Documenten & E-mails

Documenten en e-mails

Bespaar tijd dankzij standaardisering

De module Documentenbeheer is ontwikkeld om u veel tijd te besparen bij het opstellen van brieven, documenten en e-mails. Een groot deel van de gegevens die u hierin wilt noemen, zoals NAW-gegevens, staan tenslotte al ingevoerd in Urios.

Met deze module maakt u in enkele muisklikken een ‘standaard’ brief met behulp van sjablonen. Denk aan een gestandaardiseerde afspraakbevestiging. Dit sjabloon kunt u keer op keer gebruiken, waarbij Urios automatisch de aanhef, adresgegevens, het dossiernummer, kenmerk etc. direct voor u invult.

U kunt zoveel sjablonen maken en gebruiken als u wilt. Daarbij is het altijd mogelijk om de brieven of documenten handmatig aan te passen. Urios slaat degegenereerde brief automatisch op in de juiste dossiermap. Zo houdt u alle documenten op één centrale plaats waardoor u het overzicht behoudt.

Instellen van de module

Om optimaal van deze module gebruik te kunnen maken zijn enkele instellingen van belang. Deze handleiding loodst u door de instellingen en het gebruik van de module. Alvorens u deze module kunt gebruiken moet u er wel voor zorgen dat deze module is aangevinkt in het instellingenscherm Kantoor > Modules. Mocht u deze module niet kunnen aanvinken, vraag dan gratis een tijdelijke Plus-licentie aan om de functionaliteit 30 dagen kosteloos te proberen.

Mappen instellen

In Urios kunt u per dossier een map aanwijzen. Dit doet u in het scherm Dossier bewerken. In ditzelfde scherm ziet u de inhoud/bestanden van de map en kunt u deze bestanden openen met een dubbelklik. Hier worden ook de documenten uit de submappen getoond. Hoe u submappen kunt aanmaken en instellen wordt verderop in de handleiding op ingegaan. 

Dit instellen per dossier is veel werk als u al een dossierlijst heeft staan in Urios. Als uw dossiermappen allemaal in één hoofdmap staan, en alle dossiermappen het dossiernummer bevatten, is het ook mogelijk deze bestaande dossiermappen te koppelen aan de dossiers in Urios. Ga hiervoor naar Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Dossiermappen.

In dit scherm heeft u de volgende instellingen en knoppen:

Hoofdmap
De map waarin al uw dossiermappen staan, bijvoorbeeld “K:\Dossiers”.
Archiefmap
De map waarnaar uw dossiermap automatisch wordt verplaatst bij het archiveren van een dossier. Bijvoorbeeld “K:\Archief”.
Patroon
Een patroon dat alle dossiermapnamen volgt. Bijvoorbeeld het dossiernummer gevolgd door een streepje en de dossiernaam. Patroon [NUMMER] – [NAAM] correspondeert met mapnamen als 2002.001 – Jansen – Pietersen of 2002.002 – Klaassen (advies). Mocht u de dossiermappen gegroepeerd hebben per advocaat of per onderneming dan kunt u gebruik maken van de code [ADV] of [OND]. Deze codes verwijzen naar de verkorte naam van de medewerker/advocaat of van de onderneming.
Maak nieuwe dossiermap aan bij aanmaken van nieuw dossier
Als u dit aanvinkt wordt bij het invoeren van een nieuw dossier in Urios een map aangemaakt. Het is aan te raden dit aan te vinken. Zo weet u zeker dat bij ieder nieuw ingevoerd dossier automatisch een dossiermap op uw computer wordt aangemaakt die gekoppeld is aan Urios.
Zoek dossiermappen
Als u op deze knop klikt wordt voor alle dossiers die nog niet aan een map zijn gekoppeld in de hoofdmap gezocht naar een map die voldoet aan het opgegeven patroon. Als deze map is gevonden wordt deze gekoppeld aan het dossier.
Maak dossiermappen
Deze knop maakt voor alle dossiers die niet aan een map zijn gekoppeld een nieuwe map aan die voldoet aan het opgegeven patroon.
Verwijder mapinstellingen
Deze knop verwijdert alle verwijzingen van dossiers naar mappen. Alle dossiers zijn hierna dus niet meer gekoppeld aan een map.

Submappen instellen

Met de module Documentenbeheer is het mogelijk automatisch een dossiermap aan te maken wanneer u een nieuw dossier invoert in Urios. Deze map is gekoppeld aan het dossier en in deze map worden de documenten en e-mails die bij dit dossier horen door Urios opgeslagen. Ook kunt u zelf gegenereerde documenten of kopieën in deze map opslaan.

Om uw documenten geordend op te slaan kunt u ook automatisch submappen in de nieuwe dossiermap laten aanmaken.

Maak hiervoor een nieuwe lege map aan en noem deze bijvoorbeeld ‘Basismap’. Maak deze map bij voorkeur aan in een gedeelde map waar alle gebruikers bij kunnen.

In deze Basismap maakt u een onderverdeling aan van submappen. Die onderverdeling zou kunnen bestaan uit mappen genaamd ‘Correspondentie’, ‘E-mails’, ‘Scans’ en ‘Uittreksels’. U kunt zoveel submappen aanmaken als u zelf handig vindt.

Let op! Verwijder de Basismap niet. Urios heeft deze map nodig om te bepalen welke submappen moeten worden aangemaakt bij elk nieuw dossier.

Wanneer u uw basismap heeft ingericht, dient u in Urios aan te geven waar deze basismap zicht bevindt. Deze map dient namelijk als standaardindeling voor toekomstige dossiermappen.

