×

Urios demo aanvragen

advocaten

×

Neem contact met mij op

Vul onderstaande gegevens in zodat Urios contact met u op kan nemen om een afspaak te maken.

advocaten

Documenten en e-mail

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Documentenbeheer.

De module Documentenbeheer is ontwikkeld om u veel tijd te besparen bij het maken van brieven en documenten. Een groot deel van de gegevens die u in uw brieven of documenten wilt hebben staan, staan tenslotte al ingevoerd in Urios. Met deze module maakt u in enkele muisklikken een ‘standaard’ brief met behulp van sjablonen. Zo zou u kunnen denken aan een gestandaardiseerde afspraakbevestiging als sjabloon. Dit sjabloon kunt u keer op keer gebruiken en Urios vult de aanhef, adresgegevens, dossiernummer, kenmerk etc. direct voor u in. U kunt zoveel sjablonen maken en gebruiken als u wilt en het is altijd mogelijk om de brieven of documenten handmatig aan te passen. De door Urios gegenereerde brief is automatisch opgeslagen in het mapje van uw dossier. Zo houdt u alle documenten op één plaats waardoor u het overzicht behoudt.

Werkt met alle tekstverwerkers

De module werkt met alle bekende tekstverwerkers zoals Microsoft Word (2000 of nieuwer), LibreOffice Writer, OpenOffice.org Writer (3.0 of hoger) en WordPerfect (X5 of hoger). Gebruikt u Microsoft Word 2000, 2002 of 2003 dan heeft u een update nodig om de Open Office XML (.docx) bestanden te kunnen openen. Deze update kunt u downloaden van de website van Microsoft: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=33298

Aanzetten en instellen van de module

Om optimaal van deze module gebruik te kunnen maken zijn enkele instellingen van belang. Deze handleiding loodst u door de instellingen en het gebruik. Alvorens u deze module kunt gebruiken moet u er wel voor zorgen dat deze module is aangevinkt in het instellingenscherm Kantoor > Modules. Mocht u deze module niet kunnen aanvinken, vraag dan gratis een tijdelijke Plus-licentie aan om de functionaliteit op proef te hebben.

Mappen instellen

In Urios kan per dossier een map worden aangewezen. Dit doet u in het scherm Dossier bewerken. In ditzelfde scherm ziet u de inhoud/bestanden van de map en kunt u deze bestanden openen met een dubbelklik. Hier worden ook de documenten uit de submappen getoond. Hoe u submappen kunt aanmaken en instellen wordt verderop in de handleiding op ingegaan. 

Dit instellen per dossier is veel werk als u al een dossierlijst heeft staan in Urios. Als uw dossiermappen allemaal in één hoofdmap staan, en alle dossiermappen het dossiernummer bevatten dan is het ook mogelijk deze bestaande dossiermappen te koppelen aan de dossiers in Urios. Open het instellingenscherm, pagina Documentenbeheer > Dossiermappen.

In dit scherm heeft u de volgende instellingen en knoppen:

  • Hoofdmap -  De map waarin al uw dossiermappen staan, bijvoorbeeld K:Dossiers
  • Patroon - Een patroon dat alle dossiermapnamen volgt. Bijvoorbeeld het dossiernummer gevolgd door een streepje en de dossiernaam. Patroon [NUMMER] - [NAAM] correspondeert met mapnamen als 2002.001 - Jansen - Pietersen of 2002.002 - Klaassen (advies). Mocht u de dossiermappen gegroepeerd hebben per advocaat of per onderneming dan kunt u gebruik maken van de code [ADV] of [OND]. Deze codes verwijzen naar de verkorte naam van de medewerker/advocaat of van de onderneming.
  • Maak nieuwe dossiermap aan bij aanmaken van nieuw dossier -  Als u dit aanvinkt wordt bij het invoeren van een nieuw dossier in Urios een map aangemaakt. Het is aan te raden dit aan te vinken. Zo weet u zeker dat bij ieder nieuw ingevoerd dossier automatisch een dossiermap op uw computer wordt aangemaakt die gekoppeld is aan Urios.
  • Zoek dossiermappen - Als u op deze knop klikt wordt voor alle dossiers die nog niet aan een map zijn gekoppeld in de hoofdmap gezocht naar een map die voldoet aan het patroon. Als deze map is gevonden wordt deze gekoppeld aan het dossier.
  • Maak dossiermappen - Deze knop maakt voor alle dossiers die niet gekoppeld zijn aan een map een nieuwe map aan die voldoet aan het patroon.
  • Verwijder mapinstellingen - Deze knop verwijdert alle verwijzingen van dossiers naar mappen. Alle dossiers zijn hierna dus niet meer gekoppeld aan een map.

