Wat zijn de voorwaarden voor een creditfactuur?

Let op: wij zijn geen accountants. Als u zeker wilt weten of u een bepaalde factuur moet crediteren, neem dan contact op met uw accountant.

Wel of geen creditfactuur maken? Ieder advocatenkantoor gaat er anders mee om. Er zijn echter wel vaste regels voor het maken van een creditfactuur. Het zou zonde zijn als u inkomsten mist, omdat u bijvoorbeeld te veel btw heeft afgedragen zonder dit te corrigeren. Of per abuis dubbel btw heeft afgedragen.

Maar wanneer mag u dan wel crediteren? En hoe gaat u om met oninbare declaraties? In de Wijziging van het besluit administratieve verplichtingen, BLKB2017/7366, wordt hierop verder ingegaan. Wij hebben deze ‘regels’ zo beknopt en duidelijk mogelijk voor u op een rijtje gezet.

Bent u Urios-gebruiker en heeft u een vraag over het wel of niet crediteren van een factuur? Neem gerust contact met ons op via 072 512 22 05.

Situaties waarin u een creditfactuur maakt

Er doen zich enkele situaties voor waarin het verplicht is een creditfactuur te maken:

  1. U heeft een foutief btw-percentage gefactureerd
  2. Er staan onjuiste contactgegevens op de factuur
  3. Er staat een onjuist btw-nummer op de factuur

1. U heeft een foutief btw-percentage gefactureerd

Als u als advocaat uw cliënt een factuur heeft gestuurd waarop u per abuis een onjuist btw-bedrag heeft vermeld, mag u een creditfactuur maken.

Het kan bijvoorbeeld zijn dat u 21% btw heeft gerekend, terwijl dit onbelast moest zijn. Of dat de btw verlegd moest worden of er zelfs helemaal geen btw gerekend moest worden.

Levert u diensten aan particulieren of bedrijven uit het Verenigd Koninkrijk bij? Dan dient u – sinds de Brexit – de btw niet meer te verleggen, maar helemaal geen btw te rekenen.

2. Er staan onjuiste contactgegevens op de factuur

Staat er een verkeerde naam op de factuur? Of klopt het fysieke of elektronische afleveradres op de factuur niet? Dan moet u de factuur crediteren. Corrigeer de foutieve gegevens en maak vervolgens een nieuwe factuur.

3. Er staat een onjuist btw-nummer op de factuur

Is uw eigen btw-nummer gewijzigd, maar heeft u dit per abuis nog niet doorgevoerd op uw facturen? Of klopt het btw-nummer van uw cliënt niet? (belangrijk als u de btw verlegt). Dan moet u de factuur crediteren. Corrigeer het foutieve btw-nummer en maak vervolgens een nieuwe factuur.

Voorwaarden voor een creditfactuur

Alleen noemen dat u de factuur crediteert is niet voldoende. Een creditfactuur voldoet aan dezelfde voorwaarden als elke factuur:

  1. Het moet duidelijk zijn dat het om een creditfactuur gaat
  2. Moet verwijzen naar de oorspronkelijke factuur
  3. Factuur en creditfactuur moeten gelinkt zijn
  4. Moet aan de cliënt worden uitgereikt
  5. Moet voldoen aan standaard factuurvereisten

1. Het moet duidelijk zijn dat het om een creditfactuur gaat

Bij een creditfactuur adviseren wij duidelijk te vermelden dat het document een creditfactuur is. Dit doet u simpelweg door het woord ‘creditfactuur’, of een synoniem hiervan, op het document te vermelden. Zo is voor zowel de cliënt als voor uw eigen administratie duidelijk dat het om een creditfactuur gaat.

In Urios kunt u instellen dat het woord ‘creditfactuur’ altijd wordt vermeld op een creditdeclaratie.

Ga hiervoor naar Instellingen wijzigen > Declaraties > Kopteksten. Vul bij ‘Koptekst credit declaratie’ het woord ‘Creditfactuur’ in.

2. Moet verwijzen naar de oorspronkelijke factuur

De creditfactuur moet verwijzen naar de eerder uitgestuurde debetfactuur. Dit doet u door het oorspronkelijke factuurnummer op de creditfactuur te vermelden.

In Urios kunt u het factuurnummer toevoegen aan de standaardtekst van een creditdeclaratie met de code [%declaratie.debetnummer%].

Deze standaardtekst kunt u aanpassen via Instellingen wijzigen > Declaraties > Standaard teksten > Standaard inleidende zin voor op CREDIT declaraties.

4. Moet aan de cliënt worden uitgereikt

Alleen voor uw eigen administratie een creditfactuur maken is vaak niet voldoende. Soms kan uw cliënt namelijk de btw in aftrek brengen bij de belasting; dit moet wel het juiste percentage zijn, zodat hij niet te veel of juist te weinig belastingvoordeel heeft. U mag de creditfactuur uitreiken als bijlage per mail of als kopie per post.

