Boekhouding

Export/koppeling boekhouding

Declaraties overdragen naar de boekhouding

Urios gaat “tot de boekhouding”. Dat betekent dat u in Urios niet uw complete boekhouding kunt doen, maar Urios in veel gevallen wel kan communiceren met uw boekhoudpakket.

Om gebruik te kunnen maken van een van onderstaande functionaliteiten heeft u de module “Export naar boekhouding” nodig. Deze module is onderdeel van Urios Plus of los af te nemen bovenop Urios Standaard.

Exportfunctie, e-mailkoppeling of live-koppeling

Urios kan op drie manieren communiceren met uw boekhoudpakket:

  1. Exportfunctie: In enkele klikken exporteren naar uw boekhoudpakket vanuit Urios. Met de exportfunctie werkt u in slechts enkele klikken uw boekhouding bij.
  2. E-mailkoppeling: Maakt u gebruik van de factuurherkenningssoftware DizzyData of Basecone, of van boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl, Exact Online of Yuki? Dan biedt Urios ook ondersteuning voor het insturen van facturen naar deze software middels een e-mailkoppeling.
  3. Live-koppeling: Voor Yuki en Twinfield. Elke declaratie direct als verkoopfactuur in uw boekhouding. En één keer per 24 uur de betalingen automatisch opgehaald uit uw boekhouding.

Opties per boekhoudpakket

Hieronder vindt u een overzicht van de boekhoudpakketten waarmee Urios op dit moment een exportfunctie, live-koppeling en/of e-mailkoppeling heeft.

BoekhoudpakketLive-koppelingExportfunctieBetalingen inlezenE-mailkoppeling
Acumulus
AFAS✅ via DizzyData
CASHWin✅ via DizzyData
e-Boekhouden.nl✅ rechtstreeks
Exact Online✅ rechtstreeks, via Basecone of via DizzyData
iMUIS
King
Minox
SnelStart✅ via DizzyData of Basecone
Twinfield✅ via DizzyData of Basecone
Unit4✅ via DizzyData of Basecone
Visma AccountView✅ via Basecone
Yuki✅ rechtstreeks of via DizzyData
Zoho Books

AVG en data anonimiseren

Om de boekhouding correct te kunnen voeren is het niet noodzakelijk om ook de NAW-gegevens van uw cliënten over te dragen aan uw boekhouder, accountant en/of boekhoudsysteem.

In Urios kunt u er voor kiezen om de NAW-gegevens van uw cliënten te anonimiseren. Dit kan alleen bij gebruik making van de export-mogelijkheid. Bij de e-mailkoppeling of de live-koppeling worden altijd alle NAW-gegevens ook doorgezet naar het boekhoudsysteem.

Indien de optie “NAW-gegevens anonimiseren” aanstaat wordt alleen de eerste letter en het debiteurnummer geëxporteerd. Cliënt Jansen met debiteurnummer 1628 wordt dan “J1628” in het boekhoudsysteem. Zo kunt u bij vragen van uw boekhouder of accountant altijd in Urios achterhalen om welke cliënt het exact gaat.

Denk er aan om ook met uw boekhouder, accountant en leverancier van uw boekhoudsysteem een verwerkersovereenkomst af te sluiten.

Zet de module “Exporteren naar boekhouding” aan

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Kantoor > Modules.
  3. Vink hier de module Exporteren naar boekhouding aan.
  4. Start hierna Urios opnieuw op om de wijzigingen door te voeren (afsluiten en opnieuw openen).

Instellingen

Debiteurnummers

Boekhoudsystemen werken met debiteurnummers. Elke debiteur dient een uniek nummer te hebben om betalingen te kunnen matchen en openstaande posten te kunnen controleren.

Het debiteurnummer in Urios dient overeen te komen met de relatiecode in uw boekhoudpakket. Zowel uw huidige als uw toekomstige relaties hebben een debiteurnummer nodig. Daarom raden wij u aan om te kiezen voor de optie GENEREREN. Urios geeft dan automatisch het eerstvolgende beschikbare nummer aan uw nieuwe relatie, zodat fouten worden voorkomen.

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Kantoor > Nummering.
  3. Ga naar het onderste vak Debiteurnummers.
  4. Geef een nummerpatroon in. De driehoekjes rechts van het tekstvak geeft een paar voorbeelden. Debiteurnummers voor boekhoudsystemen bestaan normaliter alleen uit cijfers. Gebruik bijvoorbeeld code “[NNNN]” voor een viercijferig debiteurnummer. Als het nummer bijvoorbeeld altijd met een 1 moet beginnens zoals bij iMUIS en sommige Twinfield administraties kan de 1 voor de code worden getypt. Bijvoorbeeld “1[NNNN]” geeft een vijfcijferig nummer waarbij het eerste cijfer altijd een 1 is.

De knop Geef alle relaties een debiteurnummer geeft alle bestaande relatie die nog geen nummer hebben met terugwerkende kracht een debiteurnummer.

Indien u zonder debiteurnummers gaat werken in Urios dan dient u in uw boekhoudsysteem een debiteur aan te maken waar alle declaraties/verkoopfacturen op geboekt kunnen worden. Noem deze bijvoorbeeld “Alle klanten” of “Overige klanten”. Voer het nummer van deze “Alle klanten” debiteur in op het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen, in het tekstvak Standaard relatiecode.