U stelt de basismap als volgt in:

  1. Klik op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Documentenbeheer > Submappen.
  3. Klik in het vak Kopieer mappenstructuur naar nieuwe dossiermap op de knop Bladeren….
  4. Zoek uw zojuist aangemaakte basismap op.
  5. Controleer de getoonde submappen die Urios heeft gevonden (dit is de onderverdeling die u zelf heeft gemaakt).
  6. In veld Sla documenten op in submap kunt u aangeven in welke submap Urios de gegenereerde Word-documenten opslaat.
  7. In veld Sla e-mails op in submap kunt u aangeven in welke submap u de e-mails vanuit Outlook wilt opslaan.
  8. Kies daarna voor Opslaan en Sluiten.

Als u aanvinkt dat Urios automatisch voor u een nieuwe dossiermap aanmaakt wanneer er in Urios een nieuw dossier wordt ingevoerd, maakt Urios ook automatisch alle submappen voor u aan met dezelfde indeling zoals door u gemaakt in de Basismap. Als u geen submappen heeft ingesteld, worden deze niet automatisch gegenereerd.

Zoekmachine instellen

Installeer de zoekmachine ‘Apache Solr’

Voordat u gebruik kunt maken van de zoekmachine, dient deze eerst te worden geïnstalleerd op uw computer of lokale server. Hiervoor kunt u uw systeembeheerder verwijzen naar het gedeelte uit de handleiding Installatie Apache Solr.

Stel uw voorkeuren in

  1. Ga naar Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Zoeken.
  2. De velden Server, Poort, Solr Core en Solr Cell zijn in te vullen door uw systeembeheerder. Als hij dit nog niet heeft gedaan kunt hem verwijzen naar het hierboven genoemde hoofdstuk.
  3. Kies onderaan of u de bestanden automatisch ieder uur wilt indexeren of alleen handmatig. Als u dit voor het eerst gebruikt, klik dan op Bestanden nu indexeren. Dan weet u zeker dat u in alle bestanden kunt zoeken en hoeft u geen uur te wachten.
  4. Sla de instellingen op en herstart Urios.

De zoekmachine gebruiken

Het meest rechtse tabblad is nu Zoeken. Hierin kunt zoeken in de inhoud van documenten die gekoppeld zijn aan dossiers in Urios.

Om het zoeken te starten typt u één of meerdere woorden in het zoekveld en klikt u op Zoeken. Nu verschijnen alle bestanden waarin de door u getypte zoekterm in voorkomen.

Geavanceerd zoeken

De jokertekens * en ? en operators AND, OR en NOT worden ondersteund.

Voorbeelden:

* – ’opdracht*’ vindt alle documenten met een woord dat begint met ‘opdracht’, bijvoorbeeld ‘opdrachtbevestiging’ en ‘opdrachten’.

? – ‘????contract’ vindt alle documenten met het woord dat begint met vier tekens direct gevolgd door het woord ‘contract’, bijvoorbeeld ‘huurcontract’. ‘arbeidscontract’ vindt hij hier dus niet.

AND – ‘overeenkomst AND contract’ vindt alle documenten waarin beide woorden voorkomen.

OR – ‘overeenkomst OR contract’ vindt alle documenten waarin een van beide woorden voorkomt. Dit geldt ook voor ‘overeenkomst contract’.

NOT – ‘overeenkomst NOT contract’ vindt alle documenten waarin wel ‘overeenkomst’, maar niet ‘contract’ in voorkomt.

Word-sjablonen maken

U kunt zelf sjablonen maken met Microsoft Word. Zorg dat de bestanden worden opgeslagen in het Open Office XML (.docx) formaat. Enkele voorbeeld sjablonen vindt u op uw computer in de map C:\Program Files (x86)\UriosClient\Templates\Letter of kunt u downloaden uit hoofdstuk Voorbeeldsjablonen.

Wij raden u aan een gedeelde map op uw server te maken waar u alle sjablonen in opslaat. Geef in het instellingenscherm Documentenbeheer > Word-sjablonen aan waar u de sjablonen heeft opgeslagen. U kunt de sjablonen groeperen in submappen.

Samenvoegvelden invoeren in Word-document

De sjablonen werken met zogenoemde samenvoegvelden. Deze samenvoegvelden voert u als volgt in:

  1. Klik op de plaats in het document waar u de code wilt invoegen.
  2. In Microsoft Word 2003: Klik op het menu Invoegen en klik vervolgens op Veld ….
    In Microsoft Word 2007, 2010, 2013 of 2016: Klik op het tabblad Invoegen. Klik, in de groep Tekst, op de knop Snelonderdelen en kies vervolgens voor Veld ….    
  3. Selecteer onder Veldnamen de optie MergeField en voer bij Veldnaam de door Urios herkende code in. De volgende hoofstukken staan tabellen met alle beschikbare codes.
  4. Klik op OK.

De codes worden weergegeven tussen guillemets.

Voorbeeldsjablonen

Arial 02.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Arial.

Arial.docx Voorbeeldsjabloon met lettertype Arial

Faxbericht.docx Voorbeeldsjabloon Faxbericht

Tahoma 02.docx Voorbeeldsjabloon met lettertype Tahoma.

Tahoma 03.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Tahoma.

Times New Roman 02.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Times New Roman 20.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Times New Roman 21.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Times New Roman.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Verdana.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Verdana.

Verzoekschrift schadevergoeding 591a Sv.docx Voorbeeld Verzoekschrift schadevergoeding 591a Sv sjabloon.

