×

Urios demo aanvragen

advocaten

×

Neem contact met mij op

Vul onderstaande gegevens in zodat Urios contact met u op kan nemen om een afspaak te maken.

advocaten

Algemeen gebruik

Inleiding

Hartelijk dank voor uw keuze voor Urios en uw vertrouwen in ons. In deze handleiding trachten wij zoveel mogelijk van ons programma uit te leggen. Maar een handleiding kan nooit alle vragen beantwoorden, dus schroom niet om ons te bellen.
Ook voor uw ideeën of suggesties om Urios beter te maken of beter aan te sluiten bij uw praktijk. Urios is ontwikkeld en gegroeid door vragen en suggesties van onze gebruikers.

In dit eerste hoofdstuk leggen we een aantal basis principes van het gebruik van Urios toe. De verdere hoofdstukken gaan in op de specifieke onderwerpen van ons programma.

Terminologie

Zowel in de advocatuur als in de IT wordt er veel jargon gebruikt. Sommige termen zijn niet altijd direct duidelijk of worden door verschillende mensen verschillend gebruikt of geïnterpreteerd. Hier onder een lijst van woorden/termen die veelvuldig terugkomen in zowel deze handleiding als in het programma Urios.

  • Advocaat, Medewerker en Tijdschrijver. Deze termen zijn in onze context min-of-meer inwisselbaar. Het gaat ons hier om de gebruiker, of de persoon voor wie Urios wordt gebruikt. Hij of zij kan eigenaar zijn van een dossier, tijd kan op zijn/haar naam geschreven worden.
  • Dossier Ook wel “zaak” genoemd.
  • Relatie, Partij en Cliënt. Een relatie is enig persoon of bedrijf dat ingevoerd is (of ingevoerd kan worden) in Urios. Een partij is een relatie dat is gekoppeld aan een dossier. Elke partij heeft (“speelt”) een bepaalde rol in het dossier. Een cliënt is een relatie gekoppeld aan een dossier met als rol “cliënt”.
  • Debiteur. De partij aan wie de declaratie is verzonden, dit is vaak een cliënt, maar in sommige dossiers kan dit een andere partij zijn.
  • Activiteit. Een tijdregel gedefinieerd in uren, minuten of tikken. Elke activiteit staat op naam van één medewerker en één dossier.
  • Verschot. Kosten die u of uw kantoor heeft voldaan voor cliënt en die u wilt doorberekenen aan de cliënt, denk hierbij aan griffierechten.
  • Declaratie. De verkoopfactuur die u of uw kantoor stuurt aan uw cliënt of een andere relatie.
  • Herinnering of Aanmaning. Een schrijven aan de debiteur van een declaratie die niet of gedeelde betaald is om deze debiteur hierop te wijzen. Op de herinnering kan naast het openstaande bedrag verhogende bedragen zijn opgenomen zoals administratiekosten, wettelijke rente, incassokosten, e.d.

Kleuren

Wat veel mensen direct opvalt bij de eerste keer zien van Urios zijn de kleuren. Deze kleuren zijn er niet alleen om de interface wat op te fleuren, maar hebben een duidelijk doel. Elke klaar staat voor een “soort” gegeven. Zo staat geel voor dossiers en blauw voor activiteiten. Zo bouwt u een onbewuste assocatie op met de actie die u uitvoert en de kleur die u verwacht op het scherm te zien. Stel u wilt u lijst met dossiers bekijken en klikt ergens op, dan (onbewust) verwacht u een geel scherm. Mocht het scherm niet geel maar een andere kleuren hebben dan heeft u sneller door dat u verkeerd had geklikt.

  • Oranje relaties
  • Geel dossiers
  • Blauw activiteiten
  • Groen verschotten
  • Rood declaraties

Invoervelden

Bijna alle schermen hebben uiteraard invoervelden om in te typen. Het invoerveld dat actief is, waar u op dit moment in typt, heeft een gele achtergrond, alle andere invoervelden hebben een witte achtergrond. Zo ziet u snel waar uw typcursor staat, en welk invoerveld actief is. Met Enter of Tab gaat u naar het volgende invoerveld.

