Agenda en termijnen

Als advocaat mag u uiteraard geen termijn missen en uw dag zit soms vol met afspraken. Hoe houdt u hier het overzicht? In Urios kunt u al uw taken, termijnen en afspraken invoeren. Het tabblad Vandaag toont u overzichtelijk wat er voor u die dag en de komende dagen op de planning staat. Gedurende de dag vinkt u simpel af wat u gedaan heeft. Als u wilt kunt u de gespendeerde tijd direct doorboeken op uw dossier, zodat u geen dubbele invoer heeft. Zo blijft uw agenda actueel en overzichtelijk en uw tijdsinvoer eenvoudig.

Aanzetten en instellen van de module

Als u een licentie heeft voor de module Agenda en Termijnen kunt u deze activeren in het instellingenscherm Kantoor > Modules. Vink hier de checkbox voor deze module aan. Hierna kunt u naar instellingenscherm Termijnen & Agenda > Afkortingen. Hier kunt u een aantal standaard omschrijvingen invoeren, die het invoeren van agenda-items vereenvoudigen.

Nieuwe Agenda-items invoeren

Klik links in Urios op de knop Agenda-items invoeren of doe dit via het tabblad Agenda > Opdrachten > Agenda-item invoeren. Het Agenda-items invoeren scherm verschijnt nu in beeld.

Er opent zich een pop-up-scherm met drie tabjes: Agenda-items, Memo en Label.

Tabje Agenda-items

In het tabje Agenda-items kunt u de volgende velden invullen:

• Datum: Bij het invoeren van de datum hoeft u alleen de dag en de maand op te geven. Het huidige jaar wordt door Urios ingevuld. De invoervolgorde is altijd dag-maand-jaar. U kunt spaties, streepjes of schuine strepen als scheider invoeren. Als u geen scheidingsteken gebruikt, is het wel noodzakelijk om de verloopnullen en het jaartal in te vullen. De invoer 01112016 leidt tot datum 1 november 2016. In alle datumvelden in Urios kunt u eveneens gebruik maken van de sneltoetsen Ctrl+; voor de datum van vandaag en Ctrl+Shift+; voor de datum van gister.
• Begint om: Het formaat voor het invoeren van begintijd is het aantal uren daarna het aantal minuten gescheiden door een dubbele punt. Bij de invoer van alleen het uur wordt de begintijd afgerond op hele uren. De invoer 1345 leidt tot de tijd 13:45.
• Tijdsduur: Hier voert u in hoeveel tijd u voor deze activiteit wilt schrijven. Afhankelijk van de tijdsinstelling, kunt u uw tijd schrijven in minuten, tikken van 5 of 6 minuten of in decimale uren. De eenheid waarin u uw tijd wilt registreren kunt u instellen via Instellingen wijzigen, pagina Tijdregels > Tijdseenheden.
• Dossier: Hier voert u het dossier in. Zodra u dit veld aanklikt verschijnt uw dossierlijst aan de zijkant van het scherm. Zodra u begint met typen wijzigt deze lijst naar de dossiers die starten met uw invoer. Typt u “Ja” in, ziet u alle dossiers opkomen die met deze lettercombinatie beginnen. Alle dossiers staan tweemaal weergegeven in de dossierlijst; op volgorde van naam en op volgorde van nummer. U kunt op beide manieren zoeken, net wat u handig vindt. U selecteert het dossier gemakkelijk met uw muis of door op enter of de tabtoets te drukken wanneer het dossier blauw gekleurd is. Met de pijl-omlaag toets (↓) kunt u eenvoudig door de lijst met dossiers heen bladeren.
• Advocaat: Hier vult u de advocaat. Zodra u dit veld aanklikt verschijnt de lijst met medewerkers aan de zijkant van het scherm. Dubbelklik op een medewerker om deze te selecteren.
• Omschrijving: Voert u hier uw agenda omschrijving in. Naast het scherm is een lijst met afkortingen van veel voorkomende agenda omschrijvingen verschenen waaruit u een keuze kunt maken. Deze standaard lijst kunt u ook zelf bewerken of afkortingen aan toevoegen. Dit doet u via Instellingen wijzigen, pagina
• Termijnen & Agenda > Afkortingen. Na het selecteren van de omschrijving wordt automatisch het soort item geselecteerd (termijn, taak, afspraak of zitting) zoals aangegeven bij het aanmaken van de afkortingen. Natuurlijk kunt u deze selectie zelf aanpassen. Ook kunt u zelf een omschrijving opgeven zonder gebruik te maken van deze lijst.
• Link voor video-overleg: Hier kunt u de link naar het video-overleg (bijv. Teams of Zoom) toevoegen. Vervolgens kunt u het overleg starten via de knop Start video-overleg in het Agenda-item bewerken-scherm of in het tabblad Agenda onder het kopje Opdrachten onder dezelfde naam.