Codes voor geadresseerde relatie

In onderstaande tabel staan codes die refereren naar de geadresseerde (de relatie die geselecteerd is om deze brief aan te sturen).

datumDe datum van vandaag voluit geschreven zoals bijvoorbeeld “11 augustus 2019”.
datum_deDe datum van vandaag voluit geschreven in Duitse notatie “11. August 2019”.
datum_enGBDe datum van vandaag voluit geschreven in Britse notatie “11 August 2019”.
datum_enUSDe datum van vandaag voluit geschreven in Amerikaanse notatie “August 11, 2019”.
datum_esDe datum van vandaag voluit geschreven in Spaanse notatie “11 de agosto de 2019”.
datum_frDe datum van vandaag voluit geschreven in Franse notatie “11 août 2019”.
adres_1Regel 1 van het geselecteerde adres.
adres_2Regel 2 van het geselecteerde adres.
adres_3Regel 3 van het geselecteerde adres.
adres_4Regel 4 van het geselecteerde adres.
adres_5Regel 5 van het geselecteerde adres.
adres_6Regel 6 van het geselecteerde adres.
faxFaxnummer van de geadresseerde.
emailE-mailadres van de geadresseerde.
aanhef, aanhefmv, aanhefvmAanhef in de vorm “Geachte heer Jansen,” of “Geachte mevrouw Pietersen,” inclusief de afsluitende komma. Indien de aangeschreven partij de advocaat van de wederpartij is wordt een aanhef als “Geachte confrère,” of “Geachte collega,” gebruikt, en bij aanschrijven van de rechtbank “Edelachtbare vrouwe/heer,”.
Indien het geslacht onbekend is wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte mevrouw, mijnheer,”. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte heer, mevrouw,”.
Indien het geslacht onbekend is, maar de achternaam wel bekend, dan wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte mevrouw/mijnheer Pietersen,”. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte heer/mevrouw Pietersen,”.
uw_kenmerkHet referentienummer zoals ingevoerd bij de partij van het dossier. Deze code is bijvoorbeeld erg handig voor vermelden van polisnummers, budgetnummers, e.d. Het referentienummer vul je bij het dossier in op het tabje Partijen. Klik op de betreffende relatie, in het scherm Relatie-koppeling bewerken ziet u het veld Referentie.
afdelingIndien ingegeven de naam van de geselecteerde afdeling. De naam van de afdeling kunt u invoeren bij relaties van het type “rechtspersoon met meerdere contactpersonen”.
naamDe persoonsnaam van de aangeschreven relatie.
bedrijfsnaamDe bedrijfsnaam van de aangeschreven relatie.

Codes voor kantoor of afzender

In onderstaande tabel staan codes die verwijzen naar het eigen kantoor, de afzender of de dossiereigenaar.

De codes die beginnen met afz_ verwijzen naar de afzender. De afzender is afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm. De rechtsvorm is ingesteld in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm.

Bij instelling “één onderneming” verwijst afz_ naar de gegevens zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.

Bij instelling “zelfstandige advocaten / onderneming per advocaat” verwijst afz_ naar de gegevens zoals ingevuld bij de medewerker op het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers. Bij de medewerker is een tabje Ondernemer zichtbaar waar de bedrijfsgegevens zoals bank, kvk-nr, btw-nr, e.d. ingevuld kan worden.

Bij instelling “anders, definieer een lijst van ondernemingen” kan op ditzelfde instellingenscherm meerdere ondernemingen worden ingevoerd met hun bedrijfsgegevens. De afz_ codes verwijzen dan naar de gegevens van de onderneming die bij het betreffende dossier is geselecteerd.

afz_naamAfhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de naam van het kantoor, de bedrijfsnaam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming.
afz_kvkAfhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_btwAfhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het btw-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_bank1, afz_bank2Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het rekeningnummer / de bankgegevens van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_iban1, afz_iban2Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het IBAN (International Bank Account Number) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_bic1, afz_bic2Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de BIC (Bank Identification Code) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
kantoorNaam van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_straathuisnrAdres van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_postcodePostcode van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_plaats, plaatsPlaats van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_telefoonTelefoonnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_faxFaxnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_emailE-mailadres van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_websiteWebsite van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
medewerkerVolledige naam van de advocaat / dossiereigenaar van het geselecteerde dossier. Naam zoals ingevoerd bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_naam_zonder_titelsNaam van de advocaat / dossiereigenaar van het geselecteerde dossier. Titels zoals “mr.”, “LLM” en afkortingen van mevrouw zoals “mevr.” en “mw.” zijn verwijderd zodat alleen de naam overblijft. Bijvoorbeeld handig als u een brief wilt afsluiten met uw naam, maar zonder uw titels.
mw_codeVerkorte naam / code van de advocaat van het geselecteerde dossier. Deze code kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_telefoonRechtstreeks telefoonnummer van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit telefoonnummer kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_emailE-mailadres van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit e-mailadres kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
adv_barBAR-nummer, ook wel A-code genoemd, van de advocaat van het geselecteerde dossier. Het BAR-nummer kan worden ingevoerd bij de medewerker op het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers. Open de medewerker en ga naar tabje BARnummer.

Codes voor het dossier

dossier_archiefnrArchiefnummer van het gekozen dossier.
dossier_nrDossiernummer zoals ingevoerd in bij het dossier.
dossier_naamDossiernaam zoals ingevoerd in bij het dossier.
dossier_parketnrParketnummer zoals ingevoerd in bij het dossier. Het veld Parketnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
dossier_rolnrRolnummer zoals ingevoerd bij het dossier. Het veld Rolnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
dossier_toevnrToevoegingsnummer zoals ingevoerd bij het dossier op het tabje Toevoeging in het veld Toevoegingsnummer.
dossier_urenTotaal van uren die in een dossier zijn geschreven, zowel gedeclareerd als niet gedeclareerd.
dossier_tariefbeleidNaam van het tariefbeleid van het gekozen dossier. Handig om bijvoorbeeld het tarief te vermelden in opdrachtbevestigingen. Noem uw tariefbeleid hiervoor bijvoorbeeld “€ 180,- p/u”.

