Urios logo

Blijf op de hoogte van nieuwe versies, schrijf u in voor onze nieuwsbrief

Nieuw layout Urios Vandaag

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Termijnen en agenda.

Het tabblad Vandaag heeft een geheel nieuwe indeling. De agenda's zijn per advocaat naast elkaar geplaatst. Scroll met de balk naar rechts om te schuiven naar de agenda van de volgende advocaat. Elke gebruiker kan zelf aanvinken voor wie hij/zij de agenda wil zien. Zo kan het secretariaat de agenda's van meerdere advocaten naast elkaar houden.

plaatje


Vink bij de Instellingen > Termijnen & Agenda > Urios Vandaag de medewerkers aan waarvan u de agenda wilt zien op het tabblad Vandaag:

plaatje

Op het blad “vandaag” komt behalve de eerste herinnering nu ook automatisch een overzicht van de tweede of laatste herinnering.

Dossiers & Relaties

Extra velden nu ook getoond bij "Print relaas"

Als u "Extra-velden" gebruikt bij uw relaties werden deze al getoond op het rapport "Print voorblad". In de nieuwe versie worden ze ook getoond op het rapport "Print relaas".

Kalender pop-up bij invoeren datumveld

Bij alle datumvelden kunt u naast het intypen van de datum nu ook op het kalendertje klikken en de datum aanklikken op de kalender die verschijnt.

kalender_datumveld

Bij een relatie met meer dan 5 dossiers worden deze niet getoond in de samenvatting

Als een relatie aan veel dossiers gekoppeld is, kan het lang duren voor ze getoond in de samenvatting. In de nieuwe versie wordt alleen een linkje getoond met het aantal lopende, gesloten en gearchiveerde dossiers als dit er meer zijn dan 5. Dit gaat een stuk sneller. Dan ziet u in de samenvatting bijvoorbeeld 10 lopende dossiers, 7 gesloten dossiers, 34 gearchiveerde dossiers. Pas wanneer u klikt op deze link worden ze getoond. veeldossiers_in_samenvatting

Dossiernummer in gebruik bij gelijktijdig invoeren

Het kan voorkomen dat u gelijktijdig met een collega een nieuw dossier invoert en uw collega is net iets sneller met opslaan. U kreeg dan de melding "Het dossiernummer is reeds in gebruik, wijzig het nummer en probeer het opnieuw". U moest dan zelf terugbladeren en een volgend nummer kiezen. Nieuw in deze versie is dat u nu de melding krijgt: "Het dossiernummer is reeds in gebruik. Wilt u het eerst vrije nummer gebruiken voor dit dossier?" Dit scheelt een aantal klikken en Urios kiest het juiste nummer voor u.

Nieuw type tekstveld Extra-velden

Bij de Extra-velden is het nu mogelijk om wat langere tekst kwijt te kunnen. Kies hiervoor het type "memo" ipv "tekst". De tekstbalk is dan wat groter en u kunt hierin meerdere regels tekst kwijt.

E-mailadressen voor e-facturatie per dossier instelbaar

In het scherm Relatie bewerken op het tabje Btw en facturatie bij de E-factuur instellingen kunt u nu naast onder de optie "E-factuur verzenden per e-mail" ook per dossier een specifiek e-mailadres invoeren. Dat kan zeer van pas komen bij bijvoorbeeld zaken die vergoed worden door een verzekering. Zo kunt u bij de dossiers die wel vergoed worden het e-mailadres van de verzekeraar opnemen.

Tijdschrijven & verschotten

Activiteiten bewerken vanuit de invoerlijst

Als u meerdere activiteiten achter elkaar aan het invoeren bent en u wilt iets wijzigen in één van de recent ingevoerde activiteiten, dan kunt u die nu direct vanuit deze lijst dubbelklikken om te bewerken. U hoeft niet meer eerst naar het tabblad Activiteiten om de activiteit daar op te zoeken.

Declareren & Herinneren

Abonnement als tariefbeleid

Naast Urios Plus of Urios Standaard is er nu een extra additionele module Abonnementen beschikbaar

Op verzoek is er een nieuwe module beschikbaar waarin het mogelijk is om een maand-, kwartaal-, of jaarabonnement toe te voegen als tariefbeleid. Deze module is beschikbaar voor €3,- per maand naast Urios Plus of Urios Standaard als additionele module.

