Urios logo

Nieuw in versie 2.6.0

Nieuwe mogelijkheden Urios Agenda | Urios en Outlook | Relaties exporteren als vCard | Outlook Knop Opslaan in Dossiermap | Outlook Knop Urios Stopwatch voor e-mail | Bellen vanuit Urios met VoIP | Elektronisch factureren | Extra kolom op blad Relaties | Aanpassen begeleidend schrijven E-mail | Afbeelding toevoegen | Leesbevestiging | Aanpassing scherm Contactpersonen | Nieuwe Management Rapporten | Kleine aanpassingen

Nieuwe mogelijkheden Urios Agenda

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Termijnen & Agenda

Met de module Termijnen en Agenda heeft u in Urios toegang tot tabblad Vandaag. Dit tabblad is in vieren verdeeld. Drie delen geven uw afspraken, termijnen en taken weer die zijn ingevoerd onder tabblad Agenda. Het vierde deel toont de nog openstaande declaraties die in aanmerking komen voor een eerste herinnering.  Per werkplek kan worden bepaald voor welke advocaat dit tabblad wordt getoond. Dit is dus op gebruikersniveau in te stellen.

Nieuw in deze versie is dat u de opties heeft om een begintijd en tijdsduur in te voeren wanneer u kiest voor Taken invoeren. Om de betreffende datum, starttijd, dossier en omschrijving duidelijk weer te kunnen geven op het tabblad Vandaag is de lay-out eveneens iets veranderd. Er worden nu per agendapunt drie tekstregels gebruikt om de benodigde informatie duidelijk weer te kunnen geven.

Wanneer er een tijdsduur voor de afspraak, taak of zitting wordt ingevoerd, kunt u na het afronden van deze taak direct de geplande tijd schrijven op het betreffende dossier. Wanneer u op tabblad Vandaag de betreffende afspraak of taak aanklikt, wordt deze automatisch door gestreept zodat u in één oogopslag ziet dat dit is afgerond. Tegelijkertijd komt er een pop-up die vraagt of u de bestede tijd wilt opslaan als activiteit.

Een andere aanpassing aan de module Agenda en Termijnen is dat ingevoerde taken en agendapunten nu worden getoond in de samenvatting op tabblad Dossiers. In deze samenvatting worden alle toekomstige agenda items getoond die zijn ingevoerd voor dit dossier. Afgeronde taken, afspraken er termijnen worden niet hier weergegeven. 

Door vanaf tabblad Dossiers in de samenvatting een taak of agendapunt aan te klikken, kan deze ook direct bewerkt worden. Bovendien kan dit betreffende punt direct op Afgerond worden gezet zonder terug te hoeven gaan naar tabblad Vandaag.

Tot slot zijn er een aantal wijzigingen doorgevoerd in het laden van tabblad Vandaag waardoor dit is versneldvoor de Urios Cloud Database gebruikers.

Urios en Outlook

Relaties exporteren als vCard

Vanaf versie 2.6.0 is het mogelijk om ingevoerde Relaties als vCard te exporteren naar onder andere Outlook. Om deze export te maken doorloopt u de volgende stappen;

  1. Zoek uw relatie op bij tabblad Relaties
  2. Klik aan de rechterzijde onder Opdrachten op de link Exporteer als vCard

  3. Sla het bestand op op uw computer
  4. Wanneer het bestand is opgeslagen komt een pop-up omhoog met de vraag of u de zojuist opgeslagen vCard wilt openen om deze in te lezen in Outlook of een ander programma. Klik op Ja. U ziet nu een weergave van de aangemaakte vCard met daarin de informatie die reeds in Urios is ingevoerd onder Relaties.

  5. Sla de gegenereerde vCard op door te kiezen voor Opslaan en sluiten links boven in. .
  6. Gaat u in Outlook naar Contactpersonen. U zult hier uw aangemaakte vCard zien staan.

