Algemeen gebruik

Inleiding

Hartelijk dank voor uw keuze voor Urios en uw vertrouwen in ons. In deze handleiding trachten wij zoveel mogelijk van ons programma uit te leggen. Een handleiding kan echter nooit alles dekken, dus schroom niet om ons te bellen -
ook voor uw ideeën of suggesties om Urios beter te maken of beter aan te laten sluiten bij uw kantoor. Urios is ontwikkeld en gegroeid middels vragen en suggesties van onze gebruikers.

In dit eerste hoofdstuk lichten we een aantal basisprincipes toe van het gebruik van Urios. In de hoofdstukken daarna gaan we in op de specifieke onderwerpen van Urios.

Terminologie

Zowel in de advocatuur als in de IT wordt er veel jargon gebruikt. Sommige termen zijn niet altijd direct duidelijk of hebben meerdere definities. Hieronder vindt u een lijst van woorden/termen die veelvuldig terugkomen in zowel deze handleiding als in het programma Urios.

  • Advocaat, Medewerker en Tijdschrijver. Deze termen zijn in onze context min-of-meer inwisselbaar. Het gaat ons hier om de gebruiker of de persoon door wie Urios wordt gebruikt. Hij of zij kan eigenaar zijn van een dossier en tijd kan op zijn/haar naam geschreven worden.
  • Dossier Ook wel “zaak” genoemd.
  • Relatie, Partij en Cliënt. Een relatie is een persoon of bedrijf die/dat ingevoerd is (of ingevoerd kan worden) in Urios. Een partij is een relatie die is gekoppeld aan een dossier. Elke partij heeft (‘speelt’) een bepaalde rol in het dossier. Een cliënt is een relatie gekoppeld aan een dossier met als rol ‘cliënt’.
  • Debiteur. De partij aan wie de declaratie is verzonden. Dit is vaak een cliënt, maar in sommige dossiers kan dit ook een andere partij zijn.
  • Activiteit. Een tijdregel gedefinieerd in uren, minuten of tikken. Elke activiteit staat op naam van één medewerker en één dossier.
  • Verschot. Kosten die u of uw kantoor heeft voldaan voor cliënt en die u wilt doorberekenen aan de cliënt. Denk hierbij aan griffierechten.
  • Declaratie. De verkoopfactuur die u of uw kantoor stuurt aan uw cliënt of een andere relatie.
  • Herinnering of Aanmaning. Een schrijven aan de debiteur van een declaratie die niet of gedeeltelijk betaald. Bedoeld om deze debiteur hierop te wijzen. Op de herinnering kunnen naast het openstaande bedrag verhogende bedragen zijn opgenomen, zoals administratiekosten, wettelijke rente, incassokosten, e.d.

Kleuren

Wat veel mensen direct opvalt bij het voor het eerst openen van Urios zijn de kleuren. Deze kleuren zijn er niet alleen om de interface wat op te fleuren, maar hebben een duidelijk doel. Elke kleur staat voor een ‘soort’ gegeven. Zo staat geel voor dossiers en blauw voor tijdregels. Zo bouwt u een onbewuste associatie op met de actie die u uitvoert en de kleur die u verwacht op het scherm te zien.

Stel u wilt uw lijst met dossiers bekijken en klikt ergens op; dan verwacht u (onbewust) een geel scherm. Mocht het scherm een andere kleur hebben, heeft u sneller door dat u verkeerd heeft geklikt. Hieronder ziet u waar iedere kleur voor staat:

  • Oranje: relaties
  • Geel: dossiers
  • Blauw: tijdregels
  • Groen: verschotten
  • Roze: declaraties

Invoervelden

Bijna alle schermen hebben invoervelden om in te typen. Het invoerveld dat actief is, waar u op dit moment in typt, heeft een gele achtergrond. Alle andere invoervelden hebben een witte achtergrond. Zo ziet u snel waar uw typcursor staat, en welk invoerveld actief is. Met Enter of Tab gaat u naar het volgende invoerveld.

