Algemeen gebruik

Inleiding

Hartelijk dank voor uw keuze voor Urios en uw vertrouwen in ons. In deze handleiding trachten wij zoveel mogelijk van ons programma uit te leggen. Een handleiding kan echter nooit alles dekken. Schroom daarom niet om ons te bellen. Ook voor uw ideeën of suggesties om Urios beter te maken of beter aan te laten sluiten bij uw kantoor. Urios is ontwikkeld en gegroeid middels vragen en suggesties van onze gebruikers.

In dit eerste hoofdstuk lichten we een aantal basisprincipes toe van het gebruik van Urios. In de hoofdstukken daarna gaan we in op de specifieke onderdelen van Urios.

Terminologie

Zowel in de advocatuur als in de IT wordt veel jargon gebruikt. Sommige termen zijn niet altijd direct duidelijk of hebben meerdere definities. Hieronder vindt u een lijst van woorden/termen die veelvuldig terugkomen in zowel deze handleiding als in het programma Urios.

• Advocaat, Medewerker, Gebruiker. Deze termen zijn in onze context min of meer inwisselbaar. Het gaat hier om de gebruiker of om de persoon door wie Urios wordt gebruikt.
• Declarabele gebruiker. Kan eigenaar zijn van een dossier en er kan tijd worden geschreven op diens naam.
• Ondersteunende gebruiker. Kan geen eigenaar zijn van een dossier en er kan geen tijd worden geschreven op diens naam. Kan wel inloggen onder eigen naam.
• Tijdschrijver. De declarabele gebruiker die bij een tijdregel is ingevuld.
• Dossiereigenaar. De declarabele gebruiker die bij het dossier is ingevuld.
• Dossier. Ook wel ‘zaak’ genoemd.
• Relatie, Partij en Cliënt. Een relatie is een persoon of bedrijf die/dat is ingevoerd (of ingevoerd kan worden) in Urios. Een partij is een relatie die is gekoppeld aan een dossier. Elke partij heeft een bepaalde rol in het dossier. Een cliënt is een relatie die is gekoppeld aan een dossier met als rol ‘cliënt’.
• Debiteur. De partij aan wie de declaratie is verzonden. Dit is vaak een cliënt, maar in sommige dossiers kan dit ook een andere partij zijn.
• Tijdregel. Een tijdregel gedefinieerd in uren, minuten of tikken. Elke tijdregel staat op naam van één medewerker en één dossier.
• Verschot. Kosten die u of uw kantoor heeft voldaan/voorgeschoten voor cliënt en die u wilt doorberekenen aan de cliënt. Denk hierbij aan griffierechten.
• Declaratie. De verkoopfactuur die u of uw kantoor stuurt aan uw cliënt of een andere relatie.
• Herinnering of Aanmaning. Een schrijven aan de debiteur van een declaratie die niet of slechts gedeeltelijk heeft betaald binnen de aangegeven periode. Bedoeld om deze debiteur hierop te wijzen. Op de herinnering kunnen naast het openstaande bedrag verhogende bedragen zijn opgenomen, zoals administratiekosten, wettelijke rente, incassokosten, e.d.
• Model of Sjabloon. Een model of sjabloon definieert vaste teksten, opmaak en bevat codes die door Urios ingevuld worden. Er zijn Word-modellen, Outlook-modellen, declaratiesjablonen, specificatiesjablonen en herinneringssjablonen.

Kleuren

Wat veel mensen direct opvalt bij het voor het eerst openen van Urios zijn de kleuren. Deze kleuren zijn er niet alleen om de interface wat op te fleuren, maar hebben een duidelijk doel. Elke kleur staat voor een ‘soort’ gegeven. Zo staat geel voor dossiers en blauw voor tijdregels. Zo bouwt u een onbewuste associatie op met de actie die u uitvoert en de kleur die u verwacht op het scherm te zien.

Stel u wilt uw lijst met dossiers bekijken en klikt ergens op; dan verwacht u (onbewust) een geel scherm. Mocht het scherm een andere kleur hebben, heeft u sneller door dat u verkeerd heeft geklikt. Hieronder ziet u waar iedere kleur voor staat:

• Oranje: relaties
• Geel: dossiers
• Blauw: tijdregels
• Groen: verschotten
• Oranje: declaraties
• Rood: herinneringen
• Blauwgroen: agenda

Invoervelden

Bijna alle schermen hebben invoervelden om in te typen. Het invoerveld dat actief is, waar u op dit moment in typt, heeft een lichtgele achtergrond. Alle andere invoervelden hebben een witte achtergrond. Zo ziet u snel waar uw cursor staat en welk invoerveld actief is. Met Enter of Tab gaat u naar het volgende invoerveld.

• Tekstvelden Invoervelden waarin u kunt typen. De meeste tekstvelden zijn één regel hoog. Sommige tekstvelden zijn hoger en bedoeld om meerdere regels in te voeren (bijvoorbeeld memovelden). In memovelden gaat u met Enter naar een nieuwe regel. U kunt Tab gebruiken om naar het volgende invoerveld te gaan.
• Datumvelden Datumvelden zijn, naast begeleidende tekst, ook te herkennen aan het kalender-icoontje rechts in het veld. De datum voert u in als dd-mm-jjjj. U kunt de datum met of zonder scheider invoeren. Urios herkent verschillende vormen van invoer. Bijvoorbeeld 2 januari 2024 kan als volgt worden ingevoerd:
  • 2 januari 2024
  • 2 jan 2024
  • 2-1-24
  • 2/1/24
  • 020124 (ddmmjj)
  • 02012024 (ddmmjjjj)

  U kunt een datum ook zonder jaartal invoeren. Dan vult Urios automatisch het jaar voor u in. Stel het is nu februari 2024 dan wordt invoer ‘15-12’ begrepen als 15 december 2023, en ‘14/1’ als 14 januari 2024. In datumvelden kunt u ook gebruikmaken van de volgende sneltoetscombinaties:

  • Ctrl+; voert de datum van vandaag in
  • Ctrl+Shift+; voert de datum van gisteren in
• Getalvelden en Bedragvelden Bij het invoeren van bedragen en getallen worden zowel de punt als komma begrepen als decimale scheider. U kunt geen punt gebruiken als duizendscheider voor de getallen duizend en hoger. ‘1.000’ wordt door Urios begrepen als 1 en ‘1.500’ als 1,5.
• Keuzevelden Ook wel dropdown genoemd. Weergeeft een reeks vooraf ingevulde gegevens waaruit u kunt kiezen. Bijvoorbeeld uw tariefgroepen.

