Urios logo

Documentenbeheer

De module Documentenbeheer is ontwikkeld om u veel tijd te besparen bij het maken van brieven en documenten. Een groot deel van de gegevens die u in uw brieven of documenten wilt hebben staan, staan tenslotte al ingevoerd in Urios. Met deze module maakt u in enkele muisklikken een 'standaard' brief met behulp van sjablonen. Zo zou u kunnen denken aan een gestandaardiseerde afspraakbevestiging als sjabloon. Dit sjabloon kunt u keer op keer gebruiken en Urios vult de aanhef, adresgegevens, dossiernummer, kenmerk etc. direct voor u in. U kunt zoveel sjablonen maken en gebruiken als u wilt en het is altijd mogelijk om de brieven of documenten handmatig aan te passen. De door Urios gegenereerde brief is automatisch opgeslagen in het mapje van uw dossier. Zo houdt u alle documenten op één plaats waardoor u het overzicht behoudt.

Werkt met alle tekstverwerkers

De module werkt met alle bekende tekstverwerkers zoals Microsoft Word (2000 of nieuwer), LibreOffice Writer, OpenOffice.org Writer (3.0 of hoger) en WordPerfect (X5 of hoger). Gebruikt u Microsoft Word 2000, 2002 of 2003 dan heeft u een update nodig om de Open Office XML (.docx) bestanden te kunnen openen. Deze update kunt u downloaden van de website van Microsoft: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=33298

Aanzetten en instellen van de module

Om optimaal van deze module gebruik te kunnen maken zijn enkele instellingen van belang. Deze handleiding loodst u door de instellingen en het gebruik. Alvorens u deze module kunt gebruiken moet u er wel voor zorgen dat deze module is aangevinkt in het instellingenscherm Kantoor > Modules. Mocht u deze module niet kunnen aanvinken, vraag dan gratis een tijdelijke Plus-licentie aan om de functionaliteit op proef te hebben.

Mappen instellen

In Urios kan per dossier een map worden aangewezen. Dit doet u in het scherm Dossier bewerken. In ditzelfde scherm ziet u de inhoud/bestanden van de map en kunt u deze bestanden openen met een dubbelklik. Sinds versie 2.5 worden hier ook de documenten uit de submappen getoond. Hoe u submappen kunt aanmaken en instellen wordt verderop in de handleiding op ingegaan. 

Dit instellen per dossier is veel werk als u al een dossierlijst heeft staan in Urios. Als uw dossiermappen allemaal in één hoofdmap staan, en alle dossiermappen het dossiernummer bevatten dan is het ook mogelijk deze bestaande dossiermappen te koppelen aan de dossiers in Urios. Open het instellingenscherm, pagina Documentenbeheer > Dossiermappen.

In dit scherm heeft u de volgende instellingen en knoppen:

  • Hoofdmap -  De map waarin al uw dossiermappen staan, bijvoorbeeld K:\Dossiers
  • Patroon - Een patroon dat alle dossiermapnamen volgt. Bijvoorbeeld het dossiernummer gevolgd door een streepje en de dossiernaam. Patroon [NUMMER] - [NAAM] correspondeert met mapnamen als 2002.001 - Jansen - Pietersen of 2002.002 - Klaassen (advies). Mocht u de dossiermappen gegroepeerd hebben per advocaat of per onderneming dan kunt u gebruik maken van de code [ADV] of [OND]. Deze codes verwijzen naar de verkorte naam van de medewerker/advocaat of van de onderneming.
  • Maak nieuwe dossiermap aan bij aanmaken van nieuw dossier -  Als u dit aanvinkt wordt bij het invoeren van een nieuw dossier in Urios een map aangemaakt. Het is aan te raden dit aan te vinken. Zo weet u zeker dat bij ieder nieuw ingevoerd dossier automatisch een dossiermap op uw computer wordt aangemaakt die gekoppeld is aan Urios.
  • Zoek dossiermappen - Als u op deze knop klikt wordt voor alle dossiers die nog niet aan een map zijn gekoppeld in de hoofdmap gezocht naar een map die voldoet aan het patroon. Als deze map is gevonden wordt deze gekoppeld aan het dossier.
  • Maak dossiermappen - Deze knop maakt voor alle dossiers die niet gekoppeld zijn aan een map een nieuwe map aan die voldoet aan het patroon.
  • Verwijder mapinstellingen - Deze knop verwijdert alle verwijzingen van dossiers naar mappen. Alle dossiers zijn hierna dus niet meer gekoppeld aan een map.

