Export/koppeling boekhouding

Acumulus AFAS Software CASH e-Boekhouden Exact King MINOX MUIS Software SnelStart Twinfield Unit4 Visma AccountView Yuki Zoho Books

Urios gaat “tot de boekhouding”. Dat betekent dat u in Urios niet uw complete boekhouding kunt doen, maar Urios in veel gevallen wel kan communiceren met uw boekhoudpakket.

Om gebruik te kunnen maken van een van onderstaande functionaliteiten heeft u de module “Export naar boekhouding” nodig. Deze module is onderdeel van Urios Plus of los af te nemen bovenop Urios Standaard.

Exportfunctie, e-mailkoppeling of live-koppeling

Urios kan op drie manieren communiceren met uw boekhoudpakket:

  1. Exportfunctie: In enkele klikken exporteren naar uw boekhoudpakket vanuit Urios. Met de exportfunctie werkt u in slechts enkele klikken uw boekhouding bij. In Urios vult u de debiteurennummers en grootboekrekeningen in, waardoor Urios met uw boekhoudpakket kan communiceren.
  2. E-mailkoppeling: Maakt u gebruik van de factuurherkenningssoftware DizzyData of Basecone, of van boekhoudprogramma e-Boekhouden of Yuki? Urios biedt ondersteuning voor het insturen van facturen naar deze software middels een e-mailkoppeling.
  3. Live-koppeling: Voor Yuki en Twinfield. Elke declaratie direct als verkoopfactuur in uw boekhouding. En één keer per 24 uur de betalingen automatisch opgehaald uit uw boekhouding.

Opties per boekhoudpakket

Hieronder vindt u een overzicht van de boekhoudpakketten waarmee Urios op dit moment een exportfunctie, live-koppeling en/of e-mailkoppeling heeft.

Boekhoudpakket Exportfunctie E-mailkoppeling Live-koppeling
Acumulus
AFAS DizzyData
CASHWin DizzyData
e-Boekhouden
Exact DizzyData, Basecone
iMUIS
King
Minox
SnelStart DizzyData
Twinfield DizzyData, Basecone
Unit4 DizzyData Basecone
Visma AccountView Basecone
Yuki Yuki, DizzyData
Zoho Books

De exportfunctie instellen

1. Zet de module “Exporteren naar boekhouding” aan

Klik in Urios op Instellingen wijzigen > Kantoor > Modules. Vink hier de module “Exporteren naar boekhouding” aan. Start u hierna Urios opnieuw op om de wijzigingen door te voeren (afsluiten en opnieuw openen).

2. Stel de debiteurennummers in

Klik in Urios op Instellingen wijzigen > Kantoor > Nummering. Ga naar de onderste tabel “Debiteurnummers”. Let op! Voor Twinfield is een specifieke nummering vereist. Zie Debiteurnummer voor Twinfield instellen in Urios.

  1. Debiteurennummers genereren Het debiteurnummer in Urios dient overeen te komen met de relatiecode in uw boekhoudpakket. Zowel uw huidige als uw toekomstige relaties hebben een debiteurennummer nodig. Daarom raden wij u aan in deze tabel te kiezen voor de optie GENEREREN. Urios geeft dan automatisch het eerstvolgende beschikbare nummer aan uw nieuwe relatie, zodat fouten worden voorkomen.
  2. Nummerpatroon instellen U heeft keuze uit vier nummerpatronen. Selecteer het gewenste nummerpatroon en klik vervolgens op Geef alle relaties een debiteurnummer. Alle relaties zijn nu voorzien van een uniek debiteurnummer, wat noodzakelijk is voor de export naar uw boekhouding.
  3. Standaard debiteurnummer instellen Indien er in Urios om wat voor reden dan ook geen debiteurennummer is gedefinieerd, wordt teruggegrepen op een standaard debiteurnummer.

Het kan daarom handig zijn om in uw boekhoudpakket een klant genaamd “Overige klanten” met dit standaard relatiecode te maken zodat altijd alle gegevens worden getransporteerd en eventuele foutmeldingen worden voorkomen Dit nummer kunt u instellen in Urios bij Instellingen wijzigen > Boekhouding > Grootboekrekeningen.

3. Stel de grootboekrekeningen in

Tip! Werkt u met een externe boekhouder of accountant? Stel dit gedeelte dan samen met hem/haar in.

Klik in Urios op Instellingen wijzigen > Boekhouding > Grootboekrekeningen. Hier kunt u grootboekrekeningen per omzettype en omzetbelasting instellen. Klik bovenin de kolom op “Standaard btw-codes” om de standaard btw-codes van uw boekhoudpakket automatisch te vullen.