Grootboekrekeningen en btw-codes

Voor de export en de live-koppeling is het noodzakelijk om de grootboekrekeningen en btw-codes die door het boekhoudsysteem gebruikt worden in Urios in te geven. Bij de e-mailkoppeling is dit niet nodig. In dat geval wordt door de factuurherkenningssoftware (bijv. DizzyData of Basecone) de boekingen gemaakt.

Werkt u met een externe boekhouder of accountant? Stel dit gedeelte dan samen met hem/haar in.

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen
  2. Ga naar pagina Boekhouding > Grootboekrekeningen.
  3. Hier kunt u grootboekrekeningen per omzettype en omzetbelasting instellen. Klik bovenin de kolom op “Standaard btw-codes” om de standaard btw-codes van uw boekhoudpakket automatisch te vullen.

Werkt u met toevoegingen? Dan kunt u die specifieke grootboekrekeningen ook in dit scherm invullen.

Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm in Urios, kunt u grootboekrekeningen per onderneming of advocaat instellen.

De e-mailkoppeling instellen

Declaraties die u in Urios definitief maakt worden met deze instellingen automatisch naar uw boekhoudpakket gestuurd per e-mail.

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Boekhouding > E-mailkoppeling.
  3. Bij E-mailadres voert u het e-mailadres van uw boekhoudsysteem of factuurherkenningssoftware in.
  4. Specificatie meesturen Voor de boekhouding is het niet altijd noodzakelijk om ook de specifie op te slaan in het boekhoudsysteem. Vink deze dus uit als u dat niet wenst. Denk er ook aan de specificaties vertrouwelijk informatie kunnen bevatten.
  5. UBL-bestand meesturen Het UBL-formaat maakt het uw boekhoudsysteem of factuurherkenningssoftware makkelijker om de declaratie juist te boeken. Voor DizzyData moet u echter deze uitvinken, anders worden uw declaraties als inkoopfactuur geboekt i.p.v. verkoopfactuur.

De live-koppeling instellen

Op dit moment is de live-koppeling beschikbaar voor Twinfield en Yuki.

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Boekhouding > Live-koppeling.
  3. Afhankelijk van de ingesteld rechtsvorm kunt u hier voor het hele kantoor, of per advocaat of eigen onderneming een boekhoudsysteem aanvinken.

Openstaande posten synchroniseren Afhankelijk van uw wensen kunt er voor kiezen om ook de betalingen automatisch eens per dag in te lezen uit uw boekhoudsysteem. Dit gebeurt op basis van de openstaande-posten-lijst uit uw boekhoudsysteem (niet op basis van het bankboek). Dit betekent dat Urios vanuit het boekhoudsysteem enkel doorkrijgt hoeveel er nog op welke declaratie openstaand, zonder de betaaldatum of soort van afboeking. Dit betekent dat u in Urios dan geen exacte datum heeft van eventuele betalingen. En dan declaraties die tegen elkaar worden weggeboekt als “betaald” i.p.v. “gecrediteerd” in Urios komen te staan. Tijdens de synchronisatie wordt er een indicatieve (fictieve) datum in Urios voor de betaling ingelezen. Deze optie bespaart u dubbel werk en kan erg zinvol zijn als uw boekhouder of accountant de openstaande-posten-lijst secuur dagelijks bijhoudt in het boekhoudsysteem. Maar als uw boekhouder slechts maandelijks de boekhouding bijwerkt dan raden wij u aan deze instelling uit te zetten en op kantoor zelf de betalingen in te voeren.

De Yuki-koppeling werkt op basis van een API-sleutel. Deze sleutel geeft u eenmalig in Urios in, en daarmee is Urios permanent verbonden met Yuki totdat de sleutel of vanuit Yuki of vanuit Urios wordt verwijderd. Lees meer over het instellen van deze koppeling in het hoofdstuk Yuki.

De Twinfield-koppeling werkt op basis van OAuth-login. Dit vereist dat u elke dag opnieuw inlogt in Twinfield. Lees meer over het instellen van deze koppeling in het hoofdstuk Twinfield.

Een export maken

Heeft u de bovenstaande stappen doorlopen? Dan kunt u een export vanuit Urios maken. Dit kan op ieder gewenst moment.

  1. Klik in Urios op Rapport maken.
  2. Klik op Exporteren naar boekhouding
  3. Kies uw boekhoudpakket.
  4. Voer in voor welke periode u de export wilt maken. Standaard staat deze op afgelopen maand.
  5. Geef map- en bestandsnaam in voor de export van de declaraties. Of klik op Bladeren. Typ de gewenste bestandsnaam in van het exportbestand declaraties en klik op Opslaan.
  6. Geef map- en bestandsnaam in voor de export van de debiteuren. Of klik op Bladeren. Typ de gewenste bestandsnaam in van het exportbestand debiteuren en klik op Opslaan. Deze optie is niet altijd beschikbaar. Voor sommige pakketten bieden wij geen debiteurenexport. Of zoals bij Exact Online, zitten de declaraties en debiteuren in één bestand.
  7. Vink aan of uit of u de NAW-gegevens wilt anonimiseren. Als anonimiseren aan staat bevat de export enkel het debiteurnummer en de eerste letter van de achternaam.
  8. Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm kunt u vervolgens nog selecteren voor welke advocaat of eigen onderneming u de export wilt maken.
  9. Klik op Volgende.

Naamgeving exportbestanden

Handig is om in de bestandsnaam een verwijzing te maken naar de periode en naar declaraties of debiteuren, bijvoorbeeld “Debiteuren kwartaal 1 2020”. Zo voorkomt u verwarring en garandeert u unieke bestandsnamen.