Submappen instellen

Met gebruik van de module Documentenbeheer is het mogelijk om automatisch een dossiermap aan te maken wanneer een nieuw dossier wordt ingevoerd. Deze map is gekoppeld aan het dossier en in deze map worden de documenten van dit dossier opgeslagen door Urios. Ook kunt u zelf gegenereerde documenten of kopieën in deze map kwijt. Om uw documenten geordend op te slaan kunt u ook automatisch submappen in de nieuwe dossiermap laten aanmaken.

Maak voor uzelf een basisindeling voor uw submappen. Deze basismap dient als standaard bij het aanmaken van submappen door Urios. Maak hiervoor op één van uw computerschijven (in geval van meerdere computers kiest u voor een gedeelde schijf) een nieuwe map aan en noem deze bijvoorbeeld Basismap. In deze Basismap maakt u een onderverdeling aan. Die onderverdeling zou kunnen bestaan uit de submapjes genaamd Correspondentie, E-mails, Scans en Uittreksels. U kunt zoveel submapjes aanmaken als u zelf handig vindt.

Wanneer u uw basismap heeft ingericht, is het noodzakelijk dit voorbeeld voor Urios beschikbaar te maken. Deze map dient namelijk als standaardindeling voor toekomstige dossiermappen.

Om de aangemaakte basismap als standaard in te stellen gaat u in Urios naar:

  • Klik op de knop Instellingen wijzigen.
  • Ga naar pagina Documentenbeheer > Submappen.
  • Klik in het vak Kopieer mappenstructuur naar nieuwe dossiermap op de knop Bladeren....
  • Zoek uw zojuist aangemaakte basismap op op uw computer.
  • Controleer de getoonde submappen die Urios heeft gevonden (dit is de onderverdeling die u zelf heeft aangemaakt).
  • U kunt aangeven in welke submap u de via Urios gegenereerde documenten wilt opslaan.
  • U kunt aangeven in welke submap u de e-mails vanuit Outlook wilt opslaan.
  • Kies daarna voor Opslaan en Sluiten.

Als u aanvinkt dat Urios automatisch voor u een nieuwe dossiermap aanmaakt wanneer er in Urios een nieuw dossier wordt ingevoerd, dan maakt Urios ook automatisch alle submapjes voor u aan met dezelfde indeling als de door u gemaakt Basismap. Wanneer u geen submappen heeft ingesteld, worden deze niet automatisch gegenereerd.

Microsoft Outlook invoegtoepassing

Als u gebruik maakt van Microsoft Outook 2010 of Microsoft Outlook 2013 kunt u ook gebruik maken van de ontwikkelde Outlook invoegtoepassing. Met deze invoegtoepassing (Add-In) kunt u e-mails direct opslaan in de dossiermap van uw cliënt. Hiervoor is er een Urios-knop in Microsoft Outlook geplaatst. Mocht u deze knop niet zien, volg dan ons stappenplan Hoe maak ik de Urios-knop in Outlook zichtbaar?

Als u in Microsoft Outlook klikt op de knop Opslaan in dossiermap, krijgt u een Urios-scherm te zien met daarin de dossiers en cliënten die gekoppeld zijn aan dit e-mailadres. De herkenning van dit e-mailadres zorgt ervoor dat niet al uw dossiers naar boven komen en u zo tijd kwijt raakt aan het opzoeken van het dossier. Het is uiteraard wel mogelijk om alsnog een ander dossier te kiezen als deze niet wordt weergegeven. Ook heeft u de mogelijkheid om één e-mail in meerdere dossiermappen op te slaan. De mail blijft eveneens in uw mailbox staan, feitelijk wordt een kopie van uw e-mail als .msg-bestand opgeslagen in de gekozen dossiermap. Omdat u e-mails nu kunt archiveren op dossierniveau in Urios, hoeft dit niet meer in Outlook. Een mogelijkheid is om in Outlook één algemene e-mailmap voor afgehandelde e-mails te maken.

De mails krijgen een standaard naam met daarin de datum-tijd-onderwerp van de mail. Indien gewenst kunt u deze naam voor het opslaan nog aanpassen. U krijgt een bevestigingsbericht als de mail (of een aantal mails) succesvol is (zijn) opgeslagen.
Alle opgeslagen e-mails kunt u in Urios terug zien bij het betreffende dossier onder het tabje Documenten. De e-mails kunt u dus ook handig opruimen in een submapje.

Sjablonen maken

U kunt zelf sjablonen maken met Microsoft Word. Zorg dat de bestanden worden opgeslagen in het Open Office XML (.docx) formaat. Enkele voorbeeld sjablonen vindt u op uw computer in de map C:\Program Files (x86)\UriosClient\Templates\Letter. Wij raden u aan een gedeelde map op uw server te maken waar u alle sjablonen in opslaat. Geef in het instellingenscherm Documentenbeheer > Word-sjablonen aan waar u de sjablonen heeft opgeslagen. U mag de sjablonen groeperen in submappen.

