Urios logo

Debiteurenbeheer

Helaas betaalt niet iedere cliënt op tijd en herinneren aan de openstaande declaratie is niet het leukste werk. Wel wordt dit minst leuke onderdeel van uw administratie gemakkelijk gemaakt door Urios.

Herinnering maken op relatieniveau | Batch herinneringen maken | Administratiekosten, rente of incassokosten in rekening brengen | Elektronisch herinneringen versturen

Herinnering maken op relatieniveau

In Urios kunt u op verschillende manieren betalingsherinneringen maken. Dit kan in batches op dossierniveau, maar ook op relatieniveau door eenvoudig te zoeken op de naam van uw cliënt of debiteur. Om één herinnering te maken kunt u de volgende stappen doorlopen:

  1. Klikt u links op de knop Herinnering maken en kies de bovenste optie voor 1 relatie.
  2. Controleer de verzenddatum. Deze staat standaard op de datum van vandaag maar dit kunt u aanpassen. Zoekt u daarna de cliënt op waarvoor u de betalingsherinnering wilt maken.
  3. Na het selecteren van de cliënt kunt u aangeven of u een eerste, tweede of laatste herinnering wilt opmaken. In de tabel eronder kunt u zien welke declaraties er door de betreffende cliënt nog niet zijn voldaan en of voor deze declaraties al een eerdere herinnering is verstuurd.
  4. Selecteer één of meerdere declaraties waarvoor u de betalingsherinnering wilt maken. Als u meerdere nog openstaande declaraties aanvinkt, worden deze onder elkaar op één betalingsherinnering getoond. Eventuele ontvangen deelbetalingen worden op de herinnering verrekend, zodat voor de cliënt duidelijk is welk bedrag er nog voldaan moet worden.
  5. Klik op de knop Volgende om de herinnering te genereren. U ziet nu de herinnering in concept op uw beeldscherm verschijnen. U kunt dit concept tekstueel nog aanpassen middels de knop Bewerken.
  6. Als de herinnering akkoord is, kunt u deze definitief maken. U geeft op dat moment aan of u de herinnering wilt printen of wilt versturen per e-mail. Daarna kunt u de herinnering terug vinden op het tabblad Herinneringen. Op het tabblad Declaraties kunt u terug zien dat de cliënt aan de betreffende openstaande declaratie herinnerd is.

Batch herinneringen maken

U kunt in Urios met enkele muisklikken alle openstaande declaraties in één keer herinneren, zowel voor een eerste, tweede of laatste maal. Het maken van meerdere herinneringen in batches, doet u op de volgende manier.

  1. Klikt u links op de knop Herinnering maken en maak een keuze voor eerste, tweede of laatste herinnering.
  2. Indien gewenst kunt u de verzenddatum nog aanpassen. In de tabel er onder worden alle declaraties getoond die in aanmerking komen voor een eerste, tweede of laatste herinnering, op basis van de declaratiedatum en/of datum van eerder verzonden herinnering. U kunt alle declaraties die u wilt herinneren per stuk aanvinken, maar u kunt ook de linkjes links onderin het scherm gebruiken om alle declaraties aan te vinken.
  3. Klikt u op de knop Volgende om voor alle aangevinkte declaraties de herinnering door Urios te laten genereren. Deze betalingsherinneringen verschijnen nu in concept op uw scherm.
  4. U kunt de herinneringen desgewenst nog stuk voor stuk controleren door met de knoppen rechts onderin uw beeldscherm naar de volgende herinnering te bladeren. Aanpassingen kunt u nog maken met de knop Bewerken. Eventuele aanpassingen die u via de knop Bewerken maakt, zijn alleen van toepassing op die betreffende herinnering. Indien u iets wilt wijzigen voor alle betalingsherinneringen, bijvoorbeeld een formulering in uw begeleidende tekst, dan kunt u dit doen via Instellingen wijzigen > Herinneringen > Standaard teksten. Als u in het instellingenscherm van Urios wijzigingen aanbrengt, dan werken deze door in alle herinneringen en weet u zeker dat uw teksten op nieuwe herinneringen altijd goed staan.
  5. Als alle betalingsherinneringen akkoord zijn, klikt u op de knop Definitief maken. Alle conceptherinneringen die op dat moment open staan worden met één klik definitief gemaakt. De betalingsherinneringen worden allemaal geprint, of (een aantal hiervan) per e-mail naar uw cliënten verzonden wanneer deze staat aangemerkt als 'Elektronisch Factureren'.