Voor SnelStart-gebruikers is het juist noodzakelijk beide bestanden bij iedere export dezelfde naam te geven. Dit omdat bij het boekhoudprogramma SnelStart eenmalig een Importprofiel met verwijzing naar de bestandsnaam aangemaakt moet worden. Hierbij raden wij aan een algemene naam te kiezen voor uw bestanden zoals “Declaraties” en “Debiteuren” en deze bestanden na iedere export te overschrijven.

De export inlezen in uw boekhoudprogamma

Raadpleeg voor het inlezen van de bestanden de handleiding van uw boekhoudprogamma. Voor enkele boekhoudprogramma’s hebben wij de stappen in onze handleiding hieronder uitgeschreven.

SnelStart

Vanaf SnelStart inKaart kunt u .csv-bestanden importeren in SnelStart.
Zie hiervoor ook de website van SnelStart: https://kennisplein.snelstart.nl/klanten/s/article/importeren-in-snelstart-12

Importprofiel maken voor SnelStart

Om in het boekhoudprogramma SnelStart bestanden te kunnen importeren, heeft u een importprofiel nodig. In dit profiel wordt gedefinieerd welk bestand er wordt geïmporteerd, het technische formaat en hoe de gegevens worden gekoppeld.

Om in SnelStart een importprofiel aan te maken, moet u onderstaande stappen doorlopen. U heeft twee importprofielen nodig, een voor de klanten/debiteuren en een voor de verkoopfacturen/declaraties. U dient de stappen derhalve tweemaal te doorlopen.

  1. In SnelStart 11 klikt u in het menu op Programma > Importeren gegevens > Nieuw importprofiel maken.
    In SnelStart 12 gaat u naar werkbalk BOEKHOUDEN en klikt u op de knop Importeren, in het menu kiest u voor Nieuw importprofiel maken.
  2. Voor het importprofiel voor het inlezen van de debiteuren/klanten kiest u bij in SnelStart bij Tabel voor Klanten.
    Voor het importprofiel voor het inlezen van de declaraties/verkoopfacturen kiest u voor Boekingen.
    Beide importprofielen zijn nodig.
  3. Klik op Volgende.
  4. Bij Te importeren bestand zoekt u via de Bladeren functie het eerder door Urios gegenereerde csv-bestand op, klik op Openen om het bestand te kiezen en klik daarna op Volgende.
  5. Klik op de knop Velden definiëren.
  6. U bent nu in het scherm Brontabel definiëren.
    • Kies bij Scheidingsteken voor puntkomma (;).
    • Vink Veldnamen op regel 1 aan.
    • Indien u in de eerste kolom Velden in SnelStart Veld1, Veld2, … ziet staat. Vink dan Veldnamen op regel 1 uit en weer aan.
    • Zet bij het declaratiebestand het Veldtype voor de velden Debet en Credit op “Bedrag (Currency)”.
    • Bij de import voor de relaties kunt u hier ook alvast de standaardwaarde voor uw betalingstermijn invoeren. Bijvoorbeeld “14” bij het veld fldKrediettermijn.
    • Klik op OK en daarna op Volgende.
  7. Nu wordt gepresenteerd hoe de gegevens uit het bestand worden gekoppeld aan de gegevens van SnelStart. U kunt direct weer op Volgende klikken.
  8. De laatste stap in het maken van het importprofiel bestaat uit het opslaan van uw profiel en mogelijk uitvoeren van de boekingen als u daarvoor gekozen heeft. In dat geval worden de exportbestanden ook daadwerkelijk geïmporteerd. Zie volgende paragraaf voor de stappen.

Bestanden importeren

Nu beide importprofielen zijn aangemaakt, kunt u deze steeds hergebruiken en kunt u vanaf nu gegevens importeren in het boekhoudprogramma. Om gegevens in te lezen, dient u de onderstaande stappen te doorlopen. Denk eraan om altijd eerst de klanten/debiteuren in te lezen en daarna pas de verkoopfacturen/declaraties.

  1. In SnelStart 11 klikt u in het menu op Programma > Importeren gegevens > Start importeren.
    In SnelStart 12 gaat u naar de werkbalk BOEKHOUDEN, klikt u op Importeren en kiest u voor Start importeren.
    Kies nu het importprofiel. Lees eerst de klanten in, daarna de boekingen.
  2. Na importeren vraagt SnelStart u of u de gegevens definitief wilt verwerken. Kies voor Ja.
  3. Als laatste verschijnt de melding “Er zijn NNN boekingsregels verwerkt”. Indien u een andere melding krijgt, kijk dan hieronder bij de paragraaf Foutmeldingen bij Importeren.

Foutmelding bij importeren SnelStart

Relatiecode NNNN bestaat niet

Dit betekent dat SnelStart geen relatie/debiteur heeft met het genoemde nummer. Waarschijnlijk heeft u het debiteuren-/klantenbestand nog niet ingelezen. In Urios wordt per declaratie gekeken of bij de betreffende cliënt een debiteurnummer is ingevuld. Dit nummer wordt gebruikt voor de export naar SnelStart. Mocht dit nummer ontbreken dan wordt het standaard debiteurnummer gebruikt zoals ingesteld in het instellingenscherm van Urios op pagina Boekhouding > Grootboekrekeningen.

