Dossiers en relaties

Nieuw dossier met relaties invoeren

Aan de linkerzijde van Urios zijn de knoppen Nieuw dossier invoeren en Nieuwe relatie invoeren zichtbaar. Met de knop Nieuw dossier invoeren legt u eenvoudig uw nieuwe zaak en de bijbehorende relaties aan in Urios.
Met knop Nieuwe relatie invoeren koppelt u nieuwe partijen aan reeds ingevoerde dossiers.

Controleren op tegenstrijdig belang

Alvorens het aanmaken van een nieuw dossier en het toevoegen van de betrokken partijen / relaties / wederpartij kunt u op onderstaande manier controleren of u de betreffende wederpartij eerder heeft bijgestaan als client:

  1. Start Urios.
  2. Ga naar tabblad Dossiers.
  3. Zorg bij Dataselectie ervoor dat alle selecties op “(alle)” staan.
    a. Klik op Fase: lopende dossier, kies voor “(alle)”.
    b. Controleer ook de andere selecties Soort, Medewerker, Relatie, etc.
  4. Typ in de zoekbalk de achternaam van de wederpartij van het nieuw aan te leggen dossier in.
  5. Controleer in de zoekresultaten of de naam voorkomt als cliënt.
  6. Ga naar tabblad Relaties.
  7. Herhaal stappen 3 tot en met 5.

Nieuw dossier invoeren

Klik vervolgens op de knop Nieuw dossier invoeren.

Advocaat

In het scherm Nieuw dossier invoeren geeft u als eerste de naam van de advocaat in. Door op het lege tekstveld te klikken, opent er een pop-up scherm waarin de namen van de werkzame advocaten worden getoond.

Indien u enkel voor uzelf uw tijd invoert, kunt u uw eigen naam als standaard medewerker opgeven. Dit doet u via Instellingen wijzigen, pagina Kantoor > Medewerker, optie Standaard medewerker. Dit is een werkplek instelling, dus instelbaar per computer. Zo hoeft u niet bij ieder dossier uw eigen naam te kiezen.

Dossiernummer

Urios toont u het eerstvolgende vrije dossiernummer wanneer u heeft gekozen voor de optie om automatisch de dossiernummering door Urios te laten generen. Wanneer u ervoor gekozen heeft zelf de nummers vrij in te voeren, kunt u nu hier uw dossiernummer ingeven.

Het instellen van automatische nummering wordt uitgelegd in hoofdstuk Algemeen gebruik.

Dossiernaam

De dossiernaam is normaliter de tekst die u ook op de fysieke ordner zou schrijven. Dit is dus meestal de achternaam van de cliënt met de achternaam van de wederpartij, bijvoorbeeld “Janssen - Pieterse”.

Voor sorteringsdoeleinden kan het handig zijn om namen met een tussenvoegsel te schrijven als bijvoorbeeld “Vries, de - Bakker”, zodat dit dossier bij de V staat in plaats van de D.

Rolnummer en/of Parketnummer

Bij het invoeren of bewerken van een dossier kunt u een rolnummer en/of parketnummer invoeren mits dit veld zichtbaar is. Het zichtbaar maken van dit veld kunt u doen in Instellingen wijzigen, pagina Dossiers > Invoeren, onder het kopje Vaste extra velden. Door het aanvinken van het veld Rolnummer/Parketnummer wordt deze zichtbaar in de dossiers.

Soort

Hier heeft u, afhankelijk van de gebruikte modules, keuze uit:

  • Standaard Dit is voor zowel betalend als toevoegende zaken.
  • Insolventies Dit is voor insolventiezaken waar u als curator bent aangewezen. Voor insolventiedossiers zijn er extra functionaliteiten beschikbaar:
    • Tijdregels in insolventiedossiers worden geschreven op tijdschrijfgroepen.
    • Er kunnen tijdregistratieverslagen gemaakt worden om aan uw kwartaalverslag toe te voegen.
    • U kunt salarisverzoeken opmaken met Urios waarbij op basis van de ervaringsfactor alles netjes en correct wordt uitgerekend.
    • Er kunnen er nota’s aan de boedel worden gestuurd om uw salaris netjes te verwerken in de boekhouding.
  • Procesadvocaat Dit is voor eventuele procureurswerkzaamheden die u uitvoert voor een andere advocaat.
  • Intern Dit is voor interne niet-declarabele uren. Dit kan van alles zijn. Bijvoorbeeld handig als u uw studie-uren, uren besteed aan marketing en administratie en dergelijke wil bijhouden.