Submappen instellen

Met gebruik van de module Documentenbeheer is het mogelijk om automatisch een dossiermap aan te maken wanneer een nieuw dossier wordt ingevoerd. Deze map is gekoppeld aan het dossier en in deze map worden de documenten van dit dossier opgeslagen door Urios. Ook kunt u zelf gegenereerde documenten of kopieën in deze map kwijt. Om uw documenten geordend op te slaan kunt u ook automatisch submappen in de nieuwe dossiermap laten aanmaken.

Maak voor uzelf een basisindeling voor uw submappen. Deze basismap dient als standaard bij het aanmaken van submappen door Urios. Maak hiervoor op één van uw computerschijven (in geval van meerdere computers kiest u voor een gedeelde schijf) een nieuwe map aan en noem deze bijvoorbeeld Basismap. In deze Basismap maakt u een onderverdeling aan. Die onderverdeling zou kunnen bestaan uit de submappen genaamd Correspondentie, E-mails, Scans en Uittreksels. U kunt zoveel submappen aanmaken als u zelf handig vindt.

Wanneer u uw basismap heeft ingericht, is het noodzakelijk dit voorbeeld voor Urios beschikbaar te maken. Deze map dient namelijk als standaardindeling voor toekomstige dossiermappen.

Om de aangemaakte basismap als standaard in te stellen gaat u in Urios naar:

  • Klik op de knop Instellingen wijzigen.
  • Ga naar pagina Documentenbeheer > Submappen.
  • Klik in het vak Kopieer mappenstructuur naar nieuwe dossiermap op de knop Bladeren….
  • Zoek uw zojuist aangemaakte basismap op op uw computer.
  • Controleer de getoonde submappen die Urios heeft gevonden (dit is de onderverdeling die u zelf heeft aangemaakt).
  • U kunt aangeven in welke submap u de via Urios gegenereerde documenten wilt opslaan.
  • U kunt aangeven in welke submap u de e-mails vanuit Outlook wilt opslaan.
  • Kies daarna voor Opslaan en Sluiten.

Als u aanvinkt dat Urios automatisch voor u een nieuwe dossiermap aanmaakt wanneer er in Urios een nieuw dossier wordt ingevoerd, dan maakt Urios ook automatisch alle submappen voor u aan met dezelfde indeling als de door u gemaakt Basismap. Wanneer u geen submappen heeft ingesteld, worden deze niet automatisch gegenereerd.

Sjablonen maken

U kunt zelf sjablonen maken met Microsoft Word. Zorg dat de bestanden worden opgeslagen in het Open Office XML (.docx) formaat. Enkele voorbeeld sjablonen vindt u op uw computer in de map C:\Program Files (x86)\UriosClient\Templates\Letter. Wij raden u aan een gedeelde map op uw server te maken waar u alle sjablonen in opslaat. Geef in het instellingenscherm Documentenbeheer > Word-sjablonen aan waar u de sjablonen heeft opgeslagen. U mag de sjablonen groeperen in submappen.

De sjablonen werken met zogenoemde veldcodes. Deze veldcodes voert u als volgt in:

  1. Klik op de plaats in het document waar u de code wilt invoegen.
  2. Word 2003: Klik op het menu Invoegen en klik vervolgens op Veld …. Word 2007, 2010, 2013 of 2016: Klik op het tabblad Invoegen in de groep Tekst op de knop Snelonderdelen en kies vervolgens voor Veld….
  3. Selecteer onder Veldnamen de optie MergeField en voer bij Veldnaam de door Urios herkende code in. Onderaan deze pagina vindt u de volledige lijst met codes.
  4. Klik op OK.