Tabje Memo

Hier kunt u extra informatie toevoegen over het agenda-item dat u toevoegt. Bijvoorbeeld de agendapunten voor deze afspraak of een checklist voor uzelf.

Tabje Label

Standaard bevat de agenda de labels ‘termijn’, ‘taak’, ‘afspraak’ en ‘zitting’. Deze labels hebben allemaal hun eigen kleur, zodat ze makkelijk visueel te onderscheiden zijn.

Wilt u uw agenda-items daarnaast op een andere manier categoriseren? Dan kan dit met labels. Denk aan ‘afspraak buiten kantoor’, ‘belafspraak’ en ‘video-overleg’.

Na het invoeren van het agenda-item kunt u kiezen voor Opslaan & Sluiten of Opslaan & Doorgaan. Bij de eerste keuze wordt de regel opgeslagen en het scherm afgesloten. Bij Opslaan & Doorgaan wordt de activiteit ook opgeslagen, maar krijgt u het invoerscherm weer leeg te zien. Met de sneltoets pijl-omhoog (↑) of met Ctrl+Tab herhaalt u de eerdere invoer voor de velden Datum, Dossier, Medewerker en omschrijving. Dit maakt het mogelijk om eenvoudig meerdere agenda items achter elkaar in te voeren voor eenzelfde dossier of met een afwijkende datum.

Urios Vandaag

Onderdeel van de module Termijnen & Agenda is het tabblad Vandaag. Op dit tabblad worden de in Urios ingevoerde termijnen, afspraken, zittingen en taken getoond. Voor het secretariaat is het mogelijk de agenda’s van meerdere advocaten naast elkaar houden. Ook worden de declaraties getoond die in aanmerking komen voor een eerste, tweede of laatste herinnering met als doel efficiënt debiteurenbeheer. Vanaf het tabblad Vandaag, wat u direct in beeld krijgt bij het opstarten van Urios, genereert u met een enkele muisklik alle herinneringen waarvan die dag de betalingstermijn is verlopen.

Om het tabblad Vandaag aan te zetten, dient u bij de instellingen Termijnen & Agenda > Urios Vandaag “Toon tabblad Urios Vandaag” aan te vinken. Tevens kunt u hier kiezen voor welke medewerkers u de agenda’s wil zien. Deze instelling kunt u per computer/gebruiker instellen.

Overzicht agenda per advocaat

Op het tabblad Vandaag zijn de agenda’s per advocaat naast elkaar geplaatst. Scrol met de balk naar rechts om te schuiven de agenda van de volgende advocaat in beeld te krijgen. Elke gebruiker kan zelf aanvinken voor wie hij/zij de agenda wil zien. (Zie bovenaan dit hoofdstuk “Aanzetten en instellen van de module”). Zo kan het secretariaat de agenda’s van meerdere advocaten naast elkaar houden. Als u bovenin het tabblad Vandaag op een advocaatnaam klikt, schuift het scherm naar links of rechts totdat de agenda van betreffende advocaat in beeld is.

Snel inzicht in openstaand saldo

Ook is het op het tabblad Vandaag ruimte voor een stuk debiteurenbeheer, uitgesplitst naar de verschillende advocaten. Bij “Openstaand saldo” wordt in vijf blokken getoond wat er in totaal nog aan openstaande bedragen te ontvangen is en hoe lang dit al open staat. Dit varieert van korter dan 14 dagen tot langer dan een jaar.