Als u bepaalde soorten dossiers niet zal gebruiken, of nu niet zichtbaar zijn voor u, dan kunt u dat wijzigen door de betreffende modules aan/uit te schakelen op het instellingenscherm. Klik op Instellingen wijzigen en ga naar pagina Kantoor > Modules. Hier kunt u de modules Insolventies en Procuraat aan/uit schakelen.

Separaat declareren

Met het vinkje separaat declareren declareren geeft u aan dat u voor ieder dossier een aparte declaratie wilt opmaken. Als u een cliënt heeft met meerdere dossiers die graag één verzameldeclaratie wil ontvangen, kunt u bij die dossiers het vinkje uitzetten. Wanneer u dan een declaratie opmaakt voor deze cliënt, komen alle dossiers waarvoor dit vinkje is uitgezet samen op uw nota te staan.

In het instellingenscherm Dossiers > Invoeren kunt u aangeven of u standaard dit vinkje aan of uit wilt hebben. In het vak Dossiers separaat declareren heeft u de opties standaard meerdere dossiers van een relatie op één nota (standaard het vinkje uit) en Standaard voor elk dossier een losse nota (standaard het vinkje aan).

Wwft

Afhankelijk of de module Wwft aanstaat of niet ziet u een aanvinkhokje ‘valt onder Wwft’. Hiermee kunt u registreren of dit dossier onder de Wwft valt. Bij de relaties kunt u later identificatie-documenten toevoegen. Met deze module kunt u vervolgens middels een rapport monitoren / aantonen dat u van alle relaties in een Wwft dossier een identificatie-document heeft opgeslagen in uw systeem.

Aantal relaties

Bij het aanmaken van het nieuwe dossier kunt u direct de betrokken partijen / relaties invoeren. In het veld “Aantal relaties” geeft u aan hoeveel relaties (bestaande en nieuwe) u wilt gaan toevoegen aan dit dossier. Uiteraard kunt u later altijd nog meer relaties toevoegen aan het dossier.

Tariefbeleid

Selecteer het juiste tariefbeleid voor dit dossier. Staat het tariefbeleid dat u voor dit dossier wilt gebruiken er niet tussen? Dan kunt u een nieuw tariefbeleid aanmaken. Zie ook hoofdstuk Declareren > Tariefbeleid.

Indien u uw cliënt aanmerkt als toevoeging, wat u op het volgende blad kunt aangeven, zal dit het gekozen tariefbeleid overrulen. Het is dus niet nodig om een tariefbeleid genaamd Toevoeging aan te maken.

Relatie invoeren / toevoegen

Klik op de knop Volgende. Nu komt u in een scherm terecht waarin u alle gegevens van uw relatie kunt invoeren. Bovenaan ziet u staan “Relatie 1 van …”.

  • In de eerste regel van het scherm geeft u aan of uw relatie een nieuwe of een bestaande relatie is. Indien het om een bestaande relatie gaat, kunt u deze opzoeken in Urios en hoeft u niet nogmaals de gegevens in te voeren.
  • Geef vervolgens aan wat de rol is van uw relatie en of er sprake is van een toevoeging. Eventueel vult u hier ook een referentie in. De referentie is het kenmerk dat deze externe partij graag vermeld wil zien op de correspondentie en/of de factuur. Denk hierbij aan een polisnummer van de cliënt bij de betreffende verzekeraar of een budgetnummer.
  • In het midden van het scherm geeft u de naam van uw relatie in en geeft u aan wat voor soort relatie het betreft. Afhankelijk hiervan verschijnen er extra velden om in te vullen.

U werkt nu op het tabje Relatie. Daarnaast ziet u nog meerdere tabjes die u kunt invullen, zoals Adres, Contact / Overig, Btw en facturatie en Memo.

Het invullen van een achternaam en eventueel een bedrijfsnaam is verplicht. Alle andere velden kunt u leeglaten en later aanvullen.

Als u weer op de knop Volgende klikt komt u uit bij het volgende relatiescherm “Relatie 2 van …”. Hier vult u de gegevens in van de tweede relatie. Afhankelijk van het aantal opgegeven relaties ziet u dus dit scherm terug keren zodat u alle relaties direct in het dossier invoert. Als de gegevens zijn ingevuld, klikt u weer op Volgende.

Betalende partij

Nadat de relaties zijn ingevoerd kunt u in percentages de verdeling van het te declareren honorarium in dit scherm. U bent vrij om elke verdeling door te voeren. Voor de meeste dossiers zal 100% voor de cliënt zijn en 0% voor alle overige partijen. Maar bijvoorbeeld in bemiddelingszaken kan het handig zijn om 50%-50% of enige andere verdeling te gebruiken.

Nadat u op Opslaan heeft geklikt is het dossier aangemaakt. U kunt het dossier terugvinden op het tabblad Dossiers. De relaties die u bij dit dossier heeft ingevoerd ziet u terug op het tabblad Relaties.