  • Tekstvelden Invoervelden waarin u kunt typen. De meeste tekstvelden zijn één regel hoog. Sommige tekstvelden zijn hoger en bedoeld om meerdere regels in te voeren (bijvoorbeeld memovelden). In memovelden gaat u met Enter naar een nieuwe regel. U kunt Tab gebruiken om naar het volgende invoerveld te gaan.
  • Datumvelden Datumvelden zijn, naast begeleidende tekst, ook te herkennen aan de kalender rechts in het veld. De datum voert u typend in (dag-maand-jaar). U kunt de datum met of zonder scheider invoeren. Urios herkent verschillende vormen van invoer. Bijvoorbeeld 2 januari 2020 kan als volgt worden ingevoerd:
    • 2 januari 2020
    • 2 jan 2020
    • 2-1-20
    • 2/1/20
    • 020120 (ddmmjj)
    • 02012020 (ddmmjjjj)
    U kunt een datum ook zonder jaartal invoeren. Dan vult Urios automatisch het jaar voor u in. Stel het is nu februari 2020 dan wordt invoer ‘15-12’ begrepen als 15 december 2019, en ‘14/1’ als 14 januari 2020. In datumvelden kunt u ook gebruikmaken van de volgende sneltoetscombinaties:
    • Ctrl+; voert de datum van vandaag in
    • Ctrl+Shift+; voert de datum van gisteren in
  • Getalvelden en Bedragvelden Bij het invoeren van bedragen en getallen worden zowel de punt als komma begrepen als decimale scheider. U kunt geen punt gebruiken als duizendscheider voor de getallen duizend en hoger. ‘1.000’ wordt door Urios begrepen als 1 en ‘1.500’ als 1,5.
  • Keuzevelden

Tabbladen en tabellen

Als u Urios opstart ziet u links het hoofdmenu en bovenaan een aantal tabbladen. Het gebruik op de verschillende tabbladen is gelijk. Welke tabbladen u ziet is afhankelijk van uw licentie en mogelijk van de ingestelde rechten.

  • Vandaag Overzicht van (openstaande) declaraties inlusief datum waarop ze moeten zijn voldaan.
  • Relaties (sneltoets Ctrl+1) Lijst van alle relaties die in Urios staan. Relaties zijn cliënten, maar ook andere partijen zoals wederpartijen, rechtbanken, etc.
  • Dossiers (sneltoets Ctrl+2) Lijst van alle dossiers die in Urios staan. Standaard toont deze lijst alleen de lopende dossiers.
  • Tijdregels (sneltoets Ctrl+3) Lijst van alle ingevoerde uren. Standaard toont deze lijst alle nog te declareren uren.
  • Verschotten (sneltoets Ctrl+4) Lijst van alle ingevoerde verschotten. Dit tabblad is niet beschikbaar als u een gebruiker bent met ‘alleen tijdschrijven’-rechten.
  • Derdengelden Lijst van alle derdengeldmutaties. Dit tabblad is alleen beschikbaar als u de module Derdengeldenadministratie heeft.
  • Declaraties (sneltoets Ctrl+5)
  • Herinneringen (sneltoets Ctrl+6)
  • Agenda (sneltoets Ctrl+7)
  • Weekagenda

Op alle tabbladen vindt u rechtsboven de zoekfunctie, met daaronder een lijst van opdrachten die beschikbaar zijn, de dataselectie om in te stellen welke regels u wilt zien en de samenvatting van de geselecteerde regel(s). Deze functies worden hieronder verder toegelicht.

Selecteren van regels

Zoals in elk Windows-programma kunt u een regel selecteren door er op te klikken. Geselecteerde regels zijn blauw. Soms is het handig meerdere regels tegelijk te selecteren (bijvoorbeeld als u meerdere tijdregels tegelijk wilt bewerken). Er zijn drie manieren waarop u meerdere regels kunt selecteren.

  • Klik de bovenste regel aan die u wilt selecteren en houdt de linkermuisknop ingedrukt. Beweeg de muis naar de onderste regel die u wilt selecteren en laat vervolgens de muisknop los.
  • Klik de bovenste regel aan die u wilt selecteren. Houdt de Shift-toets ingedrukt en klik op de laatste regel die u wilt selecteren.
  • Als u regels wilt selecteren die niet direct zijn aangesloten, maakt u gebruik van de Ctrl-toets. Selecteer eerst één regel. Houdt de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u de andere regels die u wilt selecteren aanklikt. Dit werkt ook nadat u een van bovenstaande methodes eerst heeft gebruikt. Met de Ctrl-toets voegt u de volgende aangeklikte regels aan de selectie toe.

Tabellen kopiëren, afdrukken of exporteren

Rechtsboven naast elke tabel (bijvoorbeeld tabje ‘Relaties’) ziet u vier knopjes.

Tabel kopiëren voor het kopiëren van regels naar een andere applicatie.
Tabel afdrukken voor het afdrukken van regels op de printer.
Tabel opslaan als xlsx voor het opslaan van regels in een Microsoft Excel (.xlsx) bestand.
Tabel opslaan als pdf voor het opslaan van regels in een PDF-bestand.

Bij elke vier knopjes heeft u de keuze dit uit te voeren voor de gehele tabel of alleen voor de geselecteerde regels.

Verversen

De tabellen in Urios verversen automatisch op basis van wat u doet in het programma. Werkt u ook met collega’s tegelijk in Urios dan ziet u niet altijd direct de wijzigingen die uw collega’s maken. U kunt de tabellen herladen met de opdracht ‘Tabel herladen’ of met de sneltoets F5.

