Zorgeloos overstappen naar Urios

Stopt uw softwarepakket ermee of bent u niet meer zo tevreden met uw huidige pakket? Dan start uw zoektocht naar een nieuw pakket. Natuurlijk wilt u snel en goed aan de slag kunnen met uw nieuwe pakket en direct verder werken in reeds aangemaakte dossiers. Daarom helpen wij u graag bij een soepele overstap.

Van de meeste pakketten kunnen wij in ieder geval uw dossiers, relaties en tijdregels overzetten naar Urios. Of documentmigratie ook nodig is, is afhankelijk van uw huidige documentopslag.

Wij helpen u met overstappen

Wij helpen u graag met een soepele overgang naar Urios. In vrijwel alle gevallen kunnen we de dossiers, relaties en tijdsregels overzetten. In sommige gevallen geldt dit ook voor declaraties en documenten. Wat de mogelijkheden zijn hangt af van uw huidige pakket en dataopslag.

Wij kunnen data uit de volgende pakketten overzetten naar Urios:

Staat uw huidige pakket er niet tussen? Geen probleem! Wij bespreken graag de mogelijkheden met u.

Datamigratie: eenmalig € 595,-

Wij zetten al uw dossiers, relaties en tijdregels over naar Urios. Zo kunt u snel verder waar u was gebleven. Inclusief proefmigratie.

Zo werkt overstappen naar Urios

Stap 1: voorbereiding
0
Voorbereiding

Inventarisatie: waar staat uw huidige data opgeslagen?

Uw huidige manier van werken is bepalend voor de manier waarop we de datamigratie uitvoeren. Er zijn globaal vier manieren waarop uw data wordt opgeslagen:

  1. Lokaal: uw data en documenten staan opgeslagen op een eigen, lokale, server.
  2. Cloud: uw data en documenten staan opgeslagen in de cloud.
  3. Lokaal/cloud: uw data staat lokaal en uw documenten staan in de cloud.
  4. Online applicatie: uw data staat opgeslagen bij uw huidige provider.

Afhankelijk van waar uw huidige documenten zijn opgeslagen, bepalen we hoe en of documentenmigratie nodig is.

Bekijk welke data we uit uw huidige pakket kunnen overzetten

Staat uw pakket er niet tussen? Geen probleem! Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Toevoeging: wel/niet toevoeging, toevoegingsnummer, datum aanvraag
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, extra rollen, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur, afkortingen
  • Verschotten: wel/niet gedeclareerd

Documentmigratie

Documentmigratie vanuit dit pakket is nodig. Dit is een tijdsintensieve klus die deels handmatig wordt uitgevoerd. Hier komen extra kosten bij kijken á € 595,00 (bovenop de kosten voor de datamigratie). 

Databasemigratie

Ten minste:

  • Dossiers
  • Relaties
  • Tijdregels

Documentmigratie

Documentmigratie vanuit dit pakket is nodig. Dit is een tijdsintensieve klus die deels handmatig wordt uitgevoerd. Hier komen extra kosten bij kijken á € 595,00 (bovenop de kosten voor de datamigratie). 

Benieuwd welke exacte data kan worden overzet van BaseNet naar Urios? Neem contact op via info@urios.nl of 072 512 22 05.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Toevoeging: wel/niet, toevoegingsnummer
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur, afkortingen

Documentmigratie

Geen documentmigratie nodig. Dossiermappen hoeven enkel te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van documentmigratie, maar van verhuizing. Hier komen extra kosten bij kijken á € 95,00 per uur (bovenop de kosten voor de datamigratie). Naar verwachting zijn we hier 2-3 uur mee bezig.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, extra rollen, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur
  • Verschotten: wel/niet gedeclareerd
  • Agenda: agenda-items

Documentmigratie

Geen documentmigratie nodig. Dossiermappen hoeven enkel te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van documentmigratie, maar van verhuizing. Hier komen extra kosten bij kijken á € 95,00 per uur (bovenop de kosten voor de datamigratie). Naar verwachting zijn we hier 2-3 uur mee bezig.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Toevoeging: wel/niet, toevoegingsnummer, datum aanvraag
  • Categorieën: categorienaam (rechtsgebied)
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, extra rollen, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur, tijdschrijfgroepen
  • Verschotten: wel/niet gedeclareerd
  • Agenda: agenda-items

