Neem contact op
Tabblad Vandaag - Scroll Urios

Vink bij de Instellingen > Termijnen & Agenda > Urios Vandaag de medewerkers aan waarvan u de agenda wilt zien op het tabblad Vandaag:

Instellingen wijzigen - Termijnen Agenda - Urios Vandaag Urios

Ook nieuw op het tabblad Vandaag is dat er ruimte is gemaakt voor een stuk debiteurenbeheer, uitgesplitst naar de verschillende advocaten.

Bij “Openstaand saldo” wordt in vijf blokken getoond wat er in totaal nog aan openstaande bedragen te ontvangen is en hoe lang dit al open staat. Dit varieert van korter dan 14 dagen tot langer dan een jaar.

Onder het openstaande saldo wordt weergegeven hoeveel declaraties er in aanmerking komen voor een herinnering. Het was al mogelijk om vanaf tabblad Vandaag de declaraties te selecteren die in aanmerking komen voor een eerste herinnering, maar nu kunt u dus ook vanaf dit tabblad direct de tweede en laatste herinnering opmaken voor de betreffende declaraties.

Bovendien wordt het totaal van het ‘te herinneren bedrag’ in de knoppen getoond. Ook dit geeft dus inzicht in de nog te ontvangen bedragen.

Dossiers & Relaties

Extra velden nu ook getoond bij “Print relaas”

Als u “Extra-velden” gebruikt bij uw relaties werden deze al getoond op het rapport “Print voorblad”. In de nieuwe versie worden ze ook getoond op het rapport “Print relaas”.

Kalender pop-up bij invoeren datumveld

Bij alle datumvelden kunt u naast het intypen van de datum nu ook op het kalendertje klikken en de datum aanklikken op de kalender die verschijnt.

Relaties met meer dan 5 dossiers

Als een relatie aan veel dossiers gekoppeld is, kan het lang duren voor ze getoond in de samenvatting. In de nieuwe versie wordt alleen een linkje getoond met het aantal lopende, gesloten en gearchiveerde dossiers als dit er meer zijn dan 5. Dit gaat een stuk sneller.

Dan ziet u in de samenvatting bijvoorbeeld 10 lopende dossiers, 7 gesloten dossiers, 34 gearchiveerde dossiers. Pas wanneer u klikt op deze link worden ze getoond.

Dossiernummer in gebruik bij gelijktijdig invoeren

Het kan voorkomen dat u gelijktijdig met een collega een nieuw dossier invoert en uw collega is net iets sneller met opslaan. U kreeg dan de melding “Het dossiernummer is reeds in gebruik, wijzig het nummer en probeer het opnieuw”. U moest dan zelf terugbladeren en een volgend nummer kiezen.

Nieuw in deze versie is dat u nu de melding krijgt: “Het dossiernummer is reeds in gebruik. Wilt u het eerste vrije nummer gebruiken voor dit dossier?” Dit scheelt een aantal klikken en Urios kiest het juiste nummer voor u.

Nieuw type tekstveld Extra-velden

Bij de Extra-velden is het nu mogelijk om een wat langere tekst kwijt te kunnen. Kies hiervoor het type “memo” i.p.v. “tekst”. De tekstbalk is dan wat groter en u kunt hierin meerdere regels tekst kwijt.

E-mailadressen voor e-facturatie per dossier instelbaar

In het scherm Relatie bewerken op het tabje Btw en facturatie bij de E-factuur instellingen kunt u nu naast onder de optie “E-factuur verzenden per e-mail” ook per dossier een specifiek e-mailadres invoeren.

Dat kan zeer van pas komen bij bijvoorbeeld zaken die vergoed worden door een verzekering. Zo kunt u bij de dossiers die wel vergoed worden het e-mailadres van de verzekeraar opnemen.

Tijdschrijven & verschotten

Activiteiten bewerken vanuit de invoerlijst

Als u meerdere activiteiten achter elkaar aan het invoeren bent en u wilt iets wijzigen in één van de recent ingevoerde activiteiten, dan kunt u die nu direct vanuit deze lijst dubbelklikken om te bewerken. U hoeft niet meer eerst naar het tabblad Activiteiten om de activiteit daar op te zoeken.