Grootboekrekening NNNN is onbekend

Dit betekent dat het ingestelde grootboekrekening in SnelStart niet bestaat. In het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen van Urios kunt u de nummers voor export instellen. Voor een lijst van de beschikbare grootboekrekeningen kijkt u in SnelStart in het menu Overzicht > Grootboekrekeningen > Grootboekrubrieken.

Op het factuurnummer ‘NNNN’ zijn reeds betalingen geboekt. Wilt u toch opslaan?

Waarschijnlijk heeft u deze factuur (of het gehele bestand) reeds eerder geïmporteerd. Waarom het woord “betalingen” in de foutmelding is genoemd is ons onbekend.

Inlezen betalingen uit SnelStart

Met ingang van versie 2.5.3 kent Urios de mogelijkheid om betalingen die in SnelStart staan in te lezen in Urios. Dit scheelt u tijd omdat u voortaan de inkomende betalingen maar eenmaal hoeft in te voeren. Voor deze functie heeft u Urios Plus of Urios Standaard met Module Exporteren naar boekhouding nodig.

Exporteren mutatiekaart grootboekrekening Debiteuren in CSV

  1. In SnelStart 11 gaat u naar menu Overzicht > Grootboekmutatiekaarten.
    In SnelStart 12 gaat u naar werkbalk BOEKHOUDEN en klikt u op de knop Grootboekmutatiekaarten.
  2. U bent nu in het scherm Grootboekmutatiekaarten.

  3. Selecteer een periode in de velden Vanaf datum en tot en met.
  4. Selecteer grootboekrekening 1300 Debiteuren in Van grootboekrekening en in tot en met.
  5. Klik op de knop Exporteer.
  6. U bent nu in het scherm Exporteren.
  7. Kies bij Bestandstype voor Csv (*.csv).
  8. Kies een locatie/map en een bestandsnaam.
  9. Klik op knop Opslaan.

Inlezen CSV-bestand in Urios

  1. In Urios klikt u op Rapport maken.
  2. Klik op de (onderste) knop Importeren betalingen uit boekhouding. Als u deze knop niet ziet controleer dan of de module Exporteren naar boekhouding aan staat en of u een recente versie van Urios heeft, minimaal 2.5.3.
  3. Klik op de knop SnelStart: debiteurenboek.
  4. Selecteer het bestand dat u zojuist in SnelStart heeft gemaakt.
  5. Als alles succesvol is verlopen ziet u een schermpje “SnelStart betalingen zijn ingevoerd.”.

Exact Online

Importeren in Exact Online

Na het maken van het exportbestand in Urios, moeten deze gegeven geïmporteerd worden in Exact Online. Volg hiervoor onderstaande stappen.

  1. In Exact Online, klik rechtsboven op uw onderneming. Er verschijnt een menu.

  2. Klik in het menu op Import/Export.

  3. Klik daarna in het vak Methode op XML.

  4. Klik vervolgens op de regel Transacties op Import.

  5. Klik op de knop Bladeren en selecteer het exportbestand dat je met Urios gemaakt hebt. Klik vervolgens op Importeren.

Inlezen betalingen uit Exact Online

  1. In Exact Online, volg bovenstaande stappen 1 t/m 3 nogmaals.
  2. Klik vervolgens bij stap 4 op de regel Transacties op Export. Vul de datum/periode in. Kies het Dagboek en klik het vakje aan bij Details
  3. In Urios klikt u op Rapport maken.
  4. Klik op de (onderste) knop Importeren betalingen uit boekhouding. Als u deze knop niet ziet controleer dan of de module Exporteren naar boekhouding aan staat en of u een recente versie van Urios heeft, minimaal 2.5.3.
  5. Klik op de knop Exact Online: bankboek.
  6. Selecteer het bestand dat u zojuist in Exact Online heeft gemaakt.
  7. Als alles succesvol is verlopen ziet u een schermpje “Exact Online betalingen zijn ingevoerd.”.

Foutmeldingen bij importeren in Exact Online

Ongeldig: Klant

Mocht het logbestand deze foutmeldingen tonen, dan heeft de betreffende relatie in Exact Online waarschijnlijk niet de status van “Klant”. Om dit te corrigeren zoekt u de betreffende relatie in Exact Online op en corrigeert u de status.

  1. Klik op CRM > Relaties – Zoeken (1).
  2. Vul bij Algemeen > Code (2) het relatienummer (zoals vermeld in het logbestand) in en klik op Zoeken (3).
  3. Wijzig bij Algemeen > Status de waarde in “Klant” en klik op Bewerken.

CASHWin

Voor het inlezen van bestanden dient u of uw boekhouder / accountant te beschikken over CASH Financieel, CASH Compact of CASH Compact Pro.

Grootboekrekeningen

Voor een lijst van de beschikbare grootboekrekeningen kijkt u in CASH in het menu FINANCIEEL > Stamgegevens > Grootboekrekeningen. Klik op de knop 2 Zoek (of druk op F2) en klik in het nieuwe scherm S0411 op de knop Verder. Nu verschijnt er een (waarschijnlijk niet complete) lijst van grootboekrekeningen. Klik op de link Alle gegevens rechts onderin om de gehele lijst te zien.

