Urios logo

Nieuw in versie 2.6.1

Wijzigingen Relatie tabblad bij invoeren Nieuw dossier | Openstaande declaraties herinneren op nieuwe nota | Bijlagen toevoegen aan E-factuur | Samenvatting van declaratie toont declaratieregels | Opslaan van verzonden e-mail | Microsoft Excel exportbestanden nu in nieuw formaat | Kleine aanpassingen

Wijzigingen invoeren Nieuw dossier

Bij het invoeren van een nieuw dossier in Urios zijn een aantal zaken veranderd. De eerste wijziging is een aanpassing in het tariefbeleid wat onderin het Nieuw dossier invoeren scherm te zien is.

Vaste prijs direct invoeren bij dossier

Bij het invoeren van een nieuw dossier staat het tariefbeleid altijd op het geselecteerde standaard tarief. Dit is voor de meeste kantoren een uurtarief per medewerker. In Urios kunt u vele verschillende tarieven invoeren en gebruiken voor uw dossiers, zo ook een tarief met een vaste prijs. Eerder was het niet in één oogopslag duidelijk welk bedrag een vaste prijs tarief inhield. Dit is nu aangepast en bovendien is deze vaste prijs nu op dossierniveau direct aan te geven bij het invoeren van het dossier.

Bij het invoeren van een nieuw dossier kunt u onderin een keuze maken voor het tariefbeleid. De optie Vaste Prijs wordt alleen getoond als u minimaal vaste prijs beleid hebt ingevoerd in Urios. Indien dit niet het geval is, kunt u dit tariefbeleid aanmaken via Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid > Invoeren.


Na het aanmaken van het nieuwe dossier kunt u op tabblad Dossiers in de kolom Tariefbeleid zien welk bedrag er is gekoppeld aan uw dossier met een vaste prijs afspraak. 

Vaste prijs zonder bedrag

Indien u in uw praktijk regelmatig gebruik maakt van een tarief met een vaste prijs voor hetzelfde bedrag of een reeks van dezelfde bedragen, dan is het handig om verschillende tariefgroepen voor de gewenste bedragen aan te maken via Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid. U krijgt dan diverse tarieven voor de verschillende bedragen zoals bijvoorbeeld Vaste Prijs € 2.500,-, Vaste Prijs € 3.500,- en Vaste Prijs 350,- (zoals in de eerste afbeelding te zien is). De tariefgroepen in bovenstaand voorbeeld zijn vernoemd naar het 'bedrag' dat aan dit tarief hangt. Het vaste prijs tarief met een waarde/bedrag van € 2.500,- heeft als naam 'Vaste Prijs € 2.500,-' in Urios zodat dit makkelijk herkenbaar is.

Indien uw vaste prijs afspraken sterk verschillend zijn per dossier en/of relatie, raden wij u aan om één tariefbeleid genaamd Vaste Prijs in te voeren in Urios en om het bedrag dan open te laten bij het aanmaken van dit nieuwe tariefbeleid. Het overeengekomen bedrag voor het betreffende dossier voert u in op het moment dat u ook het feitelijke nieuwe dossier aanmaakt. U selecteert het tariefbeleid Vaste Prijs, zie afbeelding twee, maar hier is geen 'bedrag' aan gekoppeld. Dit bedrag voert u daarna in, zoals te zien in de derde afbeelding. Door op deze manier op dossierniveau de bedragen in te voeren wordt er voorkomen dat er in de loop der tijd talloze Vaste Prijs tarieven ontstaan met elk een ander bedrag. Vooral als er dus veel verschillende prijs afspraken met cliënten worden gemaakt, wordt het snel een lange lijst waardoor deze onoverzichtelijk zal worden.

Een tarief met een vaste prijs aanmaken zonder een ‘bedrag’ kunt u op de volgende manier doen;

  1. Gaat u naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Tarief > Invoeren.
  2. Voert u als naam Vaste Prijs in.
  3. Vink aan Vaste Prijs afspraak en laat vervolgens het vakje Standaard prijs leeg of voer nul in.
  4. Kies voor Opslaan.

Wanneer u vervolgens bij een nieuw dossier Vaste Prijs kiest, blijft het vakje met het bedrag leeg en kunt u daar direct het overeengekomen bedrag invoeren.

