Zorgeloos overstappen naar Urios

Stopt uw softwarepakket ermee of bent u niet meer zo tevreden met uw huidige pakket? Dan gaat de zoektocht naar een alternatief van start. Eén van de criteria bij het selecteren van een nieuw systeem is de mogelijkheid om uw bestaande data mee te nemen. Daarna wilt u natuurlijk weer snel en goed aan de slag kunnen met uw nieuwe pakket. Daarom helpen wij u graag bij een soepele overstap.

Van vrijwel alle pakketten kunnen wij in ieder geval uw dossiergegevens, de relaties en de tijdregels overzetten naar Urios. Of een documentmigratie ook nodig is, is afhankelijk van uw huidige documentopslag en de toekomstige keuzes die u maakt.

Kent u Urios nog niet en bent u benieuwd of Urios iets voor u is? 

Wij helpen u met overstappen

Om zoveel mogelijk gegevens uit uw eerdere pakket naar Urios te kunnen overzetten, zullen wij een datamigratie moeten uitvoeren. Wat we precies kunnen overzetten hangt af van uw eerdere pakket en de invoer. Wij kunnen in ieder geval altijd de dossiergegevens (dossiernaam en nummer), de relatiegegevens en de tijdregels overzetten. Declaraties kunnen helaas nooit worden gemigreerd (behalve voor Legal Eagle-overstappers tegen een meerprijs van € 100,-). 

Onderstaand kunt u per softwarepakket zien wat wij voor u kunnen migreren. De pakketten die worden genoemd zijn pakketten waar wij in de loop der jaren ervaring mee hebben opgedaan. Staat het pakket dat u gebruikt er niet tussen? Neemt u dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. 

Bekijk welke data we uit uw huidige pakket kunnen overzetten

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Toevoeging: wel/niet toevoeging, toevoegingsnummer, datum aanvraag
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, extra rollen, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur, afkortingen
  • Verschotten: wel/niet gedeclareerd

Documentmigratie

Documentmigratie vanuit dit pakket is niet nodig. Wel moeten de bestaande dossiermappen worden verplaatst en opnieuw worden gekoppeld aan Urios. Deze werkzaamheden worden voor u uitgevoerd tegen een tarief van € 95,- per uur. Facturatie geschied achteraf. Deze kosten komen bovenop de kosten van de datamigratie. 

Meer informatie omtrent overstappen vanuit AdvocaatCentraal

Databasemigratie

Ten minste:

  • Dossiers
  • Relaties
  • Tijdregels

Documentmigratie

Documentmigratie vanuit dit pakket is nodig. Dit is een tijdsintensieve klus die voor een zeer groot deel handmatig moet worden uitgevoerd. De kosten voor deze documentmigratie bedragen eveneens € 595,-  en komen bovenop de kosten voor de datamigratie. 

Benieuwd welke exacte data kan worden overzet van BaseNet naar Urios? Neem contact op via info@urios.nl of 072 512 22 05.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Toevoeging: wel/niet, toevoegingsnummer
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur, afkortingen

Documentmigratie

Geen documentmigratie nodig. Dossiermappen hoeven enkel te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van documentmigratie, maar van verhuizing. Hier komen extra kosten bij kijken á € 95,- per uur (bovenop de kosten voor de datamigratie). Naar verwachting zijn we hier 2-3 uur mee bezig.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, extra rollen, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur
  • Verschotten: wel/niet gedeclareerd
  • Agenda: agenda-items

Documentmigratie

Geen documentmigratie nodig. Dossiermappen hoeven enkel te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van documentmigratie, maar van verhuizing. Hier komen extra kosten bij kijken á € 95,- per uur (bovenop de kosten voor de datamigratie). Naar verwachting zijn we hier 2-3 uur mee bezig.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Toevoeging: wel/niet, toevoegingsnummer, datum aanvraag
  • Categorieën: categorienaam (rechtsgebied)
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, extra rollen, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur, tijdschrijfgroepen
  • Verschotten: wel/niet gedeclareerd
  • Agenda: agenda-items

Documentmigratie

Geen documentmigratie nodig. Dossiermappen hoeven enkel te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van documentmigratie, maar van verhuizing. Hier komen extra kosten bij kijken á € 95,- per uur (bovenop de kosten voor de datamigratie). Naar verwachting zijn we hier 2-3 uur mee bezig.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Toevoeging: wel/niet, toevoegingsnummer, datum aanvraag
  • Categorieën: categorienaam (rechtsgebied)
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, extra rollen, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur, tijdschrijfgroepen
  • Verschotten: wel/niet gedeclareerd
  • Agenda: agenda-items

Documentmigratie

Geen documentmigratie nodig. Dossiermappen hoeven enkel te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van documentmigratie, maar van verhuizing. Hier komen extra kosten bij kijken á € 95,- per uur (bovenop de kosten voor de datamigratie). Naar verwachting zijn we hier 2-3 uur mee bezig.

