Werken in de cloud
Wat is werken in de cloud? Wat zijn de voor- en nadelen? Welke mogelijkheden zijn er? En hoe bepaalt u of werken in de cloud bij u past? Met dit artikel proberen wij u zo goed mogelijk te begeleiden naar de beste oplossing voor u.
Wat is ‘de cloud’?
De cloud is in feite een andere opslaglocatie dan uw eigen locatie. Uw eigen locatie is bijvoorbeeld uw pc of server op kantoor. Een cloud-locatie is een online locatie die vanaf elke plek met internet bereikbaar is.
In de cloud werken is dus eigenlijk niets meer en niets minder werken en het opslaan van data en bestanden op een andere server opslaan dan uw eigen (lokale) server.
Houd met alle cloudoplossingen de aanbevelingen van Council of Bars and Law Societies of Europe (CCBE) in ogenschouw om u er van te gewissen dat uw dienstverlener niet is onderworpen aan een jurisdictie met een long-arm-wetgeving.
In het kort komt het er op neer dat u er zeker van moet zijn dat uw gegevens binnen de EU zijn opgeslagen en dat u geen zaken doet met een Amerikaans bedrijf of een dochtermaatschappij van een Amerikaans bedrijf.
De volledige richtlijnen: CCBE Richtlijnen voor het gebruik van Cloud Computing Services door advocaten
#1 Dataopslag in de cloud
Hierbij werkt u met programma’s die op uw eigen computer staan. De data uit deze programma’s worden opgeslagen in of gesynchroniseerd met de cloud. Denk hierbij aan Google Drive, Dropbox en Apple iCloud.
Belangrijk is dat u zich ervan bewust bent dat deze bedrijven onder Amerikaanse jurisdictie vallen. De CCBE raadt voor in Europa gevestigde advocatenkantoren dan ook af gebruik te maken van de cloudopslag van deze bedrijven.
Bekende cloud-opslag-providers die hun data wel opslaan in Europa (Ierland) zijn Microsoft OneDrive en SharePoint.
Hieronder leest u een aantal voor- en nadelen van dataopslag in de cloud.
- Altijd een back-up van uw gegevens. Van de meeste cloud-databases wordt dagelijks een back-up gemaakt die wordt opgeslagen op een andere, veilige, locatie.
- Locatieonafhankelijk werken. U kunt zoveel werkplekken verbinden met uw database als wenselijk is. Uw laptop kan daar één van zijn, maar ook bijvoorbeeld uw vaste computer thuis. Ook als uw kantoor verdeeld is over meerdere vestigingen is de cloud database een praktische en betaalbare oplossing.
- Bespaar op kosten. U heeft geen eigen server meer nodig om mobiel te kunnen werken.
- Alleen toegankelijk met internetverbinding. Wanneer er geen internet beschikbaar is, kunt u uw eigen database niet bereiken en dus geen gebruik maken van het betreffende programma. Als u lokaal werkt heeft u geen internet nodig.
- De snelheid van het betreffende programma is afhankelijk van uw internetsnelheid. Indien uw internet langzaam is of hapert, heeft dit gevolgen voor de bereikbaarheid van uw database. Een stabiele internetlijn is dus belangrijk voor efficiënt kunnen werken in de cloud.
#2 Programma’s in de cloud
Hierbij werkt u met programma’s op uw eigen computer, maar gebruikt u voor sommige doeleinden webapplicaties. Dit zijn programma’s die u vanuit de browser kunt starten.
Webapplicaties zijn bijvoorbeeld het internetbankieren, Gmail, Hotmail en Mijn RvR. Hierbij draait het specifieke programma, dus de webapplicatie, op de server van de leverancier. Alles wat u in deze applicatie doet en invoert wordt opgeslagen op de server van deze leverancier.
- Locatieonafhankelijk werken. Overal waar internet is, kunt u bij uw gegevens.
- Kies zelf welke programma's u wel en niet vanaf een andere locatie kunt benaderen.
- Voor elke webapplicatie een aparte inlog nodig.
- Afhankelijk van een internetverbinding.
- Een sessie kan verlopen, waardoor u opnieuw moet inloggen.
#3 Alles in de cloud
Hierbij logt u in op een externe omgeving waar al uw programma’s – zoals Windows, Word en Outlook – draaien. Deze omgeving is bereikbaar vanaf elke werkplek met internet. Deze omgevingen worden beschikbaar gesteld door zogenoemde Cloud Service Providers.
Enkele Cloud Service Providers waar onze klanten naar tevredenheid mee werken:
- Geen lokale opslagruimte nodig, want alles draait online.
- Hoeft zelf geen licenties aan te schaffen voor bijvoorbeeld Microsoft producten.
- Systeembeheer, inclusief back-up en beveiliging, is in principe ook geregeld.
- Hoge kosten. Denk aan ca. 100 euro per gebruiker/werkplek per jaar.
- Afhankelijk van een internetverbinding.
Locatieonafhankelijk werken
Het grootste voordeel van werken in de cloud is dat u niet gebonden bent aan één locatie. Helemaal nu thuiswerken steeds normaler is geworden, is het van grote toegevoegde waarde dat u vanaf meerdere locaties toegang kunt krijgen tot uw gegevens.
Urios biedt zelf ook twee cloud diensten: Urios Cloud Database en Urios Cloud Drive.
Urios Cloud Database
Een database in de Cloud in beheer van Urios. Al uw cliëntdata veilig opgeslagen op een server in Nederland.