Outlook Knop Opslaan in Dossiermap

Alleen voor Urios Plus of voor Urios Standaard met module Documentenbeheer

In de vorige versie is een koppeling tussen Urios en Outlook gerealiseerd. Hierdoor is er in Outlook rechts bovenin een Urios knop verschenen die het mogelijk maakt om mail van cliënten direct in de bijbehorende dossiermap te kunnen archiveren. Deze Urios knop was echter alleen zichtbaar in het hoofdmenu van de mailbox en was niet zichtbaar wanneer het mailtje feitelijk geopend was. Dit is nu met deze nieuwste Urios versie wel het geval.

Wanneer een mail is opgeslagen in de bijbehorende dossiermap verschijnt er een paarse horizontale balk in het mailtje waarin de tekst Opgeslagen in dossiermap staat. Dit is echter alleen zichtbaar wanneer de mail is geopend. Om snel te kunnen zien of een mailtje al is opgeslagen in de dossiermap, kunt u gebruik maken van de kolommenfunctie in Outlook zelf. Het is mogelijk om een extra kolom toe te voegen waardoor er een paars blokje zichtbaar wordt achter email die al is opgeslagen in één van de dossiermappen in Urios. Om dit in te stellen doorloopt u de volgende stappen;

  1. Ga op één van de kolomkoppen staan met uw muis en klik met de rechtermuisknop.
  2. Kies voor Weergave instellingen.

  1. Kies daarna voor Kolommen.
  2. Selecteer in de linker kolom het veld Categorieën en klik dan op Toevoegen. U ziet het veld Categorieën nu verschijnen in de rechter kolom.
  3. Klik daarna op OK.

Na het doorlopen van bovenstaande stappen is het mogelijk nodig om Outlook even opnieuw op te starten. Na het herstarten zult u zien dat er een extra kolom is toegevoegd en dat er nu blanco blokjes achter de datum zichtbaar zijn. Wanneer u de betreffende mail heeft opgeslagen in de dossiermap met de Urios knop, zal daarna het blanco blokje paars kleuren. (Het kan even duren voordat het blokje paars kleurt). Op deze manier heeft u snel duidelijk welke mail er reeds is opgeslagen in de mappen en welke nog niet.

Outlook Knop Urios Stopwatch voor e-mail

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Documentenbeheer

Naast de knop Opslaan in Dossiermap in Outlook, is er nu ook de knop Start Stopwatch. U kunt de stopwatch eenvoudig opstarten wanneer u begint met het opstellen van een e-mail aan uw cliënt bijvoorbeeld. Hiervoor is het noodzakelijk dat er een Standaard Medewerker is geselecteerd in Urios voor de betreffende computer waar u op werkt.

Op voorhand geeft u het betreffende dossier aan en kunt u de omschrijving van de activiteit invoeren. Na het versturen van de mail kiest u voor Opslaan en wordt de door de stopwatch geregistreerde tijd opgeslagen voor het betreffende dossier. U kunt deze tijdregel weer terug vinden op tabblad Activiteiten. Indien u de tijdregel niet direct ziet, is het nodig om het scherm te verversen. Dit kunt u doen met de knop F5.

Het is ook mogelijk om direct vanuit Urios een mail naar uw cliënt op te stellen en dan de stopwatch automatisch te laten opstarten. Dit kunt u ook gebruiken voor de opdracht Maak brief.

Het automatisch op laten starten van de Urios Stopwatch bij de opdrachten Stuur e-mail of Maak brief kunt u instellen via Instellingen wijzigen > Activiteiten > Stopwatch. Hier kunt u uw keuze aangeven. Van de optie Stopwatch automatisch opstarten Bij Bellen kunt u alleen gebruik maken als u gebruik maakt van VoIP telefonie (bellen via internet).

Bellen vanuit Urios met VoIP

Wanneer u vanuit kantoor belt met VoIP (bellen via het internet) kunt u eenvoudig telefonisch contact opnemen met uw relaties direct vanuit Urios door op tabblad Relaties te kiezen voor Bellen met VoIP.