De sjablonen werken met zogenoemde veldcodes. Deze veldcodes voert u als volgt in:

  1. Klik op de plaats in het document waar u de code wilt invoegen.
  2. Word 2003: Klik op het menu Invoegen en klik vervolgens op Veld ....
    Word 2007, 2010, 2013 of 2016: Klik op het tabblad Invoegen in de groep Tekst op de knop Snelonderdelen en kies vervolgens voor Veld....

  3. Selecteer onder Veldnamen de optie MergeField en voer bij Veldnaam de door Urios herkende code in. Onderaan deze pagina vindt u de volledige lijst met codes.
  4. Klik op OK.

De codes worden weergegeven tussen guillemets.

Brieven en documenten maken

Nadat u sjablonen hebt gemaakt, deze heeft opgeslagen in een gedeelde map op de server, en deze map in het instellingenscherm heeft gekozen kunt u gebruik maken van deze sjablonen. Op zowel het tabblad Relaties als het tabblad Dossiers treft u een opdracht Maak brief aan.

Codes voor in uw sjablonen

Hieronder treft u een volledig overzicht aan van alle beschikbare codes. In de lijst beginnen sommige codes met XXX. Deze XXX dient u te vervangen door cl1, cl2, cl3, wp1, wp2, wp3, advwp1, rb1, .... cl1 staat voor de eerste cliënt, cl2 voor de tweede, wp1 staat voor eerste wederpartij, advwp1 advocaat van de wederpartij en rb1 voor rechtbank.

adres_1 Regel 1 van het geselecteerde adres
adres_2 Regel 2 van het geselecteerde adres
adres_3 Regel 3 van het geselecteerde adres
adres_4 Regel 4 van het geselecteerde adres
adres_5 Regel 5 van het geselecteerde adres
adres_6 Regel 6 van het geselecteerde adres
fax Faxnummer van de geaddresseerde.
email E-mailadres van de geaddresseerd. (Met ingang van versie 2.5.5.6920)
afz_naam Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de naam van het kantoor, de naam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming
afz_kvk Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
afz_btw Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het BTW-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
afz_bank1 of
afz_bank2
Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het rekeningnummer / de bankgegevens van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
afz_iban1 of
afz_iban2
Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het IBAN (International Bank Account Number) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
afz_bic1 of
afz_bic2
Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de BIC (Bank Identification Code) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
kantoor Naam van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_straathuisnr Adres van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_postcode Postcode van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_plaats Plaats van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres  
kt_telefoon Telefoonnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_fax Faxnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_email Email adres van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_website Website van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_bank1 Bankrekeningnummer 1 van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_bank2 Bankrekeningnummer 2 van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_bic1 BIC 1 nummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_bic2 BIC 2 nummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_iban1 IBAN 1  van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_iban2 IBAN 2 van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
plaats Plaatsnaam van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
datum De datum van vandaag voluit geschreven zoals bijvoorbeeld 11 augustus 2014.
aanhef
aanhefmv
aanhefvm

Aanhef in de vorm Geachte heer Jansen, of Geachte mevrouw Pietersen, inclusief de afsluitende komma. Indien de aangeschreven partij de advocaat van de wederpartij is wordt een aanhef als Geachte confrère, of Geachte collega, gebruikt, en bij aanschrijven van de rechtbank Edelachtbare vrouwe/heer,.

Indien het geslacht onbekend is wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte mevrouw, mijnheer,. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte heer, mevrouw,.

Indien het geslacht onbekend is, maar de achternaam wel bekend, dan wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte mevrouw/mijnheer Pietersen,. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte heer/mevrouw Pietersen,.