De codes worden weergegeven tussen guillemets.

Download hier voorbeelden van Wordsjablonen met Urios veldcodes

Arial 02.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Arial.

Arial.docx Voorbeeldsjabloon met lettertype Arial

Faxbericht.docx Voorbeeldsjabloon Faxbericht

Tahoma 02.docx Voorbeeldsjabloon met lettertype Tahoma.

Tahoma 03.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Tahoma.

Times New Roman 02.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Times New Roman 20.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Times New Roman 21.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Times New Roman.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Verdana.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Verdana.

Verzoekschrift schadevergoeding 591a Sv.docx Voorbeeld Verzoekschrift schadevergoeding 591a Sv sjabloon.

Brieven en documenten maken

Nadat u sjablonen hebt gemaakt, deze heeft opgeslagen in een gedeelde map op de server, en deze map in het instellingenscherm heeft gekozen kunt u gebruik maken van deze sjablonen. Op zowel het tabblad Relaties als het tabblad Dossiers treft u een opdracht Maak document aan.

Codes voor in uw sjablonen

Hieronder treft u een volledig overzicht aan van alle beschikbare codes. In de lijst beginnen sommige codes met XXX. Deze XXX dient u te vervangen door cl1, cl2, cl3, wp1, wp2, wp3, advwp1, rb1, …. cl1 staat voor de eerste cliënt, cl2 voor de tweede, wp1 staat voor eerste wederpartij, advwp1 advocaat van de wederpartij en rb1 voor rechtbank.

