×

Urios demo aanvragen

advocaten

×

Neem contact met mij op

Vul onderstaande gegevens in zodat Urios contact met u op kan nemen om een afspaak te maken.

advocaten

Documenten en e-mail

De module Documentenbeheer is ontwikkeld om u veel tijd te besparen bij het maken van brieven en documenten. Een groot deel van de gegevens die u in uw brieven of documenten wilt hebben staan, staan tenslotte al ingevoerd in Urios. Met deze module maakt u in enkele muisklikken een ‘standaard’ brief met behulp van sjablonen. Zo zou u kunnen denken aan een gestandaardiseerde afspraakbevestiging als sjabloon. Dit sjabloon kunt u keer op keer gebruiken en Urios vult de aanhef, adresgegevens, dossiernummer, kenmerk etc. direct voor u in. U kunt zoveel sjablonen maken en gebruiken als u wilt en het is altijd mogelijk om de brieven of documenten handmatig aan te passen. De door Urios gegenereerde brief is automatisch opgeslagen in het mapje van uw dossier. Zo houdt u alle documenten op één plaats waardoor u het overzicht behoudt.

De module werkt met alle bekende tekstverwerkers zoals Microsoft Word (2000 of nieuwer), LibreOffice Writer, OpenOffice.org Writer (3.0 of hoger) en WordPerfect (X5 of hoger). Gebruikt u Microsoft Word 2000, 2002 of 2003 dan heeft u een update nodig om de Open Office XML (.docx) bestanden te kunnen openen. Deze update kunt u downloaden van de website van Microsoft: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=33298

Instellen van de module

Om optimaal van deze module gebruik te kunnen maken zijn enkele instellingen van belang. Deze handleiding loodst u door de instellingen en het gebruik. Alvorens u deze module kunt gebruiken moet u er wel voor zorgen dat deze module is aangevinkt in het instellingenscherm Kantoor > Modules. Mocht u deze module niet kunnen aanvinken, vraag dan gratis een tijdelijke Plus-licentie aan om de functionaliteit op proef te hebben.

Mappen instellen

In Urios kan per dossier een map worden aangewezen. Dit doet u in het scherm Dossier bewerken. In ditzelfde scherm ziet u de inhoud/bestanden van de map en kunt u deze bestanden openen met een dubbelklik. Hier worden ook de documenten uit de submappen getoond. Hoe u submappen kunt aanmaken en instellen wordt verderop in de handleiding op ingegaan. 

Dit instellen per dossier is veel werk als u al een dossierlijst heeft staan in Urios. Als uw dossiermappen allemaal in één hoofdmap staan, en alle dossiermappen het dossiernummer bevatten dan is het ook mogelijk deze bestaande dossiermappen te koppelen aan de dossiers in Urios. Open het instellingenscherm, pagina Documentenbeheer > Dossiermappen.

In dit scherm heeft u de volgende instellingen en knoppen:

Hoofdmap
De map waarin al uw dossiermappen staan, bijvoorbeeld “K:”.
Archiefmap
De map waarnaar uw dossiermap automatisch wordt verplaatst bij het archiveren van een dossier. Bijvoorbeeld “K:”.
Patroon
Een patroon dat alle dossiermapnamen volgt. Bijvoorbeeld het dossiernummer gevolgd door een streepje en de dossiernaam. Patroon [NUMMER] - [NAAM] correspondeert met mapnamen als 2002.001 - Jansen - Pietersen of 2002.002 - Klaassen (advies). Mocht u de dossiermappen gegroepeerd hebben per advocaat of per onderneming dan kunt u gebruik maken van de code [ADV] of [OND]. Deze codes verwijzen naar de verkorte naam van de medewerker/advocaat of van de onderneming.
Maak nieuwe dossiermap aan bij aanmaken van nieuw dossier
Als u dit aanvinkt wordt bij het invoeren van een nieuw dossier in Urios een map aangemaakt. Het is aan te raden dit aan te vinken. Zo weet u zeker dat bij ieder nieuw ingevoerd dossier automatisch een dossiermap op uw computer wordt aangemaakt die gekoppeld is aan Urios.
Zoek dossiermappen
Als u op deze knop klikt wordt voor alle dossiers die nog niet aan een map zijn gekoppeld in de hoofdmap gezocht naar een map die voldoet aan het patroon. Als deze map is gevonden wordt deze gekoppeld aan het dossier.
Maak dossiermappen
Deze knop maakt voor alle dossiers die niet gekoppeld zijn aan een map een nieuwe map aan die voldoet aan het patroon.
Verwijder mapinstellingen
  Deze knop verwijdert alle verwijzingen van dossiers naar mappen. Alle dossiers zijn hierna dus niet meer gekoppeld aan een map.