Tabbladen en tabellen

Als u Urios opstart ziet u links het hoofdmenu en bovenaan een aantal tabbladen. Het gebruik op de verschillende tabbladen is gelijk. Welke tabbladen u ziet is afhankelijk van uw licentie en mogelijk van de ingestelde rechten.

• Vandaag Overzicht van het openstaande saldo, agenda-items van een week vanaf vandaag en geschreven uren van de afgelopen vijf weken.
• Relaties (sneltoets Ctrl+1) Lijst van alle relaties die in Urios staan. Relaties zijn cliënten, maar ook andere partijen zoals wederpartijen, rechtbanken, etc.
• Dossiers (sneltoets Ctrl+2) Lijst van alle dossiers die in Urios staan. Standaard toont deze lijst alleen de lopende dossiers.
• Tijdregels (sneltoets Ctrl+3) Lijst van alle ingevoerde uren. Standaard toont deze lijst alle nog te declareren uren.
• Verschotten (sneltoets Ctrl+4) Lijst van alle ingevoerde verschotten.
• Derdengelden Lijst van alle derdengeldmutaties. Dit tabblad is alleen beschikbaar als u de module Derdengeldenadministratie heeft.
• Declaraties (sneltoets Ctrl+5) Lijst van definitieve declaraties.
• Herinneringen (sneltoets Ctrl+6) Lijst van definitieve herinneringen.
• Agenda (sneltoets Ctrl+7) Lijst van agenda-items, onderverdeeld naar taken, termijnen, zittingen en afspraken.
• Weekagenda Weekoverzicht van agenda-items. Met pijltjestoetsen kunt u van week naar week navigeren.

Op alle tabbladen vindt u rechtsboven de zoekfunctie, met daaronder een lijst van opdrachten, de dataselectie om in te stellen welke regels u wilt zien en de samenvatting van de geselecteerde regel(s). Deze werken allemaal specifiek voor het geselecteerde tabblad. Deze functies worden hieronder verder toegelicht.

Selecteren van regels

Zoals in elk Windows-programma kunt u een regel selecteren door er op te klikken. Geselecteerde regels zijn blauw. Soms is het handig meerdere regels tegelijk te selecteren (bijvoorbeeld als u meerdere tijdregels tegelijk wilt bewerken). Er zijn drie manieren waarop u meerdere regels kunt selecteren.

• Klik de bovenste regel aan die u wilt selecteren en houdt de linkermuisknop ingedrukt. Beweeg de muis naar de onderste regel die u wilt selecteren en laat vervolgens de muisknop los.
• Klik de bovenste regel aan die u wilt selecteren. Houdt de Shift-toets ingedrukt en klik op de laatste regel die u wilt selecteren.
• Als u regels wilt selecteren die niet direct zijn aangesloten, maakt u gebruik van de Ctrl-toets. Selecteer eerst één regel. Houdt de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u de andere regels die u wilt selecteren aanklikt. Dit werkt ook nadat u een van bovenstaande methodes eerst heeft gebruikt. Met de Ctrl-toets voegt u de volgende aangeklikte regels aan de selectie toe.

Tabellen kopiëren, afdrukken of exporteren

Rechtsboven naast elke tabel (bijvoorbeeld tabje Relaties) ziet u vier knopjes.

	voor het kopiëren van regels naar een andere applicatie.
	voor het afdrukken van regels op de printer.
	voor het opslaan van regels in een Microsoft Excel (.xlsx) bestand.
	voor het opslaan van regels in een PDF-bestand.

Bij elke vier knopjes heeft u de keuze dit uit te voeren voor de gehele tabel of alleen voor de geselecteerde regels.

Verversen

De tabellen in Urios verversen automatisch op basis van wat u doet in het programma. Werkt u ook met collega’s tegelijk in Urios? Dan ziet u niet altijd direct de wijzigingen die uw collega’s maken. U kunt de tabellen herladen met de opdracht ‘Tabel herladen’ of met de sneltoets F5.

Zoeken

Rechtsboven ziet u een zoekvak. Het is voldoende om een gedeelte van de tekst die u zoekt in te typen. Urios toont alle regels waarin deze tekst voorkomt. Dit kan in elke kolom zijn. Deze tekst kunt u eenvoudig en snel weghalen door op het kruisje te klikken.

Als u meerdere woorden intoetst, worden alleen regels getoond waarbij alle woorden in één stuk tekst voorkomen. Dit is bijvoorbeeld erg handig voor het zoeken op dossiernaam. Zo hoeft u niet exact de volledige naam te spellen. Typ ‘pieterse bakker’ en alle dossiers waar in de dossiernaam beide namen voorkomen worden getoond. Het zoeken werkt ongeacht hoofd-/kleine letters en accenten zoals trema’s. ‘René’ vindt u dus ook door ‘rene’ te typen.

Opdrachten

De opdrachten aan de rechterkant van het scherm zijn gerelateerd aan het tabblad dat op dat moment actief is. Deze opdrachten kunt u meestal ook uitvoeren voor een selectie van meerdere regels. Zo kunt u bijvoorbeeld eenvoudig meerdere tijdregels in een keer overhevelen naar een ander dossier. Selecteer hiervoor de regels die u wilt overhevelen en klik op de opdracht ‘x tijdregels bewerken’ en kies in het menu voor ‘wijzig dossier’.

Wilt u alleen zoeken op hele woorden? Dan kunt u het hokje onder zoekbalk aanvinken. Bijvoorbeeld ‘han ‘ (han + spatie) moet alleen de zoekresultaten met het hele woord ‘han’ laten zien en niet het woord ‘behandelding’.

Dataselectie

Onder de opdrachten vindt u op elk tabblad ook een vak Dataselectie. Welke data u kunt selecteren, is ook weer afhankelijk van het tabblad. U kunt op elk tabblad selecteren op:

• Fase
• Soort
• Medewerker
• Labels

En afhankelijk van het onderwerp op het tabblad ook op

• Datum
• Rol
• e.a.