adres_1
Regel 1 van het geselecteerde adres
adres_2
Regel 2 van het geselecteerde adres
adres_3
Regel 3 van het geselecteerde adres
adres_4
Regel 4 van het geselecteerde adres
adres_5
Regel 5 van het geselecteerde adres
adres_6
Regel 6 van het geselecteerde adres
fax
Faxnummer van de geadresseerde.
email
E-mailadres van de geadresseerde. (Met ingang van versie 2.5.5.6920)
afz_naam
Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de naam van het kantoor, de naam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming
afz_kvk
Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
afz_btw
Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het BTW-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
afz_bank1, afz_bank2
Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het rekeningnummer / de bankgegevens van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
afz_iban1, afz_iban2
Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het IBAN (International Bank Account Number) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
afz_bic1, afz_bic2
Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de BIC (Bank Identification Code) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
kantoor
Naam van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_straathuisnr
Adres van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_postcode
Postcode van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_plaats
Plaats van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres  
kt_telefoon
Telefoonnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_fax
Faxnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_email
Email adres van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_website
Website van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_bank1
Bankrekeningnummer 1 van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_bank2
Bankrekeningnummer 2 van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_bic1
BIC 1 nummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_bic2
BIC 2 nummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_iban1
IBAN 1  van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
kt_iban2
IBAN 2 van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
plaats
Plaatsnaam van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres
datum
De datum van vandaag voluit geschreven zoals bijvoorbeeld 11 augustus 2014.
aanhef, aanhefmv, aanhefvm
Aanhef in de vorm Geachte heer Jansen, of Geachte mevrouw Pietersen, inclusief de afsluitende komma. Indien de aangeschreven partij de advocaat van de wederpartij is wordt een aanhef als Geachte confrère, of Geachte collega, gebruikt, en bij aanschrijven van de rechtbank Edelachtbare vrouwe/heer,.
Indien het geslacht onbekend is wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte mevrouw, mijnheer,. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte heer, mevrouw,.
Indien het geslacht onbekend is, maar de achternaam wel bekend, dan wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte mevrouw/mijnheer Pietersen,. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte heer/mevrouw Pietersen,.
uw_kenmerk
Uw kenmerk zoals ingevoerd bij Dossier bewerken> tabblad partijen> Referentie
dossier_archief
Geeft archive nummer
dossier_nr
Dossiernummer
dossier_naam
Dossiernaam
dossier_parketnr
Parketnummer zoals ingevoerd in het scherm Dossier bewerken, tabblad Dossier, veld Parketnummer. Het veld Parketnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
dossier_rolnr
Rolnummer zoals ingevoerd in het scherm Dossier bewerken, tabblad Dossier, veld Rolnummer. Het veld Rolnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
dossier_toevnr
Toevoegingsnummer zoals ingevoerd in het scherm Dossier bewerken, tabblad Toevoeging, veld Toevoegingsnummer.
dossier_uren
Totaal van uren die in een dossier zijn geschreven, zowel gedeclareerd als niet gedeclareerd.
dossier_archiefnummer
Archiefnummer van dossier.
dossier_tariefbeleid
Naam van codes het tariefbeleid (in versie 2017.1.80 of nieuwer). Handig om bijvoorbeeld het tarief te vermelden in opdrachtbevestigingen. Noem uw tariefbeleid bijvoorbeeld “€ 180,- p/u”.
medewerker
Volledige naam van de advocaat van het geselecteerde dossier zoals ingevoerd in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_naam_zonder_titels
Naam van de advocaat van het geselecteerde dossier. Titels zoals “mr.”, “LLM” en afkortingen van mevrouw zoals “mevr.” en “mw.” worden verwijderd zodat alleen de naam overblijft.
mw_code
Verkorte naam / code van de advocaat van het geselecteerde dossier. Deze code kan worden ingevuld in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_telefoon
Rechtstreeks telefoonnummer van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit telefoonnummer kan worden ingevuld in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_email
E-mailadres van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit e-mailadres kan worden ingevuld in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
adv_bar
BAR-nummer van de advocaat van het geselecteerde dossier zoals ingevoerd in instellingenscherm Kantoor > Medewerker, scherm Medewerker bewerken, tabblad BARnummer.
mw_kvk mw_bank mw_iban mw_bic
Bedrijfsinformatie van de advocaat van het geselecteerde dossier. Deze codes zijn alleen relevant indien de rechtsvorm is ingesteld op “zelfstandige advocaten”, zie instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm. De bedrijfsgegevens kunnen worden ingevuld in instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
Relatiecodes
Let op: bij onderstaande codes dient u XXX te vervangen door cl1, cl2, …, wp1, advwp1, rb1 of de code van uw toegevoegde rollen
XXX_bedrijfsnaam
Bedrijfsnaam
XXX_voornamen
Voornamen
XXX_initialen
Initialen
XXX_tussenvoegsel
Tussenvoegsel
XXX_achternaam
Achternaam
XXX_achternaamtv
Achternaam met tussenvoegsel daarachter, bijvoorbeeld “Dijk, van”.
XXX_tvachternaam
Tussenvoegsel met achternaam daarachter, bijvoorbeeld “van Dijk”.
XXX_naam
Initialen + tussenvoegsel + achternaam
XXX_geboortedatum
Geboortedatum voluit geschreven, bijvoorbeeld 11 augustus 1981.
XXX_bsn
Burgerservicenummer
XXX_straat
Straat
XXX_huisnr
Huisnummer
XXX_postcode
Postcode
XXX_plaats
Plaats
XXX_vreemdelingennr
Vreemdelingennummer. Dit is een optioneel veld en kan worden aan-/uitgezet in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
XXX_telefoon
Telefoonnummer
XXX_fax
Faxnummer
XXX_mobiel
Mobiele telefoonnummer
XXX_email
E-mailadres
XXX_toevoeging_betalend
Voegt voor cliënten de tekst ‘toevoeging’, ‘betalend’ of ‘onbekend’ in
XXX_aanhef
Aanhef in de vorm Geachte heer Jansen, of Geachte mevrouw Pietersen, inclusief de afsluitende komma. Indien de aangeschreven partij de advocaat van de wederpartij is wordt een aanhef als Geachte confrère, of Geachte collega, gebruikt, en bij aanschrijven van de rechtbank Edelachtbare vrouwe/heer,.

Indien het geslacht onbekend is wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte mevrouw, mijnheer,. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld Geachte heer, mevrouw,.

