×

Urios demo aanvragen

advocaten

bovenstaande gegevens door Urios worden opgeslagen.
Urios contact met mij opneemt.
gegevens ingevuld in de demodatabase bij een cloudpovider worden opgeslagen. Urios beschouwt deze gegevens als vertrouwelijk en zal deze als zodanig behandelen.

Inleiding

Algemeen gebruik Urios

Als u Urios opstart ziet u een aantal tabbladen. Het gebruik op de verschillende tabbladen is gelijk. Op alle tabbladen werkt de functietoets F5 voor het verversen van het scherm. Blauwe, onderstreepte tekst is aanklikbaar.

De kolommen kunt u naar wens instellen. Door op de rechter muisknop te klikken tussen de kolomnamen krijgt u een popup-scherm met de lijst van kolommen te zien. Hierin kun u de kolommen aan- of uitvinken. De kolombreedte kunt u aanpassen door tussen de kolommen het balkje vast te pakken met de muis (met linkermuisknop aanklikken en ingeklikt houden) en te verslepen.

Selecteren

Het selecteren van een aantal regels kunt u doen door te klikken en slepen. U kunt ook de bovenste regel aanklikken en terwijl u de shift-toets ingedrukt houdt op de onderste regel van de gewenste selectie klikken.
Losse regels selecteert u door de ctrl-toets ingedrukt te houden.

Afdrukken of bewerken

De geselecteerde regels kunt u kopiëren, printen of exporteren naar Excel of PDF d.m.v. de grijze knopjes tussen het tabblad en het zoek-vak

Zoeken

Rechtsboven ziet u een zoek vak. Hierin typt u een deel van de tekst die u zoekt. Urios toont alle regels waarin deze tekst voorkomt. Dit kan in elke kolom zijn. Deze tekst kunt u snel wissen met de “rode kruis- Wissen” knop.

Opdrachten

De opdrachten aan de rechterkant van het scherm zijn gerelateerd aan het tabblad dat op dat moment actief is. Deze opdrachten kunt u meestal ook uitvoeren voor een selectie.

Dataselectie

Onder de opdrachten vindt u op elk tabblad ook een vak met Dataselectie. Dit is ook weer afhankelijk van het tabblad. U kunt op elk tabblad selecteren op
- fase
- soort
- medewerker
- labels
En afhankelijk van het onderwerp op het tabblad ook op
- datum
- rol
- e.a.

Deze selectie kunt u Opslaan als standaard. Zodat u elke keer na het wisselen van tabblad, of na het opnieuw starten van Urios, de door u gewenste selectie getoond wordt. Met de functietoets F5 kunt u het scherm verversen (tabel herladen).

Als u voor dit moment gekozen heeft voor een beperkte selectie, bijv. bij Datum alleen vorig kwartaal, dan kunt u met “Standaardselectie laden” weer in 1 klik terug naar uw standaard keuze, zoals opgeslagen.

Samenvatting

In de samenvatting, rechtsonder in het scherm, ziet u per tabblad voor de geselecteerde regel alle belangrijke gegevens bij elkaar. Dus voor een dossier bij Details gegevens over de activiteiten, te declareren tijd, de Relaties die gekoppeld zijn en de inhoud van de memo. Bij relatie ziet u de lopende dossiers, extra velden en het te declareren bedrag.

De tekst die blauw onderstreept is is aanklikbaar. Zo kunt u snel het dossier openen of juist de relatie. Of bij Declaraties de betaling openen en eventueel aanpassen.

Sneltoets bij invoeren meerdere activiteiten en/of verschotten

Als u na het invoeren van een activiteit of verschot kiest voor Opslaan & Doorgaan krijgt u het invoerscherm weer leeg te zien.
Handig: Met de sneltoets pijl-omhoog (↑) of met Ctrl+Tab herhaalt u de eerdere invoer voor de velden Datum, Dossier, Medewerker en omschrijving. Dit maakt het mogelijk om eenvoudig meerdere activiteiten en/of verschotten achter elkaar in te voeren voor eenzelfde dossier of met een afwijkende datum.

Instellen Nummering

In uw huidige kantoor hanteert u waarschijnlijk al een nummer­systeem voor uw dossiers, declaraties en mogelijk het dossier­archief. Richt u een nieuw kantoor in dan is het verstandig om over een declaratienummering na te denken. Het nummeren van dossiers is optioneel, maar wel erg gebruikelijk. In het instellingenscherm Kantoor > Nummering kunt u de nummering instellen.

In het instellingenscherm ziet u drie kaders voor dossiernummers, declaratienummers en archiefnummers. Alle drie hebben de opties GEEN, VRIJ en GENEREREN.

De optie GEEN verbergt alle bediening om nummers toe te kennen of te wijzigen. De optie VRIJ geeft u wel de mogelijkheid een nummer in te voeren. U zult dit dan bij elk dossier en elke declaratie handmatig moeten invoeren. Met de optie GENEREREN zal Urios zelf dossiernummers suggereren en automatisch nummers aan declaraties toekennen.