Submappen instellen

Met gebruik van de module Documentenbeheer is het mogelijk om automatisch een dossiermap aan te maken wanneer een nieuw dossier wordt ingevoerd. Deze map is gekoppeld aan het dossier en in deze map worden de documenten van dit dossier opgeslagen door Urios. Ook kunt u zelf gegenereerde documenten of kopieën in deze map kwijt. Om uw documenten geordend op te slaan kunt u ook automatisch submappen in de nieuwe dossiermap laten aanmaken.

Maak voor uzelf een basisindeling voor uw submappen. Deze basismap dient als standaard bij het aanmaken van submappen door Urios. Maak hiervoor op één van uw computerschijven (in geval van meerdere computers kiest u voor een gedeelde schijf) een nieuwe map aan en noem deze bijvoorbeeld Basismap. In deze Basismap maakt u een onderverdeling aan. Die onderverdeling zou kunnen bestaan uit de submappen genaamd Correspondentie, E-mails, Scans en Uittreksels. U kunt zoveel submappen aanmaken als u zelf handig vindt.

Wanneer u uw basismap heeft ingericht, is het noodzakelijk dit voorbeeld voor Urios beschikbaar te maken. Deze map dient namelijk als standaardindeling voor toekomstige dossiermappen.

Om de aangemaakte basismap als standaard in te stellen gaat u in Urios naar:

  1. Klik op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Documentenbeheer > Submappen.
  3. Klik in het vak Kopieer mappenstructuur naar nieuwe dossiermap op de knop Bladeren….
  4. Zoek uw zojuist aangemaakte basismap op op uw computer.
  5. Controleer de getoonde submappen die Urios heeft gevonden (dit is de onderverdeling die u zelf heeft aangemaakt).
  6. U kunt aangeven in welke submap u de via Urios gegenereerde documenten wilt opslaan.
  7. U kunt aangeven in welke submap u de e-mails vanuit Outlook wilt opslaan.
  8. Kies daarna voor Opslaan en Sluiten.

Als u aanvinkt dat Urios automatisch voor u een nieuwe dossiermap aanmaakt wanneer er in Urios een nieuw dossier wordt ingevoerd, dan maakt Urios ook automatisch alle submappen voor u aan met dezelfde indeling als de door u gemaakt Basismap. Wanneer u geen submappen heeft ingesteld, worden deze niet automatisch gegenereerd.

Word-sjablonen maken

U kunt zelf sjablonen maken met Microsoft Word. Zorg dat de bestanden worden opgeslagen in het Open Office XML (.docx) formaat. Enkele voorbeeld sjablonen vindt u op uw computer in de map C:\Program Files (x86)\UriosClient\Templates\Letter of kunt u downloaden uit hoofstuk Voorbeeldsjablonen.

Wij raden u aan een gedeelde map op uw server te maken waar u alle sjablonen in opslaat. Geef in het instellingenscherm Documentenbeheer > Word-sjablonen aan waar u de sjablonen heeft opgeslagen. U kunt de sjablonen groeperen in submappen.

Samenvoegvelden invoeren in Word-document

De sjablonen werken met zogenoemde samenvoegvelden. Deze samenvoegvelden voert u als volgt in:

  1. Klik op de plaats in het document waar u de code wilt invoegen.
  2. In Microsoft Word 2003: Klik op het menu Invoegen en klik vervolgens op Veld ….
    In Microsoft Word 2007, 2010, 2013 of 2016: Klik op het tabblad Invoegen. Klik, in de groep Tekst, op de knop Snelonderdelen en kies vervolgens voor Veld ….    
  3. Selecteer onder Veldnamen de optie MergeField en voer bij Veldnaam de door Urios herkende code in. De volgende hoofstukken staan tabellen met alle beschikbare codes.
  4. Klik op OK.

De codes worden weergegeven tussen guillemets.

Voorbeeldsjablonen

Arial 02.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Arial.

Arial.docx Voorbeeldsjabloon met lettertype Arial

Faxbericht.docx Voorbeeldsjabloon Faxbericht

Tahoma 02.docx Voorbeeldsjabloon met lettertype Tahoma.