  • Tekstvelden Niets bijzonders. Gewoon invoervelden waar u in kunt typen. De meeste teksten velden zijn één regel hoog. Sommige tekstvelden zij hoger en bedoeld om meerdere regels in te voeren (bijvoorbeeld memovelden). In memovelden gaat u met Enter naar een nieuwe regel. U kunt Tab gebruiken om naar het volgende invoerveld te gaan.
  • Datumvelden Datumvelden zijn ook te herkennen aan de kalender rechts in het veld. De datum voert u typend in in de volgorde dag-maand-jaar. U kunt de datum met of zonder scheiders invoeren. Urios herkent verschillende vormen van invoer. Bijvoorbeeld 2 januari 2020 kan als volgt worden ingevoerd:
    • 2 januari 2020
    • 2 jan 2020
    • 2-1-20
    • 2/1/20
    • 020120 (ddmmjj)
    • 02012020 (ddmmjjjj)
    U kunt een datum ook zonder jaartal invoeren. Dan vult Urios automatisch het jaar voor u in. Stel het is nu februari 2020 dan wordt invoer “15-12” begrepen als 15 december 2019, en “14/1” als 14 januari 2020. In datumvelden kunt u ook gebruik maken van de volgende sneltoetscombinaties:
    • Ctrl+; voert de datum van vandaag in
    • Ctrl+Shift+; voert de datum van gister in
  • Getalvelden en Bedragvelden Bij het invoeren van bedragen en getallen worden zowel de punt als komma begrepen als decimale scheider. U kan geen punt gebruiken als duizendscheider voor de getallen duizend en hoger. “1.000” wordt door Urios begrepen als 1 en “1.500” als 1,5.
  • Keuzevelden

Tabbladen en tabellen

Als u Urios opstart ziet u links het hoofdmenu en bovenaan een aantal tabbladen. Het gebruik op de verschillende tabbladen is gelijk. Welke tabbladen u ziet is afhankelijk van uw licentie en mogelijk van de ingestelde rechten.

  • Vandaag
  • Relaties (sneltoets Ctrl+1) Lijst van alle relaties die in Urios staan. Relaties zijn cliënten, maar ook andere partijen zoals wederpartijen, rechtbanken, etc.
  • Dossiers (sneltoets Ctrl+2) Lijst van alle dossiers die in Urios staan. Standaard toont deze lijst alleen de lopende dossiers.
  • Activiteiten (sneltoets Ctrl+3) Lijst van alle ingevoerde uren. Standaard toont deze lijst alle de nog declarabele uren.
  • Verschotten (sneltoets Ctrl+4) Lijst van alle ingevoerde verschotten. Dit tabblad is niet beschikbaar als u een gebruiker bent met “alleen tijdschrijven” rechten.
  • Derdengeld Lijst van alle derdengeldmutaties. Dit tabblad is alleen beschikbaar als u de module Derdengeldadministratie heeft.
  • Declaraties (sneltoets Ctrl+5)
  • Herinneringen (sneltoets Ctrl+6)
  • Agenda (sneltoets Ctrl+7)
  • Weekagenda

Op alle tabbladen vindt u rechtsboven de zoekfunctie, met daaronder een lijst van opdrachten die beschikbaar zijn, de dataselectie om in te stellen welke regels u wilt zien en de samenvatting van de geselecteerde regel(s). Deze functies worden hieronder verder toegelicht.

Selecteren van regels

Zoals in elk Windows-programma kunt u een regel selecteren door er op te klikken. Geselecteerde regels zijn blauw. Het kan ook handig zijn om meerdere regels tegelijk te selecteren (bijvoorbeeld als u meerdere tijdregels tegelijk wilt bewerken). Er zijn drie manieren om meerdere regels te selecteren.

  • Klik de bovenste regel aan die u wilt selecteren en houdt de muisknop ingedrukt, beweeg de muis naar beneden naar de onderste regel die u wilt selecteren en laat vervolgens de muisknop los.
  • Klik de bovenste regel aan die u wilt selecteren. Houdt de Shift ingedrukt en klik de onderste regel die u wilt selecteren aan.
  • Als u regels wilt selecteren die niet direct aangesloten zijn kunt gebruik maken van de Ctrl toets. Selecteer eerst een regel. Houdt de Ctrl ingedrukt terwijl u de andere regels die u wilt selecteren aanklikt. Dit werkt ook nadat u een van bovenstaande methodes eerst heeft gebruikt. Met de Ctrl toets voegt u de volgende aangeklikte regels aan de selectie toe.