Nummerpatroon

Om de nummering te laten lopen volgens uw wensen dient u een nummerpatroon in te voeren. Door op de driehoekjes rechts van het tekstveld te klikken verschijnt er een menu met enkele suggesties. Afhankelijk van uw instellingen zijn de volgende codes te gebruiken in uw nummering:

  • [N], [NN], [NNN], … Deze code wordt gebruikt om het oplopende deel in uw nummer aan te geven. Het aantal N’en geeft aan hoeveel cijfers dit deel telt. Code [NNN] wordt vervangen door doorlopende nummers als 001, 002, 003, …
  • [JJ], [JJJJ] Deze code wordt gebruikt om het jaar op te nemen in het nummer. De code [JJJJ] wordt vervangend door het jaar in vier cijfers, dus 2017, 2018, 2019. De code [JJ] wordt vervangen door het jaar in twee cijfers, bijvoorbeeld 17, 18, 19.
  • [JJ-nnnn] Met deze code kunt u een getal op nemen dat gerelateerd is aan het jaar. De code [JJ-1980] geeft u bijvoorbeeld de nummers 21 voor het jaar 2001, 22 voor het jaar 2002, 30 voor 2010 en 31 voor 2011. Met deze code kunt u ook bijvoorbeeld nummer per oprichting van uw kantoor. Bent u in 1995 gestart en is dat voor u jaar 1, gebruik dan de code [JJ-1994] (1995 minus 1994 is 1) en dan is 2018 voor u jaar 24.
  • [K] Code voor het kwartaalnummer 1, 2, 3 of 4.
  • [MM] Code voor de maand, 01, ..., 12.
  • [WW] Code voor de week, 01, ..., 52.
  • [DD] Code voor dag van de maand, 01, ..., 31.
  • [ADV] Code voor de advocaat. Dit werkt alleen indien u ook in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers bij elke advocaat een verkorte naam heeft ingevoerd. Alle verkorte namen dienen exact dezelfde lengte te hebben. Deze code geeft u de mogelijkheid om bijvoorbeeld de initialen van de advocaat op te nemen in het nummer. Wilt u deze code gebruiken bij declaratienummers dan dient in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm de bedrijfsstructuur te zijn ingesteld op "zelfstandige advocaten / ondernemingen per advocaat".
  • [OND] Code voor de onderneming / BV. Wilt u deze code gebruiken dan dient in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm de bedrijfsstructuur te zijn ingesteld op "anders, definieer lijst van ondernemingen". Tevens dient u bij elke onderneming een afkorting in te vullen, alle afkortingen dienen exact dezelfde lengte te hebben. Deze code geeft u de mogelijkheid om dossiers en/of declaraties per BV te nummeren.
  • [CAT] Code voor een categorie of rechtsgebied. In het instellingenscherm Gebruiksinstellingen > Afkortingen kunt u een categorieënlijst definiëren. Alle afkortingen dienen exact dezelfde lengte te hebben. Bij het aanmaken van een nieuw dossier wordt gevraagd in welke categorie deze valt. Op basis daarvan wordt de code ingevuld.

Bijvoorbeeld het nummerpatroon [JJ][NNN] genereert nummers als 18001, 18002. Naast de codes kunt u vrijelijk symbolen en vaste tekst gebruiken. Bijvoorbeeld D[JJ]-[NNN] genereert nummers als D18-001, D18-002.

Oplopend nummeren per

Het oplopende deel [N...N] begint standaard bij 1, bij elk nieuw nummer wordt deze opgehoogd. Mogelijk wilt u elk jaar opnieuw bij 1 beginnen te tellen, of houdt u een nummering per advocaat of onderneming bij. Bij de optie Oplopend nummeren per kunt u aangeven per "wat" er opnieuw bij 1 moeten worden genummerd. U kunt meerdere dingen combineren. Zo kunt u bijvoorbeeld zowel per jaar als per advocaat een onafhankelijke nummering hebben. Het kan zijn dat niet alle opties worden getoond. De getoonde opties zijn afhankelijk van uw bedrijfsstructuur zoals ingesteld in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm.
Het aanvinken van de opties periode/datum jaar en advocaat bij een nummerpatroon [ADV]-[JJ][MM][NNN] geeft de volgende nummers: AD-1801001, AD-1801002, PV-1801001, AD-1801003, PV-1801002, ..., PV-1812345, PV-1901001, AD-1901001, ... Zie dat in deze voorbeelden advocaat AD en PV beide hun eigen nummers 001, 002, ... toegewezen krijgen, en dat bij het nieuwe jaar opnieuw bij 001 begonnen wordt. 

