Toevoegingen

Beschikbaar voor alle Urios-gebruikers.

Verbetering/uitbreiding van registreren van toevoegingen 

Wanneer u een beschikking van de Raad van Rechtspraak heeft ontvangen waarop het bedrag is aangegeven dat op uw rekening zal worden gestort, kunt u hier in Urios een proforma nota voor maken zodat het ontvangen bedrag op de juiste manier in uw boekhouding wordt verantwoord.
Standaard staat de totaalvergoeding als één regel op de declaratie.

Nieuw is dat u bij de Instellingen wijzigen > Dossiers > Invoeren kunt aangeven dat u de vergoeding wilt specificeren op de declaratie.

Dossiers - Invoeren - Toevoeging specificeren

Het tabblad Toevoeging bij “Dossier bewerken” is uitgebreid:

  • Op verzoek is het nu mogelijk om aan te vinken of er al een ‘Kopie naar rechtbank’ is gegaan.
  • Handig: de vergoedingen die op deze pagina worden ingevoerd worden automatisch meegenomen naar de declaratie.

Via Dossier bewerken > Tabblad Toevoeging kunt u extra toevoegingen invoeren. Deze ziet u naast elkaar:

Dossier bewerken - Tabblad toevoeging

De declaraties voor eigen bijdrage en vergoeding RvR zien er dan als volgt uit:

Toevoeging uitsplitsen naar grootboekrekening

Beschikbaar voor Urios Plus of voor Urios Standaard met de module Export naar Boekhouding.

Bij de Koppeling naar boekhouding kunt u nu ook aangeven op welke grootboekrekening de verschillende toevoegingsposten geboekt moeten worden.

Toevoegingscodes

Beschikbaar voor Urios Plus of voor Urios Standaard met de module Documentenbeheer.

Met onderstaande nieuwe codes zijn de gegevens van het tabblad Toevoeging ook te importeren in uw standaard brieven.
Zie hiervoor ook onze handleiding ‘Sjablonen maken’.

Let op: bij onderstaande codes dient u xx# te vervangen door cl1, cl2, …, wp1 of de code van uw toegevoegde rollen.
In toev# staat het # voor 1 bij de eerste toevoeging. Een 2 voor de eerstvolgende extra toevoeging en zo verder. Bijv. cl1_toev3_nummer

xx#_toev#_nummer
Toevoegingsnummer

xx#_toev#_eigenbijdrage
Het bedrag dat in het vakje Eigen bijdrage is ingevuld

xx#_toev#_totalevergoedingrvr
Het bedrag dat in het vakje totale vergoeding staat

xx#_toev#_aftrekvergoedingkostenrechtsbijstand
aftrekvergoedingkostenrechtsbijstand

xx#_toev#_datumaanvraag
datumaanvraag

xx#_toev#_datumbesluit
datumbesluit

Dossiers & Relaties

Beschikbaar voor alle Urios-gebruikers.

Meer CRM-mogelijkheden met aangepaste Extra Velden

In Urios zijn al een aantal basisfunctionaliteiten beschikbaar met betrekking tot Customer Relationship Management. Zo kunt u uw cliënten onderverdelen in verschillende categorieën, hen labelen en kunt u gebruikmaken van extra relatie- en dossiervelden. We hebben de functionaliteit van de extra velden verder uitgebreid, zodat cliëntinformatie breder ingezet kan worden.

Binnen deze extra velden werd al een onderscheid gemaakt in het type veld. Dit kan een datumveld zijn, korte opmerking, getal of percentage, maar het is nu ook mogelijk om de keuze uit vaste opties te geven. Ja of nee is hier een simpel voorbeeld van, maar dit kan natuurlijk verder uitgewerkt worden.

Kies voor Instellingen wijzigen > Dossier > Extra velden en dubbelklik op het extra veld dat u wilt bewerken om er een keuzelijst aan toe te voegen. Vul bij “Vaste waarden” op elke regel een waarde in waaruit snel gekozen kan worden bij het invullen van dit extra veld bij een nieuw dossier of relatie. Het blijft nog steeds mogelijk om een andere waarde in te typen als de juiste optie niet in de keuzelijst voorkomt.