Direct herinneringen versturen

Onder het openstaande saldo wordt weergegeven hoeveel declaraties er in aanmerking komen voor een herinnering. Naast het selecteren van declaraties die in aanmerking komen voor een eerste herinnering, is het ook mogelijk vanaf dit tabblad direct de tweede en laatste herinnering op te maken voor de betreffende declaraties. Bovendien wordt het totaal van het ’te herinneren bedrag’ in de knoppen getoond. Ook dit geeft dus inzicht in de nog te ontvangen bedragen.

Bij het instellingenscherm Termijnen & Agenda > Agenda instellingen kunt u aangeven dat u een waarschuwing wilt krijgen als u meer dan x aantal uren per dag plant. Zo voorkomt u een overvolle planning, maar het is ook handig als u een typfoutje maakt.

Urios Agenda

Op het tabblad Agenda ziet u alle agenda-items die u heeft ingevoerd.

Kolommen aan of uitzetten

U kiest zelf per apparaat welke kolommen u aan- of uit wilt zetten. Dit doet u door bovenin de balk met kolomnamen naast de naam van een kolom te klikken met uw rechtermuisknop. Vervolgens kunt u de gewenste kolommen aan- of uitvinken.

Dataselectie

Met het datafilter aan de rechterzijde kunt u o.a. instellen of u alleen niet-afgeronde items in beeld wilt hebben, alleen agenda-items binnen een bepaalde periode of van een bepaalde medewerker. Deze selectie kunt u opslaan als standaard (handig als u met meerdere advocaten werkt en alleen uw eigen taken wilt zien) of iedere keer bij het openen van Urios opnieuw instellen.

Urios Weekagenda

Op het tabblad Weekagenda ziet u een overzicht van een hele week, met aan de rechterkant een overzicht van de termijnen en taken die gepland staan voor de getoonde week. Met de pijltjesknoppen bovenin kunt u navigeren naar een eerdere of latere week.

Workflows aanmaken en inplannen

Sinds versie 2023.2 is mogelijk een vaste reeks taken en/of termijnen in te plannen vanaf een bepaalde datum. Het handmatig inplannen van een vaste reeks gebeurtenissen is hiermee verleden tijd, wat een hoop tijdwinst kan opleveren.

Workflows aanmaken

1. Ga naar Instellingen wijzigen > Termijnen & Agenda > Workflow.
2. Klik op Nieuwe workflow aanmaken. Er verschijnt nu een nieuw tabje in het scherm.
3. Geef de workflow een omschrijvende naam, zodat u later eenvoudig de inhoud van de workflow herkent.
4. Klik aan de rechterkant op Item toevoegen om een workflow-item toe te voegen.
5. Definieer na hoeveel dagen, weken, maanden of jaren na het toevoegen van de lijst aan het dossier dit item in de agenda moet komen.
6. Geef een omschrijving van de termijn of taak.
7. Vul indien gewenst een tijdsduur in. U mag dit veld ook leeglaten.
8. Klik op Opslaan & Doorgaan om meer items aan de workflow toe te voegen. Klik op Opslaan & Sluiten om de workflow op te slaan.

Voor het toevoegen van meerdere items aan de workflow herhaalt u stap 5 t/m 7, totdat de workflow compleet is. Klik vervolgens op Opslaan & Sluiten.

Workflow bewerken

U kunt een bestaande workflow eenvoudig aanpassen door de betreffende workflow (tabje) aan te klikken en hier een item toe te voegen, bewerken of verwijderen (knoppen aan de rechterkant).

Workflow verwijderen

Wilt u de complete workflow verwijderen? Klik dan op de betreffende workflow (tabje) en klik rechtsonder op de knop Workflow verwijderen.

Workflows inplannen

Als u één of meerdere workflows heeft aangemaakt kunt u deze inplannen op dossierniveau.

1. Ga naar tabblad Dossiers.
2. Zoek het dossier op waarbij u een workflow wilt inlezen.
3. Ga naar tabje Agenda.
4. Klik op de knop Workflow inlezen.
5. Selecteer de workflow die u wilt inlezen.
6. Klik op de knop Inlezen.

Wilt u nog een workflow inlezen in dit dossier? Herhaal dan stap 4 t/m 6. Bent u klaar? Klik dan op Opslaan.