Nieuwe relatie invoeren

U kunt direct bij het aanmaken van uw nieuwe dossier ook uw nieuwe relaties invoeren. Indien u op een later moment een relatie wilt toevoegen aan een reeds ingevoerd dossier, kunt u dat doen middels de knop Nieuwe relatie invoeren. Dit geldt ook als u relaties zonder dossier wilt invoeren, bijvoorbeeld potentiële toekomstige cliënten (ook wel leads of prospects genoemd).

Nieuwe relatie direct koppelen aan een bestaand dossier

Bij het invoeren van een nieuwe relatie kunt u deze direct koppelen aan een bestaand dossier. Kies bij de eerste regel Toevoegen aan dossier het gewenste dossier en kies bij In de rol van of dit de cliënt, wederpartij of een andere soort partij is.

Bestaande relatie later koppelen aan een dossier

Mocht u de nieuwe relatie aan meerdere dossiers willen koppelen, of mocht u later een bestaande relatie willen koppelen aan een dossier, doet u dat als volgt:

  1. Ga naar het tabblad Dossiers.
  2. Open het dossier waaraan u de relatie wilt koppelen.
  3. Klik op het tabje Partijen.
  4. Klik vervolgens op de knop Koppel een bestaande relatie aan dit dossier.
  5. Zoek in het het venster dat tevoorschijn komt de relatie. Selecteer de rol en of deze wel of geen toevoeging krijgt en eventueel het percentage dat deze relatie gaat betalen.
  6. Klik hierna op Opslaan & Stoppen of op Opslaan & Doorgaan als u nog een relatie wilt koppelen aan dit dossier.

Natuurlijk persoon, rechtspersoon en contactpersonen

Bij relatie invoeren geeft u op het eerste scherm ook een Soort op. Urios kent hier drie soorten:

  • Natuurlijk persoon voor het invoeren van privé personen.
  • Eenmanszaak of rechtspersoon met één contactpersoon.
    Dit is de eenvoudigste keuze voor bedrijven waarbij er geen of slechts één persoon geadresseerd hoeft te worden. De achternaam kan leeg gelaten worden voor als enkel het bedrijf / de organisatie geadresseerd wordt.
  • Rechtspersoon met meerdere contactpersonen. Dit is de minst gebruikte optie. Deze optie kan handig zijn als er meerdere personen van één onderneming betrokken zijn bij verschillende dossiers. Denk hierbij aan rechtsbijstandsverzekeraars waarbij er verschillende contactpersonen zijn per dossier. Bij elk contactpersoon kunt u aangegeven voor welk dossier hij/zij de contactpersoon is. Als deze relatie ook de betalende partij is, wordt de aangevinkte contactpersoon ook op het factuuradres vermeld (tenzij vermelding van contactpersonen is uitgeschakeld). Indien u geen contactpersoon aan het dossier koppelt, komt de factuur op naam te staan van het bedrijf met een algemene aanhef.

Lees meer over het wel of niet vermelden van contactpersonen in het factuuradres in hoofdstuk Declareren > Opmaak > Adresseren van bedrijven.

Factuuradres en extra adressen

Bij Relatie invoeren voert u op het tweede scherm het factuuradres in. Hier kunt u eventueel ook extra adressen invoeren die afwijken van het factuuradres. Het eerste / bovenste adres is het adres dat op de declaratie komt te staan. Dit adres wordt ook getoond als Factuuradres.

Klik op Voeg extra adres toe of Voeg correspondentieadres toe. Er kan slechts één adres het correspondentieadres adres zijn. Dit adres is het standaard adres bij het maken van nieuwe brieven / Word-documenten vanuit Urios. Als er geen correspondentieadres is opgegeven wordt het factuuradres als standaard gebruikt. Voer adressen niet dubbel in. Dus als het correspondentieadres en het factuuradres identiek zijn, heeft het geen nut om een correspondentieadres in te voeren.

De extra ingevoerde adressen kunt u gebruiken voor brieven die u vanuit Urios kunt maken. Wanneer u op het tabblad Dossiers of Relaties klikt op de opdracht Maak brief, kunt u uit de ingevoerde adressen selecteren naar welk adres u de brief wilt versturen.

Extra invoervelden bij Relaties en Dossiers

In Urios kunt u zelf extra invoervelden creëren bij zowel de relaties als bij uw dossiers. In deze door uzelf aangemaakte velden kunt u specifieke informatie kwijt die u niet op een andere plek in Urios kunt administreren. Denk hierbij aan informatie als de naam van de werkgever, datum van een ongeval of letsel, de geboorteplaats, start en/of einddatum van een arbeidscontract of een dossier is doorgestuurd naar de verzekeraar etc. 

