Urios logo

Tijdschrijven en verschotten administeren

Daar wilt u niet te veel tijd aan kwijt zijn...

Activiteiten invoeren

Urios is als softwarepakket speciaal ontwikkeld om u op een eenvoudige manier uw tijd te kunnen laten registreren waarna u deze geschreven tijdregels simpel kunt declareren.  In deze korte handleiding kunt u tips vinden om uw tijd c.q. uw activiteiten zo gemakkelijk mogelijk in te kunnen voeren.

1. Klikt u in Urios op de knop Activiteiten invoeren, links in beeld. Het Activiteiten invoeren scherm verschijnt nu in beeld.

2. In het Activiteiten invoeren scherm kunt u de volgende velden invullen.

  • Datum: Standaard wordt hier de datum van vandaag ingevuld, maar deze kunt u altijd aanpassen door op het icoontje van de kalender te klikken en de datum aan te klikken. Het is ook mogelijk om met terugwerkende kracht uren in te voeren. Bij het invoeren van de datum hoeft u alleen de dag en de maand op te geven. Het jaartal wordt door Urios ingevuld. De invoervolgorde is altijd dag-maand-jaar. U kunt spaties, streepjes of schuine strepen als scheider invoeren. Als u geen scheidingsteken gebruikt, is het wel noodzakelijk om de verloopnullen en het jaartal in te vullen. De invoer 01112016 leidt tot datum 1 november 2016. In alle datumvelden in Urios kunt u eveneens gebruik maken van de sneltoetsen Ctrl+; voor de datum van vandaag en Ctrl+sShift+; voor de datum van gister.
  • Dossier: Hier voert u het dossier in. Zodra u dit veld aanklikt verschijnt uw dossierlijst aan de zijkant van het scherm. Zodra u begint met typen wijzigt deze lijst naar de dossiers die starten met uw invoer. Typt u "Ja" in, ziet u alle dossiers opkomen die met deze lettercombinatie beginnen. Alle dossiers staan tweemaal weergegeven in de dossierlijst; op volgorde van naam en op volgorde van nummer. U kunt op beide manieren zoeken, net wat u handig vindt. U selecteert het dossier gemakkelijk met uw muis of door op enter of de tabtoets te drukken wanneer het dossier blauw gekleurd is. Met de pijl-omlaag toets (↓) kunt u eenvoudig door de lijst met dossiers heen bladeren.
  • Medewerker: Deze staat standaard op de ingestelde of gekozen medewerker. U kunt dit altijd nog wijzigen.
  • Omschrijving: Voert u hier uw werkzaamheden in, zoals u deze ook op de specificatie wilt tonen. Wanneer u in het dossier in een andere taal declareert, kunt u zelf de omschrijving van uw werkzaamheden vertalen. Naast het scherm is een lijst met afkortingen van veel voorkomende werkzaamheden verschenen waaruit u een keuze kunt maken. Deze standaard lijst kunt u ook zelf bewerken of afkortingen aan toevoegen. Dit doet u via Instellingen wijzigen > Activiteiten > Afkortingen. Meer informatie hierover leest u verderop in deze handleiding. U kunt afkortingen combineren met elkaar door punt-komma (;) als scheidingsteken te gebruiken. Zo wordt bc;td weergegeven als "bespreking cliënt; telefoon derde". Tevens kunt u afkortingen aanvullen met een eigen omschrijving of zelf een omschrijving opgeven zonder gebruik te maken van deze lijst.
  • Tijdsduur: Hier voert u in hoeveel tijd u voor deze activiteit wilt schrijven. Afhankelijk van de tijdsinstelling, kunt u uw tijd schrijven in minuten, tikken van 5 of 6 minuten of in decimale uren. De eenheid waarin u uw tijd wilt registreren kunt u instellen via Instellingen wijzigen > Activiteiten > Tijdseenheden.
  • Factor: Dit is een factor op het uurtarief wat in het gekozen dossier geldt. Standaard staat de factor op 1, dus 1 maal de tijdsduur x het geldende uurtarief. Indien u de factor op 0 zet, wordt de tijd wel geschreven, komt deze ook op de specificatie te staan, maar niet feitelijk gedeclareerd. U kunt de factor ook gebruiken om kleine administratieve werkzaamheden, kopieerwerk bijvoorbeeld, tegen een andere factor te schrijven. Per tijdsregel is het mogelijk deze factor aan te passen.
  • Bestemming: Indien u voor het uitvoeren van een activiteit heeft moeten reizen en u uw reiskosten declareert, kunt u hier de bestemming en het aantal kilometers opgeven. Deze worden dan ook op de specificatie getoond. De kilometerprijs die u in rekening brengt kunt u instellen via Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid > Kilometervergoeding (helemaal onderin).

3. Na het invoeren van de activiteit kunt u kiezen voor Opslaan & Sluiten of Opslaan & Doorgaan. Bij de eerste keuze wordt de tijdregel opgeslagen en het scherm afgesloten. Bij Opslaan & Doorgaan wordt de activiteit ook opgeslagen, maar krijgt u het invoerscherm weer leeg te zien.
Handig: Met de sneltoets pijl-omhoog (↑) of met Ctrl+Tab herhaalt u de eerdere invoer voor de velden Datum, Dossier, Medewerker en omschrijving. Dit maakt het mogelijk om eenvoudig meerdere activiteiten achter elkaar in te voeren voor eenzelfde dossier of met een afwijkende datum.

4. Onder het Activiteiten invoerscherm ziet u een kleine tabel staan. Dit is het hulpscherm voor recente invoer. Hierin worden de laatst ingevoerde tijdregels kort weergegeven zodat u snel kan zien wat u als laatste activiteit heeft ingevoerd. Ziet u een foute invoer, dan kunt u vanuit deze lijst direct op de activiteiten dubbelklikken om deze te bewerken.