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, dossiereigenaar, tariefgroep
  • Relaties: NAW-gegevens
  • Partijen: cliënten, percentages
  • Activiteiten: factor, tijdsduur

Documentmigratie

Documentmigratie vanuit dit pakket is nodig. Dit is een tijdsintensieve klus die voor een zeer groot deel handmatig moet worden uitgevoerd. De kosten voor deze documentmigratie bedragen eveneens € 595,-  en komen bovenop de kosten voor de datamigratie. 

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, archiefnummer, dossiereigenaar, tariefgroep, fase
  • Toevoeging: wel/niet, toevoegingsnummer, datum aanvraag
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, wederpartij, overige relaties, extra rollen, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur
  • Verschotten: wel/niet gedeclareerd
  • Agenda: agenda-items

Documentmigratie

Geen documentmigratie nodig. Dossiermappen hoeven enkel te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van documentmigratie, maar van verhuizing. Hier komen extra kosten bij kijken á € 95,- per uur (bovenop de kosten voor de datamigratie). Naar verwachting zijn we hier 2-3 uur mee bezig.

Meer informatie omtrent overstappen vanuit Legal Eagle

Databasemigratie

  • Medewerkers: verkorte naam, volledige naam
  • Tariefbeleid: naam, tarief
  • Dossiers: dossiernummer, dossiernaam, dossiereigenaar, tariefgroep
  • Relaties: NAW-gegevens, contactinformatie
  • Partijen: cliënten, percentages
  • Activiteiten: wel/niet gedeclareerd, factor, tijdsduur, afkortingen

Documentmigratie

Legal Sense biedt zelf geen DMS functionaliteiten in hun eigen pakket. Zij bieden DMSforLegal aan als DMS systeem, opgetuigd in een Sharepointomgeving. Urios kan ook koppelen met DMSforLegal van Epona. Daarom is er in het geval van een overstap van Legal Sense naar Urios geen volledige documentmigratie nodig, zoals bij andere webapplicaties wel het geval is. In plaats daarvan is het alleen noodzakelijk om DMSforLegal te koppelen aan Urios.  Dit is service van het huis en hier zijn voor u geen extra kosten aan verbonden. Het kan zijn dat DMSforLegal wijzigingen moet doorvoeren in uw omgeving, dit kunt u bij Epona navragen. 

Databasemigratie

Ten minste:

  • Dossiers
  • Relaties
  • Tijdregels

Documentmigratie

Documentmigratie vanuit dit pakket is nodig. Dit is een tijdsintensieve klus die voor een zeer groot deel handmatig moet worden uitgevoerd. De kosten voor deze documentmigratie bedragen eveneens € 595,-  en komen bovenop de kosten voor de datamigratie. 

Benieuwd welke exacte data kan worden overzet van BaseNet naar Urios? Neem contact op via info@urios.nl of 072 512 22 05.

Databasemigratie

Ten minste:

  • Dossiers
  • Relaties
  • Tijdregels

Zeer waarschijnlijk is er meer van uw data wat overgezet kan worden naar een Urios database, maar om hier meer over te kunnen zeggen is het nodig om eerst deze date te zien. Bent u benieuwd welke data exact kan worden overzet van Stichting Advocaten Software (SAS) naar Urios? Neem contact op via info@urios.nl of 072 512 22 05.

Zo werkt overstappen naar Urios

Stap 1: voorbereiding
0
Voorbereiding

Inventarisatie: waar staat uw huidige data opgeslagen?

Uw huidige manier van werken is bepalend voor de manier waarop we de datamigratie uitvoeren. Er zijn globaal vier manieren waarop uw data wordt opgeslagen:

  1. Lokaal: uw data en documenten staan opgeslagen op een eigen, lokale, server.
  2. Cloud: uw data en documenten staan opgeslagen in de cloud.
  3. Lokaal/cloud: uw data staat lokaal en uw documenten staan in de cloud.
  4. Online applicatie: uw data staat opgeslagen bij uw huidige provider.