Declareren & herinneren

Abonnement als tariefbeleid

Naast Urios Plus of Urios Standaard is nu de additionele module Abonnementen beschikbaar.

Op verzoek is er een nieuwe module beschikbaar waarin het mogelijk is om een maand-, kwartaal-, of jaarabonnement toe te voegen als tariefbeleid. Deze module is beschikbaar voor € 3,50 per maand naast Urios Plus of Urios Standaard als additionele module.

Specificatie bij vaste-prijs nota optioneel

In de vorige versie was nieuw dat de specificatie standaard aan stond bij de vaste-prijs declaratie. In deze versie is dit optioneel. U kunt dit nu zelf aanvinken bij het tariefbeleid “Vaste prijs”.

Klik het vakje aan of uit voor “declareer en specificeer activiteiten op vaste prijs-nota”. Als u het hier bij tariefbeleid aanvinkt, dan staan alle activiteiten op de specificatie van de declaratie ook standaard aangevinkt. Als het bij tariefbeleid is uitgevinkt kunt u bij de declaratie handmatig de activiteiten aanvinken die u op de specificatie wilt laten zien.

E-factuur wordt als pdf-bestand en in UBL-formaat gestuurd

Als u een declaratie verstuurd per e-mail wordt de factuur op 2 manieren toegevoegd: als pdf-bestand en als XML-bestand. Dit XML-bestand is in het UBL-formaat dat door uw (zakelijke) cliënten eenvoudig direct in hun boekhoudprogramma kan worden ingelezen. Dit bespaart uw cliënten veel overtypwerk.

Dag van de week voor de datum op tabbladen

Op de tabbladen Activiteiten, Verschotten, Declaraties, Herinneringen en Agenda is de dag van de week als extra kolom voor de datum toegevoegd. U kunt deze kolom zelf aan en uitzetten.

Afkortingen bij veel dossiers op 1 declaratie

Bij een declaratie van meerdere dossiers van één relatie worden de dossiernamen afgekort naar “diverse dossiers” als het er meer dan 5 zijn. Ook de dossiernummers worden dan niet allemaal genoemd, maar met ‘…’ aangeduid dat het er meer betreft.

Agenda & termijnen

Beschikbaar voor Urios Plus of Urios Standaard met de module Agenda & Termijnen.

Labels beschikbaar voor agenda-items

Labels zijn nu ook beschikbaar voor de Agenda. Bij het aanmaken van een nieuw label staat de keuzemogelijkheid “Beschikbaar voor agenda” erbij. Op het tabblad Agenda kunt u de kolom “Labels” zichtbaar maken.

Dag van de week voor de datum op tabblad Agenda

Op verzoek is de dag van de week als extra kolom op het tabblad Agenda beschikbaar. Alsook op de tabbladen Activiteiten, Verschotten, Declaraties en Herinneringen.

Koppeling boekhouding

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met de module Export Boekhouding.

Standaard btw-codes instellen met één druk op de knop

Via Instellingen wijzigen > Koppelingen > Boekhouding kunt u met de knop “Standaard btw-codes” makkelijk de standaard btw-codes van verschillende boekhoudprogramma’s instellen.

Instellingen voor Koppeling boekhouding uitgebreid

Bij de instellingen voor de koppeling met het boekhoudprogramma konden alleen de grootboekrekeningen uitgesplitst worden naar advocaat. Nu zijn ook de btw-codes per advocaat in te stellen. Dit is nodig als er binnen een kantoor door de advocaten verschillende boekhoudprogramma’s gebruikt worden.

Documentenbeheer

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met de module Documentenbeheer.

Opgeslagen e-mail met 24-uurs tijdnotatie

Vanuit Outlook kunt u e-mails opslaan in de dossiermap. Als u in Urios bij een dossier kijkt op het tabblad Documenten staan daar de opgeslagen e-mails bij.

In de naam van de e-mail stond de 12-uurs tijdnotatie, een e-mail van halfvier ’s middags werd weergeven met tijd “03u30”. In de nieuwe versie wordt nu de 24-uurs tijdnotatie weergegeven, dus wordt halfvier ’s middags werd weergeven met tijd “15u30”.