Bij Instellingen wijzigen > Dossier > Extra velden kunt u de keuzelijst aanmaken:

Bij het invoeren van een nieuw dossier kunt u de keuzelijst gebruiken:

Extra velden en labels

Om optimaal gebruik te kunnen maken van de verschillende functies ten behoeve van CRM, is het slim om een combinatie te maken van extra velden, labels en relatie- en dossiercategorieën. Zo worden alleen de relevante extra velden getoond. De informatie ingevuld in deze extra velden kunt u vervolgens ook weer terugzien op uw tabblad Relaties of Dossiers.

U kunt deze kolommen ook standaard uitzetten en alleen laten tonen als dit nodig is, zodat u uw tabbladen overzichtelijk houdt. Doordat de informatie in aparte kolommen wordt getoond kunt u hierop ook selecteren en filteren. Wilt u aan het einde van het jaar zien hoeveel cliënten van u er in bijvoorbeeld de bouw werkzaam zijn? Zet deze kolom aan en filter of selecteer op de branche Bouw en u ziet direct welke van uw klanten in deze sector vallen.

Toelichting op Extra Velden

Om extra informatie te kunnen administreren aangaande uw dossiers en/of uw cliënten kunt u gebruik maken van de mogelijkheid om extra velden aan te maken voor uw dossiers en/of relaties. Hierin kunt u informatie kwijt die u niet in één van de standaard velden van Urios kunt invoeren.

Deze extra velden kunnen gebruikt worden om bijvoorbeeld een huwelijksdatum of het aantal kinderen in te voeren, maar ook de ingangsdatum van een huurcontract of het aantal vierkante meters winkelruimte kunt u op deze manier administreren.

Deze extra velden kunnen gekoppeld worden aan een bepaald rechtsgebied zodat alleen de relevante extra velden door Urios worden getoond en kunnen worden ingevuld.

Voordeel van het gebruik van extra velden is niet alleen dat u alle informatie op één plek heeft staan, bij uw dossier of relatie in Urios, maar ook dat u deze extra velden kunt opnemen in uw briefsjablonen zoals een huurcontract, arbeidscontract of echtscheidingsconvenant. Op deze manier wordt het opstellen van diverse stukken veel eenvoudiger.

Insolventies

Beschikbaar voor alle Urios-gebruikers.

Nieuwe tijdschrijfgroepen

Onlangs zijn aan de digitale systemen van de rechtbanken nieuwe tijdschrijfgroepen toegevoegd. In Urios zijn deze nieuwe tijdschrijfgroepen nu ook opgenomen. In Urios 2019.3 heeft u nu de volgende tijdschrijfgroepen:

  1. Faillissement van bv’s e.d.
    • Inventarisatie
    • Personeel
    • Activa
    • Debiteuren
    • Bank/zekerheden
    • Doorstart/voortzetten
    • Rechtmatigheid
    • Crediteuren
    • Procedures
    • Overig
  2. Deel I – De failliet persoonlijk
    • Persoonlijke omstandigheden
    • Eerste maatregelen
    • De schulden / passiva
    • De bezittingen / activa
    • Huidige inkomen(s)
    • Bedrag levensonderhoud
      Vooruitzichten (voor crediteuren)
    • Plan van aanpak / te verrichten werkzaamheden
  3. Deel II – De onderneming van de failliet
    • Inventarisatie
    • Personeel
    • Activa
    • Debiteuren
    • Bank/zekerheden
    • Voortzetten/doorstart onderneming
    • Rechtmatigheid
    • Plan van aanpak / te verrichten werkzaamheden npo

Documentenbeheer

Beschikbaar voor Urios Plus of voor Urios Standaard met de module Documentenbeheer.

Archiveren van dossiers

Het is vanaf 2019.3 mogelijk om bij de instellingen aan te geven wat de ‘standaard archiefmap’ is. De dossiermap wordt bij het archiveren automatisch verplaatst naar deze Archiefmap. Hierdoor wordt het werken vanuit de Windows Verkenner overzichtelijker.

Documentenbeheer - Dossiermappen

Elektronisch factureren

Alleen voor Urios Plus of voor Urios Standaard met de module Elektronisch Factureren.

iDEAL-knop instelbaar per advocaat/onderneming

Vooralsnog kon er slechts één klantnummer ingevoerd worden bij koppeling met iDEAL, wat prima werkt voor een kantoor wat functioneert als “één onderneming”, maar wat tekortschiet als verschillende advocaten als zelfstandige een praktijk voeren.