Kenmerk invoeren

Een referentie van uw cliënt of wederpartij kunt u invoeren onder het tabje Partijen in het Dossier bewerken scherm. Om bij dit scherm te komen, dient het dossier dus eerst te zijn aangemaakt. Omdat is gebleken dat het in de praktijk handiger is om direct het kenmerk in te kunnen vullen bij het aanmaken van het dossier, is dit aangepast in deze nieuwe versie.

Het nieuwe veld voor het ingeven van een referentie is geplaatst onder het veld Toevoeging. Dit kenmerk of referentienummer kunt u na het invoeren weer terug vinden bij Dossier bewerken onder het tabje Partijen. Hier is het ook mogelijk het kenmerk op een later tijdstip aan te passen.

Facturatiemethode

Ook aangepast in dit Relatie scherm is de mogelijkheid om de facturatiemethode voor de betreffende cliënt direct bij het invoeren van een nieuwe relatie aan te kunnen geven onder het tabje Btw en Facturatie. Hier kunt u de taal selecteren waarin uw declaratie opgemaakt dient te worden, eventuele aanpassingen aangaande de Btw doorvoeren en tot slot de gewenste facturatiemethode aangeven. Indien u geen gebruik maakt van de module Elektronisch Factureren kunt u hier verder geen keuze in maken en is de optie “Niet e-factureren, afdrukken op eigen printer” de standaard.

Wanneer E-factuur verzenden per e-mail als PDF-bestand wordt aangevinkt, alleen mogelijk wanneer u gebruik maakt van de module Elektronisch Factureren, verschijnen de invoerbalken voor het invoeren van de verschillende mailadressen. Door meerdere e-mailadressen op te geven bij de relatie kunt u in één keer de factuur zowel naar uw cliënt mailen, als een 'kopie-factuur' naar bijvoorbeeld diens werkgever, verzekeraar, etc. Let op; u geeft op cliëntniveau één of meerdere e-mailiadressen op. Ook declaraties uit andere dossiers op naam van deze cliënt worden dan dus per e-mail verzonden, ook naar de CC en BCC adressen indien deze zijn ingegeven.

Als de declaratie definitief wordt gemaakt voor een cliënt waarbij is aangegeven dat hij of zij de facturen per e-mail wenst te ontvangen, staat Elektronisch Factureren voor deze cliënt nu standaard aan. Het is niet meer nodig om dit handmatig alsnog aan te vinken, wat eerder wel het geval was.

Facturatiemethode tonen

Als uw cliënt voorkeur heeft voor het ontvangen van de factuur als pdf-bestand per e-mail, geeft u dat aan in het Btw en Facturatie tabje in het Relatie bewerken scherm. De facturatiemethode geeft u aan bij de cliënt, omdat dit de persoon/partij is aan wie u de declaratie stuurt. Nieuw in deze Urios versie is dat u nu ook op de declaratie kunt zien of deze per mail is verstuurd. Het ingevoerde mailadres voor het ontvangen van de declaratie kan nu getoond worden onder het adres. Ook het cc-mailadres zal hier worden weergegeven, indien ingevoerd. Zo is in één oogopslag duidelijk, zowel voor u als verzender als voor de cliënt, hoe deze declaratie is verstuurd. Het wel of niet tonen van de tekst “Per email aan …” kunt u instellen via Instellingen wijzigen > Declaraties > Opmaak > Overig en ‘toon methode van verzending’ aanvinken.

Door elektronisch te factureren aan uw cliënten kunt u veel tijd besparen. Deze tijdsbesparing wordt gerealiseerd doordat er minder fysiek werk gedaan hoeft te worden, zoals het printen, vouwen en posten van de declaraties, maar ook doordat er zaken worden gestandaardiseerd, zoals de begeleidende e-mail. Deze begeleidende tekst voert u eenmalig in en voor iedere factuur die vanuit Urios verzonden wordt is dit mailbericht hetzelfde. Door codes te gebruiken wordt altijd de correcte aanhef en afsluiting weergegeven. Het kan natuurlijk voorkomen dat u wilt afwijken van de standaard. Via de knop Bewerken kunt u concept declaraties op diverse punten nog aanpassen, zo ook de begeleidende e-mail. Daarnaast kunt u ook de mailadressen wijzigen of bijlagen toevoegen aan de mail naar uw cliënt. Let op; alle wijzigingen die u voor deze concept declaratie maakt, worden niet opgeslagen als de nieuwe standaard. Indien u uw begeleidende e-mailtekst permanent wilt aanpassen, kunt u dit doen via Instellingen wijzigen > Declaraties > E-factuur > E-mail (met of zonder opmaak).