Werkt u met toevoegingen? Dan kunt u die specifieke grootboekrekeningen ook in dit scherm invullen.

Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm in Urios, kunt u grootboekrekeningen per onderneming of advocaat instellen.

Een export maken

Heeft u de stappen onder het kopje “De exportfunctie instellen” doorlopen? Dan kunt u een export vanuit Urios maken. Dit kan op ieder gewenst moment.

Klik daarvoor in Urios op Rapport maken > Exporteren naar boekhouding > [Uw boekhoudpakket].

Voordat u de export kunt maken, kiest u: 1. Voor welke periode u de export wilt maken. 2. In welke map u de declaraties wilt opslaan (klik op Bladeren). 1. Typ de gewenste unieke bestandsnaam in van het exportbestand declaraties en klik op Opslaan. 3. In welke map u de debiteuren wilt opslaan (klik op Bladeren). 1. Typ de gewenste unieke bestandsnaam in van het exportbestand debiteuren en klik op Opslaan. 4. Of u de NAW-gegevens wilt anonimiseren (in dat geval bevat de export enkel het debiteurnummer, de eerste letter van de achternaam en de initialen van de relatie). 5. Voor welke advoca(a)t(en) u de export wilt maken.

Tip! Maak in de bestandsnaam een verwijzing naar de periode en naar declaraties of debiteuren, bijvoorbeeld “Debiteuren kwartaal 1 2020”. Zo voorkomt u verwarring en garandeert u unieke bestandsnamen.

Uitzondering: SnelStart-gebruikers

Voor SnelStart-gebruikers is het juist noodzakelijk beide bestanden bij iedere export dezelfde naam te geven. Dit omdat bij het boekhoudprogramma SnelStart eenmalig een Importprofiel met verwijzing naar de bestandsnaam aangemaakt moet worden.

Hierbij raden wij aan een algemene naam te kiezen voor uw bestanden zoals “Declaraties” en “Debiteuren” en deze bestanden na iedere export te overschrijven.

Klik op Volgende om de export te maken.

De e-mailkoppeling instellen

Klik in Urios op Instellingen wijzigen > Boekhouding > E-mailkoppeling. Voer hier het e-mailadres van uw boekhoudsysteem of factuurherkenningssoftware in. Declaraties die u in Urios definitief maakt, worden zo automatisch naar uw boekhoudpakket gestuurd.

Hier kunt u er ook voor kiezen de specificatie en/of het UBL-bestand wel of niet mee te sturen.

De live-koppeling instellen

Start met stap 1 t/m 3 van het hoofdstuk De exportfunctie instellen. Op dit moment is de live-koppeling beschikbaar voor Twinfield en Yuki.

Hierna gaat u in Urios naar Instellingen wijzigen > Boekhouding > Live-koppeling. In dit scherm vinkt u het door u gebruikte boekhoudpakket aan, logt in met de juiste gegevens en zet de instellingen naar uw voorkeuren.

Klik daarna hieronder op het boekhoudpakket waarvoor u de live-koppeling wilt instellen: - Twinfield live-koppeling - Yuki live-koppeling

SnelStart

Vanaf SnelStart inKaart kunt u .csv-bestanden importeren in SnelStart.
Zie hiervoor ook de website van SnelStart: https://kennisplein.snelstart.nl/klanten/s/article/Inlezen-csv-bestanden

Importprofiel maken voor SnelStart

Om in het boekhoudprogramma SnelStart bestanden te kunnen importeren, heeft u een importprofiel nodig. In dit profiel wordt gedefinieerd welk bestand er wordt geïmporteerd, het technische formaat en hoe de gegevens worden gekoppeld.

Om in SnelStart een importprofiel aan te maken, moet u onderstaande stappen doorlopen. U heeft twee importprofielen nodig, een voor de klanten/debiteuren en een voor de verkoopfacturen/declaraties. U dient de stappen derhalve tweemaal te doorlopen.