Deze selectie kunt u Opslaan als standaard (zie een-na-onderste optie bij Dataselectie), zodat elke keer na het wisselen van tabblad, of na het opnieuw starten van Urios, uw voorkeursweergave wordt getoond. Met de functietoets F5 kunt u het scherm verversen (tabel herladen).

Als u uw standaard selectie tijdelijk heeft aangepast, bijv. bij Datum alleen vorig kwartaal, dan kunt u met Standaardselectie laden (onderste optie bij Dataselectie) weer in één klik terug naar uw standaard keuze, zoals eerder opgeslagen.

Samenvatting

In de samenvatting, rechtsonder in het scherm, ziet u per tabblad voor de geselecteerde regel(s) alle belangrijke gegevens bij elkaar. Dus voor een dossier bijvoorbeeld gegevens over de tijdregels, te declareren tijd, de relaties die gekoppeld zijn en de inhoud van de memo. Bij de relatie ziet u de lopende dossiers, extra velden en het te declareren bedrag.

De tekst die blauw onderstreept is, is aanklikbaar. Zo kunt u snel het dossier of de relatie openen. Of bij Declaraties de betaling openen en eventueel aanpassen.

Kolommen per tabblad

De kolommen kunt u naar wens instellen. Door in de kolomkoppen op de rechter muisknop te klikken krijgt u een pop-up-scherm te zien met de lijst van beschikbare kolommen op dat tabblad. Hierin kunt u kolommen aan- of uitvinken.

De kolombreedte kunt u aanpassen door tussen de kolommen het balkje vast te pakken met de muis (met linkermuisknop aanklikken en ingedrukt houden) en naar links of rechts te verslepen.

Ook kunt u de kolommen van plaats verwisselen door te klikken en slepen.

Krijgt u de melding ‘Tabel te breed om af te drukken’? Deselecteer dan de kolommen die u niet wilt afdrukken of maak kolommen smaller door ze te verslepen.

Kantoorgegevens en rechtsvorm

Na het installeren van de applicatie Urios en het inlezen van het licentiebestand heeft u een lege Urios voor u.
Uw kantoorgegevens zijn onderdeel van de zaken die u eenmalig in Urios dient in te vullen.

Adres en contactgegevens

Dit doet u eenvoudig via de knop Instellingen wijzigen > Kantoor > Naam en adres. De gegevens die u hier invult, zoals uw IBAN-nummer, kunnen worden uitgelezen op uw declaraties en herinneringen.

Rechtsvorm

In het instellingenscherm bij Kantoor > Rechtsvorm heeft u onderstaande keuzes. Deze instelling is belangrijk voor declareren, de nummering en het exporteren naar de boekhouding.

• Eén onderneming Alle declaraties worden uit naam van het kantoor gestuurd. Dossiers van één cliënt, maar van verschillende advocaten, kunnen worden samengevoegd op één declaratie.

• Zelfstandig advocaten Elke declaratie wordt uit naam van de dossiereigenaar gestuurd. Declaraties kunnen, indien gewenst, worden genummerd per advocaat. U kunt per advocaat een bank-, KVK- en btw-nummer instellen. Bij gebruik van de export of live-koppeling met uw boekhoudsysteem wordt omzet geboekt op naam van de dossiereigenaar. Urios gaat er vanuit dat elke advocaat / dossiereigenaar zijn eigen boekhouding voert. De export of live-koppeling van alle of meerdere advocaten kan uiteraard naar dezelfde administratie in het boekhoudsysteem worden gestuurd. Maar als op pagina Boekhouding > Grootboekrekeningen per advocaat verschillende rekeningnummers worden ingevoerd, komt dus de gehele omzet van een bepaald dossier op naam van de dossiereigenaar, ongeacht wie er in gewerkt heeft.

• Lijst van ondernemingen U definieert zelf een lijst van ondernemingen. Als u bijvoorbeeld uit verschillende handelsnamen wilt declareren. Dit kan ook nodig zijn als uw kantoor bestaat uit verschillende ondernemingen. Per dossier geeft u aan onder welke onderneming deze valt. Declaraties kunnen genummerd worden per onderneming. U kunt per onderneming een bank-, KVK- en btw-nummer instellen.

U kunt in Urios één opmaaksjabloon kiezen voor declaraties. De opmaak van de declaraties is dus voor alle advocaten / ondernemingen gelijk. De naam van de advocaat of onderneming kan wel variëren op de declaraties. Indien u gebruikmaakt van de module Elektronisch Factureren kunt u wel per advocaat / onderneming een andere PDF-achtergrond (uw briefpapier met logo) en een e-mailadres als afzender instellen.

Als u de module Boekhouding heeft, moet u per advocaat/onderneming de grootboekrekeningen instellen. Dit doet u in het instellingenscherm bij Boekhouding > Grootboekrekeningen. Als u zojuist de rechtsvorm gewijzigd heeft, dient u het instellingenscherm te sluiten en opnieuw te openen voordat u deze grootboekrekeningen per advocaat/onderneming kan instellen.

Afhankelijk van het gekozen declaratiesjabloon is de naam van de onderneming direct zichtbaar op de declaraties. De naam kan ook altijd worden opgenomen in bijvoorbeeld de afsluitende zin middels onderstaande codes. Lees meer over het gebruik van codes op declaraties en herinneringen in het hoofdstuk Declareren.

[%brief.afzender%]	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm: de naam van het kantoor, de naam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming.
[%brief.afzendercode%]	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm: de code van de dossiereigenaar of de code van de ingestelde onderneming. Deze code kan niet gebruikt worden voor de rechtsvorm één onderneming.

Bank-, KVK- en btw-nummer

Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm vult u de bedrijfsgegevens (bank, KVK, btw) op de volgende wijze in in het Instellingenscherm:

• Voor rechtsvorm één onderneming stelt u dit bij Kantoor > Naam en adres.

• Voor rechtsvorm zelfstandig advocaten stelt u dit in bij de medewerker bij Kantoor > Gebruikers. Dubbelklik op de medewerker en klik op het tabje Ondernemer.