Lijst van veelvoorkomende werkzaamheden

Bij het invoeren van de omschrijving kunt u een keuze maken uit de lijst met veelvoorkomende werkzaamheden. U kunt de standaard lijst van Urios gebruiken, of zelf deze lijst aanvullen of opmaken. Volgt u hiervoor onderstaande stappen.

1. Klik op Instellingen wijzigen > Activiteiten > Afkorting. U komt nu bij de lijst met reeds bestaande afkortingen uit.

2. Met de knop Invoeren kunt u zelf nieuwe afkortingen toevoegen. Naast lettercombinaties kunt u ook cijfers gebruiken. Tevens vult u hier de afwijkende factor in, indien van toepassing. Met de knop Verwijderen kunt u afkortingen die u niet gebruikt verwijderen uit de lijst. Een bestaande omschrijving aanpassen doet u met de knop Bewerken.

Gebruik van de factor

Bij het invoeren van uw tijdregels staat altijd een standaard factor weergegeven. Normaliter staat deze voor de meeste werkzaamheden op 1, wat wil zeggen 1 maal het aantal minuten maal het uurtarief. Het is mogelijk om de factor voor veel voorkomende werkzaamheden aan te passen naar een nieuwe standaard. U zou er bijvoorbeeld voor kunnnen kiezen om simpel administratief werk tegen een lagere factor te schrijven, bijvoorbeeld tegen 0,5 of 0,75. Afspraken op zondagavond zou u in theorie tegen een factor van 2 kunnen schrijven. Door op deze manier te werken met de factor kunt u eenvoudig enkele tijdregels eenmalig laten afwijken van de standaard.

De factor kunt u ook eenvoudig gebruiken om tijdregels die u niet wilt rekenen aan uw cliënt, maar die u wel geschreven heeft en die u ook wilt laten zien, aan te passen. Door de factor in zo'n geval op 0 te zetten, wordt de gespendeerde tijd wel genoteerd, maar dus niet doorbelast aan de cliënt. Bovendien ziet de cliënt wel dat u deze werkzaamheden heeft verricht op de specificatie, maar ziet hij dus ook dat het niet in rekening is gebracht.

Tijdregels kunt u snel in één keer aanpassen door deze regels te selecteren (blauw te maken) door de linkermuisknop vast te houden. Daarna kiest u rechts bovenin in Urios voor Bewerken van de tijdregels. Er verschijnen meerdere opties, waaronder aanpassen van de factor. Op deze manier hoeft u maar één keer de geschreven factor te wijzigen en wordt dit direct doorgevoerd in alle geselecteerde tijdregels. Dit scheelt weer extra handelingen.

Regels in één keer bewerken

In Urios kunt is eenvoudig meerdere tijdregels in één keer gezamenlijk bewerken, waardoor u aapassingen snel kunt doorvoeren. Tijdregels annuleren? Op naam van een andere medewerker zetten of misschien de factor aanpassen? Geen probleem. Volgt u de onderstaande stappen om dit snel te kunnen doen.

1. Op het tabblad Activiteiten zoekt u de regels op die u wilt bewerken. Dit kunt u doen met behulp van het Datafilter aan de rechterzijde van het scherm. Door te selecteren op dossiernaam, datum, gedeclareerd ja/nee etc. kunt u snel de regels die aangepast moeten worden oproepen.

2. Selecteer de te bewerken regels door op de bovenste regel te gaan staan, met de linkermuisknop op de regel te klikken en deze vervolgens vast te houden terwijl u de muis naar beneden beweegt. De regels die blauw worden zijn geselecteerd. Klikt u daarna rechts bovenin op Tijdregels bewerken en maak een keuze voor hetgene wat u wilt aanpassen.

Invoeren van verschotten

Een gedegen verschottenadministratie draagt mede bij aan een gezonde liquiditeit van uw kantoor en vormt daarom een belangrijk onderdeel van uw administratie. Verschotten voert u in Urios net zo gemakkelijk in als tijdregels. Ingevoerde verschotten worden vervolgens overzichtelijk getoond op uw tabblad Verschotten.

1. Klikt u in Urios op de knop Verschotten invoeren.

2. Voer de datum in en selecteer het dossier. De omschrijving is vrij in te voeren maar ook hier kunt u gebruik maken van een (zelf) samengestelde lijst met afkortingen van veelvoorkomende verschotten. Daarna voert u het bedrag in en vinkt u aan welk btw-percentage van toepassing is.

3. Klikt u vervolgens op Opslaan & Sluiten of kies voor Opslaan & Doorgaan als u nog een verschot in wilt voeren. Het verschot kunt u nu terug zien op het tabblad Verschotten.

Keuzelijst verschotten

Net als voor de activiteiten kunt u ook voor verschotten zelf een lijst met afkortingen samenstellen met daarin de meest voorkomende verschotten. Zo heeft u uw verschot nog sneller ingevoerd. Het samenstellen van deze lijst werkt op dezelfde manier als voor de activiteiten.

1. Klik op Instellingen wijzigen > Verschotten > Afkorting. U komt nu bij de lijst met reeds bestaande afkortingen uit.

2. Met de knop Invoeren kunt u zelf nieuwe afkortingen toevoegen. Naast lettercombinaties kunt u ook cijfers gebruiken. Met de knop Verwijderen kunt u afkortingen die u niet gebruikt verwijderen uit de lijst. Een bestaande omschrijving aanpassen doet u met de knop Bewerken.