  1. In SnelStart 11 klikt u in het menu op Programma > Importeren gegevens > Nieuw importprofiel maken.
    In SnelStart 12 gaat u naar werkbalk BOEKHOUDEN en klikt u op de knop Importeren, in het menu kiest u voor Nieuw importprofiel maken.
  2. Voor het importprofiel voor het inlezen van de debiteuren/klanten kiest u bij in SnelStart bij Tabel voor Klanten.
    Voor het importprofiel voor het inlezen van de declaraties/verkoopfacturen kiest u voor Boekingen. Beide importprofielen zijn nodig.
  3. Klik op Volgende.
  4. Bij Te importeren bestand zoekt u via de Bladeren functie het eerder door Urios gegenereerde csv-bestand op, klik op Openen om het bestand te kiezen en klik daarna op Volgende.
  5. Klik op de knop Velden definiëren.
  6. U bent nu in het scherm Brontabel definiëren.
    • Kies bij Scheidingsteken voor puntkomma (;).
    • Vink Veldnamen op regel 1 aan.
    • Zet bij het klantenbestand het Veldtype voor de veld LandId op Getal (Byte).
      Zet bij het declaratiebestand het Veldtype voor de velden Debet en Credit op Bedrag.
    • Klik op OK en daarna op Volgende.
  7. Nu wordt gepresenteerd hoe de gegevens uit het bestand worden gekoppeld aan de gegevens van SnelStart.  U kunt direct weer op Volgende klikken. (Mogelijk krijgt u in SnelStart 12 een foutmelding over een numeriek LandID. Indien dit het geval is, dan heeft u bij de velddefinities vergeten aan te geven dat LandID een getal is, zie voorgaande stap.)
  8. De laatste stap in het maken van het importprofiel bestaat uit het opslaan van uw profiel en mogelijk uitvoeren van de boekingen als u daarvoor gekozen heeft. In dat geval worden de exportbestanden ook daadwerkelijk geïmporteerd. Zie volgende paragraaf voor de stappen.

Bestanden importeren

Nu beide importprofielen zijn aangemaakt, kunt u deze steeds hergebruiken en kunt u vanaf nu gegevens importeren in het boekhoudprogramma. Om gegevens in te lezen, dient u de onderstaande stappen te doorlopen. Denk eraan om altijd eerst de klanten/debiteuren in te lezen en daarna pas de verkoopfacturen/declaraties.

  1. In SnelStart 11 klikt u in het menu op Programma > Importeren gegevens > Start importeren.
    In SnelStart 12 gaat u naar de werkbalk BOEKHOUDEN, klikt u op Importeren en kiest u voor Start importeren.
    Kies nu het importprofiel. Lees eerst de klanten in, daarna de boekingen.
  2. Na importeren vraagt SnelStart u of u de gegevens definitief wilt verwerken. Kies voor Ja.
  3. Als laatste verschijnt de melding “Er zijn NNN boekingsregels verwerkt”. Indien u een andere melding krijgt, kijkt u dan bij de paragraaf Foutmeldingen bij Importeren.

Foutmelding bij importeren SnelStart

Relatiecode NNNN bestaat niet

Dit betekent dat SnelStart geen relatie/debiteur heeft met het genoemde nummer. Waarschijnlijk heeft u het debiteuren-/klantenbestand nog niet ingelezen. In Urios wordt per declaratie gekeken of bij de betreffende cliënt een debiteurnummer is ingevuld. Dit nummer wordt gebruikt voor de export naar SnelStart. Mocht dit nummer ontbreken dan wordt het standaard debiteurnummer gebruikt zoals ingesteld in het instellingenscherm van Urios op pagina Boekhouding > Grootboekrekeningen.

Grootboekrekening NNNN is onbekend

Dit betekent dat het ingestelde grootboekrekening in SnelStart niet bestaat. In het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen van Urios kunt u de nummers voor export instellen. Voor een lijst van de beschikbare grootboekrekeningen kijkt u in SnelStart in het menu Overzicht > Grootboekrekeningen > Grootboekrubrieken.

Op het factuurnummer ‘NNNN’ zijn reeds betalingen geboekt. Wilt u toch opslaan?

Waarschijnlijk heeft u deze factuur (of het gehele bestand) reeds eerder geïmporteerd. Waarom het woord “betalingen” in de foutmelding is genoemd is ons onbekend.

Inlezen betalingen uit SnelStart

Met ingang van versie 2.5.3 kent Urios de mogelijkheid om betalingen die in SnelStart staan in te lezen in Urios. Dit scheelt u tijd omdat u voortaan de inkomende betalingen maar eenmaal hoeft in te voeren. Voor deze functie heeft u Urios Plus of Urios Standaard met Module Exporteren naar boekhouding nodig.

Exporteren mutatiekaart grootboekrekening Debiteuren in CSV

  1. In SnelStart 11 gaat u naar menu Overzicht > Grootboekmutatiekaarten.
    In SnelStart 12 gaat u naar werkbalk BOEKHOUDEN en klikt u op de knop Grootboekmutatiekaarten.
  2. U bent nu in het scherm Grootboekmutatiekaarten.

  3. Selecteer een periode in de velden Vanaf datum en tot en met.
  4. Selecteer grootboekrekening 1300 Debiteuren in Van grootboekrekening en in tot en met.
  5. Klik op de knop Exporteer.
  6. U bent nu in het scherm Exporteren.
  7. Kies bij Bestandstype voor Csv (*.csv).
  8. Kies een locatie/map en een bestandsnaam.
  9. Klik op knop Opslaan.