Bestandsformaat

Voor CASHWin worden de exportbestanden vanuit Urios aangeleverd als een ASCII-tekstbestand. In dit bestand worden de volgende waarden opgenomen:

VeldnummerWaarde
301Om aan te geven dat het om grootboekmutaties gaat.
302Datum van declaratie in het formaat DDMMJJJJ
901Naam verkoopboek, in te stellen in het instellingenscherm. Standaardwaarde VERKF
303Transactienummer om bij elkaar horende regels te groeperen. Alle regels die behoren bij een declaratie hebben hetzelfde transactienummer. Een nummer bestaande uit zes cijfers zonder verdere betekenis.
309De laatste zes cijfers van het declaratienummer. Het is dus van belang dat alle declaratienummers uniek zijn.
201Grootboekrekening. Het rekeningnummer zoals is ingesteld in Urios.
307Het bedrag in centen.
345Het volledige declaratienummer plus een korte omschrijving van de regel. Bijvoorbeeld; honorarium, voorschot, kantoorkosten etc.
101Debiteurnummer zoals ingevuld bij cliënt of debiteur. Indien er geen nummer is ingevuld wordt het standaard nummer uit het instellingenscherm gebruikt. 
306Dossiernummer en debiteur.

Foutmeldingen bij importeren CASHWin

Aantal verplicht invullen

Waarschijnlijk bestaat een van de in Urios ingestelde grootboekrekeningen niet in CASHWin. Controleer in het .err-bestand de waarde voor veld 201.

Veldlengte te groot

In een van de velden is een te lange waarde opgenomen. Controleer welk veldnummer en welke waarde er wordt genoemd.

Unit4 Multivers

Om de geëxporteerde bestanden in Unit4 Multivers in te kunnen lezen heeft u het Medium, Large of XtraLarge pakket nodig met aanvullend de modules Import Financieel en Import Relaties.

Importeren van relaties

Unit4 Multivers Importeren relaties

Importeren van journaalposten

Unit4 Multivers Importeren journaalposten

Unit4 Handleiding

Handleiding Deel VI Financieel beheer en Importeren in Unit4 Multivers XtraLarge (XL)

Visma AccountView

AccountPlus COM Talk

Om de geëxporteerde gegevens in te kunnen lezen in AccountView heeft u de AccountPlus COM Talk module nodig van de Account Software Group. Meer informatie over deze module vindt u op de website van Account Software Group, pagina AccountPlus COM Talk.

Twinfield

Btw-codes instellen in Urios

Voor zowel de live-koppeling als de export dienen de btw-codes ingevuld te zijn. Standaard gebruikt Twinfield de codes:

  • VN (onbelast)
  • VL (laag 6%)
  • VH (hoog 21%)
  • ICP (btw verlegd).

Deze codes kunt u als volgt in Twinfield opzoeken:

  1. Klik in Twinfield in het linker menu op de knop Instellingen (drie tandwieltjes).
  2. Klik vervolgens op Administratie-instellingen.
  3. Klik op de knop Btw.
  4. Vervolgens ziet u een lijst van btw-codes voor “Verkoop” en “Inkoop”. Alleen de codes voor verkoop zijn voor ons relevant.

Vervolgens dient u deze codes in te stellen in Urios. Dit doet u als volgt:

  1. In Urios, klik op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Boekhouding > Grootboekrekeningen.
  3. Voer hier de codes in:

Nieuwe btw-code invoeren

Dit kan nodig zijn als u nu nog declaraties uitstuurt met 19% btw omdat u nog uren te declareren hebt van voor 1 oktober 2012.

  1. Klik in Twinfield, in het linkermenu op het tandwieltjes, de knop Instellingen.
  2. Klik op Administratie-instellingen.
  3. Klik op Btw.
  4. Klik in het rechtermenu op Nieuwe btw-code.
    • Code, vul bijvoorbeeld “VH19” in.
    • Type, kies hier voor “Verkoop”.
    • UBL SI mapping, kies hier voor “H – Higher rate”.
    • Naam, vul bijvoorbeeld “Btw hoog 19%” in.
    • Verkorte naam, vul bijvoorbeeld “Btw 19%” in.
  5. Klik op knop Opslaan & tarief toevoegen
  6. Vul Tariefgegevens in:
    • Datum, ingangsdatum “01/01/2001” voor 19%.
    • Percentage, het percentage, in ons voorbeeld “19”
    • Naam, vul bijvoorbeeld “Btw hoog 19%” in.
    • Verkorte naam, vul bijvoorbeeld “Btw 19%” in.
  7. Vul Boekingsregels in:
    • Rekening, bijvoorbeeld “1530 – Te betalen OB hoog”, of mogelijk heeft u een aparte rekening “1531 – Te betalen OB 19%” aangemaakt
    • Kostenplaats, leeg laten.
    • Percentage, 100 procent.
    • Btw-groep, kies voor “Leveringen/Diensten belast met hoog % (Nederland, NL1A)”
  8. Klik op Opslaan

Voor deze btw-code ook in Urios in.

  1. Klik in Urios, in het linkermenu op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Boekhouding > Grootboekrekeningen.
  3. Vul bij Btw-code voor …% (in ons voorbeeld “Btw-code voor 19%”) de nieuwe code in. In ons voorbeeld “VH19”.
  4. Klik op Opslaan en Sluiten

Instellen live-koppeling

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Boekhouding > Live-koppeling.
  3. Selecteer Eén koppeling voor het gehele kantoor of Koppeling per advocaat/onderneming.
  4. Selecteer optie Twinfield.
  5. Klik op Inloggen. Uw internetbrowser wordt gestart met het inlogscherm van Twinfield.
  6. Login in in Twinfield door Gebruiker, Wachtwoord en Omgeving in te vullen. Klik vervolgens op Inloggen.
  7. Bij de eerste keer inloggen in Twinfield vanuit Urios krijgt u het verzoek om Urios toegang te verlenen. Zorg ervoor dat alle opties zijn aangevinkt en klik op Yes, Allow.
  8. Als alles is gelukt ziet u in Urios, in het instellingenscherm, in het groen de tekst “Ingelogd” staan.
  9. Klik vervolgens op Administratienummers ophalen.
  10. Selecteer in het veld Administratie het juiste administratienummer.
  11. Klik op de knop Test ingevoerde gegevens om te controleren of de koppeling werkt.

