Urios logo

Blijf op de hoogte van nieuwe versies, schrijf u in voor onze nieuwsbrief

Nieuw jaar... Nieuwe look!

Nu 10 jaar na het uitbrengen van Urios 2 is het tijd voor een nieuwe look voor Urios. Nadat we een paar keer de opmerking hadden gekregen dat Urios er net zo'n beetje uitzag als "Windows 95" hebben we besloten dat het nodig tijd was om Urios af te stoffen. Om te beginnen zijn nu de kleuren van de knoppen en tabbladen aangepast waardoor Urios er frisser uitziet. Ook is er een ander, iets groter, lettertype gekozen wat prettiger leest. De locatie van de knoppen en/of invoervelden is niet aangepast dus u kunt alles nog altijd op dezelfde plek terugvinden. Indien u gebruik maakt van de nieuwe module Derdengelden is er wel een kleine wijziging in de volgorde van de tabbladen aan de bovenzijde. Het nieuwe tabblad Derdengelden is namelijk tussen Verschotten en Declaraties in komen te staan.

plaatje

Nieuwe versie... nieuwe modules!

De afgelopen maanden is er niet alleen hard gewerkt aan de eerste stappen van een nieuw uiterlijk, er is ook weer veel gedaan aan de functionaliteiten die Urios biedt. In deze nieuwe update hebben we dan ook weer vele verbeteringen aangebracht en verzoeken opgenomen. Naast nieuwe en handige functies is Urios ook verrijkt met een aantal nieuwe onderdelen zoals de Urios Web-app, een tweetal nieuwe modules namelijk Abonnementen en Derdengelden en een live koppeling met boekhoudpakket Yuki. Hierover zult u een afzonderlijke nieuwsbrief ontvangen.

Aanpassingen vergoedingssystematiek Curatoren

Recofa heeft besloten om de vergoedingssystematiek voor curatoren met ingang van 1 januari 2019 anders in te richten waardoor er een nieuwe ervaringsfactor tot stand is gekomen. Deze nieuwe standaard is opgenomen in deze nieuwe versie van Urios. Tevens is de systematiek eenvoudiger gemaakt door de boedelfactor te schrappen en uitsluitend de ervaringsfactor te hanteren. Ook deze wijziging is doorgevoerd in Urios. U kunt de boedelfactor nog wel invullen voor de uren tot en met 31 december 2018. De boedelfactor heeft geen effect voor uren vanaf 1 januari 2019.

Deze nieuwe vergoedingssystematiek gaat in per 1 januari 2019, er is geen sprake van terugwerkende kracht. Voor uren van voor 1 januari 2019 blijft de oude regeling van kracht. Uren van na deze datum vallen onder de nieuwe standaard.

Het uurtarief voor 2019 voor curatoren is ook aangepast in Urios, zoals jaarlijks het geval is.

Bron: Recofa en INSOLAD. Dank aan de kantoren die ons deze informatie hebben verstrekt.

Documentenbeheer

Nieuwe functie: Extra Dossiervelden gegroepeerd naar dossiercategorie

Alleen voor Urios Plus of voor Urios Standaard met module Documenten beheren & genereren

In Urios heeft u de mogelijkheid om heel eenvoudig extra invoervelden aan te maken voor relaties of voor dossiers. Deze velden kunt u gebruiken om informatie in te kunnen voeren in Urios die voor u van belang is, maar waar Urios niet standaard en veld voor biedt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een trouwdatum, aantal kinderen, datum oprichting, startdatum arbeidscontract etc. U kunt zoveel extra velden aanmaken als u zelf wilt. Groot voordeel van het gebruik van deze extra velden is dat u deze ook kunt gebruiken in uw briefsjablonen waardoor Urios de gegevens direct voor u kan inlezen, net als de standaard naw-gegevens of plaats en datum. Hoe fijnmaziger uw briefsjabloon, hoe sneller en netter het werkt. Vele gegevens die in meerdere brieven terugkomen hoeft u dus enkel éénmalig in Urios in te vullen. Dit scheelt een hoop handmatige aanpassingen van uw brieven en daarmee dus ook veel tijd!