Afhankelijk van waar uw huidige documenten zijn opgeslagen, bepalen we hoe en of documentenmigratie nodig is. Onderdeel van de inventarisatie is ook om te achterhalen wie er toegang heeft tot uw data, dan wel hoe wij toegang kunnen krijgen hiertoe. Dit gaat vrijwel altijd in samenwerking met uw IT-partij. 

Heeft u al een huisstijl-sjabloon?

Urios biedt een ruim assortiment gratis sjablonen voor het professioneel opmaken van uw declaraties, specificaties en herinneringen. U kunt kiezen uit verschillende lettertypes en diverse lay-outs. 

Heeft u uw eigen briefpapier met logo in een goede kwaliteit als pdf en past één van de Urios lay-outs goed op uw briefpapier? Dan kunt u dit briefpapier toevoegen aan Urios. Huisstijlservice is dan niet nodig.  

Heeft u nog geen huisstijl-sjabloon of heeft u hele specifieke wensen voor de opmaak hiervan? Dan kunnen wij een sjabloon op maat voor u maken. Hiervoor hebben wij uw logo en enkele voorbeeldsjablonen nodig.

Huisstijlservice: eenmalig € 95,-

Bevat een declaratie-, specificatie- en herinneringsjabloon met uw eigen logo, lettertype en lay-out.

Stap 2: datamigratie
0
Datamigratie

Binnen één werkdag weer operationeel

Voor de migratie van data en eventueel documenten reserveren we één werkdag. De dagen kunnen er mogelijk nog wat kleine afrondende werkzaamheden plaatsvinden. 

Voor een soepele datamigratie hebben wij nodig:

  • Een back-up van de database van uw oude pakket
  • De gewenste opslaglocatie van data in Urios
  • De gewenste (sub)mappenstructuur van uw dossiers in Urios
  • Toegang tot de locatie waarop de database en eventueel dossiermappen moeten komen te te staan

Het is niet noodzakelijk dat er die dag fysiek iemand aanwezig is op kantoor. Zodra de migratie is afgerond krijgt u bericht van ons.

Heeft u een vraag? Neem vrijblijvend contact met ons op. Graag zelfs!

Stap 3: starten met Urios
0
Starten met Urios

Start direct met tijdschrijven

Als de datamigratie is afgerond kunt u direct beginnen met tijdschrijven in Urios op uw bestaande dossiers en er kan gestart worden met het inrichten van Urios naar de werkwijze van uw  kantoor. Hiervoor kunt u in het instellingenscherm uw voorkeuren vastleggen. 

Het instellen van Urios kunt u zelf doen met behulp van onze gedetailleerde handleiding of met behulp van een van onze medewerkers. In het laatste geval maken wij u tijdens een praktische workshop wegwijs in Urios. Dit kan online of op locatie. Een korte, specifieke vraag tussendoor? Daarvoor mag u uiteraard altijd kosteloos onze helpdesk bellen!

Workshop op locatie: eenmalig € 379,-

Een vliegende start maken met Urios? Tijdens onze praktische workshop op maat ontdekt u snel hoe Urios u direct helpt met tijd besparen.

Praktische informatie

Proefmigratie

Ter voorbereiding van de echte datamigratie voeren we altijd een proefmigratie uit. Zo weten we zeker dat alle data op de correcte manier wordt uitgelezen in Urios. Het resultaat van deze proefmigratie nemen we met u door, zodat u de overgezette data zelf kunt controleren.

Kosten

De kosten van de proefmigratie zijn verwerkt in de datamigratie. Als uw kantoor een proefmigratie wil uitvoeren alvorens een beslissing te nemen, rekenen we 50% van de kosten van de complete migratie. Deze kosten vervallen als uw kantoor alsnog voor Urios kiest.

Datamigratie

Voor de definitieve datamigratie reserveren wij een hele werkdag. Hierbij zorgen we ervoor dat u altijd één aanspreekpunt heeft die gedurende deze dag beschikbaar is. Het is prettig als uw IT-partij die dag goed bereikbaar is voor eventuele toegangsvereisten en vragen vanuit onze kant.

De datum voor datamigratie bepalen we uiteraard in overleg met uw kantoor.

Kosten

De kosten voor de definitieve migratie bedragen € 595,-. Voor avonden, weekend- of feestdagen is een toeslag van 50% van toepassing.

