×

Urios demo aanvragen

advocaten

×

Neem contact met mij op

Vul onderstaande gegevens in zodat Urios contact met u op kan nemen om een afspaak te maken.

advocaten

Praktische informatie over Urios | toelichting op

Urios licenties en modules

Hoe snel kan ik starten met Urios?

Vraagt u een proeflicentie aan? Dan kunt u dezelfde werkdag starten met het ontdekken van Urios, vaak zelfs al binnen een uur. Heeft u gekozen om definitief met Urios te gaan werken? Leuk! Kiest u voor een lege database, ook dan kunt u dezelfde dag van start. Als data zoals relaties en dossiers uit een ander pakket moeten worden overgezet, dan wordt hier op korte termijn een afspraak voor gemaakt.

Wanneer heb ik een Urios licentie nodig?

Er is een licentie nodig voor elke tijdschrijver en/of advocaat. Voor ondersteunend personeel is dus geen betaalde Urios licentie nodig, tenzij u wilt dat secretariaat, wellicht tegen een gereduceerd tarief, werkzaamheden op eigen naam schrijft in het dossier. Als er op eigen naam of op een verzamelnaam zoals ‘secretariaat’ tijd geschreven wordt, is er een extra Urios licentie nodig. Dit is eenzelfde soort licentie als die al afgenomen wordt voor de andere medewerkers op het kantoor.

Wat is het verschil tussen een proeflicentie, een tijdelijke licentie of een definitieve licentie?

Feitelijk is het enige verschil tussen deze licenties de einddatum. Een proeflicentie of tijdelijke licentie wordt normaliter uitgegeven voor een maand. Een definitieve licentie wordt uitgestuurd na het voldoen van de jaarfactuur, en heeft dus een einddatum die 12 maanden in de toekomst ligt. Verder is er geen verschil tussen deze licenties. Dus heeft u in uw proef- of tijdelijke licentie data ingevoerd in Urios of instellingen gedaan? Deze blijven gewoon behouden. U zult geen data kwijtraken na het verlopen van een licentie.

Kan ik mijn licentie lopende mijn abonnementsjaar uitbreiden?

Jazeker. U kunt uw licentie uitbreiden met een nieuwe tijdschrijver of met Urios modules. Geeft u ons een berichtje per mail of per telefoon, en wij sturen u direct een nieuwe, tijdelijke licentie toe voor het nieuwe aantal tijdschrijvers of met de nieuwe extra modules. Na het voldoen van de factuur ontvangt u de definitieve licentie die u voor de resterende periode van uw abonnementsjaar kunt gebruiken.

Kan mijn Urios licentie ook tijdelijk uitgebreid worden?

Ja dit is zeker mogelijk. Wij denken graag met u mee om tot een goede oplossing te komen. Indien u weet dat iemand tijdelijk uw kantoor komt versterken, bijvoorbeeld voor een half jaar, dan kunnen we ook voor enkel deze periode uw licentie uitbreiden. U hoeft dus niet voor een heel jaar een licentie af te nemen en hiermee worden extra licentiekosten voorkomen. De andere kant op kan ook; weet u aan het begin van uw abonnementsjaar, dus voordat u van ons de jaarlicentie heeft ontvangen, al dat er iemand weggaat? Geef het aan en we overleggen samen hoe we dit dan op de handigste manier voor u kunnen insteken.

Kan ik mijn licentie lopende mijn abonnementsjaar inkrimpen?

Bij Urios ontvangt u een factuur voor een heel jaar vooruit. Na het voldoen van deze jaarfactuur voor uw Urios abonnement, wordt ook de licentie voor een jaar uitgestuurd. Eenmaal uitgestuurd kunnen wij deze licentie niet meer intrekken of aanpassen. Heeft u een licentie voor een viertal advocaten ontvangen? Dan kunt u een heel jaar lang met vier tijdschrijvers c.q. advocaten gebruik maken van deze licentie. Om die reden kunnen wij lopende het abonnementsjaar helaas de licentie niet inkrimpen in die zin dat wij u het te veel betaalde bedrag terugstorten. Daar staat tegenover dat u deze vrijgekomen ‘plek’ in de licentie in kunt zetten voor iemand anders, bijvoorbeeld een nieuwe collega die er in de loop van de tijd weer bijkomt. Verandert er iets in uw kantoorsamenstelling wat invloed heeft op het aantal licenties dat u van Urios gebruikt? Geeft u dit dan zo spoedig mogelijk aan ons door zodat wij onze administratie up to date kunnen houden.

Urios Modules

Kan ik een module tijdelijk uitproberen?

Uiteraard! U kunt bij ons iedere module een maand lang gratis uitproberen. Nadat de maand verstreken is, kunt u aangeven of de module toegevoegd dient te worden aan uw abonnement. De modules Managementrapporten, Termijnen & Agenda, Gebruikersrechten, Derdengelden en Abonnementen kunt u per direct gebruiken zodra u een licentie heeft ontvangen. De modules Elektronisch factureren, Documenten Beheren en Genereren en Export naar Boekhouding behoeven een aantal eenmalige instellingen. In plaats van dit zelf te gaan doen, kunt u zich ook aanmelden voor één van onze online demonstraties van deze modules zodat u op die manier kunt zien hoe deze modules werken en welke tijdsbesparing u dit oplevert! Bent u daarna enthousiast geworden? Dan helpen wij u uiteraard met het instellen hiervan in uw eigen Urios database.