plaatje

Aangezien veel advocatenkantoren in meerdere rechtsgebieden werkzaam zijn, kunnen de aangemaakte extra velden wel relevant zijn voor het ene, maar niet voor het andere rechtsgebied. Deze velden kwamen echter tot voor kort allemaal onder elkaar te staan. In deze nieuwe Urios versie worden de extra velden gegroepeerd naar Dossiercategorie. Hiervoor is het noodzakelijk om Dossiercategorieën te (gaan) gebruiken. Gebruikt u dit nog niet, dan kunt u dit invoeren en aanzetten in het Instellingen scherm van Urios. Op basis van de gekozen dossiercategorie worden alleen de gekoppelde extra velden getoond.

Voorbeeld van een pagina uit een huurovereenkomst gegenereerd vanuit Urios. Alle geel gemarkeerde delen zijn door Urios ingevuld:

Bijlage in e-mail direct in submap opslaan

Alleen voor Urios Plus of voor Urios Standaard met module Documenten genereren & beheren

Met het gebruik van de Outlook-koppeling is het mogelijk om e-mailberichten direct in het dossier op te slaan. Eventuele bijlage kunt u ook direct apart van het e-mailbericht opslaan, maar deze werden eerder dan opgeslagen in dezelfde submap als waar de e-mailberichten kwamen te staan. Veel gebruikers wilden de mogelijkheid hebben om van een ontvangen bijlage de naam aan te kunnen passen en deze dan direct in een andere submap op te slaan, zoals bijvoorbeeld Scans of Stukken. Dit is nu mogelijk.

Verder hebben wij een aantal wijzigingen doorgevoerd in het laden van de Outlook plug in. Hierdoor hopen wij te voorkomen dat deze toepassing als 'langzaam' wordt gemarkeerd, waardoor de Urios knoppen in Outlook soms niet zichtbaar waren en dus niet gebruikt konden worden.

Declareren & Herinneren

Online betaalknop in e-herinneringen

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met de module Elektronisch factureren

Als u uw facturen vanuit Urios elektronisch verzend per e-mail dan kunt u hier een online betaalknop in opnemen, ook wel een iDEAL-knop genoemd. Hiervoor heeft u, naast de module Elektronisch factureren van Urios, een account nodig bij internetkassa Mollie. Als uw cliënten de declaratie per e-mail ontvangen, ontvangen zij automatisch ook de betalingsherinnering per e-mail. Nieuw is dat u nu voor deze elektronische herinneringen ook de iDEAL-betaalknop kunt gebruiken. Indien er meerdere declaraties op één herinnering zijn opgenomen wordt het bedrag in de 'betaalknop' bij elkaar opgeteld zodat uw cliënt met één handeling meerdere openstaande declaraties kan voldoen.

Verdelen van vaste-prijs-omzet over advocaten

Bij het maken van een vaste-prijs-declaratie, of een declaratie met andere vaste-prijs-componenten zoals een korting, een eigen bijdrage of een vergoeding van de Raad, werd die omzet in de managementrapporten volledig op naam van de dossiereigenaar getoond. In de praktijk blijkt dit niet even handig voor ieder kantoor en daarom is een nieuwe functie toegevoegd om de omzet van alle vaste-prijs-componenten te kunnen verdelen onder alle actieve tijdschrijvers die in Urios staan.

Managementrapporten

Nieuwe managementrapporten

Alleen voor Urios Plus of voor Urios Standaard met module Managementrapporten

Op verzoek zijn er weer een aantal Managementrapporten toegevoegd aan Urios:

  • Rapport "Declaraties en betalingen" | geeft de volledige financiele historie van een cliënt weer.
  • Rapport "Vaste prijs dossiers met uren per advocaat"| geeft aan in welke Vaste prijs dossiers hoeveel er door welke advocaat is gewerkt en wat het gemiddelde uurtarief is van deze tijdregels.
  • Diverse rapporten aangaande de module Derdengelden.