Belt u ons gerust indien u hier interesse in heeft of het een maand op proef wilt proberen.

Specificatie bij vaste-prijs nota optioneel

In de vorige versie was nieuw dat de specificatie standaard aan stond bij de vaste-prijs declaratie. In deze versie is dit optioneel. U kunt dit nu zelf aanvinken bij het tariefbeleid "Vaste prijs". Klik het vakje aan of uit voor "declareer en specificeer activiteiten op vaste prijs-nota". Als u het hier bij tariefbeleid aanvinkt, dan staan alle activiteiten op de specificatie van de declaratie ook standaard aangevinkt. Als het bij tariefbeleid is uitgevinkt kunt u bij de declaratie handmatig de activiteiten aanvinken die u op de specificatie wilt laten zien.

De E-factuur wordt als pdf-bestand en in UBL-formaat gestuurd.

Als u een declaratie verstuurd per e-mail wordt de factuur op 2 manieren toegevoegd: naast een pdf-bestand wordt het ook als XML-bestand meegestuurd. Dit XML-bestand is in het UBL-formaat dat door uw (zakelijke) cliënten eenvoudig direct in hun boekhoudprogramma kan worden ingelezen. Dit bespaart uw cliënten veel overtype werk.

Dag van de week (ma, di, ...) voor de datum op tabbladen

Op de tabbladen Activiteiten, Verschotten, Declaraties, Herinneringen en Agenda is de dag van de week als extra kolom voor de datum toegevoegd. U kunt deze kolom zelf aan en uitzetten.

Afkortingen bij veel dossiers op 1 declaratie

Bij een declaratie van meerdere dossiers van één relatie worden de dossiernamen afgekort naar "diverse dossiers" als het er meer dan 5 zijn. Ook de dossiernummers worden dan niet allemaal genoemd, maar met ... aangeduid dat het er meer betreft.

Agenda en termijnen

Labels beschikbaar voor agenda-items

Voor Urios Plus of Urios Standaard met module Agenda en termijnen

Labels zijn nu ook beschikbaar voor de Agenda. Bij het aanmaken van een nieuw label staat de keuzemogelijkheid "Beschikbaar voor agenda" erbij. Op het tabblad Agenda kunt u de kolom "Labels" zichtbaar maken.

Labels-agenda

Dag van de week voor de datum op tabblad Agenda

Voor Urios Plus of Urios Standaard met module Agenda en termijnen

Op verzoek is de dag van de week als extra kolom op het tabblad Agenda beschikbaar. Alsook op de tabbladen Activiteiten, Verschotten, Declaraties en Herinneringen.

dagvdweek

Koppeling boekhouding

Standaard Btw-codes instellen met één druk op de knop

Voor Urios Plus of Urios Standaard met module Export Boekhouding

Bij de instellingen voor de koppeling met het boekhoudprogramma kunt u nu de standaard Btw-codes makkelijk instellen door een klik op de knop en het boekhoudprogramma aan te klikken.

boekhouding

Instellingen voor Koppeling boekhouding uitgebreid

Voor Urios Plus of Urios Standaard met module Export Boekhouding

  • Bij de instellingen voor de koppeling met het boekhoudprogramma konden alleen de grootboekrekeningen uitgesplitst worden naar advocaat. Nu zijn ook de Btw-codes per advocaat in te stellen. Dit is nodig als er binnen een kantoor door de advocaten verschillende boekhoudprogramma's gebruikt worden.

Documentenbeheer

Opgeslagen E-mail met 24-uurs tijdnotatie

Voor Urios Plus of Urios Standaard met module Documentenbeheer

Vanuit Outlook kunt u e-mails opslaan in de dossiermap. Als u in Urios bij een dossier kijkt op het tabblad Documenten staan daar de opgeslagen e-mails bij. In de naam van de e-mail stond de 12-uurs tijdnotatie, een e-mail van halfvier 's middags werd weergeven met tijd "03u30". In de nieuwe versie wordt nu de 24-uurs tijdnotatie weergegeven, dus wordt halfvier 's middags werd weergeven met tijd "15u30"..