Kan ik mijn abonnement tussentijds uitbreiden met een module?

Net als met een extra tijdschrijver is uw abonnement ook tussentijds uit te breiden met één of meerdere modules. Laat ons weten welke module u toegevoegd wilt zien aan uw abonnement, en u zult van ons een nieuwe licentie ontvangen met daarin deze module(s).

Waarom worden losse modules afgenomen voor het gehele kantoor?

Wanneer u met alle advocaten in één database werkt, is er één licentie in gebruik die is afgegeven voor een bepaald aantal medewerkers. Deze licentie is voor iedereen gelijk en alle onderdelen zijn in principe door iedere advocaat te gebruiken, tenzij er bepaalde onderdelen zijn afgeschermd in Urios. Indien alleen de partner van het kantoor toegang heeft tot bijvoorbeeld de managementrapporten, dan ziet hij of zij daarin onder andere alle geschreven uren of gedeclareerde omzet van elke advocaat binnen het kantoor. Het kan dus zijn dat er slechts één iemand gebruik maakt van een bepaalde module, maar deze module wordt wel ‘kantoor breed’ toegepast. Ditzelfde geldt voor bijvoorbeeld Elektronisch factureren. Wellicht is er één medewerker die de declaraties maakt, maar op deze declaraties worden wel alle uren van alle medewerkers gedeclareerd.

Urios abonnement en facturatie

Wanneer ontvang ik mijn jaarfactuur?

Bent u een nieuwe Urios-gebruiker? Dan zal u van ons uw jaarfactuur ontvangen lopende de maand dat u het Bestelformulier aan ons heeft gestuurd of aan het begin van de eerste mand van uw abonnementsjaar. Dit hangt af van de werkzaamheden die wij eventueel voor u gaan uitvoeren, bijvoorbeeld een migratie of huisstijlservice. Aangezien wij dit altijd achteraf factureren, kan het dus zijn dat u uw factuur ontvangt nadat u reeds gestart bent met Urios. Bestaande gebruikers ontvangen de jaarfactuur halverwege de maand voorafgaand aan de maand waarin het nieuwe abonnementsjaar ingaat. Start uw abonnementsjaar per 1 juni, dan ontvangt u medio mei uw nieuwe factuur.

Kan ik mijn factuur in delen betalen?

Bij Urios proberen wij zelf heel bewust onze overhead beperkt te houden, en dit ziet u terug in de prijs! Om het proces simpel en efficiënt te houden sturen wij u de factuur voor een jaar, waarna u een licentie ontvangt voor een jaar. Alleen voor startende kantoren maken we hier een uitzondering op voor het eerste abonnementsjaar en zij kunnen in twee delen betalen. Uiteraard zijn wij altijd bereid om met u mee te denken als er sprake is van onvoorziene omstandigheden. Neemt u in dat geval contact met ons op om samen te bekijken wat de mogelijkheden zijn.

Krijg ik korting als ik meerdere licenties gebruik?

Nee. Bij Urios werken we niet met staffelkortingen. In plaats daarvan bieden wij u direct een goede prijs, ongeacht of u nu één of elf licenties bij ons afneemt. Ook wordt er geen onderscheid gemaakt tussen één- of meermanskantoren als het gaat om updates of support. Heeft u een vraag? Of twee? Bel ons!

Wat is de opzegtermijn van Urios?

In de Algemene Voorwaarden is opgenomen dat de opzegtermijn twee maanden is. In de praktijk hanteren we dit niet heel strak. Wij zien er de noodzaak niet van in om u met alle geweld aan een contract te houden waar u zelf van af wilt, om wat voor reden dan ook. We laten u liever met een goed gevoel weggaan, zodat u ook weer gemakkelijk bij ons terug kan komen in de toekomst. Belangrijk om hierbij te vermelden is wel dat als uw jaarlicentie reeds is uitgegeven omdat u de jaarfactuur reeds heeft voldaan, dat wij uw opzegging dan pas het daaropvolgende jaar kunnen verwerken en wij u dus geen restitutie van het te veel betaalde bedrag kunnen geven. U kunt lopende het jaar de uitgegeven licentie blijven gebruiken, maar dit hoeft uiteraard niet.

Wat gebeurt er als ik mijn Urios-abonnement opzeg?