Zoeken

Rechtsboven ziet u een zoekvak. Het is voldoende om een gedeelte van de tekst die u zoekt in te typen. Urios toont alle regels waarin deze tekst voorkomt. Dit kan in elke kolom zijn. Deze tekst kunt u eenvoudig en snel weghalen met de knop ‘Wissen’.

Als u meerdere woorden intoetst, worden alleen regels getoond waarbij alle woorden in één stuk tekst voorkomen. Dit is bijvoorbeeld erg handig voor het zoeken op dossiernaam. Zo hoeft u niet exact de volledige naam te spellen. Typ ‘pieterse bakker’ en alle dossiers waar in de dossiernaam beide namen voorkomen worden getoond. Het zoeken werkt ongeacht hoofd-/kleine letters en accenten zoals trema’s. ‘René’ vindt u dus ook door ‘rene’ te typen.

Opdrachten

De opdrachten aan de rechterkant van het scherm zijn gerelateerd aan het tabblad dat op dat moment actief is. Deze opdrachten kunt u meestal ook uitvoeren voor een selectie. Zo kunt u bijvoorbeeld eenvoudig meerdere activiteiten in een keer overhevelen naar een ander dossier. Selecteer de regels die u wilt overhevelen en klik op de opdracht ‘x activiteiten bewerken’.

Dataselectie

Onder de opdrachten vindt u op elk tabblad ook een vak met Dataselectie. Welke data u kunt selecteren, is ook weer afhankelijk van het tabblad. U kunt op elk tabblad selecteren op:

  • Fase
  • Soort
  • Medewerker
  • Labels

En afhankelijk van het onderwerp op het tabblad ook op

  • Datum
  • Rol
  • e.a.

Deze selectie kunt u Opslaan als standaard (zie een-na-onderste optie bij Dataselectie). Zodat u elke keer na het wisselen van tabblad, of na het opnieuw starten van Urios, de door u gewenste selectie getoond wordt. Met de functietoets F5 kunt u het scherm verversen (tabel herladen).

Als u voor dit moment gekozen heeft voor een beperkte selectie, bijv. bij Datum alleen vorig kwartaal, dan kunt u met ‘Standaardselectie laden’ (onderste optie bij Dataselectie) weer in 1 klik terug naar uw standaard keuze, zoals opgeslagen.

Samenvatting

In de samenvatting, rechtsonder in het scherm, ziet u per tabblad voor de geselecteerde regel alle belangrijke gegevens bij elkaar. Dus voor een dossier bij Details gegevens over de activiteiten, te declareren tijd, de Relaties die gekoppeld zijn en de inhoud van de memo. Bij relatie ziet u de lopende dossiers, extra velden en het te declareren bedrag.

De tekst die blauw onderstreept is is aanklikbaar. Zo kunt u snel het dossier of de relatie openen. Of bij Declaraties de betaling openen en eventueel aanpassen.

Kolommen per tabblad

De kolommen kunt u naar wens instellen. Door op de rechter muisknop te klikken tussen de kolomnamen krijgt u een popup-scherm met de lijst van kolommen te zien. Hierin kunt u kolommen aan- of uitvinken. De kolombreedte kunt u aanpassen door tussen de kolommen het balkje vast te pakken met de muis (met linkermuisknop aanklikken en ingeklikt houden) en naar links of rechts te verslepen. Ook kunt u de kolommen van plaats verwisselen door te klikken en slepen.

Advocaten / medewerkers / gebruikers

Om Urios te mogen gebruiken bent u een overeenkomst aangegaan voor een bepaald (maximaal) aantal tijdschrijvers. Als uw kantoor groeit kunt u deze licentie eenvoudig uitbreiden door ons te bellen of mailen.

Na de uitbreiding ontvangt u een nieuw licentiebestand voor het nieuwe (maximaal) aantal tijdschrijvers. Mocht er iemand vertrekken en (tijdelijk) worden vervangen, heeft u geen nieuw licentiebestand nodig. U kunt de medewerker verwijderen en de ruimte in de licentie gebruiken voor de nieuwe of vervangende medewerker.

Medewerker vervangen

Is een collega vertrokken en wordt deze binnenkort vervangen? Dan dient u de medewerker te verwijderen uit het systeem en de nieuwe/vervangende medewerker als nieuwe medewerker in te voeren.

Ook als iemand tijdelijk met verlof is en later weer terugkeert, is verwijderen een goede optie. Zodra de collega weer terug is, voert u deze opnieuw in. Bij gebruik van exact dezelfde spelling wordt de oude medewerker gereactiveerd.

In geen geval dient u de naam van de medewerker te wijzigen in de naam van een ander persoon.

Dit garandeert dat alle tijdregels en dossiers netjes op de juiste naam blijven staan en geeft u de mogelijkheid om aan de nieuwe/vervangende medewerker het juiste uurtarief toe te kennen.