Inlezen CSV-bestand in Urios

  1. In Urios klikt u op Rapport maken.
  2. Klik op de (onderste) knop Importeren betalingen uit boekhouding. Als u deze knop niet ziet controleer dan of de module Exporteren naar boekhouding aan staat en of u een recente versie van Urios heeft, minimaal 2.5.3.
  3. Klik op de knop SnelStart: debiteurenboek.
  4. Selecteer het bestand dat u zojuist in SnelStart heeft gemaakt.
  5. Als alles succesvol is verlopen ziet u een schermpje "SnelStart betalingen zijn ingevoerd.".

Exact Online

Importeren in Exact Online

Na het maken van het exportbestand in Urios, moeten deze gegeven geïmporteerd worden in Exact Online. Volg hiervoor onderstaande stappen.

  1. In Exact Online, klikt rechtsboven op uw onderneming. Er verschijnt een menu.

  2. Klik in het menu op Import/Export.

  3. Klik daarna in het vak Methode op XML.

  4. Klik vervolgens op de regel Transacties op Import.

  5. Klik op de knop Bladeren en selecteer het exportbestand dat je met Urios gemaakt hebt. Klik vervolgens op Importeren.

Inlezen CSV-bestand in Urios

  1. In Urios klikt u op Rapport maken.
  2. Klik op de (onderste) knop Importeren betalingen uit boekhouding. Als u deze knop niet ziet controleer dan of de module Exporteren naar boekhouding aan staat en of u een recente versie van Urios heeft, minimaal 2.5.3.
  3. Klik op de knop Exact Online: bankboek.
  4. Selecteer het bestand dat u zojuist in Exact Online heeft gemaakt.
  5. Als alles succesvol is verlopen ziet u een schermpje "Exact Online betalingen zijn ingevoerd.".

Exporteren in Exact Online

In Exact Online, volg bovenstaande stappen 1 t/m 3 nogmaals.
Klik vervolgens bij stap 4 op de regel Transacties op Export.
Vul de datum/periode in. Kies het Dagboek en klik het vakje aan bij Details

Foutmeldingen bij importeren in Exact Online

Ongeldig: Klant

Mocht het logbestand deze foutmeldingen tonen, dan heeft de betreffende relatie in Exact Online waarschijnlijk niet de status van "Klant". Om dit te corrigeren zoekt u de betreffende relatie in Exact Online op en corrigeert u de status.

  1. Klik op CRM > Relaties – Zoeken (1).
  2. Vul bij Algemeen > Code (2) het relatienummer (zoals vermeld in het logbestand) in en klik op Zoeken (3).
  3. Wijzig bij Algemeen > Status de waarde in "Klant" en klik op Bewerken.

CASHWin

Voor het inlezen van bestanden dient u of uw boekhouder / accountant te beschikken over CASH Financieel, CASH Compact of CASH Compact Pro.

Grootboekrekeningen

Voor een lijst van de beschikbare grootboekrekeningen kijkt u in CASH in het menu FINANCIEEL > Stamgegevens > Grootboekrekeningen. Klik op de knop 2 Zoek (of druk op F2) en klik in het nieuwe scherm S0411 op de knop Verder. Nu verschijnt er een (waarschijnlijk niet complete) lijst van grootboekrekeningen. Klik op de link Alle gegevens rechts onderin om de gehele lijst te zien.

Bestandsformaat

Voor CASHWin worden de exportbestanden vanuit Urios aangeleverd als een ASCII-tekstbestand. In dit bestand worden de volgende waarden opgenomen:

Veldnummer Waarde
301 Om aan te geven dat het om grootboekmutaties gaat.
302 Datum van declaratie in het formaat DDMMJJJJ
901 Naam verkoopboek, in te stellen in het instellingenscherm. Standaardwaarde VERKF
303 Transactienummer om bij elkaar horende regels te groeperen. Alle regels die behoren bij een declaratie hebben hetzelfde transactienummer. Een nummer bestaande uit zes cijfers zonder verdere betekenis.
309 De laatste zes cijfers van het declaratienummer. Het is dus van belang dat alle declaratienummers uniek zijn.
201 Grootboekrekening. Het rekeningnummer zoals is ingesteld in Urios.
307 Het bedrag in centen.
345 Het volledige declaratienummer plus een korte omschrijving van de regel. Bijvoorbeeld; honorarium, voorschot, kantoorkosten etc.
101 Debiteurnummer zoals ingevuld bij cliënt of debiteur. Indien er geen nummer is ingevuld wordt het standaard nummer uit het instellingenscherm gebruikt. 
306 Dossiernummer en debiteur.