E-mails opslaan onder een andere naam

Voor Urios Plus of Urios Standaard met module Documentenbeheer

Vanuit Outlook kunt u e-mails opslaan in de dossiermap. De mails kregen een standaard naam met daarin de datum-tijd-onderwerp van de mail. Als er geen of een onduidelijk onderwerp in de mail staat kon u dit alleen wijzigen in de betreffende dossiermap waar de mail is opgeslagen. Het is nu mogelijk om direct de naam van de E-mail aan te passen in het popupscherm "E-mail opslaan in dossiermap".

Opslaan van meerdere e-mailberichten

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met de module Documentenbeheer

Het opslaan van e-mail vanuit Outlook geeft een bevestigingsbericht voor elke mail die u opslaat. Bij het archiveren van meerdere berichten tegelijk is dit echter niet handig. In versie 2018.1 krijgt u na het opslaan van meerdere e-mailberichten alleen nog een bevestigingsbericht aan het eind waarin staat hoeveel e-mails succesvol opgeslagen zijn en welke foutmeldingen er zijn.

Gegevensafscherming

Extra niveaus in gegevensafscherming

Voor Urios Plus of Urios Standaard met module Gegevensafscherming

Naast de 3 bestaande niveaus in 2017.1 zijn er in 2018.1 twee nieuwe niveaus toegevoegd:

  • Tijdschrijven, verschotten en volledige agenda II

    Gebruiker heeft dezelfde rechten als bij "Tijdschrijven, verschotten en volledige agenda I" met als extra: inzage in ieders tijd op het tabblad Activiteiten.

  • Alleen eigen omzet Dit niveau is alleen beschikbaar voor de rechtsvorm "zelfstandige advocaten". Als u voor deze rechtsvorm gekozen heeft, kunt u de tabbladen declaraties en herinneringen van de andere advocaten afschermen door dit niveau te kiezen.

Klik op de knop "Bewerken" in het instellingen scherm bij Kantoor > Medewerkers: op het tabblad Gebruiker kunt u de rechten toekennen.

Gegevensafscherming

Voor gebruikers met beperkte rechten is het nu wel mogelijk om bepaalde instellingen te wijzigen:

Instellingen-beperkte-rechten

Managementrapporten

Nieuwe en verbeterde rapportages

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met de module Managementrapporten

In de module Managementrapporten zijn een aantal nieuwe rapporten beschikbaar gemaakt en zijn enkele rapportages verbeterd. Onderstaand is kort samengevat welke rapporten zijn toegevoegd en wat de wijzigingen zijn in de bestaande rapporten.

  • Nieuw toegevoegd is het rapport Honorarium per dossiercategorie op declaratiedatum. Als u gebruik maakt van dossiercategorieën, is het mogelijk om per categorie, per medewerker en periode de gedeclareerde activiteiten in een rapportage getoond te krijgen.
  • Ook nieuw is het rapport Uren per dossier en medewerker: Dit rapport geeft inzicht in de uren besteed aan een dossier per medewerker voor een bepaalde periode.
  • Aan het rapport Debiteurensaldo is een extra kolom toegevoegd. In dit rapport wordt nu ook het debiteurnummer getoond in de kolom "Deb.nr."
  • Aan het rapport Nog te declareren uren zijn de kolommen "Relaties" en "Bedrag" toegevoegd.
  • Aan het rapport Openstaande voorschotten zijn de kolommen "Betaald" en "Nog te verrekenen" toegevoegd.
  • Aan het rapport Status toevoegingsaanvragen zijn de volgende keuzemogelijkheden toegevoegd:
    • nog geen besluit
    • toegewezen
    • afgewezen
    • buiten behandeling
  • Nieuw toegevoegd is het rapport Track-record medewerker. Het rapport toont de totale tijd van alle ingevoerde activiteiten.

Kleine aanpassingen of verbeteringen

  • De Urios Phone Helper (alleen zichtbaar voor gebruikers die bellen met VoIP vanuit Urios) blijft altijd op de voorgrond.
  • Het licentiebestand wordt in een ander formaat gestuurd omdat sommige mailprogramma's de xml-bestanden blokkeren Het nieuwe formaat is .urioslicense bijv.: "AdvocatenkantoorX 2018-05-31.urioslicense" ipv "AdvocatenkantoorX 2018-05-31.xml"
  • Er zijn nieuwe codes gemaakt voor gebruik in de Microsoft Word-sjablonen. Deze nieuwe codes hebben betrekking op het “correspondentieadres”. De nieuwe codes zijn te vinden in de handleiding Module Documentenbeheer.