Daarom hebben we dit onderdeel van Urios verbeterd en is het nu mogelijk om verschillende Mollie-klantnummers voor de verschillende zelfstandige advocaten of deel-ondernemingen in te voeren.

Koppeling tussen Mollie en Urios

Zodra u voor elke advocaat/onderneming een goedgekeurd account heeft bij Mollie, heeft u een uniek klantnummer. Dit klantnummer heeft u nodig om de iDEAL betaalknop in de begeleidende mail te laten werken. Hiervoor is het noodzakelijk éénmalig deze koppeling in Urios te maken. Dit doet u op de volgende manier:

Ga in Urios naar Instellingen wijzigen > Koppelingen > iDEAL.
Het vinkje staat nu bij “Geen iDEAL contract” of bij “Eén contract voor het gehele kantoor”.

  • Selecteer de optie “Contract per advocaat/onderneming”. Afhankelijk van de rechtsvorm ziet u nu een lijst met alle advocaten of ondernemingen.
  • Vink per advocaat/onderneming aan Mollie en voer het klantnummer, enkel de cijfers, in van deze advocaat/onderneming. Dit klantnummer kunt u terugvinden in het Mollie-account. Logt u in zodat u terecht komt op uw Mollie Dashboard. Uw klantnummer, als volgt getoond ID 12345678, staat rechtsboven in de hoek van uw Dashboard.
  • Sla de instellingen op en controleer of uw klantnaam correct wordt ingevuld.

U kunt nu betalingen accepteren via de betaalknop in de begeleidende e-mail bij uw declaraties.

Als u wisselt van één contract naar contract per advocaat/onderneming zal het bestaande contract gekopieerd worden naar alle advocaten/ondernemingen. U kunt er ook voor kiezen om voor een aantal advocaten het algemene kantoor Mollie-account in te vullen en slechts voor één advocaat een afwijkend nummer. Als u voor één van de advocaten “Geen iDEAL contract” aanvinkt, zal de iDEAL-knop uit de begeleidende e-mail verwijderd worden.

De tekst van de e-mail moet nog wel via Bewerken handmatig worden aangepast.

Web App

Alleen voor Web App-gebruikers in combinatie met de Urios Cloud Database.

Verbeteringen aan de Web App

  • De invoer van tijdregels is nu mogelijk in minuten en niet enkel meer in tikken van vijf of zes minuten.
  • Er kan een invoerdatum gekozen worden en daarmee dus afgeweken worden van de datum van vandaag.
  • Er kan een tijdschrijfgroep gekozen worden bij het invoeren van tijdregels op een insolventiedossier.
  • In de Agenda zijn nu alle toekomstige agenda items inzichtelijk en kunt u dus verder vooruit kijken.

Overige wijzigingen

Export naar boekhouding

  • Sinds het ingaan van de AVG is er meer bewustwording gekomen met betrekking tot het verwerken maar ook het delen van gegevens. In sommige gevallen kunt u zich afvragen of het noodzakelijk is om bepaalde cliëntgegevens te delen met derden, zoals bijvoorbeeld uw boekhouder.

    Aangezien het voor het uitvoeren van de werkzaamheden niet noodzakelijk is dat uw boekhouder inzicht heeft in de NAW-gegevens van uw cliënten, is de standaard in Urios aangepast en wordt vanaf nu het bestand “Export boekhouding” geanonimiseerd opgemaakt.

    Bij het openen van dit geanonimiseerde bestand ziet men nu enkel nog het debiteurnummer, de eerste letter van de achternaam en de initialen, zodat u zelf eventueel de juiste gegevens op kunt zoeken indien dit nodig mocht zijn.

    Wilt u toch liever een exportbestand genereren van uw uitgaande declaraties met daarbij de NAW-gegevens van uw cliënten? Dan kunt u het vinkje ‘Anonimiseren’ uitzetten.
  • Verbeteringen in de Yuki-koppeling.