• Voor rechtsvorm lijst van ondernemingen stelt u dit in bij de onderneming bij Kantoor > Rechtsvorm. Dubbelklik op de onderneming.

Afhankelijk van het gekozen declaratiesjabloon zijn deze gegevens direct zichtbaar op de declaratie. Deze bedrijfsgegevens kunnen altijd worden opgenomen in bijvoorbeeld de afsluitende zin middels onderstaande codes. Lees meer over het gebruik van codes op declaraties en herinneringen in het hoofdstuk Declareren.

[%brief.btwnummer%]	Btw-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.kvknummer%]	KVK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.bank%] of [%brief.bank1%]	Banknaam van de eerste bankrekening.
[%brief.iban%] of [%brief.iban1%]	Rekeningnummer (IBAN) van de eerste bankrekening.
[%brief.bic%] of [%brief.bic1%]	Bankcode (BIC / SWIFT) van de eerste bankrekening.
[%brief.bank2%]	Banknaam van de tweede bankrekening.
[%brief.iban2%]	Rekeningnummer (IBAN) van de tweede bankrekening.
[%brief.bic2%]	Bankcode (BIC / SWIFT) van de tweede bankrekening.

Advocaten / medewerkers / gebruikers

Om Urios te mogen gebruiken bent u een overeenkomst aangegaan voor een bepaald (maximaal) aantal declarabele medewerkers. Als uw kantoor groeit kunt u deze licentie eenvoudig uitbreiden door ons te bellen of mailen.

Na de uitbreiding ontvangt u een nieuw licentiebestand voor het nieuwe (maximaal) aantal declarabele medewerkers. Mocht er iemand vertrekken en (tijdelijk) worden vervangen, heeft u geen nieuw licentiebestand nodig. U kunt de medewerker verwijderen en de ruimte in de licentie gebruiken voor de nieuwe of vervangende medewerker.

Medewerker vervangen

Is een collega vertrokken en wordt deze binnenkort vervangen? Dan dient u de medewerker te verwijderen uit het systeem en de nieuwe/vervangende medewerker als nieuwe medewerker in te voeren.

Ook als iemand tijdelijk met verlof is en later weer terugkeert, is verwijderen een goede optie. Zodra de collega weer terug is, voert u deze opnieuw in. Bij gebruik van exact dezelfde spelling wordt de oude medewerker geheractiveerd.

In geen geval dient u de naam van een medewerker te wijzigen in de naam van een ander persoon. Dit garandeert dat alle tijdregels en dossiers netjes op de juiste naam blijven staan. Daarnaast kunt u zo het juiste uurtarief aan de nieuwe/vervangende medewerker toekennen.

Invoeren nieuwe gebruiker

Een nieuwe gebruiker voert u als volgt in:

1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Kantoor > Gebruikers.
3. Kies dan voor tabje Declarabele gebruikers of tabje Ondersteunende gebruikers.
4. Klik op de knop Invoeren.
5. Er opent een nieuw scherm Advocaten / medewerkers invoeren met de volgende velden:
   • Verkorte naam Dit veld is optioneel, maar wel nodig indien u dossiers of declaraties wenst te nummeren per advocaat. De verkorte naam, ook wel code genoemd, kunt u gebruiken in de nummering in uw kantoor. De codes voor alle medewerkers moeten even lang zijn (evenveel letters en/of cijfers tellen). Bijvoorbeeld ‘01’ of ‘JP’.
   • Volledige naam Dit is de naam van de medewerker. Deze naam komt ook terug op de specificatie van de declaratie. Veel kantoren kiezen ervoor om hier ook de titel in op te nemen. Bijvoorbeeld ‘mr. J. Pieterse’. Afhankelijk van de stijl van uw kantoor kunt u zelf kiezen om ook de roepnaam voluit te schrijven.
   • Telefoon Optioneel. Kan handig zijn als er op declaraties, herinneringen of brieven het rechtstreekse nummer van de betreffende advocaat vermeld moet worden.
   • E-mail Optioneel. Kan handig zijn als er op declaraties, herinneringen of brieven het rechtstreekse e-mailadres van de betreffende advocaat vermeld moet worden.
   • Geslacht Optioneel. U heeft keuze uit ‘niet ingevuld’, ‘man’, ‘vrouw’ en ‘non-binair’.
   • BAR-nummer (A-code) Optioneel. Het BAR-nummer van de advocaat.
   • BAR-kantoornummer (K-code) Optioneel. Het BAR-kantoornummer van het advocatenkantoor.
   • Handtekening Optioneel. De handtekening van de medewerker. Deze kunt u gebruiken in Word-modellen. Zie ook hoofdstuk Documenten en e-mails.

Extra velden voor gebruikers

Naast extra velden voor relaties en dossiers zijn ook extra velden voor gebruikers aan te maken. Denk hierbij aan velden voor iemands functie of dagen waarop iemand werkt. De informatie uit deze velden kunt u vervolgens weer gebruiken in ondertekening van uw e-mails en brieven.

Om extra velden voor gebruikers toe te voegen volgt u onderstaande stappen. Let op: de velden die u toevoegt zijn direct beschikbaar voor alle gebruikers.

1. Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Gebruikers.
2. Dubbelklik op een gebruiker en ga naar tabje Extra velden.
3. Klik op de knop + Extra veld toevoegen.
4. Vul ten minste Naam, Code en Soort in. Hier ziet u na het invullen van de Code ook direct de code die u kunt invoegen in Word- en Outlook-modellen (met de module Documentenbeheer).
5. Klik op Opslaan.

Herhaal stap 3 t/m 5 om meerdere Extra velden aan te maken. Deze velden ziet u vervolgens terug op het tabje Extra velden bij de gebruiker. U kunt het extra veld wijzigen door op het Bewerken-icoontje te klikken rechts naast het veld.

Gebruikersrechten

Met de module Gebruikersrechten kunt u per medewerker de gebruikersrechten bepalen. Deze module is beschikbaar voor Urios Plus-gebruikers of als losse module bovenop Urios Standaard.

t/m versie 2023.1

Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Gebruikers. Dubbelklik op de medewerker waaraan u andere rechten wilt toekennen of selecteer de medewerker en klik op Bewerken. Ga nu naar het tabje Rechten.