Foutmeldingen bij importeren CASHWin

Aantal verplicht invullen

Waarschijnlijk bestaat een van de in Urios ingestelde grootboekrekeningen niet in CASHWin. Controleer in het .err-bestand de waarde voor veld 201.

Veldlengte te groot

In een van de velden is een te lange waarde opgenomen. Controleer welk veldnummer en welke waarde er wordt genoemd.

Unit4 Multivers

Om de geëxporteerde bestanden in Unit4 Multivers in te kunnen lezen heeft u het Medium, Large of XtraLarge pakket nodig met aanvullend de modules Import Financieel en Import Relaties.

Importeren van relaties

Unit4 Multivers Importeren relaties

Importeren van journaalposten

Unit4 Multivers Importeren journaalposten

Unit4 Handleiding

Handleiding Deel VI Financieel beheer en Importeren in Unit4 Multivers XtraLarge (XL)

Visma AccountView

AccountPlus COM Talk

Om de geëxporteerde gegevens in te kunnen lezen in AccountView heeft u de AccountPlus COM Talk module nodig van de Account Software Group. Meer informatie over deze module vindt u op de website van Account Software Group, pagina AccountPlus COM Talk.

Twinfield live-koppeling

Btw-codes

Nieuwe btw-code invoeren

Dit kan nodig zijn als u nu nog declaraties uitstuurt met 19% btw omdat u nog uren te declareren hebt van voor 1 oktober 2012.

  1. Klik in Twinfield, in het linkermenu op het tandwieltjes, de knop Instellingen.
  2. Klik op Administratie-instellingen.
  3. Klik op Btw.
  4. Klik in het rechtermenu op Nieuwe btw-code.
    • Code, vul bijvoorbeeld “VH19” in.
    • Type, kies hier voor “Verkoop”.
    • UBL SI mapping, kies hier voor “H - Higher rate”.
    • Naam, vul bijvoorbeeld “Btw hoog 19%” in.
    • Verkorte naam, vul bijvoorbeeld “Btw 19%” in.
  5. Klik op knop Opslaan & tarief toevoegen
  6. Vul Tariefgegevens in:
    • Datum, ingangsdatum “01/01/2001” voor 19%.
    • Percentage, het percentage, in ons voorbeeld “19”
    • Naam, vul bijvoorbeeld “Btw hoog 19%” in.
    • Verkorte naam, vul bijvoorbeeld “Btw 19%” in.
  7. Vul Boekingsregels in:
    • Rekening, bijvoorbeeld “1530 - Te betalen OB hoog”, of mogelijk heeft u een aparte rekening “1531 - Te betalen OB 19%” aangemaakt
    • Kostenplaats, leeg laten.
    • Percentage, 100 procent.
    • Btw-groep, kies voor “Leveringen/Diensten belast met hoog % (Nederland, NL1A)”
  8. Klik op Opslaan

Voor deze btw-code ook in Urios in.

  1. Klik in Urios, in het linkermenu op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Boekhouding > Grootboekrekeningen.
  3. Vul bij Btw-code voor …% (in ons voorbeeld “Btw-code voor 19%”) de nieuwe code in. In ons voorbeeld “VH19”.
  4. Klik op Opslaan en Sluiten

Oplossen foutmeldingen

Foutmelding: Dit dagboek bestaat niet in deze administratie. / This transaction type does not exist for this company

In het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen is bij Verkoopboek de verkeerde code ingevoerd. Voor Twinfield is dit standaard “VRK”.

Foutmelding: It is not allowed to post in a template company

In het instellingenscherm Boekhouding > Live-koppeling > Twinfield is de verkeerde administratie gekozen. Klik in het instellingenscherm op de knop Klantnummers ophalen. En kies vervolgens uit het uitschuiflijstje het juiste klantnummer. De foutmelding “It is not allowed to post in a template company” treedt op indien het klantnummer van de demo data is gekozen.

Foutmelding: Er bestaat geen periode voor datum …

Controleer de datum in de melding. Dit is de datum van de nieuw gemaakte declaratie. Mogelijk is er een vreemde typefout gemaakt in de datum. Als de datum juist is, dan is er mogelijk een nieuw boekjaar begonnen, en is dit nieuwe boekjaar nog niet aangemaakt in Twinfield.

Instructies voor het aanmaken van een nieuwe periode in Twinfield:

  1. Klik in Twinfield, in het linkermenu op het tandwieltjes, de knop Instellingen.
  2. Klik op Administratie-instellingen.
  3. Klik op Perioden.
  4. Klik op de knop Nieuw.
  5. Voer het aantal perioden in, standaard is dit 12 voor de taalf maanden.
  6. Klik op OK.
  7. Wijzig indien nodig de periode namen en klik op Opslaan.