Documentmigratie

Geen documentmigratie nodig. Dossiermappen hoeven enkel te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van documentmigratie, maar van verhuizing. Hier komen extra kosten bij kijken á € 95,00 per uur (bovenop de kosten voor de datamigratie). Naar verwachting zijn we hier 2-3 uur mee bezig.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Toevoeging: wel/niet, toevoegingsnummer, datum aanvraag
  • Categorieën: categorienaam (rechtsgebied)
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, extra rollen, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur, tijdschrijfgroepen
  • Verschotten: wel/niet gedeclareerd
  • Agenda: agenda-items

Documentmigratie

Geen documentmigratie nodig. Dossiermappen hoeven enkel te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van documentmigratie, maar van verhuizing. Hier komen extra kosten bij kijken á € 95,00 per uur (bovenop de kosten voor de datamigratie). Naar verwachting zijn we hier 2-3 uur mee bezig.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, dossiereigenaar, tariefgroep
  • Relaties: NAW-gegevens
  • Partijen: cliënten, percentages
  • Activiteiten: factor, tijdsduur

Documentmigratie

Documentmigratie vanuit dit pakket is nodig. Dit is een tijdsintensieve klus die deels handmatig wordt uitgevoerd. Hier komen extra kosten bij kijken á € 595,00 (bovenop de kosten voor de datamigratie). 

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Toevoeging: wel/niet, toevoegingsnummer, datum aanvraag
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, extra rollen, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur
  • Verschotten: wel/niet gedeclareerd
  • Agenda: agenda-items

Documentmigratie

Geen documentmigratie nodig. Dossiermappen hoeven enkel te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van documentmigratie, maar van verhuizing. Hier komen extra kosten bij kijken á € 95,00 per uur (bovenop de kosten voor de datamigratie). Naar verwachting zijn we hier 2-3 uur mee bezig.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, dossiereigenaar, tariefgroep
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur, afkortingen

Documentmigratie

Legal Sense biedt zelf geen DMS functionaliteiten in hun eigen pakket. Zij bieden DMSforLegal aan als DMS systeem, opgetuigd in een Sharepointomgeving. Urios kan ook koppelen met DMSforLegal van Epona. Daarom is er in het geval van een overstap van Legal Sense naar Urios geen volledige documentmigratie nodig, zoals bij andere webapplicaties wel het geval is. In plaats daarvan is het alleen noodzakelijk om DMSforLegal te koppelen aan Urios.  Dit is service van het huis en hier zijn voor u geen extra kosten aan verbonden. Het kan zijn dat DMSforLegal wijzigingen moet doorvoeren in uw omgeving, dit kunt u bij Epona navragen. 

Databasemigratie

Ten minste:

  • Dossiers
  • Relaties
  • Tijdregels

Documentmigratie

Documentmigratie vanuit dit pakket is nodig. Dit is een tijdsintensieve klus die deels handmatig wordt uitgevoerd. Hier komen extra kosten bij kijken á € 595,00 (bovenop de kosten voor de datamigratie). 

Benieuwd welke exacte data kan worden overzet van BaseNet naar Urios? Neem contact op via info@urios.nl of 072 512 22 05.

Databasemigratie

Ten minste:

  • Dossiers
  • Relaties
  • Tijdregels

Zeer waarschijnlijk is er meer van uw data wat overgezet kan worden naar een Urios database, maar om hier meer over te kunnen zeggen is het nodig om eerst deze date te zien. Bent u benieuwd welke data exact kan worden overzet van Stichting Advocaten Software (SAS) naar Urios? Neem contact op via info@urios.nl of 072 512 22 05.

Benieuwd wat Urios allemaal kan? Neem direct een kijkje.

Heeft u al een huisstijl-sjabloon?