Gebruik live-koppeling

Om gebruik te maken van de live-koppeling moet u vanuit Urios inloggen in Twinfield. Dit hoeft slechts eenmaal per werkdag. Of alleen op de dagen dat u feitelijk declaraties maakt.

Linksonder in Urios ziet u of u wel/niet bent ingelogd in Twinfield. Als u niet bent ingelogd, kunt u op de tekst “Niet verbonden” of “⚠” dubbelklikken om in te loggen in Twinfield.

Als u gebruikmaakt van de optie “openstaande posten synchroniseren” is het wijs minstens één keer per werkdag in te loggen. Maakt u geen gebruik van deze optie? Dan is inloggen net voordat u gaat declareren voldoende.

De inlog is automatisch kantoorbreed. Dus als één gebruiker vanuit Urios is ingelogd op Twinfield zien alle andere gebruikers de status ook wijzigen in “Ingelogd”.

Export-bestanden uploaden naar Twinfield

Op dit moment worden de Microsoft Excel-bestanden (.xlsx) die Urios genereert niet direct geaccepteerd door Twinfield. U dient de bestanden te openen in Microsoft Excel en vervolgens opnieuw op te slaan. Hierna kunt u de bestanden inlezen in de Classic-weergave van Twinfield.

  1. Maak de export-bestanden aan met Urios. Zie hoofdstuk Een export maken.
  2. Open beide (debiteuren en declaraties) bestanden in Microsoft Excel.
  3. Klik in Excel op Bestand > Opslaan. Herhaal dit voor beide bestanden.
  4. Sluit Microsoft Excel.
  5. Klik in Twinfield in het blauwe menu boven op de knop voor bestandsbeheer:
  6. Klik op de oranje knop Uploaden ….
  7. Zoek het debiteurenbestand op en klik op Openen.
  8. In Twinfield verschijnt een tabel “Geselecteerde bestanden”.
  9. Herhaal dit voor het declaratiebestand.
  10. De tabel “Geselecteerde bestanden” toont nu beide bestanden. Klik Uploaden om beide bestanden te versturen naar Twinfield.
  11. De bestanden zijn nu zichtbaar in de tabel “Mijn bestanden”.

Inlezen debiteurenbestand

  1. Klik op de blauwe knop voor het debiteurenbestand en kies voor Importeren.
  2. Controleer dat sjabloon “Debiteuren SEPANL (CSV, FLV, XLS)” is geselecteerd.
  3. Klik op de oranje knop Verwerken.
  4. Klik nogmaals op de blauwe knop voor het debiteurenbestand en kies nu voor Info bekijken.
  5. Onderin ziet u een logbestand. Klik deze open en controleer op eventuele foutmeldingen. Het logbestand hoort twee regels te tonen:

    Regel 1: kolomhoofden.
    Regel 2 - XX: Opgeslagen.

    Eventuele foutmeldingen worden behandeld in hoofdstuk Foutmeldingen. Mocht u nog geen logbestand zien, dan is Twinfield nog bezig met de verwerking van het bestand. Klik in dat geval op “< Terug” en kies opnieuw voor “Info bekijken”.

  6. Klik op de oranje knop < Terug om terug te keren naar Bestandsbeheer.

Inlezen declaratiebestand

Het is uitermate belangrijk om altijd eerst het debiteurenbestand in te lezen alvorens het declaratiebestand in te lezen. Het declaratiebestand verwijst naar debiteuren die dan uiteraard wel aanwezig moeten zijn in Twinfield.

  1. Klik op de blauwe knop voor het declaratiebestand en kies voor Importeren.
  2. Kies bij sjabloon voor “Journaalposten (Inkoop/verkoop) (CSV, FLV, XLS)”.
  3. Klik op de oranje knop Verwerken.
  4. Klik nogmaals op de blauwe knop voor het debiteurenbestand en kies nu voor Info bekijken.
  5. Onderin ziet u een logbestand. Klik deze open en controleer op eventuele foutmeldingen. Het logbestand hoort twee regels te tonen:

     Regel 1: kolomhoofden.
     Regel 2 - XX: Opgeslagen.

    Eventuele foutmeldingen worden behandeld in hoofdstuk Foutmeldingen bij importeren. Mocht u nog geen logbestand zien, dan is Twinfield nog bezig met de verwerking van het bestand. Klik in dat geval op “< Terug” en kies opnieuw voor “Info bekijken”.

Debiteurnummer voor Twinfield instellen in Urios

Het nummerpatroon in Twinfield en Urios moeten met elkaar overeenkomen.

Nummerpatroon in Twinfield

  1. Log in bij Twinfield
  2. Klik in het menu links op de drie tandwieltjes (Instellingen)
  3. Klik in het instellingenmenu op “Administratie-instellingen”
  4. Kies voor “Dimensietypen”
  5. Klik vervolgens op “DEB – Debiteuren”
  6. Hier ziet u een veld “Formaat”.