Invoeren nieuwe medewerker

Een nieuwe tijdschrijver voert u als volgt in:

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Kantoor > Medewerkers.
  3. Klik op de knop Invoeren.
  4. Er opent een nieuw scherm Advocaten / medewerkers invoeren met de volgende velden:
    • Verkorte naam Dit veld is optioneel maar wel nodig indien u dossiers of declaraties wenst te nummeren per advocaat. De verkorte naam, ook wel code genoemd, kunt u gebruiken in de nummering in uw kantoor. De codes voor alle medewerkers moeten even lang zijn (evenveel letters en/of cijfers tellen). Bijvoorbeeld ‘01’ of ‘JP’.
    • Volledige naam Dit is de naam van de medewerker. Deze naam komt ook terug op de specificatie van de declaratie. Veel kantoren kiezen ervoor om hier ook de titel in op te nemen. Bijvoorbeeld ‘mr. J. Pieterse’. Afhankelijk van de stijl van uw kantoor kunt u zelf kiezen om ook de roepnaam voluit te schrijven.
    • Telefoon Optioneel. Kan handig zijn als er op declaraties, herinneringen of brieven het rechtstreekse nummer van de betreffende advocaat vermeld moet worden.
    • E-mail Optioneel. Kan handig zijn als er op declaraties, herinneringen of brieven het rechtstreekse e-mailadres van de betreffende advocaat vermeld moet worden.

Gebruikersrechten

Met de module Gebruikersrechten kunt u per medewerker de gebruikersrechten bepalen. Deze module is beschikbaar voor Urios Plus-gebruikers of als losse module bovenop Urios Standaard.

Ga naar Instellingen wijzigen > Medewerkers. Dubbelklik op de medewerker waaraan u andere rechten wilt toekennen of selecteer de medewerker en klik op Bewerken. Ga nu naar het tabje Gebruikers.

Hier ziet u de volgende rechtenniveaus:

  1. Alleen tijdschrijven Heeft volledige rechten tot dossiers en relaties. Kan alleen eigen tijd zien en bewerken.
  2. Tijdschrijven, verschotten en agenda (I) Heeft volledige rechten tot dossiers, relaties, verschotten en de agenda. Kan alleen eigen tijd zien en bewerken.
  3. Tijdschrijven, verschotten en agenda (II) Heeft volledige rechten tot dossiers, relaties, verschotten en de agenda. Kan iedereens tijd zien en alleen eigen tijd bewerken.
  4. Alleen eigen omzet Heeft volledig rechten tot dossiers, relaties, tijdregels, verschotten en de agenda. Kan alleen eigen declaraties en herinneringen zien. Alleen beschikbaar voor de rechtsvorm ‘zelfstandige advocaten’.
  5. Alle rechten Heeft alle rechten inclusief het volledige instellingenscherm en gebruikersbeheer.

Standaard staan alle medewerkers op ‘Alle rechten’. Als u wilt dat bepaalde medewerkers minder rechten hebben, kunt u dat hier aangeven.

Een medewerker is vertrokken

Wanneer een medewerker vertrekt, kunt u deze collega uit Urios verwijderen en kunnen wij uw licentie, indien gewenst, aanpassen met ingang van uw nieuwe abonnementsjaar. Om wijzigen door te geven kunt u telefonisch of per e-mail contact met ons opnemen.

Om een medewerker te verwijderen uit Urios gaat u naar de knop Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerkers. Hier kunt u de betreffende medewerker selecteren en daarna kiezen voor Verwijderen.

Achter de schermen blijft alle data van uw oud-medewerker behouden en komen nog openstaande uren automatisch naar boven op de declaraties onder de naam van uw oud collega.

Wanneer een medewerker is verwijderd uit Urios, is het niet meer mogelijk om nieuwe actitviteiten op naam van deze medewerker in te voeren. Daarom is het belangrijk dat alle tijdregels zijn ingevoerd in Urios, voordat u uw collega verwijderd. Aan de reeds ingevoerde data verandert niets bij het verwijderen van een medewerker.

Dossiers van de oud-medewerker blijven op diens naam staan. U kunt er echter ook voor kiezen om deze dossiers over te dragen aan één of meerdere andere medewerkers.

Dit doet u als volgt:

  • Ga naar het tabblad Dossiers
  • Selecteer aan de rechterzijde onder de kop Dataselectie de optie Medewerkers en vervolgens oud-medewerkers
  • Selecteer de betreffende medewerker.

Afhankelijk van uw dataselectie onder het kopje Fase, ziet u nu de lopende, gesloten en/of gearchiveerde dossiers van uw oud-collega.

Nu duidelijk is van welke dossiers uw oud-medewerker dossiereigenaar was, kunt u (een deel van) deze dossiers overzetten naar een andere medewerker: - Selecteer de dossiers die u wilt overzetten - Kies onder het kopje Opdrachten de optie Dossier bewerken > Wijzig medewerker - Selecteer de juiste medewerker.