Door gebruik te maken van extra velden kunt u het programma grotendeels naar uw persoonlijke wensen aanpassen. U kunt de velden gebruiken in uw Word-sjablonen. Zie hiervoor de module Documentenbeheer. Het grootste voordeel is dat deze getoond kunnen worden in de kolommen op het tabblad. Hierdoor zijn de velden doorzoekbaar en gemakkelijk te sorteren. U kunt zoveel extra velden aanmaken als u zelf wenst. 

Aanmaken extra velden bij Relaties

Om extra velden aan te maken voor uw relaties kunt u eenvoudig onderstaande stappen volgen.  

  1. Klik u in Urios op de knop Instellingen wijzigen en ga naar pagina Relaties > Extra velden. U komt bij een lege tabel uit waar u de extra velden kunt opgeven door te klikken op Invoeren.  
  2. Voer een naam in voor het veld. Daarna voert u de sjablooncode in. Dit is de code die u kunt gebruiken in de Word-sjablonen. Deze velden worden dan automatisch door Urios ingelezen wanneer u brieven opmaakt. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Documentenbeheer. Indien u geen gebruik maakt van de module Documentenbeheer, kunt u dit veld leeg laten.
  3. Het veld Standaardwaarde kunt u gebruiken om een ‘Standaard’ op te geven. Eenmaal een standaardwaarde opgegeven, kunt u onder het tabje Extra velden in het Relatie bewerken scherm de afwijking opgeven. Dit veld wordt voornamelijk gebruikt om een afwijkende Betalingstermijn eenvoudig te kunnen administreren. Zie het voorbeeld in het plaatje hieronder: Uw betalingstermijn is 14 dagen. Dit voert u in als Standaardwaarde. Bij de relatie vult u echter een betalingstermijn van 30 dagen in. Door de juiste codes te gebruiken zorgt Urios ervoor dat bij de ene cliënt de 14 dagen worden getoond, maar bij de andere cliënt 30 dagen.
  4. Vink aan hoe de informatie moet worden weergegeven. Dit kan zijn als tekst, getal, een datum etc. Klikt u daarna op Opslaan

  1. Als u kiest voor een korte tekst, getal, bedrag of percentage dan is het ook mogelijk de keuze uit vaste opties te laten bestaan (zie ook punt 5 bij vorige uitleg ‘Extra Velden bij Relaties’). “Ja” of “Nee” is hier een simpel voorbeeld van, maar dit kan natuurlijk verder uitgewerkt worden.

    Kies voor Instellingen wijzigen > Dossier > Extra velden en dubbelklik op het extra veld dat u wilt bewerken om er een keuzelijst aan toe te voegen. Vul bij "Vaste waarden" op elke regel een waarde in waaruit snel gekozen kan worden bij het invullen van dit extra veld bij een nieuw dossier of relatie. Het blijft nog steeds mogelijk om een andere waarde in te typen als de juiste optie niet in de keuzelijst voorkomt.

    Bij de Instellingen wijzigen > Dossier > Extra velden kunt u de keuzelijst aanmaken:


    Bij het invoeren van een nieuw dossier kunt u de keuzelijst gebruiken:

  2. Wanneer u een nieuw dossier aanmaakt in Urios en de nieuwe relaties invoert, verschijnt er een tabje genaamd “Extra velden”. Hier kunt u de door u aangemaakte velden invullen. Indien u een nieuwe relatie invoert middels de knop Nieuwe relatie invoeren, komen deze velden vanzelf naar voren.

Aanmaken extra velden bij Dossiers

Om extra velden aan te maken bij uw dossiers kunt u eenvoudig onderstaande stappen volgen. 

  1. Klik in Urios op de knop Instellingen wijzigen en ga naar pagina Dossiers > Extra velden. U komt bij een lege tabel uit waar u de extra velden kunt opgeven door te klikken op Invoeren
  2. Voer een naam in voor het veld. Daarna voert u de sjablooncode in. Dit is de code die u kunt gebruiken in de Word-sjablonen en deze velden worden dan automatisch door Urios ingelezen wanneer u brieven opmaakt. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Documentenbeheer. Indien u geen gebruik maakt van de module Documentenbeheer, kunt u dit veld leeg laten. 
  3. Het veld Standaardwaarde kunt u gebruiken om een ‘standaard’ op te geven. Eenmaal een standaardwaarde opgegeven, kunt u onder het tabje Extra velden in het Dossier bewerken scherm de afwijking opgeven. Dit veld wordt voornamelijk gebruikt bij/voor relaties. 
  4. Vink aan hoe de informatie moet worden weergegeven. Dit kan zijn als tekst, getal, een datum etc. Klikt u daarna op Opslaan.