Tahoma 03.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Tahoma.

Times New Roman 02.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Times New Roman 20.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Times New Roman 21.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Times New Roman.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Times New Roman.

Verdana.docx Standaard briefsjabloon met lettertype Verdana.

Verzoekschrift schadevergoeding 591a Sv.docx Voorbeeld Verzoekschrift schadevergoeding 591a Sv sjabloon.

Codes voor geadresserde relatie

In onderstaande tabel staan codes die refereren naar de geadresseerde (de relatie die geselecteerd is om deze brief aan te sturen).

datum De datum van vandaag voluit geschreven zoals bijvoorbeeld “11 augustus 2019”.
adres_1 Regel 1 van het geselecteerde adres.
adres_2 Regel 2 van het geselecteerde adres.
adres_3 Regel 3 van het geselecteerde adres.
adres_4 Regel 4 van het geselecteerde adres.
adres_5 Regel 5 van het geselecteerde adres.
adres_6 Regel 6 van het geselecteerde adres.
fax Faxnummer van de geadresseerde.
email E-mailadres van de geadresseerde.
aanhef, aanhefmv, aanhefvm Aanhef in de vorm “Geachte heer Jansen,” of “Geachte mevrouw Pietersen,” inclusief de afsluitende komma. Indien de aangeschreven partij de advocaat van de wederpartij is wordt een aanhef als “Geachte confrère,” of “Geachte collega,” gebruikt, en bij aanschrijven van de rechtbank “Edelachtbare vrouwe/heer,”. Indien het geslacht onbekend is wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte mevrouw, mijnheer,”. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte heer, mevrouw,”. Indien het geslacht onbekend is, maar de achternaam wel bekend, dan wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte mevrouw/mijnheer Pietersen,”. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte heer/mevrouw Pietersen,”.
uw_kenmerk Het referentienummer zoals ingevoerd bij de partij van het dossier. Deze code is bijvoorbeeld erg handig voor vermelden van polisnummers, budgetnummers, e.d. Het referentienummer vul je bij het dossier in op het tabje Partijen. Klik op de betreffende relatie, in het scherm Relatie-koppeling bewerken ziet u het veld Referentie.

Codes voor kantoor of afzender

In onderstaande tabel staan codes die verwijzen naar het eigen kantoor, de afzender of de dossiereigenaar.

De codes die beginnen met afz_ verwijzen naar de afzender. De afzender is afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm. De rechtsvorm is ingesteld in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm.

Bij instelling “één onderneming” verwijst afz_ naar de gegevens zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.

Bij instelling “zelfstandige advocaten / onderneming per advocaat” verwijst afz_ naar de gegevens zoals ingevuld bij de medewerker op het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers. Bij de medewerker is een tabje Ondernemer zichtbaar waar de bedrijfsgegevens zoals bank, kvk-nr, btw-nr, e.d. ingevuld kan worden.

Bij instelling “anders, definieer een lijst van ondernemingen” kan op ditzelfde instellingenscherm meerdere ondernemingen worden ingevoerd met hun bedrijfsgegevens. De afz_ codes verwijzen dan naar de gegevens van de onderneming die bij het betreffende dossier is geselecteerd.

afz_naam Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de naam van het kantoor, de bedrijfsnaam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming.
afz_kvk Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_btw Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het btw-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_bank1, afz_bank2 Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het rekeningnummer / de bankgegevens van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_iban1, afz_iban2 Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het IBAN (International Bank Account Number) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_bic1, afz_bic2 Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de BIC (Bank Identification Code) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
kantoor Naam van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_straathuisnr Adres van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_postcode Postcode van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_plaats, plaats Plaats van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_telefoon Telefoonnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_fax Faxnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_email E-mailadresvan het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_website Website van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
medewerker Volledige naam van de advocaat / dossiereigenaar van het geselecteerde dossier. Naam zoals ingevoerd bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_naam_zonder_titels Naam van de advocaat / dossiereigenaar van het geselecteerde dossier. Titels zoals “mr.”, “LLM” en afkortingen van mevrouw zoals “mevr.” en “mw.” zijn verwijderd zodat alleen de naam overblijft. Bijvoorbeeld handig als u een brief wilt afsluiten met uw naam, maar zonder uw titels.
mw_code Verkorte naam / code van de advocaat van het geselecteerde dossier. Deze code kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_telefoon Rechtstreeks telefoonnummer van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit telefoonnummer kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_email E-mailadres van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit e-mailadres kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
adv_bar BAR-nummer, ook wel A-code genoemd, van de advocaat van het geselecteerde dossier. Het BAR-nummer kan worden ingevoerd bij de medewerker op het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers. Open de medewerker en ga naar tabje BARnummer.