Alle dossiers van uw oud-medewerker zijn nu overgezet naar een andere collega.

Wanneer u de activiteiten van de vertrokken medewerker wilt inzien gaat u naar het tabblad Activiteiten > Dataselectie en selecteert bij Medewerker (alle) of de oud-medewerker.

U ziet nu een deel van de activiteiten van de oud-medewerker. Ook hier hangt het af van het filter of u alleen de openstaande of ook de gedeclareerde uren zichtbaar heeft. Door in de tabel Dataselectie alle filters op Alle te zetten, kunt u alle uren van uw oud-medewerker inzichtelijk krijgen. 

Kantoorgegevens en rechtsvorm

Na het installeren en inlezen van het licentiebestand heeft u een lege Urios voor u.
Uw kantoorgegevens is een onderdeel van de zaken die u eenmalig in Urios dient in te vullen.

Adres en contactgegevens

Dit doet u eenvoudig via de knop Instellingen wijzigen > Kantoor > Naam en adres. De gegevens die u hier invult, zoals bijvoorbeeld uw iban-nummer, worden weer gebruikt om te tonen op uw declaraties en herinneringen.

Rechtsvorm

In het instellingenscherm op pagina Kantoor > Rechtsvorm heeft u onderstaande keuzes. Deze instelling is belangrijk voor het declareren, de nummering en het exporteren naar de boekhouding.

  • Eén onderneming Alle declaraties worden uit naam van het kantoor gestuurd. Dossiers van één cliënt, maar van verschillende advocaten, kunnen worden samengevoegd op één declaratie.

  • Zelfstandige advocaten Elke declaratie wordt uit naam van de dossiereigenaar gestuurd. Declaraties kunnen, indien gewenst, worden genummerd per advocaat. U kunt per advocaat een bank-, KvK- en btw-nummer instellen.

  • Lijst van ondernemingen U definieert zelf een lijst van ondernemingen. Dit is als u bijvoorbeeld uit verschillende handelsnamen wilt declareren. Dit kan ook nodig zijn als uw kantoor bestaat uit verschillende ondernemingen. Per dossier geeft u aan onder welke onderneming deze valt. Declaraties kunnen genummerd worden per onderneming. U kunt per onderneming een bank-, KvK- en btw-nummer instellen.

U kunt in Urios één opmaaksjabloon kiezen. De opmaak van de declaraties is dus voor alle advocaten / ondernemingen gelijk. De naam van de advocaat of onderneming kan wel worden afgedrukt op de declaraties. Indien u gebruikmaakt van de module Elektronisch Factureren kunt u wel per advocaat / onderneming een andere PDF-achtergrond (uw briefpapier met logo) en een e-mailadres als afzender worden ingesteld.

Als u de module Exporteren naar boekhouding heeft, moet u per advocaat / onderneming de grootboekrekeningen instellen. Dit doet u in het instellingenscherm op pagina Koppelingen > Boekhouding. Als u zojuist de rechtsvorm gewijzigd heeft, dient u het instellingenscherm te sluiten en opnieuw te openenen voordat u deze grootboekrekeningen per advocaat / onderneming kan instellen.

Afhankelijk van het gekozen declaratiesjabloon is de naam van de onderneming direct zichtbaar op de declaraties. De naam kan ook altijd worden opgenomen in bijvoorbeeld de afsluitende zin middels onderstaande codes. Lees meer over het gebruik van codes op declaraties en herinneringen in het hoofdstuk Declareren.

[%brief.afzender%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm: de naam van het kantoor, de naam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming.
[%brief.afzendercode%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm: de code van de dossiereigenaar of de code van de ingestelde onderneming. Deze code kan niet gebruikt worden voor de rechtsvorm één onderneming.

Bank-, KvK- en btw-nummer

Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm vult u de bedrijfsgegevens (bank, KvK, btw) op de volgende wijze in:

  • Voor rechtsvorm één onderneming stelt u dit in op pagina Kantoor > Naam en adres.

  • Voor rechtsvorm zelfstandige advocaten stelt u dit in bij de medewerker op pagina Kantoor > Medewerkers. Dubbelklik op de medewerker en klik op het tabje Ondernemer.

  • Voor rechtsvorm lijst van ondernemingen stelt u dit bij de onderneming in op pagina Kantoor > Rechtsvorm. Dubbelklik op de onderneming.

Afhankelijk van het gekozen declaratiesjabloon zijn deze gegevens direct zichtbaar op de declaraties. Deze bedrijfsgegevens kunnen altijd worden opgenomen in bijvoorbeeld de afsluitende zin middels onderstaande codes. Lees meer over het gebruik van codes op declaraties en herinneringen in het hoofdstuk Declareren.