Hier ziet u de volgende rechtenniveaus:

• Alleen tijdschrijven Heeft volledige rechten tot dossiers en relaties. Kan alleen eigen tijd zien en bewerken.
• Tijdschrijven, verschotten en agenda (I) Heeft volledige rechten tot dossiers, relaties, verschotten en de agenda. Kan alleen eigen tijd zien en bewerken.
• Tijdschrijven, verschotten en agenda (II) Heeft volledige rechten tot dossiers, relaties, verschotten en de agenda. Kan iedereens tijd zien en alleen eigen tijd bewerken.
• Alleen eigen omzet Heeft volledige rechten tot dossiers, relaties, tijdregels, verschotten en de agenda. Kan alleen eigen declaraties en herinneringen zien. Alleen beschikbaar voor de rechtsvorm ‘zelfstandig advocaten’.
• Alle rechten Heeft alle rechten inclusief het volledige instellingenscherm en gebruikersbeheer.

Standaard staan alle medewerkers op ‘Alle rechten’. Als u wilt dat bepaalde medewerkers minder rechten hebben, kunt u dat hier aangeven.

Gebruikersrechten (gedetailleerd)

vanaf versie 2023.2

Sinds versie 2023.2 is het mogelijk om op detailniveau gebruikersrechten in te stellen voor zowel declarabele als ondersteunende gebruikers. Naast de vijf standaard rechtenprofielen kunt u ook zelf rechtenprofielen maken met de door u gewenste indeling.

Bij het invoeren van een nieuwe gebruiker krijgt deze gebruiker standaard ‘Alle rechten’. Als u deze gebruiker in rechten wilt beperken, kunt u (1) een standaard rechtenprofiel instellen of (2) een aangepast rechtenprofiel instellen.

(1) Standaard rechtenprofiel instellen

1. In Urios, ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Gebruikers.
2. Dubbelklik op een gebruiker.
3. Ga naar tabje Rechten.

Als u klikt op de knop Rechtenprofiel kiezen voor deze gebruiker ziet u de volgende standaard rechtenprofielen.

1. Alle rechten. Heeft geen beperkingen.
2. Dossiers, relaties, tijdschrijven en agenda. Kan van/voor iedereen dossiers, relaties, tijdregels en agenda-items bekijken, invoeren, bewerken en verwijderen. Kan geen verschotten, derdengelden, declaraties, betalingen en herinneringen invoeren, bewerken en verwijderen. Kan geen rapporten bekijken. Kan het instellingenscherm niet bewerken, behalve persoonlijke instellingen.
3. Alleen eigen data. Kan alles bekijken, invoeren, bewerken en verwijderen van/voor zichzelf (eigen gebruiker). Ziet in rapporten alleen eigen gegevens. Kan het instellingenscherm niet bewerken, behalve persoonlijke instellingen.
4. Declaraties, herinneringen, betalingen, derdengelden en rapporten. Kan declaraties, herinneringen, betalingen en derdengelden invoeren/aanmaken, bewerken en exporteren/importeren (dit laatste alleen voor declaraties en herinneringen). Kan geen relaties, dossiers, tijdregels, verschotten en agenda-items bekijken, invoeren, bewerken en verwijderen. Kan rapporten bekijken. Kan het instellingenscherm niet bewerken, behalve persoonlijke instellingen.
5. Alleen lezen. Kan alle gegevens van iedereen bekijken, maar niet invoeren, bewerken en verwijderen. Kan het instellingenscherm niet bewerken, behalve persoonlijke instellingen.

Klik op het profiel dat u wilt toepassen voor deze gebruiker. U ziet nu per onderdeel (relaties, dossier, tijdregels etc.) welke rechten deze gebruiker heeft.

• Bent u akkoord met deze instellingen? Klik dan op Opslaan.
• Wilt u een standaard rechtenprofiel aanpassen? Volg dan de stappen bij stap 2 hieronder.

(2) Aangepast rechtenprofiel instellen

Volstaat een van de standaard profielen niet? Dan kunt u zelf wijzigingen aanbrengen in deze rechten en deze aanpassing desgewenst opslaan als een nieuw profiel.

1. In Urios, ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Gebruikers.
2. Dubbelklik op een gebruiker.
3. Ga naar tabje Rechten.
4. Kies een standaard profiel als uitgangspunt of start vanuit ‘Alle rechten’.

Volstaat een van de standaardprofielen grotendeels en wilt u slechts een kleine wijziging aanbrengen? Dan kunt u een standaardprofiel als uitgangspunt nemen en deze vervolgens aanpassen. U kunt ook starten zonder standaard profiel te kiezen.

Als u alle onderdelen naar wens heeft ingesteld voor deze gebruiker kunt u twee dingen doen:

1. Gelden de ingestelde rechten alleen voor deze ene gebruiker? Klik dan direct op Opslaan. De ingestelde rechten worden nu toegepast op deze gebruiker.
2. Wilt u deze ingestelde rechten toepassen op meerdere gebruikers?
   1. Klik op Onderstaande rechten opslaan als nieuw profiel.
   2. Geef het rechtenprofiel een voor u logische naam en klik op OK.
   3. Klik op Opslaan.

U kunt dit aangepaste rechtenprofiel nu in enkele klikken toepassen op meerdere gebruikers. Dit doet u op dezelfde manier als voor andere rechtenprofielen, via de knop Rechtenprofiel kiezen voor deze gebruiker.

Overzicht van rechten per gebruiker

In Urios heeft u overzicht van de rechten per gebruiker op twee plaatsen:

1. Het gekozen profiel.
   1. Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Gebruikers.
   2. Ga naar tabje Declarabele gebruikers of tabje Ondersteunende gebruikers.
   3. Kijk in de kolom ‘Rechten’ voor het profiel dat is geselecteerd voor deze gebruiker. Hier ziet u de naam van het ingestelde rechtenprofiel. Is het een aangepast rechtenprofiel en niet opgeslagen als nieuw profiel? Dan ziet u de tekst ‘Aangepaste rechten’.
      
2. Gedetailleerde rechten.
   1. Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Gebruikers.
   2. Ga naar tabje Rechtenoverzicht. Hier ziet u per gebruiker voor welke onderdelen ze geen, beperkte of alle rechten hebben.
      