Foutmelding: Btw … bestaat niet of is (nog) niet actief.

De btw-codes zoals in Urios ingesteld moeten overeenkomen met de codes die in Twinfield zijn ingesteld. Controleer de btw-codes in Urios in het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen. De btw-codes in Twinfield vindt u in het instellingenscherm Administratie-instellingen > Btw.

Foutmelding: Dimensie …. komt niet voor in administratie …

Met dimensienummer bedoelt Twinfield in deze foutmelding rekeningnummer. Zoek in Urios op het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen dit rekeningnummer op. En controleer of dit nummer in Urios gewijzigd moet worden, of dat er in Twinfield een extra rekening moet worden aangemaakt.

Foutmelding: Dimensie 1 moet worden ingevuld tijden opladen declaraties.

Bij de ingestelde btw-codes in Twinfield zijn geen grootboekrekeningen ingevuld.

Foutmelding: Ongeldige XML - het element vattotal mag niet worden aangeleverd als er geen relatie aanwezig is op de totaalregel.

Deze foutmelding kan optreden voor debiteuren waarbij geen (of een ongeldig) debiteurnummer is ingevoerd. Zoek in Urios, op het tabblad Relaties, de betreffende relatie op en controleer / corrigeer het debiteurnummer.

Foutmelding: Code does not comply with format …

Deze foutmelding treedt op voor debiteuren waarbij een debiteurnummer is ingevoerd dat niet door Twinfield wordt ondersteund. Zie ook hoofdstuk Debiteurnummer voor Twinfield instellen in Urios

Twinfield Excel export

Btw-codes instellen in Urios

Om correct te kunnen exporteren naar Twinfield dienen de btw-codes ingevuld te zijn. Standaard gebruikt Twinfield de code VN (onbelast), VL (laag 6%), VH (hoog 21%) en ICP (btw verlegd). Deze codes kunt u als volgt in Twinfield opzoeken:

  1. Klik in Twinfield in het linker menu op de knop Instellingen (drie tandwieltjes).
  2. Klik vervolgens op "Administratie-instellingen".
  3. Klik op de knop "Btw".
  4. Vervolgens ziet u een lijst van btw-codes voor "Verkoop" en "Inkoop". Alleen de codes voor verkoop zijn voor ons relevant.

Vervolgens dient u deze codes in te stellen in Urios. Dit doet u als volgt:

  1. In Urios, klik op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Boekhouding > Grootboekrekeningen.
  3. Voer hier de codes in:

Bestanden inlezen in Twinfield

Op dit moment worden de Microsoft Excel-bestanden (.xlsx) die Urios genereert niet direct geaccepteerd door Twinfield. U dient de bestanden te openen in Microsoft Excel en vervolgens opnieuw op te slaan. Hierna kunt u de bestanden inlezen in de Classic-weergave van Twinfield.

Uploaden bestanden naar Twinfield

  1. Maak de export-bestanden aan met Urios. Zie hoofdstuk Exporteren vanuit Urios.
  2. Open beide bestanden in Microsoft Excel en klik op Bestand > Opslaan.
  3. Klik in het blauwe menu boven op de knop voor bestandsbeheer:
  4. Klik op de oranje knop "Uploaden...".
  5. Zoek het debiteurenbestand op dat in stap 2 is opgeslagen en klik op "Openen".
  6. In Twinfield verschijnt een tabel "Geselecteerde bestanden".
  7. Herhaal dit voor het declaratiebestand.
  8. De tabel "Geselecteerde bestanden" toont nu beide bestanden. Klik op "Uploaden" om beide bestanden te versturen naar Twinfield.
  9. De bestanden zijn nu zichtbaar in de tabel "Mijn bestanden".

Inlezen debiteurenbestand

  1. Klik op de blauwe knop voor het debiteurenbestand en kies voor "Importeren".
  2. Controleer dat sjabloon "Debiteuren SEPANL (CSV, FLV, XLS)" is geselecteerd.
  3. Klik op de oranje knop "Verwerken".
  4. Klik nogmaals op de blauwe knop voor het debiteurenbestand en kies nu voor "Info bekijken".
  5. Onderin ziet u een logbestand. Klik deze open en controleer op eventuele foutmeldingen. Het logbestand hoort twee regels te tonen:

    Regel 1: kolomhoofden.
    Regel 2 - XX: Opgeslagen.

    Eventuele foutmeldingen worden behandeld in hoofdstuk Foutmeldingen bij importeren. Mocht u nog geen logbestand zien, dan is Twinfield nog bezig met de verwerking van het bestand. Klik in dat geval op "< Terug" en kies opnieuw voor "Info bekijken".