[%brief.btwnummer%] Btw-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.kvknummer%] KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.bank%] of [%brief.bank1%] Banknaam van de eerste bankrekening.
[%brief.iban%] of [%brief.iban1%] Rekeningnummer (IBAN) van de eerste bankrekening.
[%brief.bic%] of [%brief.bic1%] Bankcode (BIC / SWIFT) van de eerste bankrekening.
[%brief.bank2%] Banknaam van de tweede bankrekening.
[%brief.iban2%] Rekeningnummer (IBAN) van de tweede bankrekening.
[%brief.bic2%] Bankcode (BIC / SWIFT) van de tweeede bankrekening.

Instellen nummering

In uw huidige kantoor hanteert u waarschijnlijk al een nummersysteem voor uw dossiers, declaraties en mogelijk het dossier­archief. Richt u een nieuw kantoor in? Dan is het verstandig om over een declaratienummering na te denken. Het nummeren van dossiers is optioneel, maar wel erg gebruikelijk. Het nummeren van declaraties is wettelijke verplicht (Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 35f). In het instellingenscherm Kantoor > Nummering kunt u de nummering instellen.

In het instellingenscherm ziet u vier kaders: dossiernummers, declaratienummers, archiefnummers en debiteurnummers. Alle vier hebben de opties GEEN, VRIJ en GENEREREN.

  • De optie GEEN verbergt alle bediening om nummers toe te kennen of te wijzigen.
  • De optie VRIJ geeft u wel de mogelijkheid een nummer in te voeren. U zult dit dan bij elk dossier en elke declaratie handmatig moeten invoeren.
  • Met de optie GENEREREN zal Urios zelf dossiernummers suggereren en automatisch nummers aan declaraties toekennen. U kunt altijd afwijken van de automatische gegenereerde nummers.

Nummerpatroon

Om de nummering te laten lopen volgens uw wensen dient u een nummerpatroon in te voeren. Door op de driehoekjes rechts van het tekstveld te klikken verschijnt er een menu met enkele suggesties. Afhankelijk van uw instellingen zijn de volgende codes te gebruiken in uw nummering:

  • [N], [NN], [NNN], … Deze code wordt gebruikt om het oplopende deel in uw nummer aan te geven. Het aantal N’en geeft aan hoeveel cijfers dit deel telt. Code [NNN] wordt vervangen door doorlopende nummers als 001, 002, 003, …
  • [JJ], [JJJJ] Deze code wordt gebruikt om het jaar op te nemen in het nummer. De code [JJJJ] wordt vervangen door het jaar in vier cijfers, dus 2018, 2019, 2020. De code [JJ] wordt vervangen door het jaar in twee cijfers, bijvoorbeeld 18, 19, 20.
  • [JJ-nnnn] Met deze code kunt u een getal opnemen dat gerelateerd is aan het jaar. De code [JJ-1980] geeft u bijvoorbeeld de nummers 21 voor het jaar 2001, 22 voor het jaar 2002, 30 voor 2010 en 31 voor 2011. Met deze code kunt u ook bijvoorbeeld nummer per oprichting van uw kantoor. Bent u in 1995 gestart en is dat voor u jaar 1, gebruik dan de code [JJ-1994] (1995 minus 1994 is 1) en dan is 2018 voor u jaar 24.
  • [K] Code voor het kwartaalnummer 1, 2, 3 of 4.
  • [MM] Code voor de maand, 01, ..., 12.
  • [WW] Code voor de week, 01, ..., 52.
  • [DD] Code voor dag van de maand, 01, ..., 31.
  • [ADV] Code voor de advocaat. Dit werkt alleen indien u ook in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers bij elke advocaat een verkorte naam heeft ingevoerd. Alle verkorte namen dienen exact dezelfde lengte te hebben. Deze code geeft u de mogelijkheid om bijvoorbeeld de initialen van de advocaat op te nemen in het nummer. Wilt u deze code gebruiken bij declaratienummers? Dan dient in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm de bedrijfsstructuur te zijn ingesteld op zelfstandige advocaten / ondernemingen per advocaat.
  • [OND] Code voor de onderneming / BV. Wilt u deze code gebruiken? Dan dient in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm de bedrijfsstructuur te zijn ingesteld op anders, definieer lijst van ondernemingen. Tevens dient u bij elke onderneming een afkorting in te vullen. Alle afkortingen dienen exact dezelfde lengte te hebben. Deze code geeft u de mogelijkheid om dossiers en/of declaraties per BV te nummeren.
  • [CAT] Code voor een categorie of rechtsgebied. In het instellingenscherm Gebruiksinstellingen > Afkortingen kunt u een categorieënlijst definiëren. Alle afkortingen dienen exact dezelfde lengte te hebben. Bij het aanmaken van een nieuw dossier wordt gevraagd in welke categorie deze valt. Op basis daarvan wordt de code ingevuld.