€ 5,25 per maand
Urios Cloud Drive
Overal met internet toegang tot uw bestanden met deze Cloud Drive. Keuze uit 10GB en 100GB opslag.
Vanaf € 6,20 per maand
Bent u er nog niet helemaal uit of werken in de cloud is besteed aan u? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek via info@urios.nl of 072 512 22 05.
Geralateerde blogs
Wel of niet in de cloud?
Als advocaat werkt u met gevoelige informatie. Daarom is het extra belangrijk dat uw data op een veilige locatie is opgeslagen. De techniek ontwikkelt zich, waardoor er legio mogelijkheden zijn om uw data veilig op te slaan. Zowel in de cloud als lokaal. Maar welk type opslag past bij u? Wij hebben voor u de voordelen en nadelen van in de cloud versus lokaal werken op een rijtje gezet.
Snel navigeren?
In de cloud werken
In de cloud werken. De term komt regelmatig voorbij, maar wat betekent dat nu eigenlijk? In de cloud werken is eigenlijk niets meer dan data en/of bestanden op een andere server opslaan dan uw eigen (lokale) server. Het grootste verschil met lokaal opslaan is dus dat u het gegevensbeheer uitbesteed aan een derde.
Voor veel advocaten voelt in de cloud werken een beetje dubbel. U werkt namelijk met gevoelige informatie en kunt niet het risico lopen dat deze gegevens uitlekken. Vandaag de dag zijn er echter heel veel technieken om uw data ook in de cloud goed te beveiligen.
Hieronder leest u een aantal voor- en nadelen van werken in de cloud.
- Altijd een back-up van uw gegevens. Van de Urios Cloud Database wordt dagelijks een backup gemaakt die wordt opgeslagen op een andere, veilige, locatie.
- Locatieonafhankelijk werken. U kunt zoveel werkplekken verbinden met uw database als wenselijk is. Uw laptop kan daar één van zijn, maar ook bijvoorbeeld uw vaste computer thuis. Ook als uw kantoor verdeeld is over meerdere vestigingen is de Cloud Database een praktische en betaalbare oplossing.
- Bespaar op kosten. U heeft geen eigen server meer nodig om mobiel te kunnen werken.
- Ook toegang op mobiel. Gebruik van de Urios Cloud Database maakt mobiel werken mogelijk en is aanzienlijk voordeliger dan werken in de cloud bij een provider of systeembeheerder.
- Alleen toegankelijk met internetverbinding. Wanneer er geen internet beschikbaar is, kunt u uw eigen database niet bereiken en dus geen gebruik maken van Urios. Als u lokaal werkt heeft u geen internet nodig.
- De snelheid van Urios is afhankelijk van uw internetsnelheid. Indien uw internet langzaam is of hapert, heeft dit gevolgen voor de bereikbaarheid van uw database. Een stabiele internetlijn is dus belangrijk voor het efficiënt kunnen werken met de Cloud Database.
Lokaal werken
Lokaal werken is werken vanaf een computer of server die zich bij u op kantoor bevindt. Deze server is 100% in uw eigen beheer en is niet toegankelijk vanaf een andere locatie. Dit laatste is meteen het grootste voordeel en het grootste nadeel.
Er zijn nog maar weinig softwarepakketten die compleet lokaal kunnen werken (desktop applicaties). Toch zijn er nog legio advocatenkantoren die hieraan de voorkeur geven. Met voornaamste argument de beperkte toegankelijkheid van hun cliëntgegevens.
Hieronder leest u een aantal voor- en nadelen van lokaal werken.
- Minimaal risico op datalek. Uw cliëntgegevens zijn alleen toegankelijk op kantoor.
- Niet afhankelijk van internetverbinding. U kunt door blijven werken, ook zonder internetverbinding.
- Altijd een snel programma. De snelheid van uw programma is niet afhankelijk van de snelheid van uw internet.
- Gebonden aan een vaste locatie. U kunt alleen in uw dossiers werken als op kantoor/locatie bent.
- Zelf verantwoordelijk voor een back-up van uw gegevens. Om te voorkomen dat u al uw cliëntdata verliest bij het crashen van uw server of computer, dient u zelf een (dagelijkse) back-up van uw gegevens te maken.
- Hogere kosten. Beheer van een eigen server (incl. systeembeheerder) is vaak duurder dan het bij een derde onderbrengen.
De mogelijkheden bij Urios
Beheert u liever uw data zelf of slaat u het op in een beveiligde cloud-omgeving? U bepaalt. Wij begrijpen dat uw dossiers gevoelige informatie bevatten en hiermee zorgvuldig moet worden omgegaan. Daarom zijn er met Urios globaal drie mogelijkheden voor het opslaan van uw data:
- Lokaal: op een computer of server in eigen beheer van uw kantoor.
- In de cloud bij Urios: een beveiligde server in Nederland in het beheer van Urios. Uw data blijft natuurlijk in uw beheer.
- In de cloud bij een andere provider: bijvoorbeeld bij uw systeembeheerder.
Lees meer over de Urios Cloud Database
Combinatie met Urios Cloud Drive
Als u kiest voor Urios heeft u de vrijheid zelf te kiezen waar u uw data opslaat: lokaal, in de cloud bij Urios of in de cloud bij een andere cloud-provider. Het grootste voordeel van Urios combineren met een cloud drive is dat u zowel met als zonder internet kunt werken in uw bestanden.
Heeft u tijdelijk geen internetverbinding? Geen probleem. Dan gaat de cloud drive gewoon weer verder met synchroniseren als er wel weer verbinding is.