Afhankelijk van uw manier van werken, moeten er een aantal beslissingen genomen worden aangaande uw data in Urios. Dit heeft met name te maken met uw bewaarplicht. Werkt u met een lokale database? Dan verloopt uiteindelijk de licentie en valt Urios terug in “Alleen lezen modus”. U kunt Urios blijven raadplegen voor archiefdoeleinden maar niets meer bewerken. Uw database blijft behouden zolang u deze database zelf bewaard. Werkt u met onze Urios Cloud Database? Dan moet er besloten worden wat er met uw database moet worden gedaan. Er zijn kortweg drie opties;

  1. U maakt zelf een back-up van uw Urios Cloud Database, genereert zelf een lokale database en zet hier de back-up in. Een systeembeheerder kan u hiermee assisteren. U heeft hier drie maanden de tijd voor nadat uw overeenkomt met Urios is beëindigd, daarna wordt uw Cloud Database door ons verwijderd.
  2. U laat ons een back-up maken plus een nieuwe lokale database installeren op een Windows pc (of server) naar keuze en wij zorgen dat Urios lokaal komt te staan zodat u Urios kunt blijven raadplegen. De kosten voor het verhuizen van de database kunt u terugvinden op onze website.
  3. U houdt uw Cloud Database aan en neemt enkel nog deze dienst bij ons af, ook al is uw abonnement beëindigd. U hoeft niet zelf deze database te bewaren of te beveiligen en ook de back-up is op deze manier geregeld.

Wat gebeurt er met mijn bestanden als ik Urios opzeg?

In het kort; feitelijk niets. Uw bestanden staan namelijk altijd ‘los’ van Urios, en staan niet opgeslagen in uw Urios (Cloud) database. Al uw bestanden blijven staan waar ze altijd al hebben gestaan. Werkt u met de Urios Cloud Drive? Ook dan gebeurt er niet daadwerkelijk iets met uw bestanden, omdat u alle documentatie ook lokaal op uw pc heeft staan en er dus nog altijd bij kunt komen. Het opzeggen van Urios en/of de Urios Cloud Drive heeft enkel tot gevolg dat de synchronisatie naar de cloud stopt. Drie maanden na de opzegging zal het account, en dus alle data, worden verwijderd.

Aanvullende informatie over Urios

Hoe lang bestaat Urios al?

Het allereerste begin van de ontwikkeling van het programma Urios zoals het nu is, is gemaakt in de zomer van 1999. Twee jaar later, april 2001, is Urios officieel op de markt gekomen. In de jaren erna is Urios blijven groeien dankzij de feedback van alle gebruikers en ook nu blijft de ontwikkeling doorgaan, mede dankzij de suggesties die wij mogen ontvangen. Urios is wat ons betreft nooit af!

Hoeveel kantoren gebruiken Urios?

Medio 2019 wordt Urios op ruim 250 advocatenkantoren gebruikt.

Voor welke kantoren is Urios geschikt?

Urios past goed bij middelgrote advocatenkantoren vanwege het gebruiksgemak, de lage kosten en de flexibiliteit qua werkwijze. Om dezelfde redenen past Urios ook zeer goed bij éénmanskantoren en alle varianten die hier tussenin zitten. Urios is en wordt ontwikkeld met de filosofie dat het gebruik van software uw werk makkelijker moet maken. Dit heeft er onder andere toe geleid dat er vele eenvoudige opties zijn qua instellingen in Urios, omdat in de praktijk de ervaring ons heeft geleerd dat ieder kantoor een andere werkwijze heeft. Zo kunt u bijvoorbeeld vele verschillende nummerpatronen kiezen voor uw dossiers en relaties maar ook zelf uw teksten op uw declaraties opmaken. Door dit soort praktische dingen te laten invullen door diegene die er ook in de praktijk mee werkt, is Urios passend te maken voor vrijwel ieder advocatenkantoor. Een ander belangrijk punt waarom Urios zeer geschikt is voor advocatenkantoren van verschillende formaten is de mogelijkheid om zelf te bepalen waar uw database en documenten worden opgeslagen. U kunt kiezen om te werken met Urios in combinatie met onze Cloud Diensten als u geen eigen server heeft staan of wilt aanschaffen. U heeft feitelijk alleen één Windows pc nodig om met Urios te kunnen werken. Heeft u al het één en ander aan hardware staan of werkt u bij een cloud provider, dan kan Urios hier zeer waarschijnlijk prima op werken (afhankelijk van het soort server dat u heeft staan gebruikt). Doordat u zelf de keuze heeft, bepaalt u ook zelf de kosten.

Is Urios AVG-proof?

Per mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Een van de belangrijkste onderdelen hierin is de opgestelde Verwerkersovereenkomst die u als Urios-gebruiker c.q. Verwerkingsverantwoordelijke met ons zou moeten afsluiten. Omdat Urios meer dan 250 advocatenkantoren bedient, hebben wij zelf een Verwerkersovereenkomst opgesteld die voor alle Urios-gebruikers gelijk is. Daarnaast hebben wij zelf ook Verwerkersovereenkomsten afgesloten met de partijen waarmee wij samenwerken en uiteraard ook met onze sub-verwerkers. Voor meer informatie rondom de AVG verwijzen wij u graag naar onze website waar u, behalve de Verwerkersovereenkomst, ook de door ons opgestelde Privacy Protocollen kunt vinden.