Ook hier is het mogelijk om een keuzelijst aan te maken zoals hierboven bij punt 5 Relaties is uitgelegd. Als u kiest voor korte tekst, getal, bedrag of percentage.

  1. Extra dossiervelden die u heeft aangemaakt komen vanzelf naar voren wanneer u een nieuw dossier in Urios aanmaakt. U kunt te allen tijde (een deel van) de velden open laten. In onderstaande afbeelding ziet u ook dat er een drietal labels in gebruik is. Lees meer over het instellen van labels.

  1. Als u uw velden en overige informatie heeft ingevuld en het nieuwe dossier hebt opgeslagen, kunt u uw dossier zien op het tabblad Dossiers. Op dit tabblad kunt u ook de kolommen aanzetten die de informatie uit uw extra velden weergeven. Aangezien u maar beperkte ruimte heeft op uw beeldscherm, kunt u zelf kiezen welke kolommen u wilt zien en welke verborgen moeten blijven. Kolommen bewerkt u door met uw rechtermuisknop op een van de kolomhoofden te klikken. Met het kleine driehoeksymbooltje dat verschijnt kunt u eenvoudig sorteren op alfabetische volgorde: van A naar Z of Z naar A. 

Extra fasen aanmaken voor dossier

In Urios worden drie verschillende fasen gehanteerd; lopende dossiers, gesloten dossiers en gearchiveerde dossiers. Indien gewenst kunt u hier meerdere fasen aan toevoegen waar u vervolgens ook op kunt zoeken en op kunt selecteren met behulp van het datafilter. Extra aangemaakte fasen worden ook, indien van toepassing, weergegeven in de rapportages van de Module Managementrapporten.

Om extra fases te kunnen toevoegen doorloopt u de volgende stappen:

  1. Ga in Urios naar Instellingen wijzigen, pagina Dossiers > Extra fasen. U komt nu bij een lege tabel uit waar u extra fases zelf kunt aanmaken door te klikken op de knop Invoeren.

  2. Geef de naam in van de fase die u wilt aanmaken en klikt vervolgens op Opslaan & Doorgaan als u nog een nieuwe fase wilt invoeren of kies Opslaan & Stoppen om het invoerveld af te sluiten. Na het opslaan ziet u de door u aangemaakte fase verschijnen in de tabel. Sluit daarna het Instellingen-scherm van Urios af met het kruisje of met de knop Opslaan en Sluiten rechts onderin.

  3. U kunt nu de aangemaakte extra fases gebruiken bij uw dossiers. Om de fase van het dossier te wijzigen opent u het dossier door er dubbel op te klikken. U komt dan in het Dossier bewerken scherm terecht. Hier kunt u de fas. e aanpassen door gebruik te maken van de twee kleine driehoekjes.

Dossier- en/of relatiecategorieën definiëren

In Urios kunt u er voor kiezen zelf dossiercategorieën in te voeren, zodat u uw dossiers kunt onderverdelen in verschillende soorten zaken c.q. rechtsgebieden. Denk hierbij aan de categorieën arbeidsrechtzaken, strafrecht, echtscheidingen etc. Door deze verdeling te hanteren kunt u hier eenvoudig op zoeken en selecties van maken. Het rapport (zie knop Rapport maken) “Activiteiten per dossier- en relatiecategorie” geeft u een duidelijk inzicht in de verdeling van het aantal gewerkte uren over de verschillende categorieën en/of rechtsgebieden. 

Naast dossiercategorieën kunt u eveneens gebruik maken van relatiecategorieën. Zo kunt u uw cliënten bijvoorbeeld indelen in de categorieën “zakelijke cliënten” of “particulieren”. Zakelijke cliënten kunt u ook nog onderverdelen naar “MKB” of “groot bedrijf” of een categorie hanteren voor het type bedrijf, bijvoorbeeld hovenier, agrariër, softwareleverancier, banketbakker etc. U bent vrij om zoveel categorieën in te voeren in Urios als u zelf wilt.

Om categorieën aan te maken kunt u de onderstaande stappen doorlopen.

  1. Ga u in Urios naar Instellingen wijzigen, klik op Relaties of Dossiers en vervolgens op Categorieën. U komt nu bij een lege tabel uit waar u categorieën kunt aanmaken door te klikken op de knop Invoeren.

  2. Geef de naam in van de categorie zoals u die wilt gaan gebruiken en klik op Opslaan. Nu ziet u de categorie verschijnen in de tabel. U kunt zoveel categorieën aanmaken als u zelf wilt.