Bijvoorbeeld het nummerpatroon [JJ][NNN] genereert nummers als 18001, 18002. Naast de codes kunt u vrijelijk symbolen en vaste tekst gebruiken. Bijvoorbeeld D[JJ]-[NNN] genereert nummers als D18-001, D18-002.

Oplopend nummeren per

Het oplopende deel [N...N] begint standaard bij 1. Bij elk nieuw nummer wordt deze opgehoogd. Mogelijk wilt u elk jaar opnieuw bij 1 beginnen of houdt u een nummering per advocaat of onderneming bij.

Bij de optie Oplopend nummeren per kunt u aangeven per "wat" er opnieuw bij 1 moeten worden genummerd. U kunt meerdere dingen combineren. Zo kunt u bijvoorbeeld zowel per jaar als per advocaat een onafhankelijke nummering hebben. Het kan zijn dat niet alle opties worden getoond. De getoonde opties zijn afhankelijk van uw bedrijfsstructuur zoals ingesteld in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm.

Het aanvinken van de opties periode/datum jaar en advocaat bij een nummerpatroon [ADV]-[JJ][MM][NNN] geeft de volgende nummers: AD-1801001, AD-1801002, PV-1801001, AD-1801003, PV-1801002, ..., PV-1812345, PV-1901001, AD-1901001, ... Zie dat in deze voorbeelden advocaat AD en PV beide hun eigen nummers 001, 002, ... toegewezen krijgen en dat bij het nieuwe jaar opnieuw bij 001 begonnen wordt. 

Aanpassen nummering en herstellen nummeringtabel

Normaliter stelt u uw nummering eenmalig in bij aanvang van het gebruik van Urios. U kunt uw nummeringspatroon echter wijzigen als u Urios al in gebruik heeft.

Let er wel op dat u voor de Belastingdienst een consistente declaratienummering moet voeren. Wij raden dan ook aan om niet te vaak de declaratienummering aan te passen en bij voorkeur dit soort aanpassingen aan het begin van een nieuw kalenderjaar of boekjaar te doen.

Het nummerpatroon wijzigen gaat op de zelfde wijze als het instellen van de nummering (zie hierboven). Eventuele wijzigingen worden doorgevoerd voor toekomstig toe te kennen nummers en veranderen dus niet de al toegekende nummers die al in Urios in gebruik zijn. Zorg ervoor als u een wijziging van de nummering aanbrengt dat u geen dubbele nummers creëert.

Als u het nummerpatroon heeft gewijzigd raden wij u aan om de nummeringtabel te herstellen, zodat de nieuwe nummering weer bij 1 begint. Of, als er al nummers zijn die het nummerpatroon volgen, bij het eerste vrije nummer te beginnen.

U herstelt de nummeringtabel op instellingscherm Geavanceerd > Database. Klik hier op de knop Herstel nummeringtabel. Urios controleert vervolgens welke bestaande nummers het nummerpatroon volgen en bepaalt het eerste vrije nummer.

Labels

Labels bieden u bijvoorbeeld de mogelijkheid uw relaties eenvoudig te managen. Bijhouden via welke weg een cliënt bij u terecht is gekomen, wie er wel of geen kerstkaart of nieuwsbrief ontvangt, welke relaties wanbetalers zijn of een stuk contractbeheer is in Urios met behulp van labels eenvoudig te realiseren. Ook hier geldt weer dat de kolom waarin de labels worden weergegeven doorzoekbaar is en dat u snel op één specifiek label kunt selecteren. Snel een overzicht van diegenen die een nieuwsbrief van uw kantoor ontvangen? Geen probleem. Met enkele klikken heeft u het overzicht opgeroepen in Urios en kunt u het exporteren naar Excel, opslaan als pdf-bestand of direct afdrukken.

Labels aanmaken

Om labels in te stellen in Urios kunt u de onderstaande stappen volgen.

  1. Ga in Urios naar Instellingen wijzigen, pagina Gebruikersinstellingen > Labels. U komt nu bij een lege tabel uit waar u zelf labels kunt aanmaken door te klikken op de knop [+ Invoeren].

  2. Voer de namen in van de labels die u wilt gebruiken met daarbij een handige afkorting of code. Onderaan kunt u aanvinken voor welk tabblad u het ingevoerde label wilt gaan gebruiken. Wilt u bijhouden welke cliënten slechte betalers zijn? Zet dit label dan aan op uw tabblad Relaties. Wilt u in Urios bijhouden wie welke nieuwe zaak heeft aangedragen? Maak dan dit label beschikbaar voor het tabblad Dossiers. U kunt labels ook op meerdere tabbladen terug laten komen en te allen tijde de labels, of de tabbladen, weer aanpassen. Als u alle labels heeft ingevoerd die u wilt gebruiken, klikt u op Opslaan en Sluiten.