Dossiers

  • Toegevoegd: opdracht-knop “Stuur e-mail”.
  • Bij het archiveren van dossiers krijgt u voortaan een melding met een overzicht van de archiefnummers die zijn toegekend aan de betreffende dossiers.
  • Toegevoegd: extra kolom “Fase”. Deze staat standaard uit.
  • Toegevoegd: tabje Agenda. Dit toont alle afspraken/termijnen/etc. behorende bij dit dossier en hier kunt u Agenda-items invoeren voor dit dossier.

Relaties

  • Extra kolom “Geslacht” toegevoegd. Deze staat standaard uit.

Activiteiten

  • Samenvatting toont voortaan voor gedeclareerde activiteiten op welke declaratie deze is gedeclareerd. U kunt deze declaratie met één klik openen.
  • Stopwatch: Onthoudt voortaan locatie op het scherm.
  • Stopwatch: Kan nu ook met /config gekoppeld worden aan een specifieke database.

Managementrapporten

  • Rapporten stonden eerder op alfabetische volgorde maar zijn nu gegroepeerd naar onderwerp, zoals Uren, Omzet, Dossiers en Relaties.
  • Nieuw rapport: “Uren en Bedragmelders”. Dit simpele maar handige rapport toont alle ingestelde bedrag en urenmelders voor uw lopende dossiers. Ook laat het rapport zien of de melders nog steeds worden weergegeven of dat deze “uit” zijn gezet (waardoor ze makkelijk uit het zicht kunnen raken).
  • Er is een nieuw instellingenscherm waarin het lettertype voor de rapporten kan worden ingesteld. Zo kunnen de rapporten beter aansluiten bij de eigen huisstijl.
  • Voortaan worden standaard alleen actieve advocaten/medewerkers getoond. Data voor oud-medewerkers zijn nog wel beschikbaar middels een extra klik.

Tariefbeleid

  • Het percentage van de kantoorkosten is vanaf nu instelbaar per tariefbeleid. Het is nu mogelijk om verschillende percentages aan kantoorkosten te gebruiken.

Documentenbeheer

  • Voor de koppeling met Epona DMSforLegal worden de eigenschappen MatterCode en ContentType toegevoegd aan de gegenereerde Word-bestanden.
  • Dossiermappen kunnen nu ook onderverdeeld worden per dossiercategorie door gebruik van code [CAT].

Elektronisch factureren

  • Bij Mollie-betalingen voor een declaratie waarop andere openstaande declaraties worden herinnerd, staan voortaan alle declaratienummers vermeld.
  • Een aantal instellingsvelden verplaatst. Dit was nodig om het mogelijk te maken voor de gebruiker om een pdf bestand als achtergrond voor de declaraties zelf in te kunnen lezen in de Urios database. Door deze pdf daadwerkelijk in de database op te slaan wordt voorkomen dat het briefpapierbestand, dat wordt gebruikt als achtergrond, kan worden verplaatst, van naam wordt veranderd of soms zelfs wordt verwijderd.

    Doordat de aangegeven locatie in Urios niet meer correct was, kon het voorkomen dat er declaraties zonder briefpapier verzonden werden. Dit wordt nu dus ondervangen door het pdf bestand in de database op te slaan.

    Het briefpapier, dat momenteel is ingesteld, wordt bij de update naar 2019.3 in de database ingelezen en kan bij een wijziging viaVan de module Elektronisch factureren zijn een aantal instellingsvelden verplaatst. Dit was nodig om het mogelijk te maken voor de gebruiker om een pdf bestand als achtergrond voor de declaraties zelf in te kunnen lezen in de Urios database.

    Door deze pdf daadwerkelijk in de database op te slaan wordt voorkomen dat het briefpapierbestand, dat wordt gebruikt als achtergrond, kan worden verplaatst, van naam wordt veranderd of soms zelfs wordt verwijderd. Doordat de aangegeven locatie in Urios niet meer correct was, kon het voorkomen dat er declaraties zonder briefpapier verzonden werden. Dit wordt nu dus ondervangen door het pdf bestand in de database op te slaan.

    Het briefpapier, dat momenteel is ingesteld, wordt bij de update naar 2019.3 in de database ingelezen en kan bij een wijziging via Instellingen wijzigen > Geavanceerd > E-mail worden verwijderd en het nieuwe briefpapier kan dan hier opnieuw ingelezen worden:worden verwijderd en het nieuwe briefpapier kan dan hier opnieuw ingelezen worden: