×

Urios demo aanvragen

advocaten

×

Neem contact met mij op

Vul onderstaande gegevens in zodat Urios contact met u op kan nemen om een afspaak te maken.

advocaten

Declareren

Declareren met Urios

Uw declaraties maakt u gemakkelijk op vanuit Urios en ook kunt u ten alle tijden uw declaraties op verschillende vlakken aanpassen zolang deze nog in de concept-fase zijn. Onderstaand vindt u het antwoord op enkele veel gestelde vragen, maar mogelijk staat uw vraag hier niet tussen. Omdat iedere zaak anders is, is het onmogelijk om voor iedere vraag een handleiding te schrijven. Wel kunnen wij elke vraag beantwoorden als u ons even belt. Dus als u vragen heeft, neemt u gerust contact met ons op.

Opmaak declaraties

U kunt bij Opmaak een Sjabloon kiezen uit onze standaard sjablonen in het lettertype van uw keuze.
Of indien u door ons een sjabloon heeft laten maken in uw eigen huisstijl kunt u klikken op de knop “Inlezen huisstijl”.

Bij inlezen huisstijl bladert u naar de map waar u het sjabloon (dat u per e-mail heeft ontvangen) heeft opgeslagen.

Bij de declaraties kunt u, naast het sjabloon, ook kiezen hoe het middendeel (het deel met de bedragen) moet worden opgemaakt. Hiervoor biedt Urios drie indelingen:

  • 1 kolom             
    In deze indeling worden alle bedragen in één kolom geplaatst. De btw van de verschotten en het honorarium wordt samen in één regel getoond.             

  • groepen / 2 kolommen
    In deze indeling worden de bedragen gegroepeerd in vier groepen: Honorarium, Belaste verschotten, Onbelaste verschotten en Voorschot (verrekening). De btw van de verschotten en honorarium worden ieder in een eigen regel in de bijbehorende groep getoond.            

  • tabel    
    In deze indeling worden alle bedragen in één kolom geplaatst. De tabel toont naast de omschrijving een derde kolom die het toepasbare btw-tarief toont. Onder de tabel wordt het btw-bedrag getoond.   

Deze optie vindt u in het kader Opmaak in het instellingenscherm Declaratie > Opmaak. De indeling alleen tekst is bedoeld voor organisaties waar Urios niet voor de definitieve declaraties wordt gebruikt maar wel voor het begeleidend schrijven en de specificatie.
Het honorariumbedrag op de nota kunt u eventueel gesplitst naar dossier, medewerker of uurtarief tonen. Standaard wordt er slechts één regel honorarium op de nota getoond. De splitsing per dossier kan interessant zijn als u geregeld meerdere dossiers op één declaratie aan uw cliënt in rekening brengt. Deze optie vindt u in het kader Honorarium in het instellingenscherm Declaratie > Opmaak. In ditzelfde kader vindt u de optie om reducties / mutaties op het honorarium wel of niet te tonen. Het niet tonen van mutaties werkt alleen in combinatie met de optie niet specificeren.
Verder kunt u nog aangeven of u de verschotten gespecificeerd wilt zien op de declaratie. Of dat een totaal aan belaste en een totaal aan onbelaste verschotten voldoende is. Dit vindt u in het kader Overig.
In het kader “Adressering bedrijfsadressen” kunt u aangeven hoe Urios de bedrijfsnaam en eventueel de contactpersoon op de declaratie toont.

In de meeste sjablonen is ruimte om een inleidende en afsluitende zin op te nemen op de declaratie. Deze zinnen stelt u in instellingenscherm Declaratie > Standaard teksten, lees hoofdstuk “Standaard inleidende en afsluitende zinnen” voor meer informatie.

Opmaak specificaties


In het instellingenscherm Declaratie > Specificatie kunt u net als bij de Opmaak voor declaraties ook een standaard Sjabloon kiezen of kiezen voor het voor uw kantoor gemaakte huisstijl-sjabloon.
Daaronder kunt u aangeven welke kolommen u wel en niet wenselijk vindt op de specificatie. Tevens kunt u hier de breedte van de kolommen instellen.
Voor de kolom Tarief geldt dat het uitvinken van de kolommen Factor en/of Uw deel effect heeft op het getoonde tarief. Stel u hanteert een tarief van 180 euro per uur, maar de cliënt hoeft voor een bepaalde tijdregel slechts een factor 0,5 te betalen. Als de kolom Factor niet getoond wordt zal de kolom Tarief een bedrag van 90 euro aangeven.
De kolom Uw deel is vooral bedoeld voor dossiers met meerdere cliënten, bijvoorbeeld in mediation­zaken. Deze kolom toont het percentage dat de betreffende cliënt in dat dossier dient te betalen. Zoals hiervoor reeds besproken wordt bij het uitvinken van deze kolom de uitwerking van het percentage opgenomen in de kolom Tarief.

Tariefbeleid

Aanmaken van een tariefbeleid

In Urios kunt u zelf uw tariefbeleid definiëren. U kunt meerdere tariefgroepen invoeren, variërend van verschillende uurtarieven per medewerker, één uurtarief voor alle medewerkers, een Vaste prijs tarief, zakelijk of particulier tarief etc. Een tariefbeleid in Urios aanmaken doet u op de volgende manier.

  1. Gaat u naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid.

  2. Om een nieuw tariefbeleid in te voeren klikt u op de knop Invoeren aan de rechterzijde van het scherm. Er komt nu een nieuw scherm in beeld genaamd Nieuwe tariefgroep invoeren.

  3. Voer de naam van het nieuwe tariefbeleid in. Het is raadzaam om, als u met verschillende uurtarieven werkt, het bedrag in de naamgeving op te nemen. Zo kunt u makkelijker het juiste tariefbeleid bij een dossier kiezen. Bijvoorbeeld; Uurtarief € 180,- of Gereduceerd tarief € 150,- etc.

  4. Bij Soort dient u aan te geven wat voor tariefbeleid het betreft.

    • Eén uurtarief voor alle medewerkers > Voor iedere tijdschrijver wordt hetzelfde uurbedrag gerekend in het dossier.

    • Vaste prijs afspraak > Als u een fixed fee bent overeengekomen met uw cliënt, kunt u deze soort kiezen. Als u verschillende vaste prijsafspraken maakt, raden we u aan om geen bedrag in te vullen. Dit omdat u dan in de loop der tijd vele verschillende vaste prijs tarieven invoert waardoor de lijst met tariefgroepen erg kan vervuilen. Als u het bedrag niet invult bij het aanmaken van dit tariefbeleid, kunt u het bedrag, wat u heeft afgesproken met uw cliënt, invoeren wanneer u het dossier aanmaakt. Hierdoor heeft u slechts één Vaste Prijs tarief, waar u diverse bedragen aan kan koppelen. Eventueel kunt u onderscheid maken tussen Vaste Prijs met kantoorkosten en een tweede tariefbeleid zonder kantoorkosten. Indien u echter vaak dezelfde fixed fee hanteert, bijvoorbeeld voor adviesgesprek een bedrag van € 250,- dan is het wel handig om hiervoor een apart vaste prijs tarief te maken. Ook kunt u bij het tariefbeleid “Vaste prijs” het vakje aan- of uitvinken voor “declareer en specificeer activiteiten op vaste prijs-nota”. Als het hier aangevinkt is, dan staan alle activiteiten op de specificatie van de declaratie ook standaard aangevinkt en worden deze ook op gedeclareerd “ja” gezet. U kunt alsnog bij de declaratie handmatig (via Bewerken) de activiteiten aan- of uitvinken die u op de specificatie wilt tonen. Dit is ook mogelijk als het vakje standaard is uitgevinkt en er standaard geen activiteiten gespecificeerd zijn.

    • Verschillende uurtarieven per medewerker > Dit is de gehanteerde standaard. De uurtarieven kunnen verschillen per advocaat en per advocaat kan het geldende uurtarief worden ingevoerd.

    • Incasso met vergoeding volgens de Wik > Wanneer u dit soort tariefbeleid kiest, kunt u in de dossiers waarvoor u dit tariefbeleid heeft gekozen een bedrag/hoofdsom invoeren. Urios rekent dan automatisch de Wik voor u uit. Dit bedrag wordt ook getoond op tabblad Dossiers, in de kolom Tariefbeleid.

    • Abonnement als tariefbeleid
      Naast Urios Plus of Urios Standaard is er nu een extra additionele module Abonnementen beschikbaar
      Hierin is het mogelijk om een maand-, kwartaal-, of jaarabonnement toe te voegen als tariefbeleid. Deze module is beschikbaar naast Urios Plus of Urios Standaard als additionele module. Belt u ons gerust indien u hier interesse in heeft of het een maand op proef wilt proberen.

  5. Na het invoeren van de uurtarieven of vaste prijs bedrag, kunt u per tariefbeleid aangeven of u kantoorkosten in rekening wilt brengen. De kantoorkosten bedragen een bepaald percentage wat voor ieder tariefbeleid met kantoorkosten gelijk is. Het is helaas (nog) niet mogelijk om per tariefbeleid een verschillend percentage aan kantoorkosten in rekening te brengen.

  6. Indien gewenst kunt u een reductiepercentage invoeren voor een uurtarief. In plaats van dat u uw uurtarief naar beneden bijstelt, kunt u een percentuele korting opnemen voor dit uurtarief. Op deze manier kunt u aan uw cliënt laten zien wat het reguliere tarief is, maar ook dat daar dus een reductie op wordt toegepast. Ook de kantoorkosten worden hierin meegenomen.

Invoeren van kantoorkosten

U kunt er voor kiezen om een percentage kantoorkosten te rekenen over het honorarium. U kunt dit percentage zelf eenvoudig instellen.

  1. Gaat u naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid.

  2. In de tweede tabel, onderin het scherm, kunt u kiezen voor Invoeren. Er komt nu een scherm op waarin u de ingangsdatum en het percentage kunt ingeven.

  3. Klikt u daarna op Opslaan.

Doordat u een ingangsdatum dient op te geven, kunt u er voor kiezen om per een bepaalde datum, bijvoorbeeld 1 januari, het percentage voor kantoorkosten aan te passen. Urios rekent voor u uit over welk bedrag welk percentage in rekening wordt gebracht.

Hoe verander ik mijn uurtarief?

Er zijn twee manieren mogelijk om uw uurtarief aan te passen in Urios. Indien u uw uurtarief voor nieuwe dossiers wilt aanpassen, kunt u een nieuw tariefbeleid aanmaken waaraan u uw nieuwe uurtarief koppelt. Wanneer u uw uurtarief wilt aanpassen per een bepaalde datum voor al uw dossiers, dan kunt u dit op de onderstaande manier in Urios doen.

  1. Gaat u naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid.

  2. Dubbelklik op het tariefbeleid waarvan u het uurtarief wilt aanpassen. U kunt ook het tarief selecteren en dan klikken op de knop Bewerken.

  3. U komt nu in het Tariefbeleid bewerken scherm terecht. Bovenaan ziet u een tweede tabblad genaamd Uurtarieven. Klik dit open.

  4. Hier ziet u staan welke uurtarieven er op dit moment voor de verschillende medewerkers van toepassing zijn. Voor het aanpassen van het uurtarief per een bepaalde datum, kiest u voor Uurtarief invoeren.

Codes voor standaard teksten

Om u werk en tijd te besparen kunt u zelf uw standaard inleidende en afsluitende zinnen formuleren in Urios. Deze standaard teksten die getoond worden op uw declaraties, herinneringen en in de begeleidende e-mail kunt u laten werken met codes. Zo is er de code [%client.aanhef%] die automatisch de juiste aanhef voor u invult. De code wordt dan vervangen door de naam van uw cliënt, bijvoorbeeld Geachte heer Jansen, of Geachte mevrouw Pietersen,. Ook zijn er codes die het dossiernummer of dossiernaam tonen, de afzender van de declaratie invult, de juiste datum en plaatsnaam genereren of op advocaatniveau de juiste contactgegevens. Onderstaande codes kunt u gebruiken in de standaard teksten op uw declaraties, op uw herinneringen en, indien u gebruik maakt van Elektronisch factureren, ook in uw begeleidende e-mailbericht. U kunt de codes gewoon kopiëren en plakken.

Codes specifiek voor declaraties

[%declaratie.nummer%] Het declaratienummer. In conceptfase zal hier de tekst CONCEPT verschijnen.
[%declaratie.dossiernummer%] Het dossiernummer / de dossiernummers waar de declaratie betrekking op heeft.
[%declaratie.verschotten%] Een opsomming van de opgenomen verschotten in gewone tekst. "verschot1, verschot2 en verschot3".
[%declaratie.datum%] De datum van aanmaken van de definitieve declaratie.
[%declaratie.advocaat%] Behandelend advocaat / dossiereigenaar.
[%declaratie.tebetalen%] Het totaal te betalen bedrag van de declaratie. Te gebruiken in de tekst van de e-mail of in de iDEAL knop.
[%declaratie.teontvangen%] Toont het te ontvangen bedrag bijv. na verrekening met derdengeld of reeds door u betaald. Deze code kan in de tekst van de e-mail gebruikt worden.

Codes voor declaraties op basis van een uurtarief

De volgende codes kunnen alleen gebruikt worden voor declaraties met een activiteitenspecificatie. U kunt deze codes alleen gebruiken in het veld Standaard inleidende zin voor op UURTARIEF gebaseerde honorariumdeclaraties.

[%declaratie.periodestart%] Datum van de eerste tijdregel.
[%declaratie.periodeeind%] Datum van de laatste tijdregel.
[%declaratie.periodemaanden%] De maand(en) van de eerste en laatste activiteit. Bijvoorbeeld "april 2009", "april en mei 2009", "april tot en met juni 2009" of "december 2009 en januari 2010".
[%declaratie.periodedagen%] De dag(en) van de eerste en laatste activiteit. Bijvoorbeeld "4 april 2009" of "4 april tot en met 9 juni 2009".
[%declaratie.tijddigitaal%] Totaaltijd van de tijdregels in digitale schrijfwijze u:mm. Bijvoorbeeld "1:30".
[%declaratie.tijddecimaal%] Totaaltijd van de tijdregels in decimale uren. Bijvoorbeeld "1,5".
[%declaratie.tijdtekst%] Totaaltijd voluit geschreven. Bijvoorbeeld "1 uur en 30 minuten".
[%declaratie.medewerkers%] De tijdschrijvers die voorkomen in de tijdregels van deze declaratie. Bijvoorbeeld "mr. A. Advocaat en mr. B. Bemiddelaar".

Voorbeeld inleidende zin voor op UURTARIEF gebaseerde honorariumdeclaratie

[%client.aanhef%]

Wegens voor u verrichte werkzaamheden door [%declaratie.medewerkers%] in de periode [%declaratie.periodemaanden%] declareer ik u.

Codes voor creditdeclaraties

Op creditdeclaraties gemaakt met de functie "Declaratie(s) crediteren" kunnen de volgende codes gebruikt worden om te refereren naar de te crediteren declaratie.

[%declaratie.debetnummer%] Het declaratienummer van de declaratie die wordt gecrediteerd.
[%declaratie.debetdatum%] De datum van de declaratie die wordt gecrediteerd.

Voorbeeld inleidende zin voor creditdeclaraties

[%client.aanhef%]

Bij deze crediteren wij declaratie [%declaratie.debetnummer%] d.d. [%declaratie.debetdatum%].

Algemene codes

De onderstaande codes kunnen worden gebruikt in de standaard teksten van declaraties en herinneringen en in de begeleidende e-mails voor e-facturen en e-herinneringen.

[%brief.adres%] of [%client.adres%] Het volledige adres van de debiteur / cliënt
[%brief.datum%] De verzenddatum van de declaratie / herinnering.
[%brief.dossiernummers%] De dossiernummers van de declaratie / herinnering.
[%brief.inzake%] De inzake tekst. Dit is voor declaraties standaard de dossiernaam. Voor herinneringen is dit de tekst zoals ingevoerd op instellingenscherm Herinneringen > Kopteksten.
[%brief.onskenmerk%] De tekst zoals ingevoerd in het Declaratie bewerken scherm op tab Teksten in het vak Ons kenmerk.
[%brief.uwkenmerk%] De tekst zoals ingevoerd in het Dossier bewerken scherm op tab Relaties in het veld Referentie voor deze debiteur / cliënt.
[%brief.kop%] De tekst zoals ingevoerd in het instellingenscherm Declaraties > Kopteksten.
[%brief.afzender%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de naam van het kantoor, de naam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming.
[%brief.afzendercode%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de code van de behandelend advocaat / dossiereigenaar, of de code van de ingestelde onderneming.
[%brief.btwnummer%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het btw-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.kvknummer%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.bank%], [%brief.bank1%] [%brief.bank2%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het rekeningnummer / de bankgegevens van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.bic%], [%brief.bic1%] [%brief.bic2%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de BIC (Bank Identification Code) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.iban%], [%brief.iban1%] [%brief.iban2%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het IBAN (International Bank Account Number) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.efactuur_aan%] E-mailadres van debiteur / cliënt voor facturatie
[%brief.efactuur_cc%] CC E-mailadres voor facturatie
[%brief.emailrechtstreeks%] Alleen als rechtsvorm staat op zelfstandige advocaten. Het e-mailadres van de advocaat zoals ingesteld in het Medewerker bewerken scherm.
[%brief.telefoonrechtstreeks%] Alleen als rechtsvorm staat op zelfstandige advocaten. Het telefoonnummer van de advocaat zoals ingesteld in het Medewerker bewerken scherm.
[%brief.maand%] Maand van de verzenddatum.
[%brief.inleidendezin%] De inleidende zin kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij op instellingenscherm Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%brief.afsluitendezin%] De afsluitende zin kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij op instellingenscherm Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%brief.voettekst%] De voettekst kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij op instellingenscherm Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%client.aanhef%] of [%client.aanhefvm%] of [%client.aanhefmv%] Volledige aanhef van de debiteur / cliënt inclusief afsluitende komma. Voorbeeld "Geachte heer Janssen,". Indien het geslacht onbekend is, maar de achternaam wel bekend, dan wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld "Geachte mevrouw/mijnheer Pietersen,". Bij code aanhefmv wordt eerst de mannelijke vorm gevolgd door mannelijke vorm. bijvoorbeeld "Geachte heer/mevrouw Pietersen,". Indien het geslacht en de achternaam onbekend zijn wordt dit bij code aanhef en aanhefvm "Geachte mevrouw, mijnheer,", bij code aanhefvm "Geachte heer, mevrouw,".
[%client.voornaam%] De voornaam van de debiteur / cliënt. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden in een aanhef als "Beste [%client.voornaam%]," of gecombineerde met bovenstaande code "[%client.aanhef%] beste [%client.voornaam%],".
[%client.achternaam%] Achternaam van de debiteur / cliënt.
[%client.naam%] Volledige naam van de debiteur / cliënt.
[%client.email%] E-mailadres van de de debiteur / cliënt.
[%client.btwnummer%] Btw-identificatienummer van de debiteur / cliënt. Indien u gebruik maakt van de EU btw-verleggingsregeling (artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG) bent u verplicht het btw-identificatienummer van de debiteur / cliënt op de declaratie te vermelden.
[%client.nummer%] Debiteurnummer van de debiteur / cliënt.
[%kantoor.naam%] Kantoornaam zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.adres%] Kantooradres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.postcode%] Postcode zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.plaats%] Plaatsnaam zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.telefoon%] Telefoonnummer zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.fax%] Faxnummer zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.email%] E-mailadres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.website%] Websiteadres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.

Hoe maak ik een declaratie zonder btw?

Voor cliënten in het buitenland dient u soms nota's zonder btw, of met verlegde btw op te stellen. Dit kunt u per relatie instellen. Tevens zou u in een dergelijk geval direct de taal waarin de declaratie wordt opgemaakt kunnen wijzigen. Zie voor meer informatie onderstaande tekst. Om de btw voor uw relatie aan te passen, volgt u onderstaande stappen.

  1. Ga naar het tabblad Relaties en dubbelklik op de betreffende relatie. U komt nu in het Relatie bewerken scherm terecht.
  2. Ga naar het tabblad Btw en facturatie.
  3. Hier kunt u in de tabel Btw kiezen voor:
    • Belasten met btw (standaard) > Dit gebruikt u voor relaties in Nederland en voor particulieren binnen de Europese Unie.
    • Btw verleggen volgens Europese Richtlijn > Dit gebruikt u alleen voor Europese zakelijke klanten buiten Nederland waarvan u het btw-nummer weet. Middels de knop 'Controleer geldigheid" kunt u het btw-nummer controleren in de VAT Information Exchange System (VIES) databank van de Europese Commissie.
    • Geen btw > Deze optie gebruikt u voor uw relaties buiten de EU.

Hoe maak ik declaraties op in een andere taal?

Urios ondersteunt naast het Nederlands ook de talen Engels (zowel Amerikaans als Brits Engels), Frans, Duits en Spaans. Als u de taal voor uw cliënt wijzigt van Nederlands naar één van de andere talen, worden de vaste onderdelen van uw declaratie automatisch door Urios voor u vertaald. Ook wordt er voor gezorgd dat de adressering voldoet aan de richtlijnen van het ontvangende land. Om de taal bij uw cliënt te wijzigen en de opmaak van uw declaratiesjabloon aan te passen volgt u onderstaande stappen.

  1. Ga naar het tabblad Relaties en dubbelklik op de betreffende relatie. U komt nu in het Relatie bewerken scherm terecht.
  2. Open het tabblad Btw en facturatie. De eerste tabel geeft de taal aan, die standaard op Nederlands staat.
  3. Klik op de knop Instellingen wijzigen > Kantoor > Modules > Talen. Controleer of de module Talen (onderdeel van Urios Standaard) aanstaat. Zo niet, vink deze module aan en start daarna Urios opnieuw op.
  4. Uw inleidende en afsluitende zinnen worden niet automatisch door Urios vertaald. Dit is een eenmalige handeling die u zelf zult moeten uitvoeren. Door het aanzetten van de module Talen zijn de benodigde velden hiervoor beschikbaar gemaakt. U kunt de teksten invoeren via de knop Instellingen wijzigen > Declaraties > Standaard teksten > selecteer hier het tabblad voor de gewenste taal. De vaste onderdelen van uw specificatie worden, net als de declaratie, door Urios vertaald maar indien u de geschreven activiteiten ook in het Engels, Duits, Frans of Spaans wilt tonen, zult u deze tijdregels zelf in de betreffende taal moeten invoeren.
  5. Ook uw herinneringen kunt u in een andere taal laten opstellen door Urios maar ook hier zult u zelf uw inleidende en afsluitende zinnen moeten vertalen. Dit kunt u doen middels de knop Instellingen wijzigen > Herinneringen > Standaard Teksten > Voer hier uw vertaalde teksten in.

Hoe maak ik een creditnota?

Het maken van een creditnota gaat in Urios net zo snel en gemakkelijk als het maken van een honorariumnota. Volgt u onderstaande stappen om een creditnota te maken.

  1. Klikt u in Urios op de knop Declaraties maken > Declaratie(s) crediteren. Zoek de betreffende declaratie op die u wilt crediteren door te zoeken in de zoekbalk of door de lijst met declaraties heen te scrollen. U kunt ook eenvoudig de lijst met declaraties sorteren op datum, nummer, dossier etc. door op het dikgedrukte kolomhoofd te klikken. Er verschijnt een klein driehoekig symbooltje naast het kolomhoofd waarmee u van A tot Z of van Z naar A de lijst kunt sorteren.
  2. U selecteert de declaratie die u wilt crediteren door op de betreffende regel te klikken, deze regel is nu blauw. Klikt u daarna op de groene knop OK. Het is ook mogelijk om meerdere creditnota's in één keer te maken door meerdere regels in één keer te selecteren. Dit doet u door de linkermuisknop vast te houden en uw cursor naar beneden te slepen.
  3. Op uw scherm verschijnt exact dezelfde nota, maar dan als creditfactuur. Maak deze nota definitief. Alle uren en verschotten komen, na het definitief maken van de creditnota, weer terug als 'openstaand' in Urios zodat deze op een ander moment opnieuw kunt declareren of annuleren. Ook voorschotnota's kunt u crediteren in Urios.
  4. Om de gemaakte creditnota terug te kunnen zien op uw tabblad Declaraties, is het nodig om uw datafilter aan te passen. Zet in uw Dataselectie (aan de rechterzijde van uw tabblad) het filter 'Betaald > op Alle' en zet het filter Alleen debet > op 'Debet en Credit'. U kunt bovenin in het zoekscherm de naam van het dossier invoeren om zo een duidelijk overzicht te krijgen.

Hoe stuur ik één verzameldeclaratie voor meerdere dossiers van één relatie?

Wanneer één relatie meerdere dossiers heeft en hier een verzamelfactuur voor wil ontvangen, kunt u dit op de volgende manier verwerken in Urios.

  1. Zoek één van de dossiers op die op de verzamelfactuur moeten komen te staan op uw tabblad Dossiers. Dubbelklik op dit dossier zodat u in het Dossier bewerken scherm terecht komt.
  2. Onderaan ziet u staan 'Dit dossier separaat declareren'. Zet hier het vinkje uit en klik op Opslaan.
  3. Herhaal het uitzetten van het vinkje voor separaat declareren bij alle dossiers voor deze relatie die u op één nota wilt kunnen declareren.
  4. Klik op de knop Declaratie maken en kies voor Een relatie. Zoek hier uw relatie op, u ziet nu dat er meerdere dossiers worden weergegeven, en klik op volgende. Uw concept nota verschijnt op het scherm en geeft een regel met het honorarium voor elk dossier waarin uren te declareren zijn. In de specificatie worden de werkzaamheden op dossierniveau uit gesorteerd.

Hoe kan ik korting geven op de declaratie?

Als u het totaalbedrag aan honorarium op uw nota wilt minderen, zijn er een paar mogelijkheden.

Bedrag als korting invoeren

Om een korting te geven op uw declaratie gaat u, vanuit uw conceptdeclaratie, via de knop Bewerken naar het tabblad Bedragen. Bovenin kunt u in het vak Mutatie een negatief bedrag invoeren, wat zal worden verrekend als een kortingsbedrag op de nota voor uw cliënt.

Activiteiten annuleren en/of factor aanpassen

Het honorarium kunt u eenvoudig naar beneden bijstellen door er voor te kiezen bepaalde tijdregels toch niet in rekening te brengen. Om activiteiten niet in rekening te brengen, kunt u deze uitzetten. Dit doet u door vanuit uw conceptdeclaratie te klikken op de knop Bewerken en te kiezen voor tabblad Activiteiten. Hier ziet u de activiteiten die op uw declaratie in rekening worden gebracht. Eventueel kunt u hier bepaalde regels uitvinken. U kunt ze op een later moment alsnog declareren of u kiest er voor deze regels te annuleren. In beide gevallen verdwijnen deze activiteiten uit de specificatie op dit moment.

Een andere mogelijkheid is om activiteiten wel in uw specificatie te tonen aan uw cliënt, maar om deze niet in rekening te brengen. Dit kunt u bereiken door de factor die standaard op 1 staat, op 0 te zetten voor bepaalde regels. Dit doet u door vanuit uw conceptdeclaratie te klikken op de knop Bewerken en te kiezen voor tabblad Activiteiten. Selecteer de activiteit die u wilt aanpassen en open deze door er dubbel op te klikken. U komt nu in het Activiteiten bewerken scherm terecht en kunt hier eenvoudig de factor, of andere onderdelen, aanpassen. Uw activiteit wordt wel weergegeven in de specificatie, omdat deze wordt gedeclareerd, maar dus niet in rekening gebracht bij uw cliënt.

Hoe koppel ik activiteiten aan een Vaste prijs declaratie?

In een dossier waarin u een vaste prijs afspraak heeft gemaakt, kunt u uiteraard ook uw tijd invoeren, maar bij het maken van een declaratie voor deze overeengekomen prijs, worden deze tijdregels niet automatisch door Urios aan de declaratie gekoppeld. Dit omdat voor Urios niet duidelijk is welke tijdregels onderdeel zijn van de vaste prijs afspraak. Mogelijk zijn dit alle activiteiten die u heeft ingevoerd, maar dit hoeft niet het geval te zijn. Omdat u zelf wel weet welke tijdregels er onder het vaste bedrag vallen, kunt u deze zelf handmatig koppelen aan uw declaratie. Vanaf versie 2018.1 kunt u bij het tariefbeleid "Vaste prijs" het vakje aan- of uitvinken voor "declareer en specificeer activiteiten op vaste prijs-nota". Als u dit bij het tariefbeleid aanvinkt, dan staan alle activiteiten op de specificatie van de declaratie ook standaard aangevinkt en worden deze ook op gedeclareerd "ja" gezet. Maar u kunt alsnog de activiteiten handmatig aan- of uitvinken.

  1. Maak uw declaratie op voor dit dossier zodat u de nota in concept op uw scherm heeft staan.
  2. Klik op de knop Bewerken en ga naar het tabblad Activiteiten.
  3. Selecteer de activiteiten die u middels deze vaste prijs declaratie in rekening wilt brengen door ze aan te vinken. Klikt u daarna op Opslaan.
  4. Nu u activiteiten heeft gekoppeld aan de nota, is er ook een specificatie beschikbaar. Indien u deze niet mee wilt sturen met de declaratie, kunt u dit ook uitzetten. Wanneer u de nota definitief maakt, worden de activiteiten die u aan deze declaratie heeft gekoppeld op uw tabblad Activiteiten op gedeclareerd gezet.

Kan ik een definitieve declaratie nog bewerken?

Als u een nota in Urios eenmaal definitief heeft gemaakt door te kiezen voor de optie Definitief maken kunt u deze achteraf niet meer aanpassen. Wel kunt u de nota of een deel van het bedrag van de nota crediteren.

Declaratie Crediteren:

Klik op de knop Declaraties maken en vervolgens op de knop Declaratie(s)crediteren. U krijgt vervolgens een overzicht te zien van alle nota's die u kunt crediteren. Middels zoeken of selecteren met de muis kunt u de nota(s) selecteren die u wilt crediteren. Klik vervolgens op Ok. U ziet nu de credit nota's in uw scherm staan en kunt deze opslaan, bewerken en definitief maken net als gewone nota's. Als u een nota crediteert vallen de activiteiten die op die nota stonden automatisch weer terug in Urios als ‘nog niet gedeclareerde’ activiteiten.

Bedrag Crediteren:

Via de knop Declaraties maken en vervolgens de knop Bedrag crediteren kunt u een bedrag crediteren en eventueel verrekenen met eerder gemaakte declaraties. Als u de cliënt, het bedrag en de wijze van btw verrekenen heeft ingevoerd kunt u kiezen of en zo ja hoe u het gecrediteerde bedrag wilt verrekenen. De credit nota is, als deze eenmaal definitief gemaakt is, net als alle andere nota's terug te vinden in het declaratie tabblad. Let er wel op dat de dataselectie van dit tabblad vaak staat op alleen debet declaraties tonen en dat u dit aan moet passen naar debet en credit tonen voordat u de credit nota's terugziet.

Btw-instellingen voor een eigen bijdrage nota

De vraag of de eigen bijdrage nu met of zonder btw is zwerft al ruim een decennium rond. Ons inziens is het altijd helder geweest, en is de door de Raad voor Rechtsbijstand (RvR) opgelegde eigen bijdrage inclusief btw. Maar aangezien de interpretaties per kantoor verschillen is het in Urios mogelijk zelf in te stellen of de btw op de eigen-bijdrage-nota wel/niet wordt gespecificeerd.

Gelukkig heeft de Raad voor Rechtsbijstand in haar nieuwsbrief van september 2014 zich hier nu ook duidelijk over uitgelaten. Zij schrijft "Het antwoord op de vraag of u btw moet afdragen over de opgelegde eigen bijdrage luidt bevestigend. De eigen bijdrage die wordt opgelegd bij toekenning van gesubsidieerde rechtsbijstand is inclusief btw.".

Dus mocht u op het moment nog geen btw specificeren op uw nota eigen bijdrage volg dan de volgende stappen in Urios.

  1. Klik in Urios op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar instellingenpagina Declaraties > Btw
  3. Kies in het vak Toevoeging voor de optie Btw verdelen over cliënt en Raad voor Rechtsbijstand (aanbevolen).
  4. Klik op Opslaan en Sluiten om het instellingenscherm weer te sluiten.

Totale btw-last wijzigt niet

De totale btw-last voor uw kantoor wijzigt hiermee niet. Het door de RvR gespecificeerde btw-bedrag blijft gelijk. Dus mocht u voorheen dit totaal btw-bedrag boeken bij het toekennen of het uitbetalen door de RvR dan boekt u nu dit bedrag verminderd met het aan de cliënt in rekening gebrachte btw-bedrag.

Om het voor u makkelijker te maken kent Urios de functie om nota's aan de Raad voor Rechtsbijstand op te stellen die het juiste btw-bedrag voor u uitrekent. Bij het declareren van de toevoeging worden standaard twee declaraties opgesteld: een declaratie eigen bijdrage aan de cliënt en een declaratie vergoeding Raad voor Rechtsbijstand. De eerste declaratie stuurt u aan uw cliënt, de tweede is enkel voor de eigen boekhouding.

Declaratie Eigen bijdrage gericht aan cliënt:

Declaratie Vergoeding Raad voor Rechtsbijstand:

De totale btw-last is in dit voorbeeld 34,02 + 175,89 = 210,00 zoals ook vermeld in onderstaande voorbeeldberekening van de RvR.

Kleine zakelijke cliënten kunnen btw aftrekken

Mocht u voor cliënten met een eenmanszaak, die recht hebben op een toevoeging, optreden in een zakelijk conflict dan heeft het vermelden van de btw op de nota eigen bijdrage als voordeel voor deze ondernemer dat hij/zij de btw zakelijk kan aftrekken in zijn eenmanszaak.

Voorschotten

Voorschot met of zonder btw en/of kantoorkosten

Voordat u voorschotnota's gaat sturen dient u in te stellen hoe het voorschot wordt belast. Gaat u hiervoor naar Instellingen wijzigenDeclaraties > Btw > Hier heeft u de volgende drie opties:

  • belasten met btw
  • belasten met btw en kantoorkosten
  • onbelast

Dus als een voorschot voor een bedrag van 1000 euro wordt opgemaakt kan dat de volgende nota's opleveren (uitgaande van 21% btw en 6% kantoorkosten):

belasten met btw belasten met btw en kantoorkosten onbelast
1.000,00 1.000,00 1.000,00
210,00 60,00
1.210,00 222,60
1.282,60

Voor zakelijke cliënten in het buitenland kunt u de btw uitschakelen. Hiermee hoeft u in deze instelling geen rekening te houden.

De onbelaste manier wordt afgeraden. Dit zou de suggestie kunnen wekken dat u de btw-verplichting wilt verplaatsen.

Hoe kan ik een Voorschot in rekening brengen?

U brengt een voorschot in rekening bij een relatie door een voorschotdeclaratie op te stellen.

  1. Klik op Declaraties maken
  2. Klik op 1 relatie
  3. Selecteer de relatie en eventueel het dossier.
  4. Klik op Voorschot declareren
  5. Voer het bedrag in en kies of het bedrag inclusief of exclusief btw is. Eventueel kunt u hier alsnog kiezen om het voorschot onbelast te declareren.
  6. Klik op Volgende

Bij stap 5 kunt u aangeven dat het bedrag inclusief btw is, dit kan handig zijn bij contante betalingen of afspraken waar een totaalbedrag is genoemd.

bedrag is
exclusief btw
bedrag is
inclusief btw
voorschot
zonder btw
1.000,00 826,45 1.000,00
210,00 173.55
1.210,00 1.000,00

Na het definitief maken kunt u bij de relatie de status van het voorschot zien. Open de relatie in het tabblad Relaties en zie het overzicht met voorschotten onder het tabblad Voorschot.

Hoe kan ik een voorschot verrekenen of juist buiten beschouwing laten?

Bij het opmaken van declaraties heeft u de keuze voorschot verrekenen:

  • nee - Dit betekent dat de nota gewoon wordt gemaakt alsof er geen voorschot is.
  • ja, verreken tot 0 - Hiermee wordt het voorschot aangewend, echter beperkt tot de hoogte van de te maken declaratie. Ten voorbeeld; uw honorarium, met eventuele kantoorkosten, verschotten en btw zou neerkomen op een declaratie van 1.500,- euro en er is 2.000,- euro aan voorschot nog niet verrekend. Dat wordt door Urios een declaratie opgemaakt van 0 euro waarop de posten van de declaratie en de verrekening van het voorschot wordt getoond. Het resterende bedrag van het oorspronkelijke voorschot van 2.000,- blijft in depot en zal verder verrekend worden met de daar op volgende nota. Was er echter slechts 500,- euro in plaats van 2.000,- aan voorschot nog niet verrekend, dan komt het bedrag op de declaratie op 1.000,- uit. Zie onderstaande voorbeelden.
  • ja, verreken volledig - Hiermee wordt het volledig voorschot aangewend, mocht dit bedrag hoger zijn dan de op te maken nota dan wordt er een creditnota gemaakt. Zie onderstaande voorbeelden.

voorschot kleiner dan te declareren bedrag

Honorarium 1.000,00
Btw 210,00
1.210,00
Af: voorschot -/- 500,00
Af: voorschot btw -/- 105,00
Totaal te voldoen 605,00

voorschot groter dan te declareren bedrag met optie verreken tot 0

Honorarium 1.000,00
Btw 210,00
1.210,00
Af: voorschot -/- 1.000,00
Af: voorschot btw -/- 210,00
Totaal te voldoen 0,00

voorschot groter dan te declareren bedrag met optie verreken volledig

Honorarium 1.000,00
Btw 210,00
1.210,00
Af: voorschot -/- 1.500,00
Af: voorschot btw -/- 315,00
Totaal te voldoen -/- 605,00

De bovenstaande voorbeelden gaan ervan uit dat er geen kantoorkosten worden gerekend en dat de voorschotnota's waren belast met btw

Voorschot administreren zonder een voorschotnota te maken

Mocht u onlangs zijn overgestapt naar Urios vanuit een ander pakket en dienen er nog voorschotten verrekend te worden, dan kunt u deze voorschotten met de hand (zonder daarvoor weer een voorschotnota te maken) invoeren.

  1. Open de relatie in het tabblad Relaties.
  2. Open het sub tabblad Voorschot.
  3. Klik op de knop Voorschot invoeren.
  4. Voer het nettobedrag (dus zonder kantoorkosten of btw) in.
  5. Voer de percentages in van de toen toegepaste kantoorkostenopslag en btw.
  6. Klik op Opslaan & Stoppen

Abonnementen

Wanneer u kiest voor het invoeren van een nieuw tariefbeleid ziet u hier de opties “Abonnement” per maand, kwartaal of per jaar. U vinkt de periode van uw keuze aan en voert vervolgens het bedrag in. Onder het bedrag staat aangevinkt ‘Declareer en specificeer activiteiten op vaste-prijs nota’. Als u dit aan laat staan worden alle openstaande activiteiten op het moment dat u de abonnementen-nota opmaakt getoond op de specificatie, zonder bedragen maar alleen de tijdsduur, en worden deze tijdregels ook op gedeclareerd gezet. Wilt u de uren niet/nooit specificeren op deze abonnementen-nota dan dient u het vinkje uit te zetten. Wilt u dit soms wel, soms niet, dan kunt u bij de conceptnota er nog voor kiezen om het vinkje voor de specificatie aan of uit te zetten.

Wilt u voor sommige cliënten altijd specificeren en voor andere cliënten nooit, dan kunt u beter twee abonnementstarieven aanmaken waarbij u bij het ene beleid het vinkje aan laat staan en deze bij het andere beleid uit. Zo kunt u niet per abuis wel of geen urenspecificatie meesturen. Zorg er wel voor dat u een onderscheidende naam gebruikt voor dit tariefbeleid, anders kunt u niet zien welk beleid er wel of niet uw uren specificeert en dus ook op gedeclareerd zet.

Elektronisch factureren

Met Urios factureert u net zo eenvoudig digitaal als op papier. Steeds meer bedrijven kiezen er voor om hun cliënten per e-mail de factuur voor de geleverde werkzaamheden toe te sturen. Ook steeds meer klanten vragen om een digitale factuur. Zo verzoeken gemeenten steeds vaker dat facturen digitaal worden ingediend. Sommige klanten eisen zelfs dat u digitaal factureert. Met onze module Elektronisch factureren kunt u per cliënt aangeven of deze de factuur op papier per post, in pdf-formaat per e-mail of in UBL-formaat via eVerbinding ontvangt.

Instellen elektronisch factureren

U dient eenmalig uw e-mailinstellingen in te voeren. Het is makkelijk dit samen met uw systeembeheerder te doen. Indien u zelf uw systeembeheerder bent: u kunt de benodigde informatie vinden in de opleveringsbrief van uw internetprovider (ISP) of in uw Microsoft Outlook accountinstellingen.

Ga naar Instellingen wijzigen > Declaraties > E-factuur.

In dit instellingenscherm vindt u de volgende velden:

E-mail

Van
Voer hier uw eigen e-mailadres in. Dit is het e-mailadres dat de ontvangers (uw cliënten) zien als afzender. Dit is tevens het adres waarop antwoorden (replies) van de ontvangers op terugkomen. U kunt hier alleen uw adres invoeren, bijvoorbeeld “info@uwkantoor.nl”, of ook de naam zoals u wenst dat deze zichtbaar is voor uw cliënten, bijvoorbeeld “Onze Kantoornaam ”.
CC
De e-mails worden door Urios verzonden en komen niet altijd in de Verzonden items van Microsoft Outlook terecht. Huidige smtp servers voor office365 komen de e-mails wel in de verzonden items map. Mocht dit niet zo zijn raden wij aan van de e-facturen ook een kopie (CC) of (BCC) aan uzelf te sturen. Het adres waarop u de kopie wilt ontvangen kunt u hier invoeren. Eventueel kunt u in overleg met uw systeembeheerder hier een aparte e-mailbox voor aanmaken.
Onderwerp
Type hier het onderwerp van de e-mail. Indien u de Talen module aan heeft staan kunt u per taal een onderwerp invoeren.

Uitgaande e-mailserver

Server (SMTP)
Voer hier de uitgaande e-mailserver/SMTP-server van uw internetprovider (ISP) in. Een lijst van SMTP-servers van bekende Nederlandse providers is te vinden op: Networking4All, Helpdesk > Email > SMTP Servers. Mocht u Microsoft Office 365 gebruiken, vul hier dan “smtp.office365.com” in. Voor Gmail gebruikers vul smtp.Gmail.com in
Encryptie
Laat deze op Geen staan tenzij uw systeembeheerder of ISP u andere instructies geeft. Mocht u Microsoft Office 365 gebruiken, kies hier dan voor “TLS”. Voor Gmail gebruikers vul kan ook “TLS” ingevoerd worden.
Poort
Laat deze op 25 staan tenzij uw systeembeheerder of ISP u andere instructies geeft. Mocht u Microsoft Office 365 gebruiken, gebruik dan poort 587. Voor Gmail gebruikers vul kan ook poort 587 ingevoerd worden.
Gebruikersnaam
Laat deze leeg tenzij uw systeembeheerder of ISP u andere instructies geeft. Mocht u Microsoft Office 365 gebruiken, vul hier uw e-mailadres in. Voor Gmail gebruikers vul uw Gmail adres in.
Wachtwoord
Laat deze leeg tenzij uw systeembeheerder of ISP u andere instructies geeft. Mocht u Microsoft Office 365 gebruiken, vul hier uw wachtwoord voor Office 365 in. Voor Gmail gebruikers vul uw Gmail wachtwoord in.
Extra informatie voor Gmail gebruikers.
Als u een test mail verstuurd en u krijgt de volgende melding: “The SMTP server requires a secure connection or the client was not authenticated. The server response was: 5.5.1 Authentication Required. …” ga dan naar de beveiligingsinstellingen op de volgende link https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps en schakel minder veilige apps in. Zodat u vanuit alle apps kunt inloggen.

E-factuur opslaan als PDF Geef hier aan in welke map u de facturen wilt opslaan. Dit is een vaste, gedeelde map voor het gehele kantoor. De declaraties krijgen als bestandsnaam het declaratienummer, cliëntnaam en dossiernaam met de extensie .pdf.

E-factuur samenvoegen met briefpapier Mocht u van uw grafisch ontwerper of van uw drukker een pdf-bestand met uw briefpapier hebben ontvangen, dan kunt u dit bestand hier gebruiken om als achtergrond te dienen voor uw declaraties. Als uw cliënt de factuur afdrukt, komt deze er precies zo uit te zien als wanneer u de declaratie zelf zou afdrukken. Indien u voor vervolg bladen een ander blad gebruikt, zonder logo bijvoorbeeld, kies hier dan voor een pdf-bestand met twee pagina’s waarbij pagina 1 het briefpapier voor de declaraties is en pagina 2 het vervolgbriefpapier voor de specificatie. Indien uw specificatie meerdere bladen nodig heeft, gebruikt Urios hiervoor meerdere vervolgbladen. Indien u geen pdf-bestand van uw briefpapier in bezit heeft, kunt u dit zogenaamde drukbestand opvragen bij uw ontwerper of drukker.

Instellen standaard e-mailbericht

Op het tabblad E-mail kunt u het begeleidende e-mailbericht invoeren dat wordt meegezonden bij de facturen die elektronisch worden verstuurd. Om het declareren zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is het aan te raden deze e-mail zo algemeen mogelijk te houden. Indien gewenst kunt u deze mail op declaratieniveau op een later moment alsnog aanpassen. Als u kiest voor E-mail met opmaak kunt u uw kantoorlogo of iDEAL-betaalknop toevoegen aan de begeleidende e-mail. In dit begeleidende e-mailbericht kunt u dezelfde codes gebruiken als voor inleidende en afsluitende zinnen. Zo kunt u er voor zorgen dat bijvoorbeeld de aanhef altijd gepersonaliseerd wordt weergegeven. Zie voor een lijst van de beschikbare codes “Codes voor declaraties en herinneringen” op de Help-pagina.

Voorbeeld tekst:

[%client.aanhef%]

Hierbij ontvangt u van ons declaratie [%declaratie.nummer%] voor recent verrichte werkzaamheden. De declaratie is bijgevoegd in zowel PDF- als UBL-formaat. Het pdf-bestand kunt u openen met een pdf-programma zoals bijvoorbeeld Acrobat Reader of Foxit Reader. Het XML-bestand is in het UBL-formaat. Dit bestand kunt u direct in uw boekhoudprogamma inlezen.

Wij willen u hartelijk bedanken voor het in ons gestelde vertrouwen.

Met vriendelijke groet,

Voor het sturen van een credit nota kunt u het standaard e-mail bericht aanpassen via de knop Bewerken. Op het tabblad e-mail kiest u voor “Bewerk e-mailbericht voor deze declaratie/herinnering”

Voorbeeld tekst voor credit e-mail:

[%client.aanhef%]

Per abuis heeft u vandaag een factuur ontvangen voor … Deze factuur is niet correct en kunt u als niet verzonden beschouwen. Bijgevoegd de creditfactuur voor [%declaratie.debetnummer%] van [%declaratie.debetdatum%].
Of:
Hierbij ontvangt u van ons een credit nota [%declaratie.nummer%] voor de per abuis gefactureerde uren op factuur [%declaratie.debetnummer%] van [%declaratie.debetdatum%].

Wij willen u hartelijk bedanken voor het in ons gestelde vertrouwen.

Met vriendelijke groet,

Testen van de e-factuur instellingen

Nadat u de e-mailinstellingen en het e-mailbericht heeft ingevoerd kunt u de instellingen testen. Klik op het eerste tabblad Instellingen op de knop Verzend test e-factuur aan test@urios.nl. Deze test stuurt een voorbeeld declaratie naar het testadres van Urios en naar het door u opgegeven CC-adres. Op deze manier kunt u controleren of de testfactuur aan komt. Als zowel u als wij deze testfactuur hebben ontvangen, weet u zeker dat alle instellingen goed staan en dat u gebruik kunt maken van Elektronisch factureren per mail.

Per relatie de facturatiemethode aangeven

Per relatie kunt u aangeven of hij/zij uw facturen per mail wil ontvangen in plaats van een papieren factuur per post. Dit stelt u op de volgende manier voor uw cliënten in:

  • Zoek op het tabblad Relaties de betreffende relatie op.
  • Dubbelklik op deze relatie. U komt nu in het Relatie bewerken scherm terecht.
  • Ga naar het blad Btw en facturatie.
  • Hier kunt u E-factuur aanvinken en het mailadres voor de cliënt invullen. Dit kan een ander mailadres zijn dan het correspondentieadres. Hier kunt u ook een CC- en BCC-adres invoeren. Deze adressen ontvangen precies dezelfde factuur en begeleidende mail.

Mocht u het veld E-factuur niet zien, dan staat de module nog niet aangevinkt. De module Elektronisch factureren kunt u aanzetten in middels de knop Instellingen wijzigen > Kantoor > Modules. Vink de module aan en start daarna Urios opnieuw op.

Declareren

Het declareren verloopt hetzelfde als u gewend bent en u kunt uw elektronische en papieren declaraties tegelijkertijd opmaken. Bij het definitief maken van de declaratie(s) wordt u gevraagd of u de declaratie(s) wilt afdrukken of e-mailen. Als de module Elektronisch factureren aan staat, is de standaard het e-mailen van de facturen. Bij meerdere facturen sorteert Urios zelf op dat moment uit welke facturen per mail worden verzonden en welke facturen moeten worden uitgeprint. Dit hangt af van de facturatiemethode die is ingesteld bij uw relaties.

Als u kiest voor Afdrukken dan wordt de declaratie afgedrukt. In geval van meerdere declaraties worden ze allemaal afgedrukt, ook de facturen die anders per e-mail verzonden zouden moeten worden. De handmatige printopdracht overschrijft op dat moment de instellingen van het elektronisch factureren. Belangrijk is dat Specificatie afdrukken altijd staat aangevinkt als u uw facturen als pdf wilt versturen met daarbij dus een specificatie. Als u Specificatie afdrukken uitzet, worden de specificaties niet automatisch gegenereerd door Urios en daardoor dus ook niet per mail naar uw relatie verzonden. De specificatie zal, in geval van Elektronisch factureren, niet ook fysiek worden afgedrukt.

Aanpassen begeleidend schrijven e-mail

Wanneer u de declaratie heeft opgemaakt en in concept hebt staan, ziet u aan de rechterzijde de knop Bewerken. Door middel van deze knop kunt u vrijwel alle onderdelen in uw factuuropmaak wijzigen, zo ook de tekst van de e-mail die wordt verzonden naar uw cliënt. Ook kunt u middels deze knop een bijlage toevoegen aan de declaratie die u per mail naar uw cliënt zal gaan versturen. Bijvoorbeeld eerdere, nog openstaande, declaraties kunt u op deze manier nogmaals onder de aandacht brengen zonder een officiële herinnering uit te sturen.

Leesbevestiging ontvangen per e-mail

Wanneer u uw facturen per mail naar uw cliënten verstuurt, kunt u aangeven of u een leesbevestiging wilt ontvangen wanneer de e-mail met daarbij de factuur door de ontvanger geopend wordt.

Dit doet u door te gaan naar Instellingen wijzigen > Declaraties > E-factuur > Rechts van het e-mailadres kunt u aanvinken Vragen om leesbevestiging.

Zodra de ontvanger uw mailbericht heeft geopend, zal er bij de ontvanger een pop-up verschijnen die vraagt om een leesbevestiging te versturen. Als de ontvanger hierbij ja aangeeft, wordt in de mailbox die is opgegeven als 'Van adres' de leesbevestiging ontvangen. Houdt u er rekening mee dat uw ontvanger er ook voor kan kiezen geen leesbevestiging te sturen of de pop up gewoon weg te klikken. Het feit dat u geen leesbevestiging heeft ontvangen betekent niet dat uw factuur niet is aangekomen.

Gebruik van iDEAL-betaalknop

Als u gebruik maakt van het Elektronisch factureren vanuit Urios, kunt u ook gebruik maken van de mogelijkheid een iDEAL-betaalknop in uw begeleidende e-mail op te nemen. Uw cliënt kan door middel van deze knop direct uw declaratie voldoen met een online betaling via zijn of haar eigen bank. Hiervoor heeft u ook een account bij internetkassa Mollie nodig. Hoe u een account kunt aanvragen en deze kunt koppelen aan Urios, staat verderop in deze handleiding omschreven.

Het toevoegen van de betaalknop aan de begeleidende e-mail doet u op de volgende manier.

  1. Klikt u in Urios op Instellingen wijzigen > Declaraties > E-factuur. Daarna kiest u voor het rechter tabblad 'E-mail met opmaak'.
  2. In het tabblad 'E-mail met opmaak' staat uw standaard e-mailbericht wat wordt verzonden wanneer u uw declaraties vanuit Urios definitief heeft gemaakt. Op de onderste rij, helemaal rechts, ziet u een knopje genaamd 'iDEAL knop'. Gaat u met uw cursor van de muis op de plek in uw mailbericht staan waar u de knop wilt invoegen. Klikt u vervolgens op de knop.
  3. De standaard tekst in de knop is "Betaal € [%declaratie.tebetalen%] direct online". De code in de knop toont het bedrag van de declaratie. Indien gewenst kunt u de tekst in de knop aanpassen. Ook de kleur van de tekst kunt u veranderen als u wilt.
  4. Als u de iDEAL betaalknop heeft toegevoegd en uw begeleidende tekst heeft aanpast, slaat u de wijzigingen op en zal dit mailbericht het nieuwe standaard mailbericht zijn dat automatisch wordt meegestuurd bij het definitief maken van de declaratie. De betaalknop zal niet worden getoond wanneer u een creditfactuur naar uw cliënt verzendt.

Mollie als internetkassa

Om online betalingen te kunnen accepteren voor uw kantoor/onderneming, dient u gebruik te maken van een zogenaamde internetkassa. Er zijn vele verschillende internetkassa's, maar Urios is gekoppeld met internetkassa Mollie. Naast de module Elektronisch factureren heeft u dus ook een contract bij internetkassa Mollie nodig om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit. U kunt kosteloos een account aanvragen bij Mollie via https://www.mollie.com/nl/ en u betaalt enkel een vast tarief van maximaal € 0,29 per ontvangen transactie. Hoe meer transacties Mollie voor u verwerkt, hoe lager de kosten kunnen worden. Tevens kunt u via Mollie, naast dus iDEAL betalingen, ook betalingen via een creditcard of vanuit het buitenland accepteren. Hiervoor worden wel andere kosten in rekening gebracht.

U kunt zelf instellen wanneer u wilt dat Mollie de ontvangen betalingen aan u over maakt. Dit kan wekelijks, maar ook dagelijks. Begin van de maand ontvangt u een overzichtelijke factuur waarop is aangegeven hoeveel betalingen er zijn verwerkt en wat de kosten hiervan zijn geweest. Om een account bij een internetkassa aan te vragen, heeft u wel een geldig Kamer van Koophandel nummer en een zakelijke bankrekening nodig. Een privé-bankrekening kan niet dienen als ontvangende rekening.

Urios koppelen aan Mollie

Zodra u een goedgekeurde account heeft bij Mollie, heeft u een uniek klantnummer. Dit klantnummer heeft u nodig om de iDEAL betaalknop in de begeleidende mail te laten werken, omdat deze knop moet verwijzen naar uw Mollie account voor het accepteren van de betalingen. Hiervoor is het noodzakelijk éénmalig deze koppeling in Urios te maken. Dit doet u op de volgende manier:

  1. Gaat u in Urios naar Instellingen wijzigen > Koppelingen > iDEAL
  2. Vink aan Mollie en voer uw klantnummer, enkel de cijfers, in. Dit klantnummer kunt u terugvinden in uw Mollie-account. Logt u in zodat u terecht komt op uw Mollie Dashboard. Uw klantnummer, als volgt getoond ID 12345678, staat rechtsboven in de hoek van uw Dashboard.
  3. Sla de instellingen op en controleer of uw kantoornaam correct is ingevuld.
  4. U kunt nu betalingen accepteren via de betaalknop in de begeleidende e-mail bij uw declaraties.

Factureren in LEDES-formaat

Grote internationaal opererende bedrijven of bedrijven met een hoofdkantoor in de Verenigde Staten vereisen soms dat u in LEDES-formaat declareert. Dit declareren in LEDES-formaat verloopt via een platform zoals Kluwer TyMetrix 360. Urios ondersteunt deze facturatiemethode, maar het factureren in LEDES-formaat heeft veel technisch maatwerk per klant nodig. Daarom kan deze functionaliteit helaas niet als standaard facturatiemethode in deze module door ons worden aangeboden. Mocht u willen/moeten factureren in LEDES-formaat, neemt u dan contact met ons op voor meer informatie.

U kunt ons bereiken op telefoonnummer 072 - 512 22 05 of per e-mail op info@urios.nl.

