeld hoe lang u aan een bepaald Word-document of e-mail werkt. Op uw mobiele telefoon kunt u vervolgens de gesuggereerde tijdregels accorderen en daarmee direct opslaan in Urios.

Meer over TIQ Time: www.tiqtime.com.

Instellen van de koppeling

Stap 1: API-gebruiker invoeren

Bij het aangaan van een abonnement bij TIQ Time ontvangt u ook een admin of API-gebruiker. Als u deze niet weet, vraag deze dan op bij TIQ Time. De volgende instellingen hoeft u op slechts één werkplek te verrichten. De instellingen gelden voor alle Urios gebruikers.

  1. In Urios, klik op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Koppelingen > TIQ Time.
  3. Vul de API-gebruiker in.
  4. Vul het Wachtwoord in. Het wachtwoord dat u invult kan niet door andere gebruikers worden gelezen.
  5. Klik op Test logingegevens om te controleren of het account correct werkt.

Stap 2: Koppel advocaten in Urios aan TIQ Time gebruikers

Elke gebruiker in TIQ Time heeft een e-mailadres. Zorg er in Urios voor dat bij de betreffende advocaat hetzelfde e-mailadres is ingesteld.

  1. In Urios, klik op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Kantoor > Medewerkers.
  3. Dubbelklik op de naam van de advocaat die ook gebruiker is van TIQ Time.
  4. Vul bij E-mail hetzelfde e-mailadres in als de loginnaam van deze advocaat voor TIQ Time.
  5. Klik op Opslaan.

Volg stappen 3 t/m 5 voor elke advocaat die u wilt koppelen.

  1. Ga nu in het Urios instellingenscherm naar pagina Koppelingen > TIQ Time.
  2. Klik op de knop Gebruikers koppelen.

Stap 3: Tijdregelomschrijvingen uploaden naar TIQ Time

Elke tijdregel in TIQ Time heeft een “activity”, een vaste omschrijving, en kan optioneel een “description”, een vrij in te voeren aanvullende omschrijving, hebben.

De tijdregelomschrijvingen die u in Urios in het instellingenscherm Tijdregels > Afkortingen heeft ingevoerd kunt u als vaste omschrijvingen uploaden naar TIQ Time. Zo kan de TIQ Time gebruiker uit exact dezelfde omschrijvingen kiezen als in Urios.

  1. Ga nu in het Urios instellingenscherm naar pagina Koppelingen > TIQ Time.
  2. Klik op de knop Tijdregelomschrijvingen uploaden naar TIQ Time.

Als u in Urios op instellingenscherm Tijdregels > Afkortingen tijdregelomschrijvingen toegevoegd, wijzigt of verwijdert, klik daarna dan nogmaals op de knop Tijdregelomschrijvingen uploaden naar TIQ Time om er voor te zorgen dat deze wijzigingen ook bij TIQ Time worden doorgevoerd.

Stap 4: Lopende dossiers uploaden naar TIQ Time

Om tijdregels in TIQ Time op te kunnen slaan moet uiteraard een dossier (in TIQ Time “matter”) worden gekozen. Klik in het instellingenscherm Koppelingen > TIQ Time op de knop Lopende dossiers uploaden naar TIQ Time. Hiermee worden de namen en nummers van alle nu lopende dossiers in Urios geüpload naar TIQ Time, zodat u hieruit kunt kiezen.

Na het instellen van de koppeling in stap 1 zal elk nieuw dossier dat in Urios wordt ingevoerd direct ook in TIQ Time zichtbaar worden. Wijzigingen van dossiernaam of -nummer worden ook direct doorgevoerd in TIQ Time.

Gebruik van de koppeling

De koppeling omvat het uitwisselen van tijdregels en dossiernamen en -nummers. Er worden geen NAW-gegevens of andere cliëntgegevens uitgewisseld, anders dan mogelijk de achternaam die in de dossiernaam is opgenomen.

Nadat de koppeling is ingesteld, haalt Urios automatisch elk kwartier de nieuw geaccordeerde of ingevoerde tijdregels op uit TIQ Time. Urios slaat de tijdregel op in exact hetzelfde aantal minuten als in TIQ Time. Er vindt (nog) geen afronding op tikken plaats. De omschrijving van de tijdregel is een combinatie van de gekozen “activity” en de vrij ingevulde “description”.

Nieuw ingevoerde dossiers in Urios worden direct automatisch aan TIQ Time toegevoegd.

Indien een nieuw dossier niet in TIQ Time verschijnt, of een tijdregel niet in Urios verschijnt, wordt dit gelogd in het logboek. Dit logboek vindt u in Urios op instellingenpagina Geavanceerd > Log.