Het formaat kan er bijvoorbeeld uitzien als “1[0-9][0-9][0-9][0-9]”. Dit definieert een vijfcijferig nummer waarbij het eerste cijfer altijd een 1 is. Code “[0-9]” is een oplopend cijfer.

Nummerpatroon in Urios.

  1. Klik in Urios op “Instellingen wijzigen”.
  2. Ga naar pagina Kantoor > Nummering.
  3. Scroll naar beneden en kijk in het vak “Debiteurnummer”.
  4. Hier ziet u een veld “Nummerpatroon”.

Stel u heeft in Twinfield formaat “1[0-9][0-9][0-9][0-9]” dan moet u in Urios patroon “1[NNNN]” instellen. Het aantal N-en bepaalt het aantal cijfers en moet overeenkomen met het aantal “[0-9]” codes in Twinfield.

Oplossen foutmeldingen

Foutmelding: Dit dagboek bestaat niet in deze administratie. / This transaction type does not exist for this company.

In het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen is bij Verkoopboek de verkeerde code ingevoerd. Voor Twinfield is dit standaard “VRK”.

Foutmelding: It is not allowed to post in a template company

In het instellingenscherm Boekhouding > Live-koppeling is de verkeerde administratie gekozen. Klik in het instellingenscherm op de knop Administratienummers ophalen. En kies vervolgens uit het uitschuiflijstje het juiste klantnummer. De foutmelding “It is not allowed to post in a template company” treedt op indien bijvoorbeeld het klantnummer van de demo data is gekozen.

Foutmelding: Er bestaat geen periode voor datum …

Controleer de datum in de melding. Dit is de datum van de nieuw gemaakte declaratie. Mogelijk is er een vreemde typfout gemaakt in de datum. Als de datum juist is, dan is er mogelijk een nieuw boekjaar begonnen, en is dit nieuwe boekjaar nog niet aangemaakt in Twinfield.

Instructies voor het aanmaken van een nieuwe periode in Twinfield:

  1. Klik in Twinfield, in het linkermenu op het tandwieltjes, de knop Instellingen.
  2. Klik op Administratie-instellingen.
  3. Klik op Perioden.
  4. Klik op de knop Nieuw.
  5. Voer het aantal perioden in, standaard is dit 12 voor de twaalf maanden.
  6. Klik op OK.
  7. Wijzig indien nodig de periode namen en klik op Opslaan.

Foutmelding: Btw … bestaat niet of is (nog) niet actief.

De btw-codes zoals in Urios ingesteld moeten overeenkomen met de codes die in Twinfield zijn ingesteld. Controleer de btw-codes in Urios in het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen. De btw-codes in Twinfield vindt u in het instellingenscherm Administratie-instellingen > Btw.

Foutmelding: Dimensie 1 moet worden ingevuld tijdens opladen declaraties.

Bij de ingestelde btw-codes in Twinfield zijn geen grootboekrekeningen ingevuld.

Foutmelding: Ongeldige XML – het element vattotal mag niet worden aangeleverd als er geen relatie aanwezig is op de totaalregel.

Deze foutmelding kan optreden voor debiteuren waarbij geen (of een ongeldig) debiteurnummer is ingevoerd. Zoek in Urios, op het tabblad Relaties, de betreffende relatie op en controleer / corrigeer het debiteurnummer.

Foutmelding: De code voldoet niet aan het formaat. / Code does not comply with format …

Deze foutmelding treedt op voor debiteuren waarbij een debiteurnummer is ingevoerd dat niet door Twinfield wordt ondersteund. Zie ook hoofdstuk Debiteurnummer voor Twinfield instellen in Urios

Foutmelding: Dimensie …. komt niet voor in administratie …

Dit dimensienummer kan duiden op een debiteurnummer of een grootboekrekening.

Dimensienummer is -1

Voor de betreffende omzet is geen grootboekrekening ingesteld in Urios. De foutmelding bevat ook een regelnummer. Open het declaratiebestand in Excel en zoek deze regel op.

Dimensienummer begint met 15 en is een niet bestaand btw-grootboekrekening

Voorbeeld: De foutmelding zegt “Dimensie 1530 komt niet voor in administratie”. Dit nummer zie je niet terug in het declaratiebestand. De regels in het Excel-bestand met deze foutmelding tonen bijvoorbeeld btw-code VH. VH staat voor “Verkoop btw Hoog”.

Ga in Twinfield naar de Administratie-instellingen. (Klik in het linker menu op de tandwieltjes, en klik vervolgens op Administratie-instellingen.) Klik hierna op Btw. Klik in de lijst op de btw-code die de fout gaf, in ons voorbeeld VH. Klik daarna op het btw-boek, bijvoorbeeld “BTW hoog”.

U bent nu in het scherm “Btw-tarief bewerken”. Hier ziet u een sectie “Noekingsregels”. Controleer hier of “Rekening” is ingevuld, en dat hier het juiste btw-grootboekrekening is ingevuld.

Dimensienummer is een grootboekrekening

Zoek in Urios op het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen dit rekeningnummer op. En controleer of dit nummer in Urios gewijzigd moet worden, of dat er in Twinfield een extra rekening moet worden aangemaakt.