Tabellen kopiëren, afdrukken of exporteren

Rechtsboven naast elke tabel ziet u vier knopjes.

Tabel kopiëren voor het kopiëren van regels naar een andere applicatie.
Tabel afdrukken voor het afdrukken van regels op de printer.
Tabel opslaan als xlsx voor het opslaan van regels in een Microsoft Excel (.xlsx) bestand.
Tabel opslaan als pdf voor het opslaan van regels in een PDF-bestand.

Bij elke vier knopjes heeft u de keuze dit uit te voeren voor de gehele tabel of alleen de geselecteerde regels.

Verversen

De tabellen in Urios verversen vanzelf op basis van wat u doet in het programma. Werkt u ook met collega’s tegelijk in Urios dan ziet u niet altijd direct de wijzigingen die uw collega’s maken. U kunt de tabellen herladen met de opdracht “Tabel herladen” of met de sneltoets F5.

Zoeken

Rechtsboven ziet u een zoek vak. Hierin typt u een deel van de tekst die u zoekt. Urios toont alle regels waarin deze tekst voorkomt. Dit kan in elke kolom zijn. Deze tekst kunt u snel wissen met de knop “Wissen”. Als u meerdere woorden intoets worden alleen regels getoond waarbij alle woorden in één stuk tekst voorkomen. Dit is bijvoorbeeld erg handig voor het zoeken op dossiernaam. Zo hoeft u niet exact de volledige naam te spellen. Type “pieterse bakker” en alle dossiers waar in de dossiernaam beide namen voorkomen worden getoond. Het zoeken werkt ongeacht hoofd-/kleine letters en accenten zoals trema’s. “René” vindt u dus ook door “rene” te typen.

Opdrachten

De opdrachten aan de rechterkant van het scherm zijn gerelateerd aan het tabblad dat op dat moment actief is. Deze opdrachten kunt u meestal ook uitvoeren voor een selectie. Zo kunt u bijvoorbeeld eenvoudig meerdere activiteiten in een keer overhevelen naar een ander dossier. Selecteer de regels die u wilt overhevelen en klik op de opdracht “x activiteiten bewerken”.

Dataselectie

Onder de opdrachten vindt u op elk tabblad ook een vak met Dataselectie. Dit is ook weer afhankelijk van het tabblad. U kunt op elk tabblad selecteren op

  • fase
  • soort
  • medewerker
  • labels

En afhankelijk van het onderwerp op het tabblad ook op

  • datum
  • rol
  • e.a.

Deze selectie kunt u Opslaan als standaard. Zodat u elke keer na het wisselen van tabblad, of na het opnieuw starten van Urios, de door u gewenste selectie getoond wordt. Met de functietoets F5 kunt u het scherm verversen (tabel herladen).

Als u voor dit moment gekozen heeft voor een beperkte selectie, bijv. bij Datum alleen vorig kwartaal, dan kunt u met “Standaardselectie laden” weer in 1 klik terug naar uw standaard keuze, zoals opgeslagen.

Samenvatting

In de samenvatting, rechtsonder in het scherm, ziet u per tabblad voor de geselecteerde regel alle belangrijke gegevens bij elkaar. Dus voor een dossier bij Details gegevens over de activiteiten, te declareren tijd, de Relaties die gekoppeld zijn en de inhoud van de memo. Bij relatie ziet u de lopende dossiers, extra velden en het te declareren bedrag.

De tekst die blauw onderstreept is is aanklikbaar. Zo kunt u snel het dossier openen of juist de relatie. Of bij Declaraties de betaling openen en eventueel aanpassen.

Kolommen per tabblad

De kolommen kunt u naar wens instellen. Door op de rechter muisknop te klikken tussen de kolomnamen krijgt u een popup-scherm met de lijst van kolommen te zien. Hierin kun u de kolommen aan- of uitvinken. De kolombreedte kunt u aanpassen door tussen de kolommen het balkje vast te pakken met de muis (met linkermuisknop aanklikken en ingeklikt houden) en te verslepen. Ook kunt u de kolommen van plaats verwisselen door klikken en slepen.