Administratiekosten, rente of incassokosten (Wik) in rekening brengen

Indien gewenst kunt u al op de eerste betalingsherinnering die u naar uw cliënt verstuurt administratiekosten en/of rente in rekening brengen. Vanaf de tweede herinnering kunt u ook door Urios het bedrag op de herinnering laten verhogen met de incassokosten volgens Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (WIk). Dit kunt u op de volgende manier instellen.

  1. Gaat u in Urios naar Instellingen wijzigen > Herinneringen > Termijnen en Kosten.
  2. Selecteer welke vorm van rente berekening u wilt hanteren. U kunt de keuze maken uit contractuele rente of wettelijke rente. Voer daarna de ingangsdatum voor de renteberekening in.
  3. In het volgende veld geeft u aan hoeveel dagen na de declaratiedatum u de eerste herinnering wilt verzenden en kunt u de administratiekosten opgeven. Tevens kunt u hier aanvinken of u wel of niet rente in rekening wilt brengen.
  4. Vervolgens geeft u aan hoeveel dagen na de eerste herinnering u de tweede herinnering wilt maken. Ook hier kunt u administratiekosten en rente in rekening brengen, maar vanaf de tweede herinnering kunt u ook verhogen met incassokosten, mits u dat op de voorgaande betalingsherinnering heeft aangekondigd. (Dit dient u dan aan te geven in de begeleidende teksten op uw betalingsherinnering.) De incassokosten worden door Urios voor u berekend. Voor de derde c.q. laatste herinnering heeft u dezelfde mogelijkheden als voor de tweede herinnering.
  5. Na het invoeren van de gewenste instellingen klikt u op de knop Opslaan en Sluiten om de wijzigingen door te voeren.

Elektronisch herinneringen versturen

Als u gebruik maakt van de module Elektronisch factureren en dus uw declaraties per e-mail verzend naar (een deel van) uw cliënten, worden de herinneringen op dezelfde manier verzonden. Hier hoeft u verder geen aanpassingen voor te doen op relatieniveau, want de relaties welke u per e-mail wilt factureren staan immers al aangemerkt met facturatiemethode 'E-mail'. Wel is het belangrijk dat uw begeleidende e-mail bericht is aangepast naar het versturen van een betalingsherinnering. Dit kunt u doen op de volgende manier.

  1. Gaat u naar Instellingen wijzigen > Herinneringen > E-Herinnering.
  2. Vult u een Onderwerp in, bijvoorbeeld Betalingsherinnering, en geef aan in welke map u de PDF bestanden wilt opslaan. Belangrijk is dat deze map op een plaats staat waar iedere computer/collega bij kan komen. Kies dus een map op een gezamenlijke schijf of in een cloud omgeving.
  3. Het begeleidende e-mailbericht voert u in bij het tabje E-mail.
  4. Als u uw mailbericht hebt opgemaakt, kunt u terugkeren naar het tabblad Instellingen en klikken op de knop 'Verzend test e-herinnering aan test@urios.nl'. U zult zelf een CC-bericht ontvangen op het e-mailadres dat u als CC mailadres heeft ingevuld bij Declaraties > E-Factuur.

Wanneer u nu meerdere herinneringen tegelijk opmaakt, batch herinneringen maakt en deze conceptherinneringen definitief maakt, sorteert Urios voor u uit welke herinneringen er per e-mail worden verzonden en welke betalingsherinneringen er worden geprint. Ook hier kunt u deze beide methoden, post en elektronisch, door elkaar heen gebruiken.