 

Openstaande declaraties herinneren op nieuwe declaratie

In Urios heeft u de mogelijkheid om uw cliënt op de nieuwste declaratie te herinneren aan een nog openstaande nota. Op declaratieniveau kunt u bepalen of, en zo ja welke, nog openstaande nota’s wilt tonen op deze nieuwe declaratie voor uw cliënt. Urios zal dan de bedragen van de facturen apart van elkaar tonen, maar wel bij elkaar optellen zodat uw cliënt direct ziet wat er is totaal nog moet worden voldaan.

Het instellen van deze functie kunt u doen via Instellingen wijzigen > Declaraties > Opmaak > In de tabel Overig kunt u onderaan aanvinken dat u de nog openstaande declaraties op de nieuwe factuur wilt tonen. Als deze functie is aangevinkt, zal op elke nieuwe declaratie de nog openstaande nota's worden getoond. Indien u dit in sommige gevallen liever niet wilt, kunt u dit in de concept declaraties op declaratieniveau aanpassen. Via de knop Bewerken aan de rechterkant van de conceptfactuur kunt u bij het tabje Bedragen de declaraties weer uitvinken.

Bijlagen toevoegen aan E-factuur

Allen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Elektronisch factureren

In deze nieuwe Urios versie is het mogelijk gemaakt om bijlagen toe te kunnen voegen bij de factuur die u elektronisch naar uw cliënt verstuurd. U kunt nu bij het opmaken van een nieuwe factuur er voor kiezen om ook de eerder verzonden declaratie(s) opnieuw mee sturen. De cliënt zou dan in één mailbericht bijvoorbeeld twee declaraties ontvangen; de nieuwe declaratie voor verrichte werkzaamheden plus de eerder verzonden declaratie die nog niet voldaan is. Ook andere documenten kunnen direct als bijlage worden toegevoegd aan de declaratie.

Wanneer u gebruik maakt van de optie om eerder uitgestuurde declaraties die nog niet zijn voldaan te tonen op de nieuwe declaratie, kunt u via de Bewerken knop bij de concept declaratie de factuur als bijlage bijvoegen, maar dus ook het mailbericht aanpassen.

Samenvatting van declaratie toont declaratieregels

Wanneer u op tabblad Declaraties één van de declaraties selecteert, kunt u nu direct in de samenvatting rechts zien welke regels deze declaratie bevat. Deze regels worden getoond zonder btw. Zo is het niet meer nodig om de declaratie te openen om kunnen zien wat er op deze nota gedeclareerd is.

Een andere aanpassing op het gebied van declaraties is dat de ingevoerde notities onder het tabje Memo bij Relatie bewerken nu worden getoond naast de conceptdeclaratie. Op deze manier zijn aantekeningen direct inzichtelijk.

Opslaan van verzonden e-mails

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Documentenbeheer

Indien gewenst is het mogelijk om in Outlook een tweetal Urios knoppen te activeren; Opslaan in dossiermap, hiermee kunt u snel inkomende email opslaan in de dossiermap van uw cliënt, en de knop Start Stopwatch. Deze knop kunt u gebruiken om eenvoudig uw tijd te registreren die u besteedt aan het verwerken van de email en deze tijd direct op een dossier te schrijven. U kunt de Urios Stopwatch automatisch laten starten als u in Urios op tabblad Relaties op de opdracht Stuur e-mail of Maak brief klikt (rechts in beeld).

Vanaf deze nieuwste Urios versie is het ook mogelijk om uitgaande e-mail direct in één van uw dossiermappen op te slaan. Zo kunt u ook de uitgaande mailberichten naar uw cliënt met één muisklik opslaan in de dossiermap en ook deze uitgaande e-mail kunt u terug vinden onder het tabje Documenten in het Dossier bewerken scherm. Zo heeft u alle correspondentie direct bij de hand en kunt u alle informatie gemakkelijk terug vinden.