XXX_aanhefmv

XXX_aanhefvm

XXX_geslacht
Plaatst de tekst “man” of “vrouw” als het geslacht bekend is. Anders blijft dit veld blanco.
XXX_kvk
Kamer van Koophandel nummer
XXX_dhr_mevr
Voegt tekst “dhr.” of “mevr.” in als het geslacht bekend is
XXX_deheer_mevrouw
Voegt tekst “de heer” of “mevrouw” in als het geslacht bekend is

Rollen

Het is ook mogelijk om de zelf toegevoegde Rollen te gebruiken in uw sjablonen door de desbetreffende code in te voeren.

Aanmaken rollen

Om nieuwe rollen aan te maken gaat u naar Instellingen wijzigen Relaties > Rollen.
Klik op Invoeren om een nieuwe rol aan te maken.
Vul  Naam en Code naar u eigen idee in.
Klik op Opslaan & Doorgaan om de volgende rollen in te voeren.

Vul eventueel de volgende rollen ook in:

Naam Code
Werknemer wn
Verzekeraar vz
Getuigen gtg

Klik als laatste op de knop Opslaan & Sluiten.
Klik op Opslaan & Sluiten.

Gebruik van de rollen in sjablooncodes

Voor de volledige Relatiecodes zie hierboven. Op de plaats van de XXX plaatst u de code van uw toegevoegde rol. Bijv. wn1, wn2, vz of gtg1, gtg2…

E-mail opslaan met Microsoft Outlook invoegtoepassing

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Documentenbeheer.

Als u gebruik maakt van Microsoft Outlook 2010 of hoger kunt u ook gebruik maken van de Urios Outlook invoegtoepassing. Met deze invoegtoepassing (Add-In) kunt u e-mails direct opslaan in de dossiermap van uw cliënt. Hiervoor is er een Urios “Opslaan in dossiermap”-knop in Microsoft Outlook geplaatst.

Als u in Microsoft Outlook klikt op de knop Opslaan in dossiermap, krijgt u een Urios-scherm te zien met daarin de dossiers en cliënten die gekoppeld zijn aan dit e-mailadres. De herkenning van dit e-mailadres zorgt er voor dat niet al uw dossiers naar boven komen en u zo tijd kwijtraakt aan het opzoeken van het dossier. Het is uiteraard wel mogelijk om alsnog een ander dossier te kiezen als deze niet wordt weergegeven. Ook heeft u de mogelijkheid om één e-mail in meerdere dossiermappen op te slaan. De mail blijft eveneens in uw mailbox staan, feitelijk wordt een kopie van uw e-mail als .msg-bestand opgeslagen in de gekozen dossiermap. Omdat u e-mails nu kunt archiveren op dossierniveau in Urios, hoeft dit niet meer in Outlook. Een mogelijkheid is om in Outlook één algemene e-mailmap voor afgehandelde e-mails te maken.

De mails krijgen een standaard naam met daarin de datum-tijd-onderwerp van de mail. Indien gewenst kunt u deze naam voor het opslaan nog aanpassen. U krijgt een bevestigingsbericht als de mail (of een aantal mails) succesvol is (zijn) opgeslagen. Alle opgeslagen e-mails kunt u in Urios terugzien bij het betreffende dossier onder het tabblad Documenten. De e-mails kunt u dus ook handig opruimen in een submap.

Hoe maak ik de Urios-knop in Outlook zichtbaar?

De Urios “Opslaan in dossiermap”-knop verschijnt automatisch rechts bovenin in de Start-balk in Microsoft Outlook. Het kan voorkomen dat de knop wel zichtbaar is, maar grijs blijft ‘greyed out’ i.p.v. roze, dan is waarschijnlijk Outlook meerdere keren gestart. Het helpt dan om Outlook af te sluiten en opnieuw te starten. Indien de knop helemaal niet zichtbaar is, is de invoegtoepassing (add-in) mogelijk niet geïnstalleerd of niet geactiveerd. Hoe u de knop zichtbaar kunt maken, kunt u verderop in handleiding vinden onder het kopje “Installatie”, of via deze link: Hoe maak ik de Urios knop zichtbaar.