Eerder koppelde Urios alleen met de VoIP aanbieder Netformatie, maar in versie 2.6.0 kunt u ook gebruik maken van andere VoIP aanbieders die een Swyx of HIPIN VoIP centrale aanbieden. U kunt uw systeembeheerder vragen naar meer informatie over bellen met VoIP.

Elektronisch factureren

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Elektronisch Factureren

Extra kolom op blad Relaties

In Urios kunt u per relatie aangeven of u deze relatie een declaratie per post of per e-mail wilt toesturen. Op het tabblad Relaties is een nieuwe kolom toegevoegd waarin dit op cliëntniveau wordt weergegeven. Ook is het mogelijk om op dit kenmerk een selectie te maken.

De extra kolom kunt u aanzetten door op de donkerpaarse balk bovenaan het tabblad Relaties te gaan staan en met de rechtermuisknop op de balk te klikken. Er verschijnt dan een uitschuifbox waarin u kunt aangeven welke kolommen u op uw tabblad wilt zien. Om de ruimte op het tabblad goed te verdelen is het aan te raden om kolommen die u niet gebruikt, uit te zetten.

Aanpassen begeleidend schrijven E-mail

Declaraties die in Urios worden gemaakt kunt u printen en posten, maar ook direct mailen naar (een deel van) uw cliënten. In de mail die dan direct naar uw cliënten uitgaat is een standaard begeleidend schrijven opgenomen waarin u in een algemene tekst kunt verwijzen naar de bijgesloten factuur. Soms is het wenselijk om een aanpassing te maken in de begeleidende mail. Met deze nieuwe Urios versie is het mogelijk om de begeleidende mail op declaratieniveau aan te passen.

Wanneer u de declaratie heeft opgemaakt ziet u aan de rechterzijde een knop Bewerken. Door middel van deze knop was het al mogelijk verschillende zaken in uw factuuropmaak te wijzigen, maar nu kunt u hier ook de tekst van de e-mail die wordt verzonden naar u cliënt aanpassen.

Afbeelding toevoegen

Vooralsnog was het niet mogelijk om een afbeelding zoals uw kantoorlogo toe te voegen in de begeleidende mail bij uw factuur. Ook dit is nu verbeterd waardoor dit nu wel mogelijk is.

Om een afbeelding toe te voegen gaat u naar Instellingen wijzigen > Declaraties > E-factuur > E-mail (met opmaak). Onder dit tabje kunt u uw afbeelding toevoegen bij uw standaard begeleidend schrijven.

Leesbevestiging

Wanneer u uw facturen per mail naar uw cliënten verstuurd, kunt u vanaf nu aangeven of u een leesbevestiging wilt ontvangen wanneer de e-mail met daarbij de factuur door de ontvanger geopend wordt.

Dit doet u door te gaan naar Instellingen wijzigen > Declaraties > E-factuur > Rechts van het e-mailadres kunt u aanvinken Vragen om leesbevestiging.

Wanneer een factuur per mail naar uw cliënt is gestuurd, en de ontvanger deze heeft geopend, zal er bij de ontvanger een pop-up verschijnen die vraagt om een leesbevestiging te versturen. Als de ontvanger hierbij ja aangeeft, wordt in de mailbox die is opgegeven als Van adres de leesbevestiging ontvangen.

Aanpassing scherm Contactpersonen

In de vorige update van Urios zijn diverse verbeteringen doorgevoerd aangaande het gebruik van verschillende contactpersonen. Zo is het nu mogelijk om bij het invoeren van een nieuwe relatie meerdere verschillende contactpersonen in te voeren. In deze nieuwe versie is het scherm romndom de invoer van de contactpersonen iets aangepast en is het nu alleen nog mogelijk om meerdere contactpersonen in te voeren wanneer er sprake is van een ‘rechtspersoon met meerdere contactpersonen’.

