×

Urios demo aanvragen

advocaten

×

Neem contact met mij op

Vul onderstaande gegevens in zodat Urios contact met u op kan nemen om een afspaak te maken.

advocaten

Agenda en termijnen

Als advocaat mag u uiteraard geen termijn missen en uw dag zit soms vol met afspraken. Hoe houdt u hier het overzicht? In Urios kunt u al uw taken, termijnen en afspraken invoeren. Het tabblad Vandaag toont u overzichtelijk wat er voor u in de planning staat voor die dag en de komende dagen. Lopende de dag vinkt u simpel af wat u gedaan heeft. Als u wilt kunt u de gespendeerde tijd direct doorboeken op uw dossier, zodat u geen dubbele invoer heeft. Zo blijft uw agenda actueel en overzichtelijk en uw tijdsinvoer eenvoudig.

Aanzetten en instellen van de module

Als u een licentie heeft voor de module Agenda en Termijnen dient deze geactiveerd worden in Instellingen->wijzigen->Kantoor->Modules en dan vervolgens de checkbox voor deze module aanvinken. Hierna kunt u naar Instellingen->wijzigen->Termijnen & Agenda Kies vervolgens “Afkortingen”. Hier kunt u een aantal standaard omschrijvingen invoeren, die het invoeren van agenda items vereenvoudigen.

Onderdeel van de module Termijnen & Agenda is het tabblad Vandaag. Op dit tabblad worden de in Urios ingevoerde termijnen, afspraken, zittingen en taken getoond. Voor het secretariaat is het mogelijk de agenda’s van meerdere advocaten naast elkaar houden. Ook worden de declaraties getoond die in aanmerking komen voor een eerste, tweede of laatste herinnering, voor het efficiënt kunnen beheren van uw debiteuren. Vanaf het tabblad Vandaag, wat u direct in beeld krijgt bij het opstarten van Urios, genereert u met een enkele muisklik alle herinneringen waarvan die dag de betalingstermijn is verlopen.

Om het tabblad vandaag aan te zetten dient u bij de instellingen “Urios Vandaag” “Toon tabblad Urios Vandaag” de checkbox aan te vinken, tevens kunt u hier kiezen voor welke medewerkers u de agenda’s wil zien. Deze instelling kan per computer/gebruiker anders ingesteld worden.

Bij de “Agenda Instellingen” kunt u het aantal uren aangeven waarbij een waarschuwing wordt gegeven als meer dan de aangegeven uren worden ingepland.

Nieuwe Agenda items invoeren

  1. Klikt u in Urios op de knop Agenda-items invoeren, links in beeld. Het Agenda-items invoeren scherm verschijnt nu in beeld.

  1. In het Agenda-items invoeren scherm kunt u de volgende velden invullen.
  • Datum: Bij het invoeren van de datum hoeft u alleen de dag en de maand op te geven. Het huidige jaar wordt door Urios ingevuld. De invoervolgorde is altijd dag-maand-jaar. U kunt spaties, streepjes of schuine strepen als scheider invoeren. Als u geen scheidingsteken gebruikt, is het wel noodzakelijk om de verloopnullen en het jaartal in te vullen. De invoer 01112016 leidt tot datum 1 november 2016. In alle datumvelden in Urios kunt u eveneens gebruik maken van de sneltoetsen Ctrl+; voor de datum van vandaag en Ctrl+Shift+; voor de datum van gister.
  • Begint om: Het formaat voor het invoeren van begintijd is het aantal uren daarna het aantal minuten gescheiden door een dubbele punt. Bij de invoer van alleen het uur wordt de begintijd afgerond op hele uren. De invoer 1345 leidt tot de tijd 13:45.
  • Tijdsduur: Hier voert u in hoeveel tijd u voor deze activiteit wilt schrijven. Afhankelijk van de tijdsinstelling, kunt u uw tijd schrijven in minuten, tikken van 5 of 6 minuten of in decimale uren. De eenheid waarin u uw tijd wilt registreren kunt u instellen via Instellingen wijzigen > Activiteiten > Tijdseenheden.
  • Dossier: Hier voert u het dossier in. Zodra u dit veld aanklikt verschijnt uw dossierlijst aan de zijkant van het scherm. Zodra u begint met typen wijzigt deze lijst naar de dossiers die starten met uw invoer. Typt u “Ja” in, ziet u alle dossiers opkomen die met deze lettercombinatie beginnen. Alle dossiers staan tweemaal weergegeven in de dossierlijst; op volgorde van naam en op volgorde van nummer. U kunt op beide manieren zoeken, net wat u handig vindt. U selecteert het dossier gemakkelijk met uw muis of door op enter of de tabtoets te drukken wanneer het dossier blauw gekleurd is. Met de pijl-omlaag toets (↓) kunt u eenvoudig door de lijst met dossiers heen bladeren.
  • Advocaat: Hier vult u de advocaat. Zodra u dit veld aanklikt verschijnt de lijst met medewerkers aan de zijkant van het scherm. Dubbelklik op een medewerker om deze te selecteren.
  • Omschrijving: Voert u hier uw agenda omschrijving in. Naast het scherm is een lijst met afkortingen van veel voorkomende agenda omschrijvingen verschenen waaruit u een keuze kunt maken. Deze standaard lijst kunt u ook zelf bewerken of afkortingen aan toevoegen. Dit doet u via Instellingen > wijzigen > Termijnen & Agenda > Afkortingen. Na het selecteren van de omschrijving wordt automatisch het soort item geselecteerd (termijn, taak, afspraak of zitting) zoals aangegeven bij het aanmaken van de afkortingen. Natuurlijk kunt u deze selectie zelf aanpassen. Ook kunt u zelf een omschrijving opgeven zonder gebruik te maken van deze lijst.
  1. Na het invoeren van de agenda item kunt u kiezen voor Opslaan & Sluiten of Opslaan & Doorgaan. Bij de eerste keuze wordt de regel opgeslagen en het scherm afgesloten. Bij Opslaan & Doorgaan wordt de activiteit ook opgeslagen, maar krijgt u het invoerscherm weer leeg te zien. Met de sneltoets pijl-omhoog (↑) of met Ctrl+Tab herhaalt u de eerdere invoer voor de velden Datum, Dossier, Medewerker en omschrijving. Dit maakt het mogelijk om eenvoudig meerdere agenda items achter elkaar in te voeren voor eenzelfde dossier of met een afwijkende datum.

Rolnummers weergeven

De rolnummers die u heeft ingevoerd in het dossier kunt u zichtbaar maken in een kolom op het tabblad Agenda waar alle ingevoerde agendapunten worden getoond. Deze extra kolom kunt u aanzetten door te klikken met uw rechtermuisknop naast een van de kolomnamen en vervolgens het Rolnummer veld aanvinken. Hierdoor kunt u zoeken en selecteren op deze nummers. Handig en belangrijk voor een correcte termijnbewaking. Op het tabblad Weekagenda ziet u een overzicht van de hele week, met aan de rechterkant een overzicht van de termijnen en taken die gepland staan voor de getoonde week.

Urios Vandaag

Op het tabblad vandaag zijn de agenda’s zijn per advocaat naast elkaar geplaatst. Scrol met de balk naar rechts om te schuiven naar de agenda van de volgende advocaat. Elke gebruiker kan zelf aanvinken voor wie hij/zij de agenda wil zien. (Zie bovenaan dit hoofdstuk “Aanzetten en instellen van de module”). Zo kan het secretariaat de agenda’s van meerdere advocaten naast elkaar houden. Als bovenin het tabblad vandaag op een advocaat naam wordt geklikt schuift het scherm naar links of rechts totdat de agenda van betreffende advocaat in beeld is.

Ook nieuw op het tabblad Vandaag is dat er ruimte is gemaakt voor een stuk debiteurenbeheer, uitgesplitst naar de verschillende advocaten. Bij “Openstaand saldo” wordt in vijf blokken getoond wat er in totaal nog aan openstaande bedragen te ontvangen is en hoe lang dit al open staat. Dit varieert van korter dan 14 dagen tot langer dan een jaar.

Onder het openstaande saldo wordt weergegeven hoeveel declaraties er in aanmerking komen voor een herinnering. Het was al mogelijk om vanaf tabblad Vandaag de declaraties te selecteren die in aanmerking komen voor een eerste herinnering, maar nu kunt u dus ook vanaf dit tabblad direct de tweede en laatste herinnering opmaken voor de betreffende declaraties. Bovendien wordt het totaal van het te ‘herinneren bedrag’ in de knoppen getoond. Ook dit geeft dus inzicht in de nog te ontvangen bedragen.