Codes voor extra dossiervelden

Met de code dossier_codeextraveld (waarbij u codeextraveld vervangt door de code van het extra veld) kunt u waardes van extra velden gebruiken.

Codes voor huidige gebruiker

Om de naam van de huidige Urios gebruiker terug te laten komen in de brieven – bijvoorbeeld handig voor ondertekening – kunt u onderstaande codes gebruiken.

Vanaf versie 2021.1
gebruikerVolledige naam van de huidige gebruiker.
geb_emailE-mailadres van de huidige gebruiker.
geb_telefoonTelefoonnummer van de huidige gebruiker.
geb_codeAfkorting van de huidige gebruiker.
geb_naam_zonder_titelsNaam van de huidige medewerker zonder titels.
Vanaf versie 2021.2
geb_geslachtPlaatst de tekst “man” of “vrouw” als het geslacht bekend is. Anders blijft dit veld blanco.
geb_dhr_mevrVoegt tekst “dhr.” of “mevr.” in als het geslacht bekend is.
geb_deheer_mevrouwVoegt tekst “de heer” of “mevrouw” in als het geslacht bekend is.
geb_geslacht_MMM_VVV, geb_geslacht_MMM_VVV_OOOVoegt een woord in afhankelijk van het geslacht van de huidige gebruiker. Zie voor een uitvoerige uitleg code XXX_geslacht_MMM_VVV in het volgende hoofdstuk.

Codes voor de relaties / partijen in het dossier

In de onderstaande lijst beginnen de codes met XXX. Deze XXX dient u te vervangen door cl1, cl2, cl3, wp1, wp2, wp3, advwp1, rb1, …. cl1 staat voor de eerste cliënt, cl2 voor de tweede, wp1 staat voor eerste wederpartij, advwp1 advocaat van de wederpartij en rb1 voor rechtbank.

Naam
XXX_bedrijfsnaamBedrijfsnaam
XXX_naamVolledige naam, initialen, tussenvoegsel en achternaam. Bijvoorbeeld “J.C. van Dijk”.
XXX_voornamenVoornamen
XXX_initialenInitialen
XXX_tussenvoegselTussenvoegsel
XXX_achternaamAchternaam zonder tussenvoegsel.
XXX_achternaamtvAchternaam met tussenvoegsel daarachter, bijvoorbeeld “Dijk, van”.
XXX_tvachternaamTussenvoegsel met achternaam daarachter, bijvoorbeeld “van Dijk”.
Adres
XXX_adresHet volledige adres in één regel zodat dit in een lopende zin gebruikt kan worden. “Dorpsstraat 1, 7691 BH, Bergentheim”.
XXX_straathuisnrStraatnaam en huisnummer gescheiden door een spatie, bijvoorbeeld “Dorpsstraat 1”.
XXX_straatStraatnaam.
XXX_huisnrHuisnummer.
XXX_postcodeplaatsPostcode en plaats gescheiden door een spatie, bijvoorbeeld “7691 BH Bergentheim”
XXX_postcodePostcode.
XXX_plaatsPlaatsnaam.
Correspondentieadres
XXX_straat_postStraatnaam van het extra ingevoerd correspondentieadres.
XXX_huisnr_postHuisnummer van het extra ingevoerd correspondentieadres.
XXX_postcode_postPostcode van het extra ingevoerd correspondentieadres.
XXX_plaats_postPlaatsnaam van het extra ingevoerd correspondentieadres.
Nummer
XXX_bsnBurgerservicenummer (BSN).
XXX_vreemdelingennrVreemdelingennummer. Dit is een optioneel veld en kan worden aan-/uitgezet in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
XXX_kvkKamer van Koophandel nummer.
Contactgegevens
XXX_telefoonHet eerste telefoonnummer van de relatie.
XXX_faxHet eerste faxnummer van de relatie.
XXX_mobielHet eerste mobiele telefoonnummer van de relatie.
XXX_emailHet eerste e-mailadres van de relatie.
Overig
XXX_geboortedatumGeboortedatum voluit geschreven, bijvoorbeeld “11 augustus 1981”.
XXX_toevoeging_betalendVoegt voor cliënten de tekst “toevoeging”, “betalend” of “onbekend” in.
XXX_aanhef, XXX_aanhefvm, XXX_aanhefmvDeze code heeft u waarschijnlijk niet nodig. Beter is om de code aanhef (zonder cl1_ voorvoegsel te gebruiken). Aanhef in de vorm “Geachte heer Jansen,” of “Geachte mevrouw Pietersen,” inclusief de afsluitende komma.
XXX_geslachtPlaatst de tekst “man” of “vrouw” als het geslacht bekend is. Anders blijft dit veld blanco.
XXX_dhr_mevrVoegt tekst “dhr.” of “mevr.” in als het geslacht bekend is.
XXX_deheer_mevrouwVoegt tekst “de heer” of “mevrouw” in als het geslacht bekend is
XXX_hij_zijOp basis van het geslacht de tekst “hij”, “zij” of “hij/zij” indien geslacht onbekend.
XXX_hem_haarOp basis van het geslacht de tekst “hem”, “haar” of “hem/haar” indien geslacht onbekend.
XXX_zijn_haarOp basis van het geslacht de tekst “zijn”, “haar” of “zijn/haar” indien geslacht onbekend.
XXX_geslacht_MMM_VVV, XXX_geslacht_MMM_VVV_OOO, bijvoorbeeld cl1_geslacht_cliënt_cliënte, cl1_geslacht_vader_moeder_ouderVoegt een bepaald woord in op basis van het geslacht. Bijvoorbeeld de code “cl1_geslacht_voogd_voogdes” voegt “voogd”, “voogdes” of “voogd/voogdes” in op basis van het geslacht van cliënt 1. Code “wp1_geslacht_vader_moeder_ouder” voegt “vader” of “moeder” in als het geslacht bekend is, anders “ouder”. Het OOO deel voor geslacht onbekend is optioneel, als dit niet is meegegeven wordt de uitvoer “MMM/VVV”, zoals in het eerste voorbeeld “voogd/voogdes”. De delen MMM, VVV en OOO mogen alleen letters bevatten. Hier kunt u geen spaties, punten of andere leestekens in gebruiken.
XXX_identificatietekstGenereert een tekst in de vorm van “de heer Jan Klaas Pieterse, geboren 5 november 1980, wonende te (1800 AA) Ons Dorp aan de Dorpsstraat 1” of “de besloten vennootschap Jan Klaasen Poppen B.V. gevestigd en kantoorhoudende te (1800 AA) Ons Dorp aan de Dorpsstraat 1”.
XXX_volledigenaamGeeft de volledige naam, dus voornamen en achternaam.
XXX_contactpersoonGeeft de naam van de contactpersoon van de relatie voor dit dossier. Vorm “J.K. Pieterse”.
XXX_afdelingDe afdelingsnaam de relatie voor dit dossier.
XXX_btwnrBtw-identificatienummer