Advocaten / medewerkers / gebruikers

Om Urios te mogen gebruiken bent u een overeenkomst aangegaan voor een bepaald (maximaal) aantal tijdschrijvers. Als uw kantoor groeit kunt u deze licentie eenvoudig telefonisch of per e-mail uitbreiden. Na de uitbreiding ontvangt u een nieuw licentiebestand voor het nieuwe (maximaal) aantal tijdschrijvers. Mocht er iemand vertrekken en (tijdelijk) worden vervangen dan heeft u geen nieuw licentiebestand nodig. U kunt de medewerker verwijderen en de ruimte in de licentie gebruiken voor de nieuwe of vervangende medewerker.

Medewerker vervangen

Mocht er een collega vertrokken zijn en binnenkort worden vervangen. Of is een collega met verlof en wordt deze tijdelijk vervangen. Dan dient u de medewerker te verwijderen uit het systeem en de nieuwe/vervangende medewerker als nieuwe medewerker in te voeren. Dit garandeert dat alle tijdregels en dossiers netjes op de juiste naam blijven staan en geeft u de mogelijkheid om aan de nieuwe/vervangende medewerker het juiste uurtarief toe te kennen. In geen geval dient u de naam van de medewerker te wijzigen in de naam van een ander persoon. Mocht iemand tijdelijk met verlof zijn en later weer terugkeren, ook dan is verwijderen een goede optie. Zodra de collega weer terug keert voert u deze opnieuw in, bij gebruik van exact dezelfde spelling wordt de oude medewerker gereactiveerd.

Invoeren nieuwe medewerker

Een nieuwe tijdschrijver voert u alsvolgt in:

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Kantoor > Medewerkers.
  3. Klik op de knop Invoeren.
  4. Er opent een nieuw scherm Advocaten / medewerkers invoeren met de volgende velden:
    • Verkorte naam Dit veld is optioneel maar wel nodig indien u dossiers of declaraties wenst te nummeren per advocaat. De verkorte naam, ook wel code genoemde, kunt u gebruiken in de nummering in uw kantoor. De codes voor alle medewerkers moeten evenlang zijn, evenveel letters en/of cijfers tellen. Bijvoorbeeld “01” of “JP”.
    • Volledige naam Dit is de naam van de medewerker. Deze naam komt ook terug op de specificatie van de declaratie. Veel kantoren kiezen er voor om hier ook de titel in op te nemen. Bijvoorbeeld “mr. J. Pieterse”. Afhankelijk van de stijl van uw kantoor kunt u zelf kiezen om ook de roepnaam voluit te spellen.
    • Telefoon Optioneel. Kan handig zijn als er op declaraties, herinneringen of brieven het rechtstreekse nummer van de betreffende advocaat vermeld moet worden.
    • E-mail Optioneel. Kan handig zijn als er op declaraties, herinneringen of brieven het rechtstreekse e-mailadres van de betreffende advocaat vermeld moet worden.

Een medewerker is vertrokken

Kantoorgegevens en rechtsvorm

Na het installeren en inlezen van het licentiebestand heeft u een lege Urios voor u.
Het invullen van uw kantoorgegevens is één van de zaken die u éénmalig in Urios dient in te vullen.

Adres en contactgegevens

Dit doet u eenvoudig via de knop Instellingen wijzigen, pagina Kantoor > Naam en adres. De gegevens die u hier invult, zoals bijvoorbeeld uw iban-nummer, worden weer gebruikt om te tonen op uw declaraties en herinneringen.

Rechtsvorm

In het instellingenscherm, op pagina Kantoor > Rechtsvorm heeft u onderstaande keuzes. Deze instelling is belangrijk voor het declareren, de nummering en het exporteren naar de boekhouding.

  • Eén onderneming Alle declaraties worden uit naam van het kantoor gestuurd. Dossiers van één cliënt, maar van verschillende advocaten, kunnen worden samengevoegd op één declaratie.

  • Zelfstandige advocaten Elke declaratie wordt uit naam van de dossiereigenaar gestuurd. Declaraties kunnen, indien gewenst, worden genummerd per advocaat. U kunt per advocaat een bank-, KvK- en btw-nummer instellen.

  • Lijst van ondernemingen U definieert zelf een lijst van ondernemingen. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld uit verschillende handelsnamen wilt declareren. Dit kan ook nodig zijn als u kantoor bestaat uit verschillende ondernemingen. Per dossier geeft u aan onder welke onderneming deze valt. Declaraties kunnen genummerd worden per onderneming. U kunt per onderneming een bank-, KvK- en btw-nummer instellen.