Codes voor het dossier

dossier_archiefnr Archiefnummer van het gekozen dossier.
dossier_nr Dossiernummer zoals ingevoerd in bij het dossier.
dossier_naam Dossiernaam zoals ingevoerd in bij het dossier.
dossier_parketnr Parketnummer zoals ingevoerd in bij het dossier. Het veld Parketnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
dossier_rolnr Rolnummer zoals ingevoerd bij het dossier. Het veld Rolnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
dossier_toevnr Toevoegingsnummer zoals ingevoerd bij het dossier op het tabje Toevoeging in het veld Toevoegingsnummer.
dossier_uren Totaal van uren die in een dossier zijn geschreven, zowel gedeclareerd als niet gedeclareerd.
dossier_tariefbeleid Naam van het tariefbeleid van het gekozen dossier. Handig om bijvoorbeeld het tarief te vermelden in opdrachtbevestigingen. Noem uw tariefbeleid hiervoor bijvoorbeeld “€ 180,- p/u”.

Codes voor extra dossiervelden

Codes voor de relaties / partijen in het dossier.

In de onderstaande lijst beginnen de codes met XXX. Deze XXX dient u te vervangen door cl1, cl2, cl3, wp1, wp2, wp3, advwp1, rb1, …. cl1 staat voor de eerste cliënt, cl2 voor de tweede, wp1 staat voor eerste wederpartij, advwp1 advocaat van de wederpartij en rb1 voor rechtbank.

XXX_bedrijfsnaam Bedrijfsnaam
XXX_voornamen Voornamen
XXX_initialen Initialen
XXX_tussenvoegsel Tussenvoegsel
XXX_achternaam Achternaam zonder tussenvoegsel.
XXX_achternaamtv Achternaam met tussenvoegsel daarachter, bijvoorbeeld “Dijk, van”.
XXX_tvachternaam Tussenvoegsel met achternaam daarachter, bijvoorbeeld “van Dijk”.
XXX_naam Volledige naam, initialen, tussenvoegsel en achternaam. Bijvoorbeeld “J.C. van Dijk”.
XXX_geboortedatum Geboortedatum voluit geschreven, bijvoorbeeld “11 augustus 1981”.
XXX_bsn Burgerservicenummer
XXX_straat Straatnaam.
XXX_huisnr Huisnummer.
XXX_postcode Postcode.
XXX_plaats Plaatsnaam.
XXX_vreemdelingennr Vreemdelingennummer. Dit is een optioneel veld en kan worden aan-/uitgezet in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
XXX_telefoon Het eerste telefoonnummer van de relatie.
XXX_fax Het eerste faxnummer van de relatie.
XXX_mobiel Het eerste mobiele telefoonnummer van de relatie.
XXX_email Het eerste e-mailadres van de relatie.
XXX_toevoeging_betalend Voegt voor cliënten de tekst “toevoeging”, “betalend” of “onbekend” in.
XXX_aanhef, XXX_aanhefvm, XXX_aanhefmv Deze code heeft u waarschijnlijk niet nodig. Beter is om de code aanhef (zonder cl1_ voorvoegsel te gebruiken). Aanhef in de vorm “Geachte heer Jansen,” of “Geachte mevrouw Pietersen,” inclusief de afsluitende komma.
XXX_geslacht Plaatst de tekst “man” of “vrouw” als het geslacht bekend is. Anders blijft dit veld blanco.
XXX_kvk Kamer van Koophandel nummer.
XXX_dhr_mevr Voegt tekst “dhr.” of “mevr.” in als het geslacht bekend is.
XXX_deheer_mevrouw Voegt tekst “de heer” of “mevrouw” in als het geslacht bekend is

Codes voor toevoegingen

Let op: bij onderstaande codes dient u XXX te vervangen door cl1, cl2, wp1 of de code van uw toegevoegde rollen. In toev# staat het # voor 1 bij de eerste toevoeging. Een 2 voor de eerstvolgende extra toevoeging en zo verder. Bijvoorbeeld cl1_toev3_nummer. In plaats van een cijfer kunt u ook de kleine letter “l” gebruiken om de laatste, meeste recente, toevoeging te krijgen. Bijvoorbeeld cl1_toevl_datumbesluit.