Urios biedt een ruim assortiment gratis sjablonen voor het professioneel opmaken van uw declaraties, specificaties en herinneringen. U kunt bijvoorbeeld kiezen uit verschillende lettertypes en volgorde van informatie.

Heeft u al een huisstijl-sjabloon? Dan kunt u deze eenvoudig zelf toevoegen aan Urios.

Heeft u nog geen huisstijl-sjabloon of heeft u hele specifieke wensen voor de opmaak van uw sjabloon? Dan kunnen wij een sjabloon op maat voor u maken. Hiervoor hebben wij uw logo en enkele voorbeeldsjablonen nodig.

Huisstijlservice: eenmalig € 95,-

Bevat een declaratie-, specificatie- en herinneringsjabloon met uw eigen logo, lettertype en lay-out.

Stap 2: datamigratie
0
Datamigratie

Binnen één werkdag weer operationeel

Voor de migratie van data en eventueel documenten reserveren we één werkdag. De dagen daarna is het mogelijk dat we nog wat kleine afrondende werkzaamheden doen.

Voor een soepele datamigratie hebben wij nodig:

  • Een back-up van de database van uw oude pakket
  • De gewenste opslaglocatie van data uit Urios
  • De gewenste (sub)mappenstructuur van uw dossiers uit Urios
  • Toegang tot de locatie waarop de database en eventueel dossiermappen moeten komen te te staan

Het is niet noodzakelijk dat er die dag fysiek iemand aanwezig is op kantoor. Zodra de migratie is afgerond krijgt u bericht van ons.

Heeft u een vraag? Neem vrijblijvend contact met ons op. Graag zelfs!

Stap 3: starten met Urios
0
Starten met Urios

Start direct met tijdschrijven

Als de datamigratie is afgerond kunt u direct beginnen met tijdschrijven in Urios. Natuurlijk wilt u dat Urios helemaal is ingericht op de werkwijze van uw kantoor. Hiervoor kunt u in het instellingenscherm uw voorkeuren vastleggen. 

Het instellen van Urios kunt u zelf doen met behulp van onze gedetailleerde handleiding of met behulp van een van onze medewerkers. In het laatste geval maken wij u tijdens een praktische workshop wegwijs in Urios. Dit kan online of op locatie. Een korte, specifieke vraag tussendoor? Daarvoor mag u uiteraard altijd kosteloos onze helpdesk bellen!

Workshop (optioneel): eenmalig € 379,-

Een vliegende start maken met Urios? Tijdens onze praktische workshop op maat ontdekt u snel hoe Urios u direct helpt met tijd besparen.

Praktische informatie

Proefmigratie

Ter voorbereiding van de echte datamigratie voeren we altijd een proefmigratie uit. Zo weten we zeker dat alle data op de correcte manier wordt uitgelezen in Urios. Het resultaat van deze proefmigratie nemen we met u door, zodat u de overgezette data zelf kunt controleren.

Kosten

De kosten van de proefmigratie zijn verwerkt in de datamigratie. Als uw kantoor een proefmigratie wil uitvoeren alvorens een beslissing te nemen, rekenen we 50% van de kosten van de complete migratie. Deze kosten vervallen als uw kantoor alsnog voor Urios kiest.

Datamigratie

Voor de definitieve datamigratie reserveren wij een hele werkdag. Hierbij zorgen we ervoor dat we altijd één aanspreekpunt hebben voor uw kantoor die deze dag de hele dag beschikbaar is. Het is prettig als uw IT-partij die dag goed bereikbaar is voor eventuele toegangsvereisten en vragen vanuit onze kant.

De datum voor datamigratie bepalen we uiteraard in overleg met uw kantoor.

Kosten

De kosten voor de definitieve migratie bedragen € 595,-. Voor weekend- of feestdagen is een toeslag van 50% van toepassing.

Facturatie

Wij factureren de totale kosten van een datamigratie – met eventuele kosten voor de huisstijlservice, Word-sjablonen en workshop – achteraf, tegelijkertijd met de licenties die een jaar vooruit worden gefactureerd.

Overstappen naar Urios?