Er kan in Urios één opmaaksjabloon worden gekozen. De opmaak van de declaraties is dus voor alle advocaten / ondernemingen gelijk. De naam van de advocaat of onderneming kan wel worden afgedrukt op de declaraties. Indien er gebruik gemaakt wordt van de module Elektronisch factureren kan er wel per advocaat / onderneming een ander pdf-achtergrond (uw briefpapier met logo) en een e-mailadres als afzender worden ingesteld.

Als u de module Exporteren naar boekhouding heeft moet u per advocaat / ondernemingen de grootboekrekeningen instellen. Dit doet u in het instellingenscherm op pagina Koppelingen > Boekhouding. Als u zojuist de rechtsvorm gewijzigd heeft dient u het instellingenscherm te sluiten en opnieuw te openenen voordat u deze grootboekrekeningen per advocaat / onderneming kan instellen.

Afhankelijk van het gekozen declaratiesjabloon is de naam van de onderneming direct zichtbaar op de declaraties. De naam kan ook altijd worden opgenomen in bijvoorbeeld de afsluitende zin middels onderstaande codes. Meer over het gebruik van codes op declaraties en herinneringen in hoofdstuk Declareren.

[%brief.afzender%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de naam van het kantoor, de naam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming.
[%brief.afzendercode%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de code van de dossiereigenaar, of de code van de ingestelde onderneming. Deze code kan niet gebruikt worden voor de rechtsvorm “één onderneming”

Bank-, KvK- en btw-nummer

Afhankelijk van de ingesteld rechtsvorm vult u de bedrijfsgegevens (bank, KvK, btw) op de volgende wijze in:

  • Voor rechtsvorm “één onderneming” stelt u dit in op pagina Kantoor > Naam en adres.

  • Voor rechtsvorm “zelfstandige advocaten” stelt u dit in bij de medewerker op pagina Kantoor > Medewerkers. Dubbelklik op de medewerker en klik op het tabje Ondernemer.

  • Voor rechtsvorm “lijst van ondernemingen” stelt u dit bij de onderneming in op pagina Kantoor > Rechtsvorm. Dubbelklik op de onderneming.

Afhankelijk van het gekozen declaratiesjabloon zijn deze gegevens direct zichtbaar op de declaraties. Deze bedrijfsgegevens kunnen altijd worden opgenomen in bijvoorbeeld de afsluitende zin middels onderstaande codes. Meer over het gebruik van codes op declaraties en herinneringen in hoofdstuk Declareren.

[%brief.btwnummer%] Btw-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.kvknummer%] KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.bank%] of [%brief.bank1%] Banknaam van de eerste bankrekening.
[%brief.iban%] of [%brief.iban1%] Rekeningnummer (IBAN) van de eerste bankrekening.
[%brief.bic%] of [%brief.bic1%] Bankcode (BIC / SWIFT) van de eerste bankrekening.
[%brief.bank2%] Banknaam van de tweede bankrekening.
[%brief.iban2%] Rekeningnummer (IBAN) van de tweede bankrekening.
[%brief.bic2%] Bankcode (BIC / SWIFT) van de tweeede bankrekening.

Instellen nummering

In uw huidige kantoor hanteert u waarschijnlijk al een nummer­systeem voor uw dossiers, declaraties en mogelijk het dossier­archief. Richt u een nieuw kantoor in dan is het verstandig om over een declaratienummering na te denken. Het nummeren van dossiers is optioneel, maar wel erg gebruikelijk. Het nummeren van declaraties is wettelijke verplicht (Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 35f). In het instellingenscherm Kantoor > Nummering kunt u de nummering instellen.

In het instellingenscherm ziet u vier kaders voor dossiernummers, declaratienummers, archiefnummers en debiteurnummers. Alle drie hebben de opties GEEN, VRIJ en GENEREREN.

De optie GEEN verbergt alle bediening om nummers toe te kennen of te wijzigen. De optie VRIJ geeft u wel de mogelijkheid een nummer in te voeren. U zult dit dan bij elk dossier en elke declaratie handmatig moeten invoeren. Met de optie GENEREREN zal Urios zelf dossiernummers suggereren en automatisch nummers aan declaraties toekennen. U kunt altijd afwijken van de automatische gegenereerde nummers.