Aanpassen nummering

Normaliter stelt u uw nummering eenmalig in bij aanvang van het gebruik van Urios. U kunt uw nummeringspatroon echter gewoon wijzigen als u Urios al in gebruik heeft. Let er wel op dat u voor de Belastingdienst een consistente declaratienummering moet voeren. Wij raden dan ook aan om niet te vaak de declaratienummering aan te passen en bij voorkeur dit soort aanpassingen aan het begin van een nieuw kalender (en boek-) jaar te doen. Het nummerpatroon wijzigen gaat op de zelfde wijze als het instellen van de nummering (zie hierboven). Eventuele wijzigingen worden doorgevoerd voor toekomstig toe te kennen nummers en veranderen dus niet de al toegekende nummers die al in Urios in gebruik zijn. Zorg ervoor als u een wijziging van de nummering aanbrengt dat u geen dubbele nummers creëert, Urios zal foutmeldingen geven op het moment dat u een nummerpatroon kiest waardoor nummers dubbel voorkomen in de database.

Foutmelding na aanpassen nummering

Door aanpassingen in het nummerpatroon kan het gebeuren dat u foutmeldingen krijgt van Urios of dat Urios een dossier- of archiefnummer voorstelt wat al in gebruik is. Bij ons bekende foutmeldingen of problemen zijn:

  • Voorgestelde nummer bestaat al
  • Nummer al in gebruik
  • Niet op kunnen slaan van nieuwe dossiers omdat het nummer al zou bestaan (kan eventueel zonder foutmelding voorkomen waarbij door de gebruiker alleen gemerkt wordt dat een nieuw ingevoerd dossier niet opgeslagen wordt)
  • Het dossiernummer is reeds in gebruik. Wilt u het eerst vrije nummer gebruiken voor dit dossier?

De laatste melding verschijnt wanneer u gelijktijdig met een collega een nieuw dossier invoert en uw collega is net iets sneller met opslaan. U krijgt dan de melding, waarna Urios het juiste nummer voor u kiest.

Wanneer u bovengenoemde (soort) foutmeldingen krijgt raden wij u aan om eerst het volgende te proberen. Ga naar het instellingen scherm en vervolgens naar het tabblad  Geavanceerd> Database. Klik hier op de knop Herstel nummeringtabel. Urios checkt nu welke nummers nog vrij zijn en herstelt de telling van de nummering wanneer automatisch nummers gegenereerd worden. 

Als u doordat de nummeringstabel niet goed stond een dubbel archief- of dossiernummer heeft gekregen kunt u deze nummers handmatig aanpassen. Open het betreffende dossier door te dubbelklikken op het dossier in het dossier tabblad. U kunt nu in het veld archief- of dossiernummer zelf het gewenste nummer in voeren en opslaan. Gebruik hierna wel weer de knop Herstel nummeringtabel, anders krijgt u bij het opslaan van een volgend dossier- of archiefnummer weer een dubbel nummer.

Labels

Labels bieden u bijvoorbeeld de mogelijkheid uw relaties eenvoudig te managen. Bijhouden via welke weg een cliënt bij u terecht is gekomen, wie er wel of geen kerstkaart of nieuwsbrief ontvangt, welke relaties wanbetalers zijn of een stuk contractbeheer is in Urios met behulp van labels eenvoudig te realiseren. Ook hier geldt weer dat de kolom waarin de labels worden weergegeven doorzoekbaar is en dat u snel op één specifiek label kunt selecteren. Snel een overzicht van diegenen die een nieuwsbrief van uw kantoor ontvangen? Geen probleem. Met enkele klikken heeft u het overzicht opgeroepen in Urios en kunt u het exporteren naar Excel, opslaan als pdf-bestand of direct afdrukken.

Labels aanmaken

Om labels in te stellen in Urios kunt u de onderstaande stappen volgen.

  1. Ga in Urios naar Instellingen wijzigen, pagina Gebruikersinstellingen > Labels. U komt nu bij een lege tabel uit waar u zelf labels in kunt aanmaken door te klikken op de knop Invoeren.

  2. Voer de namen in van de labels die u wilt gaan gebruiken met daarbij een handige afkorting of code. Onderaan kunt u aanvinken voor welke tabblad u het ingevoerde label wilt gaan gebruiken. Wilt u bijhouden welke cliënten slechte betalers zijn? Zet dit label dan aan op uw tabblad Relaties. Wilt u in Urios bijhouden wie welke nieuwe zaak heeft aangedragen? Maak dan dit label beschikbaar voor het tabblad Dossiers. U kunt labels ook op meerdere tabbladen terug laten komen en te allen tijde de labels, of de tabbladen, weer aanpassen. Als u alle labels heeft ingevoerd die u wilt gebruiken, klikt u op Opslaan en Sluiten.

  3. Sluit Urios af en start deze weer om de labels beschikbaar te maken op te tabbladen.

Labels gebruiken

Als u labels heeft aangemaakt heeft u nu aan de zijkant van alle tabbladen onder het kopje Opdrachten, rechts bovenin onder de zoekbalk, de optie om een label aan te zetten. Als u hierop klikt verschijnt een uitschuif box die de labels toont voor dat betreffende tabblad. De kolom Labels kunt u aanzetten door met uw rechtermuisknop op één van de kolomkoppen te klikken en door dan de kolom Labels aan te zetten, mocht dit nog niet het geval zijn.