Wanneer u vanuit Outlook een e-mail verzonden heeft krijgt u onderstaand scherm te zien. Voor het opslaan van de uitgaande e-mail kiest u OK. Wanneer u de betreffende e-mail niet wilt opslaan in een dossiermap, kunt u kiezen voor Annuleren.

Wanneer de verzonden e-mail een bijlage bevat, kan deze als afzonderlijk bestand worden opgeslagen in de dossiermap. Hiervoor hoeft de bijlage enkel aangevinkt te worden. Om de uitgaande e-mail op te slaan in de map kunt u in de tekstbalk het bijbehorende dossier opzoeken. Het opslaan van uitgaande e-mail werkt op dezelfde manier als het opslaan van inkomende e-mail.

Het aan of uitzetten van het krijgen van deze automatische melding kunt u eenvoudig zelf doen in Urios. Gaat u hiervoor naar Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Outlook Add-In > Vink hier uw keuze aan/uit.

Export nu in nieuwste Excel-formaat

Urios exporteert nu de tabellen naar Excel in het nieuwste XLSX-formaat. Ook de Excel bestanden die worden gegenereerd door Urios ten behoeve van de module Export naar Boekhouding worden nu in dit formaat geëxporteerd. Hierdoor wordt voorkomen dat bij het inlezen van de exportbestanden in het boekhoudpakket, de gebruikers beveiligingswaarschuwingen krijgen.

Kleine aanpassingen

  • Een datum als 1 februari 2016 en namen van advocaten werden in sommige gevallen in de inleidende zinnen ongelukkig afgebroken. Data en namen worden nu niet meer afgebroken en blijven dus bij elkaar op één regel staan.
  • Het managementrapport ‘Nieuwe dossiers per maand’ heeft nu weer een staafbalkgrafiek.
  • Er zijn twee nieuwe samenvoegvelden beschikbaar die te gebruiken zijn in de Word-sjablonen. Dit is een code voor het archiefnummer «dossier_archief» en een code die het tussenvoegsel met de achternaam op de juiste manier toont «XXX_tvachternaam». Bijvoorbeeld de naam "De Lange" wordt op deze manier getoond in zinsverband met deze code.
  • Via de knop Bewerken kunt u een conceptdeclaratie op vele punten nog aanpassen, zo ook op de geschreven tijdsduur en/of factor. Nieuw is dat in deze tabel nu ook de kolom factor direct ziet staan. Het is niet meer noodzakelijk de activiteit daadwerkelijk open te klikken om de factor te kunnen lezen.
  • Het genereren van rapport “Gedeclareerd honorarium per dossiercategorie” voor Urios cloud-gebruikers is versneld. Het laden van de gegevens, zeker als er een langere periode was gekozen, duurde te lang. Dit proces verloopt nu sneller.
  • Het managementrapport “Openstaande declaraties” geeft nu ook de ingevoerde memo’s bij declaraties weer. Deze notities worden onder de dossiernaam getoond.
  • Voor de managementrapporten die informatie geven op medewerker niveau kunt u nu ook de oud-medewerkers selecteren.
  • Via het tabblad Relaties kunt u direct de route laten plannen naar uw cliënt. Deze Routeplanner bleek echter niet helemaal meer correct te werken. Dit is opgelost.
  • Geannuleerde uren worden niet meer meegenomen in de Insolventierapporten.
  • De Outlook Add-In werd bij sommige klanten automatisch uitgeschakeld omdat het te lang duurde deze knoppen te laden. Dit proces is nu nog verder versneld om zo te voorkomen dat Outlook het laden afbreekt.
  • Wanneer bij een relatie meerdere adressen zijn ingevoerd, worden al deze adressen nu getoond op het Voorblad en op het Relaas.
  • Het selecteren van een adres bij de opdracht Maak brief vanaf tabblad Dossiers en/of Relaties had geen effect op de samenvoegvelden «adres_1», «adres_2» etc. Deze samenvoegvelden toonden per abuis altijd het factuuradres i.p.v. het door de gebruiker geselecteerde adres. Dit is opgelost.