Nummerpatroon

Om de nummering te laten lopen volgens uw wensen dient u een nummerpatroon in te voeren. Door op de driehoekjes rechts van het tekstveld te klikken verschijnt er een menu met enkele suggesties. Afhankelijk van uw instellingen zijn de volgende codes te gebruiken in uw nummering:

  • [N], [NN], [NNN], … Deze code wordt gebruikt om het oplopende deel in uw nummer aan te geven. Het aantal N’en geeft aan hoeveel cijfers dit deel telt. Code [NNN] wordt vervangen door doorlopende nummers als 001, 002, 003, …
  • [JJ], [JJJJ] Deze code wordt gebruikt om het jaar op te nemen in het nummer. De code [JJJJ] wordt vervangen door het jaar in vier cijfers, dus 2017, 2018, 2019. De code [JJ] wordt vervangen door het jaar in twee cijfers, bijvoorbeeld 17, 18, 19.
  • [JJ-nnnn] Met deze code kunt u een getal op nemen dat gerelateerd is aan het jaar. De code [JJ-1980] geeft u bijvoorbeeld de nummers 21 voor het jaar 2001, 22 voor het jaar 2002, 30 voor 2010 en 31 voor 2011. Met deze code kunt u ook bijvoorbeeld nummer per oprichting van uw kantoor. Bent u in 1995 gestart en is dat voor u jaar 1, gebruik dan de code [JJ-1994] (1995 minus 1994 is 1) en dan is 2018 voor u jaar 24.
  • [K] Code voor het kwartaalnummer 1, 2, 3 of 4.
  • [MM] Code voor de maand, 01, ..., 12.
  • [WW] Code voor de week, 01, ..., 52.
  • [DD] Code voor dag van de maand, 01, ..., 31.
  • [ADV] Code voor de advocaat. Dit werkt alleen indien u ook in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers bij elke advocaat een verkorte naam heeft ingevoerd. Alle verkorte namen dienen exact dezelfde lengte te hebben. Deze code geeft u de mogelijkheid om bijvoorbeeld de initialen van de advocaat op te nemen in het nummer. Wilt u deze code gebruiken bij declaratienummers dan dient in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm de bedrijfsstructuur te zijn ingesteld op "zelfstandige advocaten / ondernemingen per advocaat".
  • [OND] Code voor de onderneming / BV. Wilt u deze code gebruiken dan dient in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm de bedrijfsstructuur te zijn ingesteld op "anders, definieer lijst van ondernemingen". Tevens dient u bij elke onderneming een afkorting in te vullen, alle afkortingen dienen exact dezelfde lengte te hebben. Deze code geeft u de mogelijkheid om dossiers en/of declaraties per BV te nummeren.
  • [CAT] Code voor een categorie of rechtsgebied. In het instellingenscherm Gebruiksinstellingen > Afkortingen kunt u een categorieënlijst definiëren. Alle afkortingen dienen exact dezelfde lengte te hebben. Bij het aanmaken van een nieuw dossier wordt gevraagd in welke categorie deze valt. Op basis daarvan wordt de code ingevuld.

Bijvoorbeeld het nummerpatroon [JJ][NNN] genereert nummers als 18001, 18002. Naast de codes kunt u vrijelijk symbolen en vaste tekst gebruiken. Bijvoorbeeld D[JJ]-[NNN] genereert nummers als D18-001, D18-002.

Oplopend nummeren per

Het oplopende deel [N...N] begint standaard bij 1, bij elk nieuw nummer wordt deze opgehoogd. Mogelijk wilt u elk jaar opnieuw bij 1 beginnen te tellen, of houdt u een nummering per advocaat of onderneming bij. Bij de optie Oplopend nummeren per kunt u aangeven per "wat" er opnieuw bij 1 moeten worden genummerd. U kunt meerdere dingen combineren. Zo kunt u bijvoorbeeld zowel per jaar als per advocaat een onafhankelijke nummering hebben. Het kan zijn dat niet alle opties worden getoond. De getoonde opties zijn afhankelijk van uw bedrijfsstructuur zoals ingesteld in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm.
Het aanvinken van de opties periode/datum jaar en advocaat bij een nummerpatroon [ADV]-[JJ][MM][NNN] geeft de volgende nummers: AD-1801001, AD-1801002, PV-1801001, AD-1801003, PV-1801002, ..., PV-1812345, PV-1901001, AD-1901001, ... Zie dat in deze voorbeelden advocaat AD en PV beide hun eigen nummers 001, 002, ... toegewezen krijgen, en dat bij het nieuwe jaar opnieuw bij 001 begonnen wordt. 