Een voordeel van het gebruik van contactpersonen is dat een relatie nu slechts één keer ingevoerd hoeft te worden en dat al deze personen worden getoond wanneer u kiest voor;

Vanaf tabblad Relaties > Stuur e-mail

Als u kiest voor Stuur e-mail vanaf tabblad Relaties, verschijnen in een pop up alle mailadressen van de ingevoerde contactpersonen.  Wanneer de stopwatch is ingesteld op automatisch opstarten bij Stuur e-mail, dan start deze ook op als u een mail stuurt naar iemand anders dan uw cliënt.

Vanaf tabblad Dossiers > Maak brief

Vanaf versie 2.6.0 is het mogelijk om elk contactpersoon dat is ingevoerd onder Relaties eenvoudig te selecteren voor de opdrachten Maak brief en Stuur e-mail. Er kunnen een onbeperkt aantal contactpersonen ingevoerd worden, maar er kan slechts één persoon gekoppeld worden aan het dossier. De factuur voor de betreffende relatie wordt gericht aan de contactpersoon die is gekoppeld aan een dossier. Indien er geen contactpersoon is gekoppeld, komt er in de adressering op de factuur geen naam c.q, afdeling te staan en de aanhaf zal zijn 'Geachte mevrouw, mijnheer'. Wanneer er wel een contactpersoon is gekoppeld, worden deze gegegevens op de factuur weergegeven.

Nieuwe Management Rapporten

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met de module Managementrapporten

De module Management Rapporten geeft u door middel van verschillende rapporten de mogelijkheid meer inzicht te krijgen in uw gedeclareerde uren en behaalde omzet. Met behulp van de vele verschillende rapporten heeft u in één oogopslag duidelijk  wat de omzet bedraagt per tariefgroep; zoals uren gebaseerd op honorarium, vaste prijs of zelfs op basis van toevoegingen.

In deze nieuwe Urios versie zijn er vele verbeteringen doorgevoerd in alle Management Rapporten op het gebied van leesbaarheid en lay out. Ook zijn er diverse nieuwe rapporten toegevoegd zoals Oninbare en deels oninbare declaraties, Openstaande declaraties één relatie en Cliëntenmemo’s.

Kleine aanpassingen

  • In het rapport Faillissementen worden nu ook de totalen van het onderhanden werk getoond. Ook wordt nu het verzochte salaris getoond, naast het al verzochte salaris.
  • De zoekfunctie is aangepast. Urios zocht ook in kolommen die verborgen waren op het tabblad, wat verwarrend was. Dit gebeurt nu niet meer
  • Sommige rapporten werden per abuis liggend geprint als dit niet de bedoeling was. Dit is verholpen.
  • Onder Opdrachten aan de rechterkant van Urios stonden de twee opties Kopieer tabel en Afdrukken tabel. Deze twee opdrachten zijn hier weggehaald om meer ruimte te maken voor de samenvatting rechts onderin. De icoontjes om een tabel te kopiëren of afdrukken kunt u terug vinden tussen de schuifbalk en de rechter kolommen waar ze verticaal zijn weergegeven.
  • Wanneer de standaard factor voor bepaalde werkzaamheden werd aangepast naar bijvoorbeeld 0.5, bleef de factor op 1 staan. Dit is nu verbeterd.
  • Het is nu ook mogelijk om een export vanuit Urios naar het boekhoudpakket AFAS te maken.
  • De module Debiteurenbeheer Plus is komen te vervallen en deze functionaliteiten zijn toegevoegd aan Urios Standaard.
  • De tabel die recente ingevoerde activiteiten toont, onder aan het Activiteiten invoeren scherm, staat nu weer op volgorde van invoer. Bovendien is in deze tabel nu ook een kolom toegevoegd waarin het dossiernummer wordt getoond.
  • Bij het genereren van een document in Word via Urios, bijvoorbeeld Maak brief, wordt het bestand direct opgeslagen volgens een standaard patroon. Er zijn nu diverse nieuwe patronen toegevoegd waaruit een selectie kan worden gemaakt, eventueel aangevuld met eigen verwijzingen. Het patroon waaronder een document wordt opgeslagen kunt u terug vinden bij Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Word-sjablonen > Bestandsnaam.