  3. U kunt uw dossiers en/of relaties nu van een categorie voorzien door deze te bewerken. Open de relatie of het dossier door er dubbel op te klikken. U komt dan in het “Relatie bewerken” of het “Dossier bewerken” scherm terecht. U zult zien dat er nu een invoerveld beschikbaar is waar u een selectie kunt maken uit de door u ingevoerde categorieën.

Elektronisch factureren per mail

Om direct per e-mail te facturen vanuit Urios heeft u de module Elektronisch Factureren nodig. Deze module kunt u aanzetten via Instellingen wijzigen, pagina Kantoor > Modules. Vink hier de module Elektronisch factureren aan. Eventuele andere onderdelen van Urios die u niet gebruikt, zoals “Toevoegingen”, “Insolventies” of “Procuraat”, kunt u uitzetten als u wilt. Indien u de module niet kunt aanvinken, en deze in het lichtgrijs staat in plaats van zwart, betekent het dat deze module (nog) geen onderdeel is van uw abonnement. Indien gewenst kunt u Elektronisch Factureren toevoegen aan uw Urios abonnement. Neem hiervoor contact met ons op

Om de module feitelijk te gaan gebruiken zijn er eenmalig een aantal instellingen noodzakelijk aangaande de uitgaande e-mailserver en het schrijven van standaard begeleidende mailberichten bij uw factuur. Deze instellingen zijn nodig om het elektronisch verzenden van de facturen goed te laten verlopen. Meer informatie over het instellen van de module vindt u bij Instellen van Elektronisch factureren. Daarnaast moet er op cliëntniveau aangegeven worden of deze cliënt zijn of haar factuur per post of per e-mail wil ontvangen. Onderstaande stappen geven aan hoe u dit kunt instellen.

  1. Indien er voor een partij niet is aangeven dat deze de factuur per e-mail wil ontvangen, is de standaard facturatiemethode “Per post”. Voor het overzicht kunt u de kolom Facturatiemethode aanzetten op tabblad Relaties. Dit doet u door met uw rechtermuisknop op één van de kolomkoppen te klikken en de kolom aan te zetten. Na het aanzetten van de kolom zult u bij iedere partij “Post” zien staan in deze kolom.

  2. Dubbelklik op de cliënt waarvan u de facturatiemethode wilt wijzigen. Nu komt u in het “Relatie bewerken”-scherm terecht. Open het tabje “Btw en facturatie”. Hier kunt u diverse instellingen doen voor deze partij.

  • Taal: “Taal Onbekend” is gelijk aan Nederlands. Hier kunt u naast het Nederlands een keuze maken uit Engels, Duits, Frans of Spaans.
  • Btw: Indien de cliënt niet in Nederland woonachtig is, kunt u hier de btw aanpassen.
  • E-factuur: Als het bolletje staat bij de eerste optie, "Niet e-factureren, afdrukken op eigen papier", betekent dit dat de declaratie gewoon wordt afgedrukt wanneer deze definitief wordt gemaakt. Bij de tweede optie ziet u de instellingen staan met betrekking tot elektronisch factureren. Hier kunt u aanvinken dat de cliënt de factuur per mail wil ontvangen, en invoeren naar welk e-mailadres de factuur verzonden moet worden. Een CC- of BCC-adres kunt u hier eveneens invullen. Heeft de client meerdere dossiers? Dan kunt u per dossier een specifiek e-mailadres invullen, bijv. het e-mailadres van de verzekeraar. Klikt u daarna op Opslaan.
  1. Zodra u bij een partij de facturatiemethode heeft aangepast, ziet u op het tabblad “Relatie” in de kolom “Facturatiemethode” dat de methode is gewijzigd naar E-factuur en staat ook het e-mailadres in de kolom. Zo ziet u in één oogopslag welke cliënt op welke manier de factuur van u wilt ontvangen.

Toevoegingen administreren

Indien u een cliënt bijstaat die recht heeft op een toevoeging, kunt u dit eenvoudig administreren in Urios.  U kunt bij het aanmaken van een nieuw dossier direct uw relaties invoeren en dan aangeven of de cliënt een toevoeging heeft: “ja” of “nee”. Is uw dossier al ingevoerd en wilt u op een later moment het dossier als toevoeging aanmerken? Dan kunt u dit doen door de volgende stappen te doorlopen:

Cliënt aanmerken met toevoeging

  1. Zoek het betreffende dossier waarin u de toevoeging wilt administreren op in Urios middels de zoekbalk rechts bovenin. Dubbelklik op het dossier om in het “Dossier bewerken”-scherm te komen.

  2. In het “Dossier bewerken”-scherm ziet u het tabje “Toevoeging”. Open deze en vul de benodigde gegevens in. De velden zijn niet verplicht om in te voeren. Deze kunt u dus ook openlaten als er nog gegevens ontbreken. Klikt als u klaar bent op Opslaan.
    Handig: de vergoedingen die op deze pagina worden ingevoerd worden automatisch meegenomen naar de declaratie.