  6. Klik op de oranje knop "< Terug" om terug te keren naar Bestandsbeheer.

Inlezen declaratiebestand

Het is uitermate belangrijk om altijd eerst het debiteurenbestand in te lezen alvorens het declaratiebestand in te lezen. Het declaratiebestand verwijst naar debiteuren die dan uiteraard wel aanwezig moeten zijn in Twinfield.

  1. Klik op de blauwe knop voor het declaratiebestand en kies voor "Importeren".
  2. Kies bij sjabloon voor "Journaalposten (Inkoop/verkoop) (CSV, FLV, XLS)".
  3. Klik op de oranje knop "Verwerken".
  4. Klik nogmaals op de blauwe knop voor het debiteurenbestand en kies nu voor "Info bekijken".
  5. Onderin ziet u een logbestand. Klik deze open en controleer op eventuele foutmeldingen. Het logbestand hoort twee regels te tonen:

    Regel 1: kolomhoofden.
    Regel 2 - XX: Opgeslagen.

    Eventuele foutmeldingen worden behandeld in hoofdstuk Foutmeldingen bij importeren. Mocht u nog geen logbestand zien, dan is Twinfield nog bezig met de verwerking van het bestand. Klik in dat geval op "< Terug" en kies opnieuw voor "Info bekijken".

Debiteurnummer voor Twinfield instellen in Urios

Het nummerpatroon in Twinfield en Urios moeten met elkaar overeenkomen.

Nummerpatroon in Twinfield

  1. Log in bij Twinfield
  2. Klik in het menu links op de drie tandwieltjes (Instellingen)
  3. Klik in het instellingenmenu op “Administratie-instellingen”
  4. Kies voor “Dimensietypen”
  5. Klik vervolgens op “DEB - Debiteuren”
  6. Hier ziet u een veld “Formaat”.

Het formaat kan er bijvoorbeeld uitzien als “1[0-9][0-9][0-9][0-9]”. Dit definieert een vijfcijferig nummer waarbij het eerste cijfer altijd een 1 is. Code “[0-9]” is een oplopend cijfer.

Nummerpatroon in Urios.

  1. Klik in Urios op “Instellingen wijzigen”.
  2. Ga naar pagina Kantoor > Nummering.
  3. Scroll naar beneden en kijk in het vak “Debiteurnummer”.
  4. Hier ziet u een veld “Nummerpatroon”.

Stel u heeft in Twinfield formaat “1[0-9][0-9][0-9][0-9]” dan moet u in Urios patroon “1[NNNN]” instellen. Het aantal N-en bepaalt het aantal cijfers en moet overeenkomen met het aantal “[0-9]” codes in Twinfield.

Foutmeldingen bij importeren

De code voldoet niet aan het formaat.

Bij inlezen van het debiteurenbestand. Dit betekent dat de debiteurcodes die in Urios staan niet overeenkomen met de codes die Twinfield verwacht / accepteert.

Dimensie ### komt niet voor in administratie.

Bij het inlezen van het declaratiebestand. De foutmelding vermeld ook een nummer. Dit nummer kan duiden op een debiteurnummer of een grootboekrekening.

Dimensienummer is -1

Voor de betreffende omzet is geen grootboekrekening ingesteld in Urios. De foutmelding bevat ook een regelnummer. Open het declaratiebestand in Excel en zoek deze regel op.

Dimensienummer begint met 15 en is een niet bestaand btw-grootboekrekening

Voorbeeld: De foutmelding zegt “Dimensie 1530 komt niet voor in administratie”. Dit nummer zie je niet terug in het declaratiebestand. De regels in het Excel-bestand met deze foutmelding tonen bijvoorbeeld btw-code VH. VH staat voor “Verkoop btw Hoog”.

Ga in Twinfield naar de Administratie-instellingen. (Klik in het linker menu op de tandwieltjes, en klik vervolgens op Administratie-instellingen.) Klik hierna op Btw. Klik in de lijst op de btw-code die de fout gaf, in ons voorbeeld VH. Klik daarna op het btw-boek, bijvoorbeeld “BTW hoog”.

U bent nu in het scherm “Btw-tarief bewerken”. Hier ziet u een sectie “Noekingsregels”. Controleer hier of “Rekening” is ingevuld, en dat hier het juiste btw-grootboekrekening is ingevuld.