Elektronisch factureren met eVerbinding

Inleiding eVerbinding

Elektronisch factureren middels eVerbinding maakt het mogelijk om uw declaraties rechtstreeks in het administratiepakket van uw debiteur/cliënt af te leveren. Op deze wijze heeft de ontvangende partij nagenoeg geen werk meer van uw declaratie. Deze hoeft namelijk niet te worden overgetypt en er worden geen handmatige overschrijvingen meer gedaan. Betalingen zullen automatisch plaatsvinden. Dit is sneller, goedkoper en nauwkeuriger. Als uw debiteur geen gekoppeld boekhoudpakket gebruikt, wordt een e-mail verzonden met daarin een link naar de declaratie. Zodra de declaratie wordt geopend kunt u dit in uw account van eVerbinding terugzien, maar ook in de kolom Status in Urios op het tabblad Declaraties. Als de factuur is afgeleverd in het boekhoudpakket van de ontvanger, kunt u uw factuur volgen aan de hand van de kolom Status: afgeleverd, gelezen, verwerken, goedgekeurd. Als de ontvanger een e-mail met een linkje heeft ontvangen, zal de status blijven staan op Gelezen. Verdere informatie qua status kan niet in Urios weergegeven worden.

Om deze functie te kunnen gebruiken heeft u de module Elektronisch factureren nodig plus een account bij onze partner eVerbinding. Dit account kunt u dan ook gebruiken in uw eigen boekhoudsysteem om zo uw binnenkomende facturen in te lezen. Boekhoudsystemen die u op dit moment aan uw eVerbinding account kunt koppelen zijn AFAS Software, Exact Online, iMUIS, RADAR Software, SnelStart en Visma AccountView. Bekijk everbinding.nl/koppelingen/ voor een actueel overzicht.

Ook uw boekhouder/accountant kan hier baat bij hebben. Alle door u verzonden declaraties kunnen dan automatisch door hem/haar worden ingelezen.

Instellen koppeling

De volgende stappen dient u eenmaal te doorlopen om uw Urios te koppelen aan uw eVerbinding account.

  1. Ga naar de website everbinding.nl
  2. Klik boven op de groene knop INLOGGEN.
  3. Voer uw loginnaam (is waarschijnlijk gelijk aan uw e-mailadres) en uw wachtwoord in.
  4. Klik in de eVerbinding omgeving links in het menu op Mijn account.
  5. Open tabblad Softwarekoppelingen.
  6. Klik op de knop Nieuwe koppeling.
  7. Kies voor Urios en klik op de blauwe knop Bevestigen.
  8. Geef de koppeling een naam en beschrijving. Bijvoorbeeld 'Urios'.
  9. Klik op de blauwe knop Sleutel genereren.
  10. Er zijn nu twee codes verschenen, Klant key en Klant geheim. Deze twee codes dient u te kopiëren naar Urios. U kunt deze stuk voor stuk kopiëren. Klik met de rechtermuisknop op de code en kies in het pop-up menu voor Alles selecteren. Klik nogmaals met de rechtermuisknop op de geselecteerde code en kies voor Kopiëren.
  11. Klik in Urios op Instellingen wijzigen > Koppelingen > eVerbinding .
  12. Plak hier de codes in de juiste vakken. Plakken doet u door met de rechtermuisknop in het betreffende vak te klikken en in het pop-up menu te kiezen voor Plakken.
  13. Vul in dit instellingenscherm ook het e-mailadres van uw eVerbinding login in.
  14. Vul bij Verzender het Bedrijfs-ID van eVerbinding in. Als u uw kantoornaam heeft ingevuld instellingenblad Kantoor > Naam en adres kunt u klikken op de knop Zoek. U kunt de Bedrijfs-ID ook overnemen uit eVerbinding. Als u de Zoek-knop heeft gebruik, controleer dan of het juiste Bedrijfs-ID is ingevuld.
  15. Klik in eVerbinding in het menu onder Mijn bedrijven op het bedrijf van waaruit u wenst te declareren.
  16. Kopieer of controleer het Bedrijfs-ID.
  17. Nadat u alle velden heeft ingevuld kunt uw instellingen testen. Klik hiervoor op de knop Test login. Als alles in orde is krijgt u de melding 'Login succesvol'.

Aanvinken per relatie

In Urios kunt u per relatie (cliënt, debiteur) instellen hoe u wenst te declareren. Open de relatie en ga naar het tabblad Btw en facturatie. Kies hier voor E-factuur verzenden via eVerbinding. Vul bij E-mailadres het adres in waaraan u wenst te factureren. Indien u aan een bedrijf wenst te factureren, klik dan bij Ontvanger op de knop Zoek. Op basis van de ingevoerde bedrijfsnaam en het ingevoerde KvK-nummer wordt één of meerdere bedrijven getoond. Klik op de juiste bedrijfsnaam om de Bedrijfs-ID van de ontvanger in te voeren.

Aflevering bij cliënt per e-mail

Zoals in de inleiding geschreven zal de cliënt de declaratie ontvangen in zijn boekhoudsysteem. Particulieren klanten, en klanten zonder een gekoppeld boekhoudsysteem ontvangen de volgende e-mail:

Zodra de ontvanger op de knop 'Direct naar factuur' klikt kunt u zien dat de factuur ontvangen is.

Uiteraard is de pdf geheel opgemaakt naar uw wensen, en ziet deze er hetzelfde uit zoals u deze in Urios heeft gemaakt.

Elektronisch factureren aan de overheid

De nieuwe Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat alle overheden die diensten aanbesteden verplicht worden om e-facturen te kunnen ontvangen. Tevens heeft onze rijksoverheid in de Rijksinkoopvoorwaarden opgenomen dat leveranciers e-facturen moeten aanleveren. Tot voor kort was het enkel mogelijk om middels Digipoort e-facturen aan de overheid te sturen. Gelukkig heeft het Ministerie van Economische Zaken een koppeling laten ontwikkelen tussen het Simplerinvoicing-netwerk en Digipoort. Hiermee wordt het nu ook voor het mkb en zzp'ers mogelijk om e-facturen aan de overheid te sturen.

Urios kan middels haar partner eVerbinding e-facturen versturen met het Simplerinvoicing-netwerk en zodoende kunt u met Urios ook elektronisch factureren aan de overheid. Hieronder vindt u wat u hiervoor nodig heeft en hoe u dit doet.

Benodigdheden

  1. Urios Plus of Urios Standaard met de module Elektronisch factureren. Mocht u deze module nog niet hebben, neem gerust contact op voor een proefabonnement.
  2. Urios versie 2.6.1 of nieuwer. Linksonder ziet u in Urios welke versie u gebruikt. Als dit 2.6.0 of ouder is, klik dan op Start Update of vraag uw systeembeheerder de update uit te voeren.
  3. Een eVerbinding-account. Om met Urios declaraties via het Europese PEPPOL Simplerinvoicing-netwerk te kunnen versturen heeft u een account nodig bij eVerbinding. Dit account kunt u aanvragen op https://platform.everbinding.nl/
  4. Uw eVerbinding-account moet worden gekoppeld aan Urios. Instructies hiervoor vindt u op onze pagina Elektronisch factureren met eVerbinding of op http://everbinding.nl/urios/
  5. Het overheidsidentificatienummer (OIN) van de partij aan wie u de declaratie wenst te sturen. De overheidsidentificatienummers (OIN) van alle gemeentes, waterschappen, ministeries en overige overheidsinstellingen zijn te vinden in het OIN-register: https://register.digikoppeling.nl/overview/index

OIN-nummer instellen bij relatie

In Urios:

  1. Ga naar het tabblad Relaties.
  2. Zoek de betreffende overheidsorganisatie op.
  3. Dubbelklik op de betreffende relatie, u komt nu in het scherm Relatie bewerken.
  4. Ga naar het tabblad Btw en facturatie.
  5. In het vak E-factuur, selecteer de optie E-factuur verzenden via eVerbinding. (Mocht u het vak E-factuur niet zien, dan heeft u mogelijk de module Elektronisch factureren niet in gebruik of niet aanstaan.)
  6. Vul het E-mailadres en het Overheidsidentificatienummer (OIN) in.
  7. Klik op Opslaan.

Declaratie elektronisch verzenden

Zodra u uw concept declaratie in Urios definitief maakt, verschijnt voor u een scherm waarin Elektronisch factureren als standaard staat aangemerkt. Zodra u op OK klikt wordt de factuur definitief gemaakt en direct verzonden. Hier hoeft u verder geen extra handelingen voor uit te voeren.