  3. Sluit Urios af en start deze weer om de labels beschikbaar te maken op de tabbladen.

Labels gebruiken

Als u labels heeft aangemaakt, heeft u nu aan de zijkant van alle tabbladen onder het kopje Opdrachten, rechts bovenin onder de zoekbalk, de optie om een label aan te zetten. Als u hierop klikt verschijnt een uitschuifbox die de labels toont voor het betreffende tabblad. De kolom Labels kunt u aanzetten door met uw rechtermuisknop op een van de kolomkoppen te klikken en door dan de kolom Labels aan te zetten (mocht dit nog niet het geval zijn).

Sneltoetsen

Urios is op vele fronten toetsenbordvriendelijk gemaakt. Conventie in de handleiding is om sneltoetsen vetgedrukt te schrijven.

De plus (+) tussen twee toetsen betekent dat deze toetsen tegelijk ingedrukt dienen te worden. Bijvoorbeeld Ctrl+C betekent dat de Ctrl ingedrukt blijft terwijl de C ook wordt ingedrukt.

Sneltoetsen in invoervelden

Ctrl+; In datumvelden. Voert de datum van vandaag in.
Ctrl+Shift+; In datumvelden. Voert de datum van gisteren in.
Ctrl+Backspace Verwijdert het woord voor de typecursor.
Ctrl+Del Verwijdert het woord achter de typecursor.
Ctrl+C Kopieert de geselecteerde tekst naar het Windows klembord.
Ctrl+V Plakt de meest recente gekopieerde tekst op de positie van de typecursor.
Tab Brengt de typecursor naar het volgende invoerveld.
Win+V Toont een lijstje van recent gekopieerde teksten en geeft de mogelijkheid met muis of pijltjes gevolgd door Enter de gekozen tekst te plakken.
Win+Punt Voor het invoeren van speciale tekens.

Veel van bovenstaande sneltoetsen zijn algemene sneltoetsen voor Windows. Op pagina Sneltoetsen in Windows vindt u alle sneltoetsen die in Windows beschikbaar zijn.

Sneltoetsen voor tabbladen

Ctrl+1 Opent tabblad Relaties.
Ctrl+2 Opent tabblad Dossiers.
Ctrl+3 Opent tabblad Tijdregels.
Ctrl+4 Opent tabblad Verschotten.
Ctrl+5 Opent tabblad Declaraties.
Ctrl+6 Opent tabblad Herinneringen.
Ctrl+7 Opent tabblad Agenda.
Ctrl+A Selecteert alle regels in de tabel.
Ctrl+F Gaat naar het zoekveld in het geopende tabblad.
F5 Ververst het geopende tabblad. Als uw collega bijvoorbeeld net iets nieuws heeft ingevoerd ziet u dat niet op uw scherm. Druk dan op F5 om het scherm te herladen.

Typen van speciale letters / tekens

Wij raden gebruikers aan hun toetsenbord met indeling Verenigde Staten internationaal in te stellen in Windows. Dit geeft de mogelijkheid om zeer eenvoudige accenten op letters te typen. Lees hierover meer op de pagina De toetsenbordindeling Verenigde Staten (internationaal) gebruiken in Windows

Het typen van speciale tekens werkt dan als volgt:

Typ eerst het accent en vervolgens de letter waar het accent op terecht moet komen. Deze zijn ook te combineren met de Shift toets om de hoofdletters te krijgen.

Type eerst accent Type vervolgens letter Dan verschijnt letter
’ (apostrof) meestal naast de Enter c, e, y, u, i, o, a ç, é, ý, ú, í, ó, á
" (trema) meestal naast de Enter met Shift e, y, u, i, o, a ë, ÿ, ü, ï, ö, ä
` (accent grave) meestal naast de 1 (één) e, u, i, o, a è, ù, ì, ò, à
~ (tilde) meestal naast de 1 (één) met Shift o, n, a õ, ñ, ã
^ (accent circonflexe) meestal Shift+6 e, u, i, o, a ê, û, î, ô, â

Ook zijn er veel letters beschikbaar middels de rechter Alt toets, soms ook Alt Gr genoemd. De meest gebruikte zijn:

Rechter Alt + 5
Rechter Alt + A é
Rechter Alt + E é
Rechter Alt + I í
Rechter Alt + S ß
Rechter Alt + U ú
Rechter Alt + komma ç

Mocht u tekens of letters willen typen die niet eenvoudige via een van bovenstaande wijze zijn te typen dan kunt u gebruik maken van de sneltoets Win+Punt. Hiermee verschijnt er een menu waarmee u elk mogelijk karakter kunt invoeren. Klik in het menu eerst op Ω en vervolgens op Ç. Daarna klikt u op de gewenste letter.

Win+Punt menu
Win+Punt menu