Aanpassen nummering en herstellen nummeringtabel

Normaliter stelt u uw nummering eenmalig in bij aanvang van het gebruik van Urios. U kunt uw nummeringspatroon echter wijzigen als u Urios al in gebruik heeft. Let er wel op dat u voor de Belastingdienst een consistente declaratienummering moet voeren. Wij raden dan ook aan om niet te vaak de declaratienummering aan te passen en bij voorkeur dit soort aanpassingen aan het begin van een nieuw kalenderjaar of boekjaar te doen. Het nummerpatroon wijzigen gaat op de zelfde wijze als het instellen van de nummering (zie hierboven). Eventuele wijzigingen worden doorgevoerd voor toekomstig toe te kennen nummers en veranderen dus niet de al toegekende nummers die al in Urios in gebruik zijn. Zorg ervoor als u een wijziging van de nummering aanbrengt dat u geen dubbele nummers creëert.

Als u het nummerpatroon heeft gewijzigd raden wij u aan om de nummeringtabel te herstellen, zodat de nieuwe nummering weer bij 1 begint, of als er al nummers zijn die het nummerpatroon volgen, bij het eerste vrij nummer.

U herstelt de nummeringtabel op instellingscherm Geavanceerd > Database. Klik hier op de knop Herstel nummeringtabel. Urios controleert vervolgens welke bestaande nummers het nummerpatroon volgen en bepaalt het eerste vrij nummer.

Labels

Labels bieden u bijvoorbeeld de mogelijkheid uw relaties eenvoudig te managen. Bijhouden via welke weg een cliënt bij u terecht is gekomen, wie er wel of geen kerstkaart of nieuwsbrief ontvangt, welke relaties wanbetalers zijn of een stuk contractbeheer is in Urios met behulp van labels eenvoudig te realiseren. Ook hier geldt weer dat de kolom waarin de labels worden weergegeven doorzoekbaar is en dat u snel op één specifiek label kunt selecteren. Snel een overzicht van diegenen die een nieuwsbrief van uw kantoor ontvangen? Geen probleem. Met enkele klikken heeft u het overzicht opgeroepen in Urios en kunt u het exporteren naar Excel, opslaan als pdf-bestand of direct afdrukken.

Labels aanmaken

Om labels in te stellen in Urios kunt u de onderstaande stappen volgen.

  1. Ga in Urios naar Instellingen wijzigen, pagina Gebruikersinstellingen > Labels. U komt nu bij een lege tabel uit waar u zelf labels in kunt aanmaken door te klikken op de knop Invoeren.

  2. Voer de namen in van de labels die u wilt gaan gebruiken met daarbij een handige afkorting of code. Onderaan kunt u aanvinken voor welk tabblad u het ingevoerde label wilt gaan gebruiken. Wilt u bijhouden welke cliënten slechte betalers zijn? Zet dit label dan aan op uw tabblad Relaties. Wilt u in Urios bijhouden wie welke nieuwe zaak heeft aangedragen? Maak dan dit label beschikbaar voor het tabblad Dossiers. U kunt labels ook op meerdere tabbladen terug laten komen en te allen tijde de labels, of de tabbladen, weer aanpassen. Als u alle labels heeft ingevoerd die u wilt gebruiken, klikt u op Opslaan en Sluiten.

  3. Sluit Urios af en start deze weer om de labels beschikbaar te maken op te tabbladen.

Labels gebruiken

Als u labels heeft aangemaakt heeft u nu aan de zijkant van alle tabbladen onder het kopje Opdrachten, rechts bovenin onder de zoekbalk, de optie om een label aan te zetten. Als u hierop klikt verschijnt een uitschuif box die de labels toont voor dat betreffende tabblad. De kolom Labels kunt u aanzetten door met uw rechtermuisknop op één van de kolomkoppen te klikken en door dan de kolom Labels aan te zetten, mocht dit nog niet het geval zijn.