E-mails opslaan onder een andere naam

Vanuit Outlook kunt u e-mails opslaan in de dossiermap. De mails kregen een standaard naam met daarin de datum-tijd-onderwerp van de mail. Als er geen of een onduidelijk onderwerp in de mail staat kon u dit alleen wijzigen in de betreffende dossiermap waar de mail is opgeslagen.

Het is nu mogelijk om direct de naam van de e-mail aan te passen in het pop-up-scherm “E-mail opslaan in dossiermap”.

Opslaan van meerdere e-mailberichten

Het opslaan van e-mail vanuit Outlook geeft een bevestigingsbericht voor elke mail die u opslaat. Bij het archiveren van meerdere berichten tegelijk is dit echter niet handig.

In versie 2018.1 krijgt u na het opslaan van meerdere e-mailberichten alleen nog een bevestigingsbericht aan het eind waarin staat hoeveel e-mails succesvol opgeslagen zijn en welke foutmeldingen er zijn.

Gebruikersrechten

Beschikbaar voor Urios Plus of Urios Standaard met module Gebruikersrechten.

Naast de 3 bestaande niveaus in 2017.1 zijn er in 2018.1 twee nieuwe niveaus toegevoegd:

  1. Tijdschrijven, verschotten en volledige agenda II
    Gebruiker heeft dezelfde rechten als bij “Tijdschrijven, verschotten en volledige agenda I” met als extra: inzage in ieders tijd op het tabblad Activiteiten.
  2. Alleen eigen omzet
    Dit niveau is alleen beschikbaar voor de rechtsvorm “zelfstandige advocaten”. Als u voor deze rechtsvorm gekozen heeft, kunt u de tabbladen declaraties en herinneringen van de andere advocaten afschermen door dit niveau te kiezen.

Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerkers en klik op de knop “Bewerken”. Hier kunt u op het tabblad Gebruiker de rechten toekennen. Voor gebruikers met beperkte rechten is het nu wel mogelijk om bepaalde instellingen te wijzigen.

Managementrapporten

Beschikbaar voor Urios Plus of Urios Standaard met module Managementrapporten.

In de module Managementrapporten zijn een aantal nieuwe rapporten beschikbaar gemaakt en zijn enkele rapportages verbeterd. Onderstaand is kort samengevat welke rapporten zijn toegevoegd en wat de wijzigingen zijn in de bestaande rapporten.

  • Nieuw: Honorarium per dossiercategorie op declaratiedatum.
    Als u gebruik maakt van dossiercategorieën, is het mogelijk om per categorie, per medewerker en periode de gedeclareerde activiteiten in een rapportage getoond te krijgen.
  • Nieuw: Uren per dossier en medewerker.
    Dit rapport geeft inzicht in de uren besteed aan een dossier per medewerker voor een bepaalde periode.
  • Nieuw: Track-record medewerker.
    Dit rapport toont de totale tijd van alle ingevoerde activiteiten.
  • Verbeterd: Debiteurensaldo
    Aan dit rapport is een extra kolom toegevoegd. Hier wordt nu ook het debiteurnummer getoond in de kolom “Deb.nr.”
  • Verbeterd: Nog te declareren uren
    Aan dit rapport zijn de kolommen “Relaties” en “Bedrag” toegevoegd.
  • Verbeterd: Openstaande voorschotten
    Aan dit rapport zijn de kolommen “Betaald” en “Nog te verrekenen” toegevoegd.
  • Verbeterd: Status toevoegingsaanvragen
    Aan dit rapport zijn de volgende keuzemogelijkheden toegevoegd:
    • nog geen besluit
    • toegewezen
    • afgewezen
    • buiten behandeling

Overige wijzigingen

  • De Urios Phone Helper (alleen zichtbaar voor gebruikers die bellen met VoIP vanuit Urios) blijft altijd op de voorgrond.
  • Het licentiebestand wordt in een ander formaat gestuurd omdat sommige mailprogramma’s de xml-bestanden blokkeren Het nieuwe formaat is .urioslicense bijv.: “AdvocatenkantoorX 2018-05-31.urioslicense” ipv “AdvocatenkantoorX 2018-05-31.xml”
  • Er zijn nieuwe codes gemaakt voor gebruik in de Microsoft Word-sjablonen. Deze nieuwe codes hebben betrekking op het “correspondentieadres”. De nieuwe codes zijn te vinden in de handleiding Module Documentenbeheer.