Werken in de cloud
Wat is werken in de cloud? Wat zijn de voor- en nadelen? Welke mogelijkheden zijn er? En hoe bepaalt u of werken in de cloud bij u past? Met dit artikel proberen wij u zo goed mogelijk te begeleiden naar de beste oplossing voor u.
Wat is ‘de cloud’?
De cloud is in feite een andere opslaglocatie dan uw eigen locatie. Uw eigen locatie is bijvoorbeeld uw pc of server op kantoor. Een cloud-locatie is een online locatie die vanaf elke plek met internet bereikbaar is.
In de cloud werken is dus eigenlijk niets meer en niets minder werken en het opslaan van data en bestanden op een andere server opslaan dan uw eigen (lokale) server.
Houd met alle cloudoplossingen de aanbevelingen van Council of Bars and Law Societies of Europe (CCBE) in ogenschouw om u er van te gewissen dat uw dienstverlener niet is onderworpen aan een jurisdictie met een long-arm-wetgeving.
In het kort komt het er op neer dat u er zeker van moet zijn dat uw gegevens binnen de EU zijn opgeslagen en dat u geen zaken doet met een Amerikaans bedrijf of een dochtermaatschappij van een Amerikaans bedrijf.
De volledige richtlijnen: CCBE Richtlijnen voor het gebruik van Cloud Computing Services door advocaten
#1 Dataopslag in de cloud
Hierbij werkt u met programma’s die op uw eigen computer staan. De data uit deze programma’s worden opgeslagen in of gesynchroniseerd met de cloud. Denk hierbij aan Google Drive, Dropbox en Apple iCloud.
Belangrijk is dat u zich ervan bewust bent dat deze bedrijven onder Amerikaanse jurisdictie vallen. De CCBE raadt voor in Europa gevestigde advocatenkantoren dan ook af gebruik te maken van de cloudopslag van deze bedrijven.
Bekende cloud-opslag-providers die hun data wel opslaan in Europa (Ierland) zijn Microsoft OneDrive en SharePoint.
Hieronder leest u een aantal voor- en nadelen van dataopslag in de cloud.
- Altijd een back-up van uw gegevens. Van de meeste cloud-databases wordt dagelijks een back-up gemaakt die wordt opgeslagen op een andere, veilige, locatie.
- Locatieonafhankelijk werken. U kunt zoveel werkplekken verbinden met uw database als wenselijk is. Uw laptop kan daar één van zijn, maar ook bijvoorbeeld uw vaste computer thuis. Ook als uw kantoor verdeeld is over meerdere vestigingen is de cloud database een praktische en betaalbare oplossing.
- Bespaar op kosten. U heeft geen eigen server meer nodig om mobiel te kunnen werken.
- Alleen toegankelijk met internetverbinding. Wanneer er geen internet beschikbaar is, kunt u uw eigen database niet bereiken en dus geen gebruik maken van het betreffende programma. Als u lokaal werkt heeft u geen internet nodig.
- De snelheid van het betreffende programma is afhankelijk van uw internetsnelheid. Indien uw internet langzaam is of hapert, heeft dit gevolgen voor de bereikbaarheid van uw database. Een stabiele internetlijn is dus belangrijk voor efficiënt kunnen werken in de cloud.
#2 Programma’s in de cloud
Hierbij werkt u met programma’s op uw eigen computer, maar gebruikt u voor sommige doeleinden webapplicaties. Dit zijn programma’s die u vanuit de browser kunt starten.
Webapplicaties zijn bijvoorbeeld het internetbankieren, Gmail, Hotmail en Mijn RvR. Hierbij draait het specifieke programma, dus de webapplicatie, op de server van de leverancier. Alles wat u in deze applicatie doet en invoert wordt opgeslagen op de server van deze leverancier.
- Locatieonafhankelijk werken. Overal waar internet is, kunt u bij uw gegevens.
- Kies zelf welke programma's u wel en niet vanaf een andere locatie kunt benaderen.
- Voor elke webapplicatie een aparte inlog nodig.
- Afhankelijk van een internetverbinding.
- Een sessie kan verlopen, waardoor u opnieuw moet inloggen.
#3 Alles in de cloud
Hierbij logt u in op een externe omgeving waar al uw programma’s – zoals Windows, Word en Outlook – draaien. Deze omgeving is bereikbaar vanaf elke werkplek met internet. Deze omgevingen worden beschikbaar gesteld door zogenoemde Cloud Service Providers.
Enkele Cloud Service Providers waar onze klanten naar tevredenheid mee werken:
- Geen lokale opslagruimte nodig, want alles draait online.
- Hoeft zelf geen licenties aan te schaffen voor bijvoorbeeld Microsoft producten.
- Systeembeheer, inclusief back-up en beveiliging, is in principe ook geregeld.
- Hoge kosten. Denk aan ca. 100 euro per gebruiker/werkplek per jaar.
- Afhankelijk van een internetverbinding.
Locatieonafhankelijk werken
Het grootste voordeel van werken in de cloud is dat u niet gebonden bent aan één locatie. Helemaal nu thuiswerken steeds normaler is geworden, is het van grote toegevoegde waarde dat u vanaf meerdere locaties toegang kunt krijgen tot uw gegevens.
Urios biedt zelf ook twee cloud diensten: Urios Cloud Database en Urios Cloud Drive.
Urios Cloud Database
Een database in de Cloud in beheer van Urios. Al uw cliëntdata veilig opgeslagen op een server in Nederland.
€ 5,25 per maand
Urios Cloud Drive
Overal met internet toegang tot uw bestanden met deze Cloud Drive. Keuze uit 10GB en 100GB opslag.
Vanaf € 6,20 per maand
Bent u er nog niet helemaal uit of werken in de cloud is besteed aan u? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek via info@urios.nl of 072 512 22 05.