Agenda en termijnen

Opmaak tabblad Vandaag

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met de module Termijnen en Agenda

Op het tabblad Vandaag wordt financiële informatie getoond met betrekking tot de openstaande declaraties van het kantoor dan wel van de verschillende zelfstandige advocaten. Zo ziet u onder andere de totale waarde van de declaraties die nog openstaan gegroepeerd in het aantal dagen. Bovendien staat er op het tabblad aangegeven hoeveel declaraties er in aanmerking komen voor een eerste, tweede of laatste herinnering en kunt u deze herinneringen direct vanaf Vandaag in batches maken. Deze informatie blijkt echter niet voor iedereen even relevant te zijn. Daarom is nu per werkplek instelbaar gemaakt of u deze informatie getoond wilt hebben in het tabblad. Wilt u hier een aanpassing in maken, klik dan in Urios op Instellingen wijzigen > Termijnen en Agenda > Urios Vandaag en pas hier aan of u deze informatie wilt zien en zo ja, van welke advocaat en/of onderneming.

vandaag

Kleine wijzigingen of verbeteringen:

  • Het lage btw-tarief voor verschotten vanaf 1 januari 2019 is aangepast van 6% naar 9%.
  • In deze nieuwe versie is het mogelijk om zelf in te stellen per e-mailbox of u direct uw tijd wilt schrijven wanneer u een e-mail verzonden heeft of juist niet. Dit kunt u doen middels Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Outlook Add-In.
  • In de Samenvatting op het tabblad Activiteiten wordt nu zowel de declarabele als niet-declarabele tijd getoond.
  • Op het tabblad Activiteiten zijn twee nieuwe dataselecties toegevoegd.
    • Tariefbeleid > zo kunt u eenvoudig filteren welke uren er in welke tariefgroep wordt geschreven. Deze selectie werkt op 'naam van het tariefbeleid', bijvoorbeeld Uurtarief € 200,- of Maandabonnement.
    • Dossiereigenaar > Kunnen selecteren op dossiereigenaar, en niet alleen op medewerker, is bijzonder handig als u wilt zien welke medewerkers er allemaal in één of meerdere van uw dossiers hebben gewerkt. Indien u sorteerde op medewerker, kwamen alleen uw eigen uren naar voren en was het niet mogelijk om in één oogopslag te zien in welke van uw dossiers er door andere tijd was geschreven. Hiervoor kunt u nu de sortering Dossiereigenaar gebruiken. Kies hier uw eigen naam, bijvoorbeeld Advocaat A, en laat het filter Medewerker op 'Alle' staan. Zo ziet u welke medewerkers er in dossiers van advocaat A tijd hebben geschreven.
  • Er is een apart tekstvak toegevoegd bij Declaraties > Standaard teksten voor een verschottennota. We hebben gemerkt dat sommige kantoren voor verschotten een kortere betalingstermijn hanteren dan de standaard termijn. Daarom is er nu een extra tekstvak toegevoegd zodat men dat niet bij iedere verschottennota handmatig hoeft aan te passen.
  • Het formaat van de exportbestanden naar Snelstart is aangepast.
  • Op het tabblad Relaties is het Vreemdelingennummer toegevoegd. Dit nummer wordt getoond in de eerste kolom. Hier kunt u dus ook op zoeken en/of op sorteren.
  • Met het gebruik van de knop "Periode declareren / meerdere relaties" krijgt u een tabel te zien waarin alle te declareren dossiers met bijbehorende bedragen worden getoond. Hier is aan toegevoegd dat ook Relatie labels, zoals bijvoorbeeld wel/niet een specificatie meesturen, weergegeven worden.
  • In het Instellingenscherm voor elektronisch factureren kunt u nu, naast een CC e-mailadres, ook een BCC e-mailadres invoeren. Dit veld kunt u gebruiken om uw declaraties rechtstreeks naar uw boekhouding te verzenden zonder dat dit zichtbaar is voor uw cliënt.
  • In het tabje Documenten in het 'Dossier bewerken' scherm is een extra kolom toegevoegd die van opgeslagen e-mailberichten de onderwerpregel, het ontvangende en het verzonden e-mailadres weergeeft.