XXX_toev#_nummer Toevoegingsnummer.
XXX_toev#_eigenbijdrage Het bedrag dat in het vakje Eigen bijdrage is ingevuld.
XXX_toev#_totalevergoedingrvr Het bedrag dat in het vakje totale vergoeding staat.
XXX_toev#_datumaanvraag Datum van aanvraag.
XXX_toev#_datumbesluit Datum van besluit.

Brieven en documenten maken

Nadat u sjablonen hebt gemaakt, deze heeft opgeslagen in een gedeelde map op de server, en deze map in het instellingenscherm heeft gekozen kunt u gebruik maken van deze sjablonen. Op zowel het tabblad Relaties als het tabblad Dossiers treft u een opdracht Maak document aan.

Rollen

Het is ook mogelijk om de zelf toegevoegde Rollen te gebruiken in uw sjablonen door de desbetreffende code in te voeren.

Aanmaken rollen

Om nieuwe rollen aan te maken gaat u naar Instellingen wijzigen Relaties > Rollen.
Klik op Invoeren om een nieuwe rol aan te maken.
Vul  Naam en Code naar u eigen idee in.
Klik op Opslaan & Doorgaan om de volgende rollen in te voeren.

Vul eventueel de volgende rollen ook in:

Naam Code
Werknemer wn
Verzekeraar vz
Getuigen gtg

Klik als laatste op de knop Opslaan & Sluiten.
Klik op Opslaan & Sluiten.

Gebruik van de rollen in sjablooncodes

Voor de volledige Relatiecodes zie hierboven. Op de plaats van de XXX plaatst u de code van uw toegevoegde rol. Bijv. wn1, wn2, vz of gtg1, gtg2…

E-mail opslaan met Microsoft Outlook invoegtoepassing

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Documentenbeheer.

Als u gebruik maakt van Microsoft Outlook 2010 of hoger kunt u ook gebruik maken van de Urios Outlook invoegtoepassing. Met deze invoegtoepassing (Add-In) kunt u e-mails direct opslaan in de dossiermap van uw cliënt. Hiervoor is er een Urios “Opslaan in dossiermap”-knop in Microsoft Outlook geplaatst.

Als u in Microsoft Outlook klikt op de knop Opslaan in dossiermap, krijgt u een Urios-scherm te zien met daarin de dossiers en cliënten die gekoppeld zijn aan dit e-mailadres. De herkenning van dit e-mailadres zorgt er voor dat niet al uw dossiers naar boven komen en u zo tijd kwijtraakt aan het opzoeken van het dossier. Het is uiteraard wel mogelijk om alsnog een ander dossier te kiezen als deze niet wordt weergegeven. Ook heeft u de mogelijkheid om één e-mail in meerdere dossiermappen op te slaan. De mail blijft eveneens in uw mailbox staan, feitelijk wordt een kopie van uw e-mail als .msg-bestand opgeslagen in de gekozen dossiermap. Omdat u e-mails nu kunt archiveren op dossierniveau in Urios, hoeft dit niet meer in Outlook. Een mogelijkheid is om in Outlook één algemene e-mailmap voor afgehandelde e-mails te maken.

De mails krijgen een standaard naam met daarin de datum-tijd-onderwerp van de mail. Indien gewenst kunt u deze naam voor het opslaan nog aanpassen. U krijgt een bevestigingsbericht als de mail (of een aantal mails) succesvol is (zijn) opgeslagen. Alle opgeslagen e-mails kunt u in Urios terugzien bij het betreffende dossier onder het tabblad Documenten. De e-mails kunt u dus ook handig opruimen in een submap.

Hoe maak ik de Urios-knop in Outlook zichtbaar?

De Urios “Opslaan in dossiermap”-knop verschijnt automatisch rechts bovenin in de Start-balk in Microsoft Outlook. Het kan voorkomen dat de knop wel zichtbaar is, maar grijs blijft ‘greyed out’ i.p.v. roze, dan is waarschijnlijk Outlook meerdere keren gestart. Het helpt dan om Outlook af te sluiten en opnieuw te starten. Indien de knop helemaal niet zichtbaar is, is de invoegtoepassing (add-in) mogelijk niet geïnstalleerd of niet geactiveerd. Hoe u de knop zichtbaar kunt maken, kunt u verderop in handleiding vinden onder het kopje “Installatie”, of via deze link: Hoe maak ik de Urios knop zichtbaar.