Codes voor extra relatievelden

Met de code XXX_codeextraveld (waarbij u XXX vervangt door bijvoorbeeld cl1 en codeextraveld vervangt door de code van het extra veld) kunt u waardes van extra relatievelden gebruiken.

Codes voor toevoegingen

Let op: bij onderstaande codes dient u XXX te vervangen door cl1, cl2, wp1 of de code van uw toegevoegde rollen. In toev# staat het # voor 1 bij de eerste toevoeging. Een 2 voor de eerstvolgende extra toevoeging en zo verder. Bijvoorbeeld cl1_toev3_nummer. In plaats van een cijfer kunt u ook de kleine letter “l” gebruiken om de laatste, meeste recente, toevoeging te krijgen. Bijvoorbeeld cl1_toevl_datumbesluit.

XXX_toev#_nummerToevoegingsnummer.
XXX_toev#_eigenbijdrageHet bedrag dat in het vakje Eigen bijdrage is ingevuld.
XXX_toev#_totalevergoedingrvrHet bedrag dat in het vakje totale vergoeding staat.
XXX_toev#_datumaanvraagDatum van aanvraag.
XXX_toev#_datumbesluitDatum van besluit.

Rekenen met codes

Met codes die een getal, een bedrag of een datum opleveren kan worden gerekend door achter de code een plus (+) of min () te plaatsen. Achter de plus of min volgt dan een getal en bij een datum een letter (d dagen, m maanden en j jaren).

Bijvoorbeeld datum+14d geeft de datum van over veertien dagen weer.

Of stel u heeft een extra dossierveld huurprijs aangemaakt, en u wilt in een brief hier bijvoorbeeld administratiekosten van 40 euro bij optellen, dan kunt u met de code dossier_huurprijs+40 het bedrag inclusief de administratiekosten tonen.

CODE+##Voor getallenTelt ## op bij de waarde.
CODE-##Voor getallenTrekt ## af van de waarde.
CODE+##dVoor datumsTelt ## dagen op bij de datum.
CODE-##dVoor datumsTrekt ## dagen af van de datum.
CODE+##mVoor datumsTelt ## maanden op bij de datum.
CODE-##mVoor datumsTrekt ## maanden af van de datum.
CODE+##jVoor datumsTelt ## jaar op bij de datum.
CODE-##jVoor datumsTrekt ## jaar af van de datum.

Waarbij CODE een code is zoals in voorgaande hoofdstukken behandeld en ## is een geheel getal. Rekenen werkt niet met getallen met decimalen.

Vooral het rekenen met datums kan erg handig zijn bij brieven met termijnen.

Andere partijen (verzekeraars, werkgever, …)

Het is ook mogelijk om in Urios naast de vaste lijst van rollen cliënt, wederpartij, etc. zelf rollen te definiëren voor partijen in uw dossiers. Deze rollen geeft u dan korte codes die u weer kunt gebruiken in uw Word-sjablonen in combinatie met relatiecodes zoals besproken in hoofdstuk Codes voor de relaties / partijen in het dossier.

Aanmaken rollen

  1. Om nieuwe rollen aan te maken gaat u naar Instellingen wijzigen, pagina Relaties > Rollen.
  2. Klik op Invoeren om een nieuwe rol aan te maken.
  3. Vul  Naam en Code naar u eigen idee in.
  4. Klik op Opslaan & Doorgaan om de volgende rollen in te voeren of op de knop Opslaan & Sluiten om te bevestigen dat dit de laatste rol was die u nu invoert.
  5. Klik op de knop Opslaan & Sluiten om het instellingenscherm te sluiten.

Voorbeelden

NaamCode
Werknemerwn
Werkgeverwg
Verzekeraarvz
Getuigengtg

Gebruik van de rollen in sjablooncodes

Voor de volledige lijst van relatiecodes zie hoofdstuk Codes voor de relaties / partijen in het dossier. Op de plaats van de XXX plaatst u de code van uw zelf toegevoegde rol gevolgd door een volgnummer. Dus meestal gewoon het getal 1.

Om de naam van de verzekeraar te vermelden in de brief gebruikt u dan bijvoorbeeld de code vz1_bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld in een tekst “cl1_naam is verzekerd bij vz1_bedrijfsnaam (polisnummer dossier_polisnummer).”

Of een tekst waarin de werkgever wordt benoemd, bijvoorbeeld “Mijn cliënt cl1_naam werkt voor wg1_bedrijfsnaam gevestigd in wg1_plaats en geleid door wg1_deheer_mevrouw wg1_naam.” Een rol als werkgever is uiteraard alleen interessant als het om een derde gaat, en niet om de wederpartij.