Facturatie

Wij factureren de totale kosten van een migratie – met eventuele kosten voor de huisstijlservice, Word-sjablonen en workshop – achteraf, tegelijkertijd met de licenties die een jaar vooruit worden gefactureerd.

Veelgestelde vragen

Met het uitvoeren van een migratie wordt er zoveel mogelijk informatie uit uw huidige/oude softwarepakket naar Urios verhuisd. Deze informatie kan bestaan uit data uit het pakket zelf, zoals dossiernummers, tijdregels of het nummer van een Toevoeging, maar kan ook bestaan uit bestanden zoals Word documenten, pdf bestanden of opslagen e-mails.  

Bij Urios spreken we globaal over 3 soorten migraties: datamigratie, documentmigratie en e-mailmigratie. De eerste is altijd mogelijk. De andere twee zijn afhankelijk van een aantal factoren. Wij bekijken graag de mogelijkheden met u.

Onder datamigratie verstaan we het overzetten van de data uit de database van uw oude pakket naar Urios. Dit zijn ten minste uw tijdregels, relaties en dossiergegevens. Eventuele documenten of andere bestanden staan hier los van. 

Een documentmigratie is het overzetten van de documenten vanuit uw huidige opslagomgeving naar uw nieuwe omgeving. Of dit nodig is hangt af van uw huidige werkwijze en locatieopslag.

Wanneer is het meestal wel nodig?

Als u eerder werkte met een online applicatie zoals Legalsense, BaseNet, Kleos of Advocaat Centraal, is een documentmigratie vrijwel altijd nodig. 

Wanneer is het meestal niet nodig?
Als u werkte met LegalEagle, CCLaw, Fidura of Cicero dan hoeven de dossiermappen meestal alleen te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van een volledige documentmigratie, alleen een verhuizing. 

Ook als u al met een cloud drive (bijv. SharePoint, OneDrive en Google Drive) werkt waarop uw documenten staan opgeslagen is geen migratie nodig. In dit geval hoeven wij alleen de koppeling met de cloud drive te maken.

E-mailmigratie is het migreren van uw e-mailberichten en/of het verhuizen van uw gehele, in de meeste gevallen, Office 365 account. Dit is iets wat volledig buiten de migraties van een database of documenten valt en Urios niet voor u kan verzorgen.

Uw huidige systeembeheerder of cloud provider is de aangewezen persoon om hierover mee in gesprek te gaan. Zij kunnen u adviseren of migratie hiervan noodzakelijk is of dat er andere opties zijn.

Verreweg de meeste kantoren werken met Outlook, veelal in combinatie met Office 365. Urios biedt zelf geen e-mail diensten aan, maar wel een koppeling (Add-in) met Outlook. Hiermee kunt u eenvoudig een kopie van ingekomen en uitgaande e-mailberichten opslaan in uw dossiers.

In het kort is een database de plek waar alle informatie uit uw softwarepakket wordt opgeslagen. Denk hierbij aan dossiernamen, dossiernummers, relaties, tijdregels en tariefbeleid. Documenten vallen hier niet onder.

Een meer technische uitleg

Meerdere records samen vormen de informatie in de database zoals o.a. de dossiernummers en namen, de ingevoerde partijen, uw tijdregels, de declaraties maar ook de definitie van uw tariefbeleid, status van het dossier en alle overige instellingen. De verschillende onderdelen bestaan uit meerdere records en vormen samen de hele structuur van de database. Een groot deel van deze informatie kunnen wij migreren naar een Urios database, maar een deel helaas ook niet.

Wat wij altijd kunnen migreren zijn de dossiernamen en nummers, uw relaties en alle tijdregels. Declaraties en herinneringen kunnen bijna nooit overgezet worden. Daarom wordt in de praktijk vaak het oude pakket nog enkele maanden ernaast gehouden om hierin het debiteurenbeheer af te wikkelen.

Lees meer over de Urios Cloud Database

Een cloud drive is een centrale opslaglocatie waarop uw documenten en andere bestanden kunnen worden opgeslagen. Het grootste voordeel van een cloud drive is dat u locatieonafhankelijk kunt werken en dus altijd en overal toegang heeft tot uw documenten. Uiteraard in een goed beveiligde omgeving.

Lees meer over de Urios Cloud Drive

Vragen omtrent overstappen naar Urios?

Laat een terugbelverzoek achter. Dan nemen wij vrijblijvend contact met u op om u vragen omtrent overstappen te beantwoorden.
Neemt u liever zelf contact met ons op? Bel ons op 072 512 22 05.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.