Ontdek zelf hoe eenvoudig dossiers aanmaken, declareren en tijdschrijven is met Urios. Met onze proeflicentie krijgt u toegang tot alle functionaliteiten die Urios biedt. Probeer het nu 30 dagen gratis.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Veelgestelde vragen

Bij een migratie zoveel mogelijk gegevens of bestanden uit uw huidige/oude softwarepakket naar Urios verhuisd. Dit kan data uit het pakket zelf zijn (zoals dossiers en tijdregels), maar ook documenten. 

Bij Urios spreken we globaal over 3 soorten migraties: datamigratie, documentmigratie en e-mailmigratie. De eerste is altijd mogelijk. De andere twee zijn afhankelijk van een aantal factoren. Wij bekijken graag de mogelijkheden met u.

Onder datamigratie verstaan we het overzetten van de data uit uw oude pakket naar Urios. Dit zijn ten minste uw tijdregels, relaties en dossiers.

Documentmigratie is het overzetten van documenten van uw huidige opslagomgeving naar uw nieuwe omgeving. Of dit nodig is hangt af van uw huidige werkwijze en locatieopslag.

Wanneer is het meestal wel nodig?

Als u eerder werkte met een online applicatie zoals Legalsense, BaseNet, Kleos of Advocaat Centraal, is een documentmigratie vrijwel altijd nodig. 

Wanneer is het meestal niet nodig?
Als u werkte met LegalEagle, CCLaw, Fidura of Cicero dan hoeven de dossiermappen meestal alleen te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van een volledige documentmigratie, alleen een verhuizing. 

Ook als u al met een cloud drive (bijv. SharePoint, OneDrive en Google Drive) werkt waarop uw documenten staan opgeslagen is geen migratie nodig. In dit geval hoeven wij alleen de koppeling met de cloud drive te maken.

E-mailmigratie is het migreren van uw e-mailberichten en/of het verhuizen van uw gehele, in de meeste gevallen, Office 365 account. Dit is iets wat volledig buiten de migraties van een database of documenten en Urios niet voor u kan verzorgen.

Uw huidige systeembeheerder of cloud provider is de aangewezen persoon om hierover mee in gesprek te gaan. Zij kunnen u adviseren of migratie hiervan noodzakelijk is of dat er andere opties zijn.

Verreweg de meeste kantoren werken met Outlook, veelal in combinatie met Office 365. Urios biedt zelf geen e-mail diensten aan, maar wel een koppeling (Add-in) met Outlook. Hiermee kunt u eenvoudig een kopie van ingekomen en uitgaande e-mailberichten opslaan in uw dossiers.

In het kort is een database de plek waar alle informatie uit uw softwarepakket wordt opgeslagen. Denk hierbij aan dossiernamen, dossiernummers, relaties, tijdregels en tariefbeleid. Documenten vallen hier niet onder.

Een meer technische uitleg

Meerdere records samen vormen de informatie in de database zoals o.a. de dossiernummers en namen, de ingevoerde partijen, uw tijdregels, de declaraties maar ook de definitie van uw tariefbeleid, status van het dossier en alle overige instellingen. De verschillende onderdelen bestaan uit meerdere records en vormen samen de hele structuur van de database. Een groot deel van deze informatie kunnen wij migreren naar een Urios database, maar een deel helaas ook niet.

Wat wij altijd kunnen migreren zijn de dossiernamen en nummers, uw relaties en alle tijdregels. Declaraties en herinneringen kunnen bijna nooit overgezet worden. Daarom wordt in de praktijk vaak het oude pakket nog enkele maanden ernaast gehouden om hierin het debiteurenbeheer af te wikkelen.

Lees meer over de Urios Cloud Database

Een cloud drive is een centrale opslaglocatie waarop uw documenten en andere bestanden kunnen worden opgeslagen. Het grootste voordeel van een cloud drive is dat u locatieonafhankelijk kunt werken en dus altijd en overal toegang heeft tot uw documenten. Uiteraard in een goed beveiligde omgeving.

Lees meer over de Urios Cloud Drive