E-mailsjablonen voor Microsoft Outlook

U kunt zelf sjablonen maken met Microsoft Outlook. Stel eerst een sjablonenmap in om de sjablonen in op te slaan.

Instellen sjablonenmap

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Documentenbeheer > E-mailsjablonen.
  3. Selecteer in vak Sjablonen de optie map met sjablonen.
  4. Klik op Bladeren… om een bestaande map te selecteren of een nieuw map aan te maken.
  5. Klik op Opslaan en Sluiten.

E-mailsjabloon maken

  1. Maak een nieuwe e-mail in Outlook. Klik in Outlook op de knop Nieuwe e-mail.
  2. Zorg dat op tabje Tekst opmaken, in het vak Opmaak, gekozen is voor HTML of Tekst zonder opmaak.
  3. Vul een onderwerp en bericht in. Zowel in het onderwerp als in het bericht kunt u codes gebruiken. Zie hieronder de lijst van codes. De codes voert u als gewone tekst in.
  4. Klik in de e-mail linksboven op Bestand.
  5. Klik op Opslaan als.
  6. Blader naar de sjablonenmap zoals ingesteld hierboven.
  7. Kies bij Opslaan als voor optie Outlook-berichtindeling – Unicode (*.msg)
  8. Geef het een logische naam in het vak Bestandsnaam.
  9. Klik op Opslaan.

Codes voor geadresseerde en andere partijen

In de onderstaande tabel beginnen de codes met XXX. Deze XXX dient u te vervangen door aan, cl1, cl2, cl3, wp1, wp2, wp3, advwp1, rb1, …. Code “aan” staat voor de aangeschreven partij, gebruik bijvoorbeeld code [%aan.aanhef%] om uw e-mail mee te beginnen. Of [%aan.adres%] om het adres van de aangeschreven partij te vermelden.

Code “cl1” staat voor de eerste cliënt, “cl2” voor de tweede cliënt, “wp1” staat voor eerste wederpartij, “advwp1” advocaat van de wederpartij en “rb1” voor rechtbank.

[%aan.aanhef%] of [%aan.aanhefvm%] of [%aan.aanhefmv%]Volledige aanhef met afsluitende komma. Bijvoorbeeld “Geachte heer Janssen,”. Indien het geslacht onbekend is volgt bij [%aan.aanhef%] en [%aan.aanhefvm%] eerst de vrouwelijke en dan de mannelijke vorm. Wilt u eerst de mannelijke vorm, gebruik dan code [%aan.aanhefmv%].
[%XXX.voornaam%]Voornamen. Bijvoorbeeld “Anya Sofie”.
[%XXX.achternaam%]Achternaam inclusief tussenvoegsel met hoofdletter. Bijvoorbeeld “Van Helvoort”.
[%XXX.naam%]Naam van onderneming, of initialen en achternaam. Bijvoorbeeld “The Coca-Cola Company” of “A.S. van Helvoort”.
[%XXX.volledigenaam%]Naam van onderneming, of voornamen en achternaam. Bijvoorbeeld “The Coca-Cola Company” of “Anya Sofie van Helvoort”.
[%XXX.adres%]Volledig factuuradres inclusief naamgeving.
[%XXX.email%]E-mailadres.
[%XXX.btwnummer%]Btw-identificatienummer.
[%XXX.nummer%]Debiteurnummer.
[%XXX.bsn%]Burgerservicenummer.
[%XXX.gebdatum%]Geboortedatum. Bijvoorbeeld “15 december 1960”.
[%XXX.EXTRAVELD%]Waarbij EXTRAVELD de code van het zelf gedefinieerde relatieveld is. Heeft u bijvoorbeeld een extra veld “Geboorte plaats” met code “gebplaats” gemaakt. Dan kunt u de code [%cl1.gebplaats%] gebruiken in een zin als “Inzake [%dossier.naam%] sta ik cliënt [%cl1.naam%] geboren [%cl1.gebdatum%] te [%cl1.gebplaats%] bij.”

Codes voor geselecteerd dossier

[%advocaat.naam%]Geeft naam van dossiereigenaar
[%advocaat.naam_zonder_titels%]Geeft naam van dossiereigenaar zonder titulatuur. Titels zoals “mr.”, “LLM”, “drs.”, etc. zijn dan uit de naam weggelaten.
[%advocaat.telefoon%]Het rechtstreekse telefoonnummer van de behandelend advocaat / dossiereigenaar zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Medewerkers bij de betreffende medewerker.
[%advocaat.email%]Het rechtstreekse e-mailadres van de behandelend advocaat / dossiereigenaar zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Medewerkers bij de betreffende medewerker.
[%advocaat.code%]Afkorting van dossiereigenaar
[%advocaat.bar%]BAR-nummer van dossiereigenaar
[%dossier.nummer%]Dossiernummer
[%dossier.naam%]Dossiernaam
[%dossier.advocaat%]Naam van de advocaat van het dossier. Is hetzelfde als code [%advocaat.naam%]
[%dossier.toevnr%]Toevoegingsnummer van de meest recente toevoeging in dit dossier.
[%dossier.archiefnr%]Archiefnummer
[%dossier.parketnr%]Parketnummer
[%dossier.rolnr%]Rolnummer
[%dossier.EXTRAVELD%]Waarbij EXTRAVELD de code van het zelf gedefinieerde dossierveld is. Heeft u bijvoorbeeld een extra veld “Huwelijksdatum” met code “huwdatum” gemaakt. Dan kunt u de code [%dossier.huwdatum%] gebruiken.

Codes voor huidige gebruiker

Deze codes kunt u bijvoorbeeld gebruiken in uw handtekening.