Inloggegevens aanmaken / wijzigen voor een gebruiker

t/m versie 2023.1

1. Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerkers.
2. Dubbelklik op de medewerker voor wie u het wachtwoord wilt instellen of aanpassen.
   1. Is dit een nieuwe gebruiker? Laat het bovenste veld ‘Huidig wachtwoord’ leeg. Voer in de onderste twee velden het door u gekozen wachtwoord in voor de nieuwe gebruiker. Onthoud dit wachtwoord goed.
   2. Is dit een bestaande gebruiker? Voer dan het huidige wachtwoord in en twee keer het nieuwe wachtwoord. Onthoud het nieuwe wachtwoord goed.

Klik op Opslaan om de (nieuwe) inloggegevens op te slaan.

vanaf versie 2023.2

1. Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Gebruikers.
2. Voor tabje Declarabele gebruikers…
   1. Dubbelklik op de gebruiker voor wie u het wachtwoord wilt instellen of aanpassen.
   2. Scroll naar beneden op tabje Advocaat.
3. Voor tabje Ondersteunende gebruikers…
   1. Dubbelklik op de gebruiker voor wie u het wachtwoord wilt instellen of aanpassen.
   2. Scroll indien nodig naar beneden op tabje Gebruiker.
4. Stel de inloggegevens voor deze gebruiker (opnieuw) in:
   1. Is dit een nieuwe gebruiker? Laat het bovenste veld ‘Huidig wachtwoord’ leeg. Voer in de onderste twee velden het door u gekozen wachtwoord in voor de nieuwe gebruiker. Onthoud dit wachtwoord goed.
   2. Is dit een bestaande gebruiker? Voer dan het huidige wachtwoord in en twee keer het nieuwe wachtwoord. Onthoud het nieuwe wachtwoord goed.

Klik op Opslaan om de (nieuwe) inloggegevens op te slaan.

Een medewerker is vertrokken

Wanneer een medewerker vertrekt, kunt u deze collega uit Urios verwijderen en kunnen wij uw licentie, indien gewenst, aanpassen met ingang van uw nieuwe abonnementsjaar. Om wijzigen door te geven kunt u telefonisch of per e-mail contact met ons opnemen.

Om een medewerker te verwijderen uit Urios gaat u naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Gebruikers. Hier kunt u de betreffende medewerker selecteren en daarna kiezen voor Verwijderen.

Achter de schermen blijft alle data van uw oud-medewerker behouden en komen nog openstaande uren automatisch naar boven op de declaraties op naam van uw oud collega.

Wanneer een medewerker is verwijderd uit Urios, is het niet meer mogelijk nieuwe tijdregels op naam van deze medewerker in te voeren. Daarom is het belangrijk dat alle tijdregels zijn ingevoerd in Urios, voordat u uw collega verwijderd. Aan de reeds ingevoerde data verandert niets bij het verwijderen van een medewerker.

Dossiers van de oud-medewerker blijven op diens naam staan. U kunt er echter ook voor kiezen om deze dossiers over te dragen aan één of meerdere andere medewerkers.

Dit doet u als volgt:

• Ga naar tabblad Dossiers.
• Selecteer aan de rechterzijde onder de kop Dataselectie de optie Medewerkers en vervolgens oud-medewerkers.
• Selecteer de betreffende medewerker.

Afhankelijk van uw dataselectie bij Fase, ziet u nu de lopende, gesloten en/of gearchiveerde dossiers van uw oud-collega.

Nu duidelijk is van welke dossiers uw oud-medewerker dossiereigenaar was, kunt u (een deel van) deze dossiers overzetten naar een andere medewerker:

• Selecteer de dossiers die u wilt overzetten
• Kies onder het kopje Opdrachten de optie Dossier bewerken > Wijzig medewerker
• Selecteer de juiste medewerker.

Alle (geselecteerde) dossiers van uw oud-medewerker zijn nu overgezet naar een andere collega.

Wanneer u de tijdregels van de vertrokken medewerker wilt inzien gaat u naar het tabblad Tijdregels. In het vak Dataselectie selecteert u bij Medewerker (alle) of de oud-medewerker.

U ziet nu (een deel van) de tijdregels van de oud-medewerker. Ook hier hangt het af van het filter of u alleen de openstaande of ook de gedeclareerde uren in beeld heeft. Door in de Dataselectie alle filters op Alle te zetten, kunt u alle uren van uw oud-medewerker inzichtelijk krijgen.

Instellen nummering

U hanteert waarschijnlijk al een nummersysteem voor uw dossiers, declaraties en mogelijk het dossierarchief. Richt u een nieuw kantoor op? Dan is het verstandig om over een declaratienummering na te denken. Het nummeren van dossiers is optioneel, maar wel erg gebruikelijk. Het nummeren van declaraties is wettelijke verplicht (Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 35f).

In het instellingenscherm Kantoor > Nummering kunt u de nummering instellen.

In het instellingenscherm ziet u vier kaders: dossiernummers, declaratienummers, archiefnummers en debiteurnummers. Alle vier hebben de opties GEEN, VRIJ en GENEREREN.

• De optie GEEN verbergt alle bediening om nummers toe te kennen of te wijzigen.
• De optie VRIJ geeft u wel de mogelijkheid een nummer in te voeren. U zult dit dan bij elk dossier en elke declaratie handmatig moeten doen.
• Met de optie GENEREREN zal Urios zelf dossiernummers suggereren en automatisch nummers aan declaraties toekennen op basis van het patroon dat u heeft ingesteld. U kunt altijd afwijken van de automatisch gegenereerde nummers.