Voorbeeld: u heeft te veel btw in rekening gebracht

Stel: u factureert aan een zakelijke cliënt. U heeft 21% btw in rekening gebracht over het verschuldigde bedrag – zeg: € 1000,00 – waarover u geen btw had moeten rekenen. Dit betekent dat de cliënt € 210,00 teveel zou moeten betalen.

U maakt een creditfactuur en vervolgens een nieuwe factuur waarop u de 21% (€ 210,00) niet in rekening brengt. Als u de creditfactuur niet aan de cliënt uitreikt, kan uw cliënt de foutieve factuur bij de Belastingdienst indienen, waardoor hij deze € 210,00 kan terugvragen. Er komt zo een verschil, tekort, bij de Belastingdienst.

Daarnaast lijkt het anders alsof u de € 210,00 wel heeft ontvangen en zou u ook teveel aan de Belastingdienst moeten afdragen.

5. Moet voldoen aan standaard factuurvereisten

Een creditfactuur moet voldoen aan dezelfde eisen als een normale factuur. Dit betekent dat onder andere de volgende gegevens moeten worden opgenomen op de de creditfactuur:

  1. Naam en adresgegevens zoals u bent ingeschreven bij de KvK; 
  2. Naam en adresgegevens van uw cliënt;
  3. Uw btw-nummer;
  4. De periode waarin de werkzaamheden zijn verricht. Dit kunt u opnemen in de inleidende zin op uw factuur;
  5. Welke werkzaamheden u heeft verricht. Dit kunt u opnemen in de inleidende tekst of op de specificatie;
  6. De prijs exclusief btw;
  7. Het btw-tarief (bijv. hoog of 21%);
  8. Het btw-bedrag;
  9. De prijs inclusief btw.

Zie Art. 35a OB voor de oorspronkelijke wetsomschrijving.

Als u alles correct heeft ingevoerd in Urios worden deze gegevens automatisch uitgelezen op de factuur.

Voorbeeld van een creditfactuur

Oninbare declaraties en een creditfactuur

Dit gedeelte is alleen van toepassing op declaraties volgens het factuurstelsel. Maakt u gebruik van het kasstelstel? Dan is dit gedeelte niet van toepassing op uw administratie.

Bij oninbare declaratie mag er geen creditfactuur gemaakt worden. Als uw cliënt niet betaalt, heeft u de verschuldigde btw vaak al afgedragen aan de Belastingdienst. De btw is namelijk verschuldigd in het tijdvak waarin de factuur is uitgereikt.

Deze btw kunt u een jaar na het verstrijken van het uiterste betaaltermijn terugvragen in de btw-aangifte. Dit kan niet binnen dit jaar, omdat u dan het risico loopt de btw in uw eigen btw-aangifte in aftrek te brengen. Hierdoor dreigt een verlies van belastinginkomsten als de Belastingdienst de btw aan u terugbetaalt.

Een creditfactuur maken in Urios

Het maken van een creditfactuur in Urios doet u net zo eenvoudig als het maken van een declaratie.

  1. Ga naar Declaraties maken > Declaratie(s) crediteren.
  2. Zoek hier de declaratie die u wilt crediteren door het declaratienummer of de debiteurnaam in het zoekvenster te typen. U kunt ook scrollen, maar dit neemt vaak meer tijd in beslag.
  3. Selecteer de declaratie(s) die u wilt crediteren en klik op OK.
  4. Urios genereert nu de creditdeclaratie(s), zoals deze in de administratie komen. Wilt u nog wat wijzigen? Dan kan dit, net als bij een gewone declaratie, via de knop Bewerken.
  5. Klopt alles? Dan klikt u op Definitief maken. Afhankelijk van de facturatiemethode ontvangt uw cliënt de creditdeclaratie in zijn inbox of komt de creditdeclaratie uit de printer rollen.

Verschil tussen declaratie crediteren en bedrag crediteren in Urios

Declaratie crediteren

Declaratie crediteren is bedoeld om een declaratie geheel of deels terug te draaien. Bijvoorbeeld als er een foutje is gemaakt, zoals genoemd onder het kopje Legitieme situaties voor een creditnota. Hiermee wordt de gehele declaratie teruggedraaid, kunnen de correcties worden doorgevoerd en kan er een nieuwe declaratie worden opgemaakt.

Bedrag crediteren

Bedrag crediteren is bedoeld om iets af te boeken. Stel: er is afgesproken een vast bedrag van de declaratie af te halen of er is een net iets te laag bedrag overgemaakt, waarvoor een nieuwe factuur sturen meer ‘kost’ dan het bedrag kwijt te schelden.

In dit geval zal u geen nieuwe declaratie maken op basis van de uren die nu op een declaratie staan.

Ook mag u deze optie gebruiken in het geval van een betalingskorting.

Lees meer in onze handleiding: Declaratie crediteren of bedrag crediteren?

Urios als declaratiesoftware

In Urios kunt u dossiers en relaties beheren, hier tijd op schrijven en deze tijd in enkele klikken declareren. Ook kunt u een vaste prijs, abonnementen of een eigen bijdrage eenvoudig declareren aan uw cliënt.

Benieuwd naar alle mogelijkheden? Lees meer over declareren in Urios of vraag een gratis proeflicentie aan.