uw_kenmerk Uw kenmerk zoals ingevoerd bij Dossier bewerken> tabblad partijen> Referentie
dossier_archief Geeft archive nummer
dossier_nr Dossiernummer
dossier_naam Dossiernaam
dossier_parketnr Parketnummer zoals ingevoerd in het scherm Dossier bewerken, tabje Dossier, veld Parketnummer. Het veld Parketnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
dossier_rolnr Sinds 2.5.5.7069. Rolnummer zoals ingevoerd in het scherm Dossier bewerken, tabje Dossier, veld Rolnummer. Het veld Rolnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
dossier_toevnr Toevoegingsnummer zoals ingevoerd in het scherm Dossier bewerken, tabje Toevoeging, veld Toevoegingsnummer.
dossier_uren Totaal van uren die in een dossier zijn geschreven, zowel gedeclareerd als niet gedeclareerd.
dossier_archiefnummer Archiefnummer van dossier (in versie 2.6.0.4711 of nieuwer).
dossier_tariefbeleid Naam van codeshet tariefbeleid (in versie 2017.1.80 of nieuwer). Handig om bijvoorbeeld het tarief te vermelden in opdrachtbevestigingen. Noem uw tariefbeleid bijvoorbeeld "€ 180,- p/u".
medewerker Volledige naam van de advocaat van het geselecteerde dossier zoals ingevoerd in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_naam_zonder_titels Naam van de advocaat van het geselecteerde dossier. Titels zoals "mr.", "LLM" en afkortingen van mevrouw zoals "mevr." en "mw." worden verwijderd zodat alleen de naam overblijft.
mw_code Verkorte naam / code van de advocaat van het geselecteerde dossier. Deze code kan worden ingevuld in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_telefoon Rechtstreeks telefoonnummer van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit telefoonnummer kan worden ingevuld in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_email E-mailadres van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit e-mailadres kan worden ingevuld in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
adv_bar BAR-nummer van de advocaat van het geselecteerde dossier zoals ingevoerd in instellingenscherm Kantoor > Medewerker, scherm Medewerker bewerken, tabje BARnummer.

mw_kvk
mw_bank
mw_iban
mw_bic

Bedrijfsinformatie van de advocaat van het geselecteerde dossier. Deze codes zijn alleen relevant indien de rechtsvorm is ingesteld op "zelfstandige advocaten", zie instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm. De bedrijfsgegevens kunnen worden ingevuld in instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
   
Relatiecodes Let op: bij onderstaande codes dient u XXX te vervangen door cl1, cl2, ..., wp1, advwp1 of rb1
XXX_bedrijfsnaam Bedrijfsnaam
XXX_voornamen Voornamen
XXX_initialen Initialen
XXX_tussenvoegsel Tussenvoegsel
XXX_achternaam Achternaam
XXX_achternaamtv Achternaam met tussenvoegsel daarachter, bijvoorbeeld "Dijk, van".
XXX_tvachternaam Tussenvoegsel met achternaam daarachter, bijvoorbeeld "van Dijk".
XXX_naam Initialen + tussenvoegsel + achternaam
XXX_geboortedatum Geboortedatum voluit geschreven, bijvoorbeeld 11 augustus 1981.
XXX_bsn Burgerservicenummer
XXX_straat Straat
XXX_huisnr Huisnummer
XXX_postcode Postcode
XXX_plaats Plaats
XXX_vreemdelingennr Vreemdelingennummer. Dit is een optioneel veld en kan worden aan-/uitgezet in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
XXX_telefoon Telefoonnummer
XXX_fax Faxnummer
XXX_mobiel Mobiele telefoonnummer
XXX_email E-mailadres
XXX_toevoeging_betalend Voegt voor cliënten de tekst 'toevoeging', 'betalend' of 'onbekend' in
XXX_aanhef

Aanhef in de vorm Geachte heer Jansen, of Geachte mevrouw Pietersen, inclusief de afsluitende komma. Indien de aangeschreven partij de advocaat van de wederpartij is wordt een aanhef als Geachte confrère, of Geachte collega, gebruikt, en bij aanschrijven van de rechtbank Edelachtbare vrouwe/heer,.

Indien het geslacht onbekend is wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte mevrouw, mijnheer,. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte heer, mevrouw,.

XXX_aanhefmv
XXX_aanhefvm
XXX_geslacht Plaatst de tekst "man" of "vrouw" als het geslacht bekend is. Anders blijft dit veld blanco.
XXX_kvk Kamer van Koophandel nummer
XXX_dhr_mevr Voegt tekst "dhr." of "mevr." in als het geslacht bekend is
XXX_deheer_mevrouw Voegt tekst "de heer" of "mevrouw" in als het geslacht bekend is
   

Rollen

Aanmaken rollen

Om nieuwe rollen aan te maken gaat u naar Instellingen wijzigen Relaties > Rollen.
Klik op Invoeren om een nieuwe rol aan te maken.
Vul  Naam en Code naar u eigen idee in.
Klik op Opslaan & Doorgaan om de volgende rollen in te voeren.
Vul eventueel de volgende rollen ook in:

NaamCode
Werknemerwn
Verzekeraarvz
Getuigengtg

Klik als laatste op de knop Opslaan & Sluiten.
Klik op Opslaan & Sluiten.
Het is ook mogelijk om de zelf toegevoegde Rollen te gebruiken in uw sjablonen door de desbetreffende code in te voeren.
Voor de volledige Relatiecodes zie hier boven.