Nummerpatroon

Om de nummering te laten lopen volgens uw voorkeur dient u een nummerpatroon in te stellen. Door op de driehoekjes rechts van het tekstveld te klikken verschijnt er een menu met enkele suggesties. Afhankelijk van uw instellingen zijn de volgende codes te gebruiken in uw nummering:

• [N], [NN], [NNN], … Deze code geeft het chronologisch oplopende deel van uw nummering aan. Het aantal N’en geeft aan hoeveel cijfers dit deel telt. Code [NNN] wordt vervangen door doorlopende nummers als 001, 002, 003, …
• [JJ], [JJJJ] Deze code weergeeft het jaartal in uw nummering. De code [JJJJ] wordt vervangen door het jaar in vier cijfers, dus 2021, 2022, 2023. De code [JJ] wordt vervangen door het jaar in twee cijfers, bijvoorbeeld 21, 22, 23.
• [JJ-nnnn] Met deze code kunt u een getal opnemen dat gerelateerd is aan het jaar. De code [JJ-1980] geeft u bijvoorbeeld de nummers 21 voor het jaar 2001, 22 voor het jaar 2002, 30 voor 2010 en 31 voor 2011. Met deze code kunt u ook bijvoorbeeld nummer per oprichting van uw kantoor. Bent u in 1995 gestart en is dat voor u jaar 1, gebruik dan de code [JJ-1994] (1995 minus 1994 is 1) en dan is 2018 voor u jaar 24.
• [K] Code voor het kwartaalnummer 1, 2, 3 of 4.
• [MM] Code voor de maand, 01, …, 12.
• [WW] Code voor de week, 01, …, 52.
• [DD] Code voor dag van de maand, 01, …, 31.
• [ADV] Code voor de advocaat. Dit werkt alleen indien u ook in het instellingenscherm Kantoor > Gebruikers bij elke advocaat een verkorte naam heeft ingevoerd. Alle verkorte namen dienen exact hetzelfde aantal karakters te hebben. Deze code geeft u de mogelijkheid om bijvoorbeeld de initialen van de advocaat op te nemen in het nummer. Wilt u deze code gebruiken bij declaratienummers? Dan dient in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm de bedrijfsstructuur te zijn ingesteld op zelfstandig advocaten / onderneming per advocaat.
• [OND] Code voor de onderneming / BV. Wilt u deze code gebruiken? Dan dient in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm de bedrijfsstructuur te zijn ingesteld op anders, definieer lijst van ondernemingen. Tevens dient u bij elke onderneming een afkorting in te vullen. Alle afkortingen dienen exact hetzelfde aantal karakters te hebben. Deze code geeft u de mogelijkheid om dossiers en/of declaraties per BV te nummeren.
• [CAT] Code voor een categorie of rechtsgebied. In het instellingenscherm Dossiers > Categorieën kunt u een categorieënlijst definiëren. Alle afkortingen dienen exact dezelfde lengte te hebben. Bij het aanmaken van een nieuw dossier wordt gevraagd in welke categorie deze valt. Op basis daarvan wordt de code ingevuld.

Bijvoorbeeld het nummerpatroon [JJ][NNN] genereert nummers als 23001, 23002. Naast de codes kunt u vrijelijk symbolen en vaste tekst gebruiken. Bijvoorbeeld D[JJ]-[NNN] genereert nummers als D23-001, D23-002.

Oplopend nummeren per

Het oplopende deel [N…N] begint standaard bij 1. Bij elk nieuw nummer wordt deze opgehoogd. Mogelijk wilt u elk jaar opnieuw bij 1 beginnen of houdt u een nummering per advocaat of onderneming bij.

Bij de optie Oplopend nummeren per kunt u aangeven per “wat” er opnieuw bij 1 moeten worden genummerd. U kunt meerdere dingen combineren. Zo kunt u bijvoorbeeld zowel per jaar als per advocaat een onafhankelijke nummering hebben. Het kan zijn dat niet alle opties worden getoond. De getoonde opties zijn afhankelijk van uw bedrijfsstructuur zoals ingesteld in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm.

Het aanvinken van de opties periode/datum jaar en advocaat bij een nummerpatroon [ADV]-[JJ][MM][NNN] geeft de volgende nummers: AD-2301001, AD-2301002, PV-2301001, AD-2301003, PV-2301002, …, PV-2312345, PV-2401001, AD-2401001, … Zie dat in deze voorbeelden advocaat AD en PV beide hun eigen nummers 001, 002, … toegewezen krijgen en dat bij het nieuwe jaar opnieuw bij 001 begonnen wordt.

Aanpassen nummering en herstellen nummeringtabel

Normaliter stelt u uw nummering eenmalig in bij aanvang van het gebruik van Urios. U kunt uw nummeringspatroon echter wijzigen als u Urios al in gebruik heeft.

Let er wel op dat u voor de Belastingdienst een consistente declaratienummering moet voeren. Wij raden dan ook aan om niet te vaak de declaratienummering aan te passen en dit soort aanpassingen bij voorkeur aan het begin van een nieuw kalenderjaar of boekjaar te doen.

Het nummerpatroon wijzigen gaat op de zelfde wijze als het instellen van de nummering(zie hierboven). Eventuele wijzigingen worden doorgevoerd voor toekomstig toe te kennen nummers en veranderen niet de nummers de reeds in Urios in gebruik zijn. Zorg ervoor dat als u een wijziging van de nummering aanbrengt dat u geen dubbele nummers creëert.

Als u het nummerpatroon heeft gewijzigd raden wij u aan de nummeringtabel te herstellen, zodat de nieuwe nummering weer bij 1 begint. Of, als er al nummers zijn die het nummerpatroon volgen, bij het eerste vrije nummer begint.

U herstelt de nummeringtabel in het instellingenscherm bij Geavanceerd > Database. Klik hier op de knop Herstel nummeringtabel. Urios controleert vervolgens welke bestaande nummers het nummerpatroon volgen en bepaalt het eerste vrije nummer.

Labels

Labels bieden u onder andere de mogelijkheid uw relaties eenvoudig te managen. Bijhouden via welke weg een cliënt bij u terecht is gekomen, wie er wel of geen kerstkaart of nieuwsbrief ontvangt, welke relaties wanbetalers zijn of een stuk contractbeheer. Dit is in Urios met behulp van labels eenvoudig te realiseren.

Ook hier geldt weer dat de kolom waarin de labels worden weergegeven doorzoekbaar is en dat u snel op één specifiek label kunt filteren. Snel een overzicht van degenen die een nieuwsbrief van uw kantoor ontvangen? Geen probleem. Met enkele klikken heeft u het overzicht in Urios en kunt u dit exporteren naar Excel, opslaan als pdf-bestand of direct afdrukken.