Met vriendelijke groet,

[%gebruiker.naam_zonder_titels%]
T: [%gebruiker.telefoon%]
E: [%gebruiker.email%]

[%gebruiker.naam%]Geeft volledige naam van huidige gebruiker.
[%gebruiker.naam_zonder_titels%]Geeft naam van huidige gebruiker zonder titulatuur. Titels zoals “mr.”, “LLM”, “drs.”, etc. zijn dan uit de naam weggelaten.
[%gebruiker.telefoon%]Het rechtstreekse telefoonnummer van de huidige gebruiker zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Medewerkers bij de betreffende gebruiker.
[%gebruiker.email%]Het rechtstreekse e-mailadres van de huidige gebruiker zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Medewerkers bij de betreffende gebruiker.
[%gebruiker.code%]Geeft afkorting van huidige gebruiker.
[%gebruiker.dhr_mevr%]Op basis van geslacht van huidige gebruiker “dhr.”, “mevr.”, “de heer” of “mevrouw”.
[%gebruiker.deheer_mevrouw%]Op basis van geslacht van huidige gebruiker “dhr.”, “mevr.”, “de heer” of “mevrouw”.

Codes voor kantoorgegevens

Uw kantoorgegevens kunt u invullen in het instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.

Deze codes kunt u bijvoorbeeld gebruiken in uw handtekening of in zinnen zoals “U contact telefonisch contact met ons opnemen op [%kantoor.telefoon%]”.

[%kantoor.naam%]Kantoornaam.
[%kantoor.adres%]Kantooradres, straatnaam en huisnummer.
[%kantoor.postcode%]Postcode.
[%kantoor.plaats%]Plaatsnaam.
[%kantoor.telefoon%]Telefoonnummer.
[%kantoor.fax%]Faxnummer.
[%kantoor.email%]E-mailadres.
[%kantoor.website%]Websiteadres..

Deze codes kunt u bijvoorbeeld gebruiken in uw handtekening.

Met vriendelijke groet,

[%gebruiker.naam_zonder_titels%]

[%kantoor.naam%]
[%kantoor.adres%]
[%kantoor.postcode%] [%kantoor.plaats%]

T: [%kantoor.telefoon%]
M: [%gebruiker.telefoon%]
F: [%kantoor.fax%]
E: [%gebruiker.email%]
W: [%kantoor.website%]

E-mails opslaan met Microsoft Outlook invoegtoepassing

Als u gebruikmaakt van Microsoft Outlook 2010 of hoger kunt u ook gebruikmaken van de Urios Outlook invoegtoepassing. Met deze invoegtoepassing (Add-In) kunt u e-mails direct opslaan in de dossiermap van uw cliënt. Bij installatie van deze invoegtoepassing verschijnt een Opslaan in dossiermap-knop rechts bovenin Microsoft Outlook.

Als u in Microsoft Outlook klikt op de knop Opslaan in dossiermap, krijgt u een Urios-scherm te zien met daarin de dossiers en cliënten die gekoppeld zijn aan het e-mailadres van de afzender. De herkenning van dit e-mailadres zorgt er voor dat alleen het dossier dat is gekoppeld aan dit e-mailadres naar voren komt. Zo bent u geen tijd kwijt aan het opzoeken van het dossier. Als u voor één relatie meerdere dossiers heeft, toont hij al deze dossiers.

Staat het dossier dat u zoekt er niet tussen? Dan is het ook mogelijk om alsnog een ander dossier te kiezen. Ook heeft u de mogelijkheid om één e-mail in meerdere dossiermappen op te slaan. De e-mail blijft eveneens in uw mailbox staan. Feitelijk wordt een kopie van uw e-mail als .msg-bestand opgeslagen in de door u gekozen dossiermap. Dit kan ook een submap zijn, bijvoorbeeld ‘E-mails’.

Omdat u e-mails nu in Urios kunt archiveren op dossierniveau, hoeft u dit niet meer in Outlook te doen. Als u dat prettig vindt, kunt u de e-mails ook nog in Outlook in een aparte dossiermap of algemene map zetten, maar dit hoeft niet.

De mails krijgen een standaard naam met daarin datum-tijd-onderwerp van de mail. Indien gewenst kunt u deze naam voordat u de e-mail opslaan nog aanpassen. U krijgt een bevestiging als de mail(s) succesvol is/zijn opgeslagen. Alle opgeslagen e-mails kunt u in Urios terugvinden bij het betreffende dossier onder het tabblad Documenten.

Hoe maak ik de Urios-knop in Outlook zichtbaar?

De Urios “Opslaan in dossiermap”-knop verschijnt automatisch rechts bovenin in de Start-balk in Microsoft Outlook. Het kan voorkomen dat de knop wel zichtbaar is, maar grijs blijft ‘greyed out’ i.p.v. roze, dan is waarschijnlijk Outlook meerdere keren gestart. Het helpt dan om Outlook af te sluiten en opnieuw te starten. Indien de knop helemaal niet zichtbaar is, is de invoegtoepassing (add-in) mogelijk niet geïnstalleerd of niet geactiveerd. Hoe u de knop zichtbaar kunt maken, leest u in het hoofdstuk Installatie en beheer.

Etiketten maken met Microsoft Word

Handig voor bijvoorbeeld uw kerstmailing.

Deze korte handleiding is bedoeld om u stap-voor-stap door de Samenvoeg/Mailmerge functie van Microsoft Word te loodsen. Met deze handleiding kunt u etiketten printen voor alle (of een selectie van uw cliënten).