  1. Op het tabblad “Dossiers” kunt u zien welke dossiers als toevoeging zijn aangemerkt. Het is niet nodig om een speciaal tariefbeleid voor toevoegingszaken aan te maken. U schrijft gewoon uw uren tegen uw normale tarief. Mocht de toevoegingsaanvraag worden afgewezen of ingetrokken, kunt u alsnog een honorariumnota voor de cliënt opmaken.

Export Mijn RvR

Urios biedt u de mogelijkheid om cliëntgegevens vanuit Urios te exporteren en deze in te lezen in Mijn RvR als een conceptaanvraag. Hiervoor is het een vereiste om de geboortedatum van de cliënt in te voeren.

  1. Onder het tabje “Toevoeging” in het “Dossier bewerken”-scherm ziet u de knop Export XML voor Mijn RvR.
  2. De bestandsnaam wordt automatisch voor u gegenereerd. Sla het bestand op, op een voor u handige locatie.
  3. Log in op Mijn RvR.
  4. Kies in het linker menu “Upload Concept(en)” (1).
  5. Zoek het exportbestand op dat u wilt importeren.
  6. Op de Startpagina / Concept(en) (2) ziet u de relatie erbij staan. De gegevens die in Urios bekend zijn staan hier ingevuld.

Urenstaat

Onder andere voor het aanvragen van een bewerkelijke zaak kan het handig zijn om een simpele urenstaat te hebben die de gewerkte uren in de toevoeging toont. De urenstaat bevat alleen de kolommen Datum, Medewerker, Omschrijving en Tijdsduur.

  1. Klik in Urios op de knop Rapport maken.
  2. Klik vervolgens op de knop Toevoegingen en daarna op Urenstaat.
  3. Selecteer het betreffende dossier uit de lijst en geef de periode op.
  4. Activiteiten met omschrijving “reistijd” worden niet getoond in de hoofdtabel. Het vinkje “Print reistijd en -afstanden” toont de reistijd en eventuele kilometers in een aparte extra tabel.
  5. De urenspecificatie verschijnt in concept in uw scherm. Hier kunt u de urenstaat ook afdrukken.

Declareren in een toevoegingszaak

Door het dossier op toevoeging te zetten, verschijnen bij het maken van een declaratie alleen de relevante opties, zoals het maken van een “Eigen bijdrage declaratie”, “declaratie voor de Raad van Rechtsbijstand” of de optie om een opvolgingsvergoeding te declareren. 

Wanneer u een beschikking van de Raad van Rechtspraak heeft ontvangen waarop het bedrag is aangegeven dat op uw rekening zal worden gestort, kunt u hier in Urios een proforma nota voor maken. Zo wordt het ontvangen bedrag op de juiste manier in uw boekhouding verantwoord.

Standaard staat de totaalvergoeding als één regel op de declaratie.

Bij Instellingen wijzigen > Dossiers > Invoeren kunt aangeven dat u de vergoeding wilt specificeren op de declaratie.

  1. Klik op de knop Declaraties maken.
  2. Klik op de knop 1 dossier of 1 relatie.
  3. Zoek uw cliënt en/of dossier op.
  4. Geef aan wat u wilt declareren. Als u klikt op Toevoeging declareren krijgt u de opties voor het declareren van een “Eigen bijdrage” of “Vergoeding RvR”. U kunt deze declaraties ook tegelijkertijd opmaken. Voer de gegevens in en klik op Volgende.
  5. Er verschijnt een conceptnota op uw scherm. Als deze akkoord is kunt u deze definitief maken.

Toevoeging uitsplitsen naar grootboekrekening

Bij de koppeling naar boekhouding moet u aangeven op welke grootboekrekening de verschillende toevoegingsposten geboekt moeten worden.

Instellen urenmelders

Voor ieder type dossier kunt u in Urios een urenmelder of een melder voor een bedrag instellen. Voor een toevoegingsdossier kan het heel handig zijn om tijdig een bewerkelijke zaak aan te kunnen vragen, maar ook voor betalende zaken kan het makkelijk zijn. U kunt bijvoorbeeld het voorschot als honorariummelder instellen. Zo bent u er op tijd van op de hoogte als het voorschot is opgebruikt.

  1. Zoek het dossier op waarvoor u een urenmelder wilt instellen op het tabblad Dossiers. Dubbelklik op het dossier om het dossier te openen.

  2. Open het tabje Urenmelder. Via de knop Urenmelder invoeren kunt u een melder invoeren in Urios. U kunt meerdere urenmelders voor één dossier opgeven. Wanneer het aantal uren of bedrag is bereikt, krijgt u automatisch een melding van Urios.