Labels aanmaken

Om labels in te stellen in Urios kunt u de onderstaande stappen volgen.

1. Ga in Urios naar Instellingen wijzigen, pagina Gebruikersinstellingen > Labels. U komt nu bij een lege tabel uit waar u zelf labels kunt aanmaken door te klikken op de knop Invoeren.

2. Voer de namen in van de labels die u wilt gebruiken met daarbij een handige afkorting of code. Onderaan kunt u aanvinken voor welk tabblad u het ingevoerde label wilt gaan gebruiken. Wilt u bijhouden welke cliënten slechte betalers zijn? Zet dit label dan aan op uw tabblad Relaties. Wilt u in Urios bijhouden wie welke nieuwe zaak heeft aangedragen? Maak dan dit label beschikbaar voor het tabblad Dossiers. U kunt labels ook op meerdere tabbladen terug laten komen en te allen tijde de labels, of de tabbladen, weer aanpassen. Als u alle labels heeft ingevoerd die u wilt gebruiken, klikt u op Opslaan en Sluiten.

3. Sluit Urios af en start deze weer op om de labels beschikbaar te maken op de tabbladen.

Labels gebruiken

Als u labels heeft aangemaakt, heeft u nu aan de zijkant van alle tabbladen onder het kopje Opdrachten, rechts bovenin onder de zoekbalk, de optie om een label aan te zetten. Als u hierop klikt verschijnt een uitschuifbox die de labels toont voor het betreffende tabblad. De kolom Labels kunt u aanzetten in het betreffende tabblad door met uw rechtermuisknop op een van de kolomkoppen te klikken en door vervolgens de kolom Labels aan te vinken (mocht dit nog niet het geval zijn).

Sneltoetsen

Urios is op vele fronten toetsenbordvriendelijk gemaakt. De conventie in de handleiding is om sneltoetsen vetgedrukt te schrijven.

De plus (+) tussen twee toetsen betekent dat deze toetsen tegelijk ingedrukt dienen te worden. Bijvoorbeeld Ctrl+C betekent dat de Ctrl ingedrukt blijft terwijl de C ook wordt ingedrukt.

Sneltoetsen in invoervelden

Ctrl+;	In datumvelden. Voert de datum van vandaag in.
Ctrl+Shift+;	In datumvelden. Voert de datum van gisteren in.
Ctrl+Plus (+) / Ctrl+Min (-)	In datumvelden, respectievelijk één dag vooruit en één dag terug. Als het veld leeg is wordt bij Plus (+) de datum van morgen ingevuld en bij Min (-) de datum van gisteren.
Ctrl+Backspace	Verwijdert het woord voor de typecursor.
Ctrl+Del	Verwijdert het woord achter de typecursor.
Ctrl+C	Kopieert de geselecteerde tekst naar het Windows klembord.
Ctrl+V	Plakt de meest recent gekopieerde tekst op de positie van de typecursor.
Tab	Brengt de typecursor naar het volgende invoerveld.
Win+V	Toont een lijstje van recent gekopieerde teksten en geeft de mogelijkheid met muis of pijltjes gevolgd door Enter de gekozen tekst te plakken.
Win+Punt	Voor het invoeren van speciale tekens.
Ctrl+Enter	In plaats van een klik op de knop Opslaan & Doorgaan.

Veel van bovenstaande sneltoetsen zijn algemene sneltoetsen voor Windows. Op pagina Sneltoetsen in Windows vindt u alle sneltoetsen die in Windows beschikbaar zijn.

Sneltoetsen voor tabbladen

Ctrl+1	Opent tabblad Relaties.
Ctrl+2	Opent tabblad Dossiers.
Ctrl+3	Opent tabblad Tijdregels.
Ctrl+4	Opent tabblad Verschotten.
Ctrl+5	Opent tabblad Declaraties.
Ctrl+6	Opent tabblad Herinneringen.
Ctrl+7	Opent tabblad Agenda.
Ctrl+A	Selecteert alle regels in de tabel.
Ctrl+F	Gaat naar het zoekveld in het geopende tabblad.
F5	Ververst het geopende tabblad. Als uw collega bijvoorbeeld net iets nieuws heeft ingevoerd ziet u dat niet op uw scherm. Druk dan op F5 om het scherm te herladen.

Typen van speciale letters / tekens

Wij raden gebruikers aan hun toetsenbord met indeling “Verenigde Staten internationaal” in te stellen in Windows. Dit geeft de mogelijkheid om zeer eenvoudig accenten op letters te typen. Lees hierover meer op de pagina De toetsenbordindeling Verenigde Staten (internationaal) gebruiken in Windows

Het typen van speciale tekens werkt dan als volgt:

Typ eerst het accent en vervolgens de letter waar het accent op geplaatst moet worden. Deze zijn ook te combineren met de Shift toets om de hoofdletters te krijgen.

Typ eerst accent	Typ vervolgens letter	Dan verschijnt letter
’ (apostrof) meestal naast de Enter	c, e, y, u, i, o, a	ç, é, ý, ú, í, ó, á
” (trema) meestal naast de Enter met Shift	e, y, u, i, o, a	ë, ÿ, ü, ï, ö, ä
` (accent grave) meestal naast de 1 (één)	e, u, i, o, a	è, ù, ì, ò, à
~ (tilde) meestal naast de 1 (één) met Shift	o, n, a	õ, ñ, ã
^ (accent circonflexe) meestal Shift+6	e, u, i, o, a	ê, û, î, ô, â

Ook zijn er veel letters beschikbaar middels de rechter Alt toets, soms ook Alt Gr genoemd. De meest gebruikte zijn:

Rechter Alt + 5	€
Rechter Alt + A	é
Rechter Alt + E	é
Rechter Alt + I	í
Rechter Alt + S	ß
Rechter Alt + U	ú
Rechter Alt + komma	ç

Mocht u tekens of letters willen typen die niet eenvoudig via een van bovenstaande wijze zijn te typen dan kunt u gebruik maken van de sneltoets Win+Punt. Hiermee verschijnt er een menu waarmee u elk mogelijk karakter kunt invoeren. Klik in het menu eerst op Ω en vervolgens op Ç. Daarna klikt u op de gewenste letter.