Een uitgebreidere handleiding vindt u op de website van Microsoft: Mail merge using an Excel spreadsheet

Stap 1: Adressen uit Urios opslaan in een Excel-bestand

  1. Start Urios.
  2. Ga naar het tabblad Relaties.
  3. Gebruik de dataselectie om te selecteren voor wie er adresstikkers gemaakt moeten worden. Mogelijk heeft u een label Kerstkaarten of Mailing aangemaakt waar u handig op kunt selecteren.
  4. Rechts bij de opdrachten ziet u de opdracht Exporteer voor mailing. Kies voor geselecteerde regels (of voor Alle regels als dat de bedoeling is).
  5. Geef het bestand een naam en sla het bestand ergens op uw computer op.

Stap 2: Start Wizard Samenvoegen

  1. Start Microsoft Word.
  2. Ga naar lint Verzendlijsten.
  3. Klik op de knop Afdruk samenvoegen starten.
  4. Kies voor Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen….
  5. Rechts in beeld verschijnt nu het taakvenster “Samenvoegen”. Mocht het taakvenster niet verschijnen. Klik dan met de rechtermuisknop ergens op de werkbalk en selecteer Taakvenster in het menu.
  6. Kies voor het documenttype Etiketten.
  7. Klik onderin op de link Volgende: Begindocument.

Stap 3: Kies etiketformaat

  1. Zorg ervoor dat in het taakvenster gekozen is voor Documentindeling wijzigen.
  2. Klik op de link Labelopties… en selecteer het juiste etiketformaat.
  3. Klik in het scherm Opties op OK.
  4. Klik onderin op de link Volgende: Adressen selecteren.

Stap 4: Inlezen adressen uit Excel-bestand

  1. Zorg ervoor dat in het taakvenster gekozen is voor “Een bestaande lijst gebruiken”.
  2. Klik op de link Bladeren… en zoek het in stap 1 opgeslagen Excel-bestand op.
  3. Mogelijk krijgt u een scherm “Gegevensbestand bevestigen” te zien. Indien dit het geval is. Kies hier voor “MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls)” en klik OK.
  4. Kies bij celbereik Heel werkblad.
  5. U krijgt nu een lijst met geadresseerden te zien. Indien gewenst kunt u hier nog enkele adressen uitvinken. Klik op OK om dit scherm te sluiten.
  6. Klik onderin op de link Volgende: Labels schikken.

Stap 5: Etiket indelen

  1. In deze stap gaan we de locatie van de adresgegevens op etiketten definiëren.
  2. Zie dat de cursor (het knipperende streepje) in het eerste etiket staat.
  3. Klik op de link Meer items…. Dubbelklik in dit scherm op de regels Naam en Adres.
  4. Zorg er nu voor dat de indeling correct is. Dus gebruik de Enter-toets om Adres op een nieuwe regel te zetten.
  5. Klik in het taakvenster op de knop Alle etiketten bijwerken. Hiermee wordt de indeling van het eerste etiket gekopieerd naar alle andere etiketten op het blad.
  6. Klik onderin op de link Volgende: Labelvoorbeeld.

Stap 6: Voorbeeld en adreslijst bewerken

  1. In deze stap krijgt u enkele adressen uit Urios als voorbeeld te zien.
  2. Middels de link Adressenlijst bewerken… kunt u de lijst met geselecteerde adressen wederom wijzigen. Mocht u later de lijst pas definitief willen maken dan is dit een goed punt om het bestand op te slaan.
  3. Klik onderin op de link Volgende: Samenvoeging voltooien.

Stap 7: Samenvoeging voltooien

  1. Om de definitieve etiketten te printen is het handig om deze eerst in een apart document op te slaan. Klik daarom in de laatste stap op de link Afzonderlijke labels bewerken….
  2. Kies voor alle records.
  3. Nu opent Word een nieuw document. Dit document kunt u wijzigen, opslaan en printen zoals u gewend bent.

Epona DMSforLegal

Urios heeft ook een koppeling met DMSforLegal van Epona. Bij gebruik van deze koppeling zijn de (lokale) dossiermappen en submappen niet meer van toepassing. U hoeft dus pagina’s Documentenbeheer > Dossiermappen en Documentenbeheer > Submappen niet in te stellen. Ook de optie in dossiermap op instellingenscherm Documentenbeheer > Declaraties en herinneringen zal geen effect hebben.

Wel kunt u gebruik blijven maken van de Word- en Outlook-sjablonen alsmede de Outlook plugin. De Word-sjablonen maakt u zoals omschreven in hoofdstuk Word-sjablonen maken.

Instellen van koppeling

Om de Epona gaat u naar het instellingenscherm Documentenbeheer > Epona DMSforLegal. Hier vult u het internetadres van uw dossier in uw Sharepoint omgeving in. Deze heeft meestal de vorm https://uwkantoornaam.sharepoint.com/sites/[DOSSIERNUMMER]/Data Urios vult vanzelf het dossiernummer in waar de code [DOSSIERNUMMER] wordt gebruikt. Als u niet weet wat hier in te vullen. Neem dan contact op met Epona.

Kies ook een rommelmap (ook wel tempmap genoemd) in bij “Tijdelijke map voor nieuwe documenten”. Als u vanuit Urios een Word-document maakt wordt deze eerst in deze rommelmap opgeslagen alvorens deze wordt geopend in Microsoft Word. Vanuit Word slaat u het nieuwe document op in Epona DMSforLegal. Urios heeft meta data toegevoegd aan het nieuwe document zodat Epona DMSforLegal weet bij welk dossier dit nieuwe document hoort.

Gebruik van de koppeling

Naast dat het maken van Word-document, e-mails, Word-sjablonen en Outlook-sjablonen niet is gewijzigd kunt u met de koppeling vanuit Urios direct naar uw dossier in Epona. Op het tabblad Dossiers is een opdracht Open dossier in DMSforLegal die de geselecteerde dossiers opent in DMSforLegal. In het scherm “Dossier bewerken” ziet u op het tabje Documenten direct de inhoud van uw DMSforLegal dossier.