Koppeling met Split-Online

Vanuit Urios kunt u eenvoudig een nieuw dossier aanmaken in Split-Online: een veelgebruikt programma om alimentatieberekeningen in uit te voeren. Als u een abonnement heeft bij Split-Online hoeft u veel gegevens die u al heeft ingevoerd in Urios bij het aanmaken van uw nieuwe dossier, niet meer opnieuw in te voeren in Split Online. Om gebruik te maken van deze koppeling, heeft u een zogenaamde Api-key nodig, die eenmalig in Urios moet worden opgegeven. Deze key is uniek voor u als klant, zodat u direct inlogt op uw eigen omgeving bij Split Online. Deze API-Key kunt u aanvragen bij Split Online.

Doorloopt u de volgende stappen om gebruik te kunnen maken van deze koppeling.

Koppeling activeren

  1. Log in bij Split Online. Op de website van Split Online gaat u dan naar Overig > Gegevens wijzigen. Hier vindt u de benodigde Api-key, die u kunt kopiëren.

  1. Ga in Urios naar Instellingen wijzigen, pagina Koppelingen > Split Online. Plak hier de Api-key code in en klik op Test API Key. U hoort dan de melding te krijgen "Uw api-key voor Split Online werkt correct". Klikt u daarna op Opslaan en Sluiten.

Dossier aanmaken bij Split Online

  1. Zoek op het tabblad Dossiers het dossier op die u wilt exporteren naar Split Online. Open dit dossier door er dubbel op te klikken zodat u in het Dossier bewerken scherm komt.

  1. Open het tabje Alimentatie, helemaal rechts in het scherm. Hier kunt u aangeven welke 'rol' uw partijen spelen in dit dossier. U kunt ook de kinderen opgeven en exporteren naar Split Online. Daarvoor is het wel noodzakelijk dat u de kinderen invoert als een aparte partij in uw dossier. Klikt u daarna op de knop Maak dossier in Split Online. U wordt automatisch doorgelinkt naar de website van Split Online.

  2. U komt automatisch terecht bij uw nieuwe dossier in Split Online. Bovendien ziet u deze nu ook terug in het overzicht.

VoIP bellen vanuit Urios

Urios kan aan bijna elke VoIP-telefooncentrale gekoppeld worden indien de juiste software op uw computer is geïnstalleerd.

Uitgaand bellen

Instellen

  • Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  • Ga naar instellingenscherm Koppelingen > VoIP en vink de juiste software aan. Uw VoIP-aanbieder en/of systeembeheerder kan u hierbij assisteren.
  • Sluit Urios af en start Urios opnieuw op.

Bellen

  • Op het tabblad Relaties ziet u nu een opdracht Bellen met VoIP.
  • Klik op deze opdracht en klik vervolgens op het te bellen nummer.
  • Uw eigen toestel gaat rinkelen. Neem deze op.
  • Vervolgens gaat uw toestel bellen naar het gekozen nummer.

Automatisch stopwatch

Indien gewenst kunt u automatisch een stopwatch laten starten zodra u een telefoongesprek begint. - Klik in Urios op Instellingen wijzigen. - Ga naar pagina Activiteiten > Stopwatch. - Vink in het vak Automatisch starten het vakje "bij bellen" aan.

Inkomende gesprekken

De volgende instructies zijn voor het gebruik van de HIPIN-software. Mocht u andere software gebruiken, raadpleeg de handleiding of uw VoIP-aanbieder.

  • Klik in Windows rechtsonder met de rechtermuisknop op het pictogram van HIPIN (rood of groen bolletje).
  • Kies in het menu voor Configuratie / Configuration.
  • Klik onder Algemeen / General op Gebeurtenissen / Events.
  • Klik op de knop Toevoegen / Add.
  • Er verschijnt een nieuw scherm.
  • Kies bij Gebeurtenis voor In gesprek: Rinkelend.
  • Kies bij Richting voor Ink. (inkomend).
  • Kies bij Gesprekken voor Extern.
  • Klik bij Programma op de bladeren knop "..." en blader naar: C:\Program Files (x86)\UriosClient\UriosPhoneHelper.exe
  • Type bij Parameters %Call\CallerContact\Tel% (dus CallerContact tussen de backslashes, en niet "Contact gegevens beller" zoals het scherm aangeeft).
  • Klik op OK.

Nu wordt voortaan bij een inkomend gesprek (indien het telefoonnummer in Urios is gevonden) de naam van de cliënt en de bijbehorende dossiers getoond. Tevens kan vanuit dit scherm direct een stopwatch worden gestart.