Dimensienummer is een debiteurnummer

Als u het nummer herkent als zijnde een debiteurnummer, dan komt de debiteur met dit nummer nog niet voor in Twinfield. Er zijn enkele mogelijke oorzaken:

  • Mogelijk bent u vergeten eerst het debiteurenbestand in te lezen. Lees in dat geval eerst het debiteurenbestand in.
  • Er is een foutmelding opgetreden bij het importeren van het debiteurenbestand. Los in dat geval eerst de foutmelding op.
  • De betreffende relatie heeft in Urios geen debiteurnummer. In dat geval heeft Urios de declaratie geëxporteerd met het standaard debiteurnummer zoals ingesteld in het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen in het veld “Standaard relatiecode”. U kunt het probleem dan op twee manieren oplossen. Of u zorgt er in Urios voor dat de relatie een debiteurnummer krijgt en maakt een nieuwe export. Of u voert in Twinfield een nieuwe klant genaamd “Overig” in met als debiteurnummer het in de foutmelding genoemde nummer.
  • Het betreft een declaratie aan de Raad voor Rechtsbijstand. De RvR dient eenmalig handmatig als klant te worden ingevoerd in Twinfield. De debiteurcode voor de RvR kan in Urios worden ingesteld in het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen in het veld “Relatiecode Raad voor Rechtsbijstand”.

Foutmelding: Dit is geen geldig Microsoft Excel 97 of hoger bestand.

Bij het importeren van een bestand. Waarschijnlijk heeft u stap 2 in bovenstaande stappenplan overgeslagen. Open het bestand in Microsoft Excel. Sla het bestand op. En upload het bestand opnieuw naar Twinfield.

Foutmelding: Uitvoerings btw-nummer heeft een ongeldig formaat.

Bij het inlezen van het declaratiebestand. Het bestand bevat declaraties waarbij de btw-verlegd is naar de debiteur. Het in Urios ingevulde btw-nummer bij deze relatie is niet correct of niet correct geformatteerd. Wijzig het btw-nummer in Urios voor de betreffende relatie en maak een nieuwe export.

Foutmelding: De grondslag (0.00) moet gelijk zijn aan de som van de detailregels met de btw-code VN.

Bij het inlezen van het declaratiebestand. Waarschijnlijk staat de verkeerde btw-code ingesteld voor btw verlegd. Hier staat “VN” ingevuld terwijl hier “ICP” zou moeten staan. Zie voor details Btw-codes instellen in Urios hierboven.

e-Boekhouden.nl

Btw-codes instellen in Urios

Om correct te kunnen exporteren naar e-Boekhouden.nl dienen de btw-codes ingevuld te zijn. Standaard gebruikt e-Boekhouden.nl de code GEEN (onbelast), 6% (laag 6%), 21% (hoog 21%) en BI_EU_VERK_D (btw verlegd).

Dit doet u als volgt:

  1. In Urios, klik op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Boekhouding > Grootboekrekeningen.
  3. Voer hier de codes in:

Relaties inlezen in e-Boekhouden.nl

Kies voor Relaties > Importeren > Bestand kiezen “debiteuren.xlsx” > Import starten.

Facturen inlezen in e-Boekhouden.nl

  1. In e-Boekhouden ga naar Beheer > Inrichting > Mutaties importeren
  2. Klik op Bladeren… en selecteer het vanuit Urios geëxporteerde bestand en klik op Volgende.
  3. Kies bij Blad voor Blad1 en klik op Volgende.
  4. Klik op Import starten.

Voor een uitgebreide handleiding zie: Handleiding e-Boekhouden.nl Mutaties importeren

E-mailkoppeling instellen voor e-Boekhouden.nl

Ga naar Instellingen wijzigen > Boekhouding > E-mail-koppeling. Vul hier uw e-mailadres van e-Boekhouden.nl in. Deze heeft het patroon [administratienummer]herken@e-Boekhouden.nl. Uw administratienummer vindt u rechtsboven in uw e-Boekhouden.nl-account bij uw profiel.

Lees meer over de kosten en het instellen van de e-mailkoppeling op de pagina Scan & Herken en Mail & Herken van e-Boekhouden.nl.

Yuki

Instellen live-koppeling

Om de rechtstreekse koppeling aan te kunnen zetten dient u eerst in Yuki een zogenaamde API-sleutel aan te maken.

  1. Log in bij Yuki.
  2. Klik links in het menu op de knop Instellingen.
  3. Klik in het vak Domein op de link Mijn domein.
  4. Klik in de lijst Administraties op de naam van de betreffende administratie.
  5. Klik in het linker menu onder Instellingen op Webservices.
  6. Hier vindt je de API-sleutel en het administratie-id. Mocht de tabel leeg zijn, dan kan je deze hier aanmaken door te klikken op de plus-knop linksboven.
  7. Laat het scherm met de bewuste codes open staan. Deze heeft u straks nodig.

In Urios:

  1. Klik op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Boekhouding > Live-koppeling.
  3. Selecteer Eén koppeling voor het gehele kantoor of Koppeling per advocaat/onderneming.
  4. Scroll naar beneden en selecteer optie Yuki.
  5. Kopieer de API-sleutel (Toegangssleutel) en administratie-id uit Yuki naar Urios.
  6. Klik op de knop Controleer bovenstaande codes.

Foutmeldingen

Sales taxcode with percentage “0.00” and type “0” cannot be found.

De declaratie heeft factuurregels zonder btw. Bijvoorbeeld eigen bijdrage of onbelaste verschotten. Waarschijnlijk is in Yuki ingesteld dat voor het betreffende grootboek wel btw gerekend moet worden. Zorg ervoor dat bij het betreffende grootboek in Yuki het vinkje “Btw van toepassing” is uitgevinkt.