Dimensienummer is een debiteurnummer

Als u het nummer herkent als zijnde een debiteurnummer, dan komt de debiteur met dit nummer nog niet voor in Twinfield. Er zijn enkele mogelijke oorzaken:

  • Mogelijk bent u vergeten eerst het debiteurenbestand in te lezen. Lees in dat geval eerst het debiteurenbestand in.
  • Er is een foutmelding opgetreden bij het importeren van het debiteurenbestand. Los in dat geval eerst de foutmelding op.
  • De betreffende relatie heeft in Urios geen debiteurnummer. In dat geval heeft Urios de declaratie geëxporteerd met het standaard debiteurnummer zoals ingesteld in het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen in het veld "Standaard relatiecode". U kunt het probleem dan op twee manieren oplossen. Of u zorgt er in Urios voor dat de relatie een debiteurnummer krijgt en maakt een nieuwe export. Of u voert in Twinfield een nieuwe klant genaamd "Overig" in met als debiteurnummer het in de foutmelding genoemde nummer.
  • Het betreft een declaratie aan de Raad voor Rechtsbijstand. De RvR dient eenmalig handmatig als klant te worden ingevoerd in Twinfield. De debiteurcode voor de RvR kan in Urios worden ingesteld in het instellingenscherm Boekhouding > Grootboekrekeningen in het veld "Relatiecode Raad voor Rechtsbijstand".

Dit is geen geldig Microsoft Excel 97 of hoger bestand.

Bij het importeren van een bestand. Waarschijnlijk heeft u stap 2 in bovenstaande stappenplan overgeslagen. Open het bestand in Microsoft Excel. Sla het bestand op. En upload het bestand opnieuw naar Twinfield.

Uitvoerings btw-nummer heeft een ongeldig formaat.

Bij het inlezen van het declaratiebestand. Het bestand bevat declaraties waarbij de btw-verlegd is naar de debiteur. Het in Urios ingevulde btw-nummer bij deze relatie is niet correct of niet correct geformatteerd. Wijzig het btw-nummer in Urios voor de betreffende relatie en maak een nieuwe export.

De grondslag (0.00) moet gelijk zijn aan de som van de detailregels met de btw-code VN.

Bij het inlezen van het declaratiebestand. Waarschijnlijk staat de verkeerde btw-code ingesteld voor btw verlegd. Hier staat "VN" ingevuld terwijl hier "ICP" zou moeten staan. Zie voor details "Btw-codes instellen in Urios" hierboven.

e-Boekhouden

Btw-codes instellen in Urios

Om correct te kunnen exporteren naar e-Boekhouden dienen de btw-codes ingevuld te zijn. Standaard gebruikt e-Boekhouden de code GEEN (onbelast), 6% (laag 6%), 21% (hoog 21%) en BI_EU_VERK_D (btw verlegd).

Dit doet u als volgt:

  1. In Urios, klik op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Boekhouding > Grootboekrekeningen.
  3. Voer hier de codes in:

Relaties inlezen in e-Boekhouden

Kies voor Relaties > Importeren > Bestand kiezen "debiteuren.xlsx" > Import starten.

Facturen inlezen in e-boekhouden

Kies voor Beheer > Mutaties importeren > Bestand kiezen "facturen.xlsx" > Import starten.

Voor een uitgebreide handleiding zie: Handleiding e-Boekhouden Mutaties importeren

Yuki live-koppeling

Sinds versie 2018.1.62 biedt Urios een rechtstreekse koppeling met Yuki. Deze koppeling zorgt er voor dat declaraties gemaakt in Urios direct als verkoopfactuur in Yuki worden gezet. Tevens wordt dagelijks de openstaande posten uit Yuki ingelezen.

Instellen

Om de rechtstreekse koppeling aan te kunnen zetten dient u eerst in Yuki een zogenaamde API-sleutel aan te maken.

  1. Log in bij Yuki.
  2. Klik op de knop Mijn domein.
  3. Klik in de lijst Administraties op de naam van de betreffende administratie.
  4. Klik in het linker menu onder Instellingen op Webservices.
  5. Hier vindt je de API-sleutel en het administratie-id. Mocht de tabel leeg zijn. Dan kan je deze hier aanmaken door te klikken op de plus-knop linksboven.
  6. Laat het schem met de bewuste codes open staan. Deze heeft u straks nodig.

In Urios:

  1. Klik op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Boekhouding > Live-koppeling > Yuki.
  3. Kopieer de API-sleutel (Toegangssleutel) en administratie-id uit Yuki naar Urios.
  4. Klik op de knop Controleer bovenstaande codes.

Foutmeldingen

Sales taxcode with percentage "0.00" and type "0" cannot be found.

De declaratie heeft factuurregels zonder btw. Bijvoorbeeld eigen bijdrage of onbelaste verschotten. Waarschijnlijk is in Yuki ingesteld dat voor het betreffende grootboek wel btw gerekend moet worden. Zorg ervoor dat bij het betreffende grootboek in Yuki het vinkje "Btw van toepassing" is uitgevinkt.